Aktivity ranního setkání: 31 způsobů, jak spustit zasnoubená setkání

Jon: jak bylo setkání?
Bob: no… koblihy dělaly hodinovou schůzku za to. Jinak bych se neobtěžoval jít.

chodíte na schůzky pro koblihy nebo pro konverzaci?

většina společností má vždy jedno (nebo více) ranních setkání a často je považujeme za nepříjemné a rušivé pro naši každodenní rutinu nebo úkoly.,

schůzky jsou považovány za důležité pro posun vašeho podnikání vpřed prostřednictvím sdílení informací, řešení problémů, přezkoumání výkonu, rozhodování a plánování projektů. Mohou také pomoci TP podporovat teambuilding a inkluzivitu.

schůzky jsou však obvykle považovány za nudné události, které mohou být obávané všemi…včetně organizátora.

také stojí společnost dobré peníze.,

Národní Statistiky Rada říká, že 37% zaměstnanec čas strávený na schůzích, a 47% zaměstnanců za příliš mnoho schůzek být největší plýtvání časem na každý den – více než sociální média nebo e-mailem.

jako vůdce, jak můžete změnit své schůzky z“ nudné a obávané „na“energizované a efektivní“?

31 Ráno Schůzku Aktivity Povzbudit svůj Tým

Zde je několik ranní setkání aktivit, které můžete udělat, aby spustit v záběru a produktivní setkání pro všechny účastníky:

Začněte na dost dlouho

Místo obvyklých 9 hodin., ranní setkání, začněte svou relaci v řekněme 8: 48 hodin mít neobvyklý čas začátku je užitečné při pomoci účastníkům pamatovat si čas schůzky.

mozek se může přidružit nařízení s „nudné“ a „předvídatelný“, takže, pokud je čas je změněn z pravidelného 8:30, nebo 9 hodin setkání na něco trochu více off-beat, bude to nejen pomoci účastníkům si uvědomit, že zvláštní čas, ale také není přiřadit setkání s „otupělost“.

také když řeknete 8:48 ráno, začněte přímo na tečku. Nečekejte, jestli senior většina osoba není přítomen., Předem nastavte očekávání se svým týmem, abyste všichni očekávali zahájení schůzky ve stanovený čas.

neumožňují latecomers zúčastnit nebo ještě lépe mají hloupý důsledek pro pozdní účastníky!

když schůzky začínají včas, je pravděpodobnější, že skončí včas. Oni jsou také obvykle produktivnější a umožňuje setkání rozvinout rychle a efektivně.

podržte ledoborec

použijte prvních 10 minut jako sociální mixér nebo ledoborec., Ptát svého týmu, jak se jim daří a začíná své setkání s ledoborec a některé malé mluvit může dělat zázraky pro váš vztah.

TeamBuilding má úžasný seznam otázek ledoborce, které můžete vyzkoušet.

například, každý může být požádán, aby řekl jednu zajímavou věc, kterou udělal přes víkend, nebo chlubit o jediný úspěch v práci. Mohou dokonce sdílet zábavný incident, který se jim stal nebo na jejich oddělení od posledního setkání.,

místo toho, aby se střídaly hodiny nebo anti-clock moudré po místnosti-aby bylo ještě zajímavější tím, že hraje catch-ball.

hrát catch-ball:

• každý stojí v kruhu.
• vezmete gumovou kouli a náhodně ji hodíte na jednu osobu.
• sdílí svůj víkendový zážitek nebo zábavný incident a pak hodí míč jiné náhodné osobě.
• nesleduje žádný vzor dělá to mnohem zábavnější!

někdy lidé chybí chytit míč…a to vede k některým směje taky!,

to je skvělý způsob, jak nastavit uvolněnou a zábavnou náladu ranním schůzkám, které jsou obecně vnímány jako vážné, znecitlivující události.

technika „catch-ball“ může být také provedena prakticky s online přadleny, kostkami nebo jednoduše tím, že lidé mluví v pořadí, v jakém vstoupili do skupinového chatu.

začněte s pop-kvízem

s výhodou, který se týká tématu schůzky. To nejen probudí všechny účastníky, ale také pošle zprávu, že každý musí být připraven na schůzky., Měli si přečíst informace a poznámky zaslané před zasedáním a důkladně porozumět programu jednání.

to je skvělý způsob, jak zajistit produktivní a efektivní ranní setkání, kde máte všichni zapojeni a účastní.

Zkuste bláznivý umístění

To bude přidat prvek zábavy a rozpoutat originalitu. Namísto “ konferenční místnosti #5 „zkuste“ piknikový stůl #2 “ za kancelářskou budovou – nebo si vyberte místní kavárnu. Je úžasné, co může jednoduchá změna místa udělat pro produktivitu a kreativitu vašeho týmu.,

můžete dokonce ukrást jedinečný nápad na místo setkání od vydavatele mobilních her „rody Games“. Pořádají svá setkání na basketbalovém hřišti, střelba obruče, a brainstorming, zatímco oni hrají rychlou, pick-up hru. To také zvyšuje týmového ducha a soudržnost a zároveň dává členům týmu energii.

Pokud jste ve vzdáleném týmu, zkuste dát svým členům týmu výzvu, aby všichni šli do stejného typu prostředí, jako je Tim Hortons, nebo obecnější požadavek, jako je místní kavárna., To může dokonce pomoci vašim vzdáleným pracovníkům dostat se z domu a mít novou mysl změnou jejich scenérie. To by také mohlo umožnit vzdáleným pracovníkům objevit místní místo, o kterém mohou mluvit se zbytkem týmu, na vaší schůzce.

nějaké jídlo, zábava

možná Jste vynechal vydatné snídani, aby se zúčastnili ranní setkání, ale této zábavné potravin hra se bude starat o vaše kručení žaludku.

požádejte jednoho člena týmu, aby na každé setkání přinesl nový a jiný druh chleba (musíte je předem požádat)., Otočte tuto odpovědnost na každého člena skupiny. Dalo by se dokonce hlasovat o nejlepším „chlebovém vítězi“ měsíce.

pro vzdálené týmy zkuste mít virtuální pizzu nebo sdílet jídlo s týmem, ať už je to snídaně jednoho člena týmu a večeře jiného člena týmu. Stravování během schůzky může vést k zajímavým rozhovorům a přidat do vašich diskusí více lehkého a přátelského pocitu.

přehrát

skvělý způsob, jak se ujistit, že všichni jsou vzhůru a ostražití během „ranních setkání“, je začít jednoduchou hrou nebo hlavolamem., To také umožňuje kreativní šťávy tekoucí.

Jedna zajímavá hra zmínil Dave Gray ve své knize Gamestorming: Scénáře pro Inovátory, Rulebreakers, a Changemakers je „Anti-Problém“.

v této hře jsou účastníci setkání požádáni, aby identifikovali způsoby řešení problému opačného než jejich současný problém. Například, pokud je cílem zvýšit schodky v maloobchodě, pak musí člověk vyřešit problém proti problému: jak snížit schodky v maloobchodě?

účelem hry je přimět lidi, aby se na problém podívali z úplně opačného pohledu., Dívá se na věci jinak, někdy je si vědom skutečné problémy, které přispívají k skutečný problém. To také umožňuje myslet na“ out-of-the-box “ řešení.

to je jen jeden příklad druhu týmových aktivit pro práci, které budou mít pozitivní zvlnění vliv na zaměstnance v celé vaší společnosti.

Hrají improvizace

improvizace je forma divadla, v nichž se většina nebo všichni, co se provádí neplánované, nebo improvizované, a je vytvořen spontánně umělci.

přimět účastníky schůzky, aby udělali improvizaci – cokoli je pro ně zábavné a vzrušující., Mohlo by to být tak krátké jako 10 minut.

To zní hloupě, ale mě vyslechni: více hravé prostředí je, tím více váš tým se bude cítit uvolněně a pohodlně sdílet myšlenky s druhými.

otevře vám mysl a připraví tým na tradiční brainstorming. Výsledkem by byl hlubší ponor k vyřešení problémů se zvýšenou kreativitou.

také stále pohodlnější a hloupější zvýší budování týmu a podpoří otevřené a příjemné prostředí.,

improvizace a hraní rolí lze také provést prakticky a může vést k veselým rozhovorům mezi členy týmu. Můžete se také obrátit na zábavný způsob, jak problém vyřešit, pokud tam jsou nějaké problémy, které je třeba řešit při práci – umožňuje členům týmu jednat mimo scénáře, které se potýkají s klienty, například, může povolit členům týmu, aby oba pozorovat situaci jinak a vidět situaci z více perspektiv.,

Hodit nějaké balónky

Další zábavný způsob, jak prodiskutovat problémy, je, aby si účastníci psát nápady, jak daný problém na kus papíru (jeden na list), složit papír a dát to uvnitř balónu.

pak vyhodit do povětří balónky, hodit je kolem po dobu 30 sekund a pak nechat každý člen může chytit jeden balón. Nechte je vyskočit z balónu a stavět na této myšlence.

použití myšlenky jiné osoby k vytvoření řešení vede k kreativním a produktivním výstupům.,

virtuální týmy mohou tuto činnost provádět také pomocí anonymních průzkumů a umožňují přispěvatelům číst návrhy a nápady, aniž by zveřejnili, kdo přišel s každým návrhem.

Držet myšlenky on-the-go

Čáru na zdi zasedací místnosti s různými problémy, prohlášení, jako „Jak se můžeme zlepšit kvalitu XYZ?“Nebo vytvořit online mapu mysli pro vzdálené pracovníky, na které mohou přispět.

dejte členům schůzky“ lepkavý “ poznámkový blok a požádejte je, aby napsali řešení každého z těchto problémů., Nebo jim poskytněte přístup k online mapě mysli a nechte je všechny přispět k řešení daných problémů.

mít všechny otázky a řešení viditelné ve velkém prostoru je skvělý způsob, jak vidět obrovskou zeď / obrazovku nápadů, kde každý přispěl. To podporuje budování týmu a demonstruje pocit spolupráce v týmu.

nastavte agendu schůzky

nastavení jasné agendy pro vaše ranní setkání je životně důležité z několika důvodů.

nejprve dává setkání jasný účel a význam., To pomáhá pozvaným určit, jak důležité je, aby se zúčastnili, a podle toho mohou upřednostnit svou práci.

za druhé, znalost tématu schůzky dává účastníkům čas na přípravu základních myšlenek, které vedou k produktivní diskusi nebo debatě.

Next, aniž by znali účel setkání, lidé mohou dostat na vedlejší kolej, a problémy nebo diskuse o společnosti, mohou být unesen do náhodné diskuse o Netflix filmy a debaty o tom, kdo si zasloužil vyhrát taneční nebo pěvecké soutěže, který se vysílal v noci.,

připravte položky agendy (ne více než 3-5) a odešlete je účastníkům den před schůzkou. Body agendy by měly být úzké, soustředěné a časově omezené. Příklad: „strategie sociálních médií – 15 minut“.

pošlete pozvánky brzy

distribuujte podrobnou pozvánku nejméně tři dny před schůzkou.

lidé potřebují čas předem, aby naplánovali své plány, s ohledem na schůzku. Zvláště pokud pracujete na vzdáleném týmu, všichni členové pracují s různými časovými osami a časovými pásmy.,

pozvánky na poslední chvíli mají tendenci vést k neproduktivním schůzkám nebo vést k pozdním nebo nepřítomným členům týmu.

dejte členům týmu dostatek času předem, aby podle toho naplánovali.

přiřaďte role

použijte agendu k přiřazení rolí a jaký příspěvek-návrhy, nápady a návrhy – očekáváte od každého účastníka. Nejlepší setkání jsou interaktivní, kde se každý zapojí a účastní se.

můžete také použít tuto možnost přiřadit odpovědnosti na každou osobu skupiny (jiný), aby si chleba, nebo nastavit on-line myšlenkové mapy.,

to zvyšuje očekávání schůzky, která vede dlouhou cestu při zvyšování návštěvnosti a zapojení.

Odeslat dokumenty, spíše než mít skupinu čtení relace

Pokud tam jsou zprávy nebo poznámky, než muset být přezkoumán v předstihu posílat je účastníkům dostatečně včas tak, aby všichni účastníci mohou skutečně přečíst.

jinak se vaše schůzka změní na „čtení“, což nebude produktivní využití času někoho.,

Pozvěte pouze relevantní lidi

veškerá zábava a hry a předběžné plánování budou účinné pouze tehdy, budou-li členové týmu, kteří jsou relevantní pro téma diskuse, součástí schůzky.

zaměstnanci, kteří nejsou povinni být součástí jakékoli diskuse, se mohou stát rušivými a přetáhnout konverzace mimo trať. Je také plýtváním firemními prostředky, aby se zaměstnanci účastnili schůzek, kde nepřispívají nebo nemohou přispět.,

Buzz lidé

Aby se zajistilo, že setkání nechoď „off-programu“ politiky, kde mohou účastníci „buzz“ každý, kdo se snaží přinést nějaké otázky, které nejsou vztahující se k tématu aktuálního setkání.

tato témata lze zaznamenat pro budoucí diskuse nebo schůzky. Můžete použít stolní bzučák nebo jen říct slovo „buzz“. Tato technika je zvláště účinná, pokud máte někoho, kdo rád unáší schůzky.,

Mít žádné rozptýlení politiky

Požádejte účastníky, aby upustily od používání telefonů během diskuse, pokud to není používán, aby se poznámky.

V ideálním případě byste se měli také zdržet prezentace. Setkání by mělo být místem pro brainstorming a rozhodování, ne PowerPoint show.

chcete mluvit se zaměstnanci, kteří na nich nejsou.,

získejte dary

abyste zabránili rozptýlení zvonění mobilních telefonů – To může způsobit zádrhel v produktivitě schůzek-udržujte politiku, že každý, komu zazvoní telefon, musí darovat charitativní nadaci.

Jedná se o všestrannou výhru, pokud vaše společnost již má neziskovou organizaci, které darují.

zopakujte podrobnosti agendy

na začátku schůzky zopakujte konkrétní agendu schůzky. To pomáhá účastníkům soustředit jejich pozornost a pochopit, co se od nich vyžaduje.,

mnoho zaměstnanců se účastní schůzek zády k sobě, takže je užitečné, když se agenda opakuje. Pořadatel schůzky by měl také objasnit, jaká rozhodnutí je třeba učinit nebo jaké kroky je třeba přijmout do konce této schůzky.

koaxiální účast

aby byla zajištěna efektivní účast, dominují diskusi. Buďte pozitivní na všechny vstupy. Také uveďte, že účast je prvořadá od všech účastníků.

obvykle má každé setkání jen málo jedinců, kteří obvykle nemluví., Chcete-li je zapojit do rozhodovacích procesů, napište několik otázek týkajících se agendy schůzky na tabuli nebo do skupinového chatu, než dorazí účastníci.

poté se zeptejte, že každá osoba musí napsat svou odpověď na poznámku Post-It a umístit ji vedle každé otázky-nebo ji odeslat do skupinového chatu v očíslovaném pořadí. Tento proces by měl být proveden před zahájením jakékoli diskuse na pořadu jednání, aby se všechny myšlenky dostaly na veřejnost.,

moderní „mluvící hůl“

dalším způsobem, jak zvýšit účast, je mít malý token, řekněme pokerový čip nebo mluvící hůl, náhodně danou osobě mluvit.

poté, co tato osoba sdílí svůj nápad, předá ji jiné osobě, která čip ještě nedostala.

Randomizace pomáhá udržet pozornost účastníků a každý může mluvit.

virtuální mluvící hůl lze provést pomocí technologie tlačítka ztlumení-přinutit všechny, aby ztlumili své mikrofony, zatímco někdo jiný mluví. To umožňuje osobě, která mluví, mluvit bez přerušení., Pak, jakoukoli nekonvenční metodou, střídají mluvení tím, že každému členovi týmu umožní mluvit individuálně, než otevře diskusi celému vzdálenému týmu.

Dostat všichni na stejné stránce – tým solidarity

Pro důležité otázky, zeptejte se každého účastníka myšlenky a zopakovat, co bylo naznačeno na celou skupinu před zaznamenání konečné rozhodnutí.

můžete použít různé on-line nástroje zapisovat poznámky a pak umožňuje účastníkům přidat své vlastní komentáře k nim.

Udržujte přesýpací hodiny nebo časovač

je to zábavnější, pokud můžete získat časovač vajec., Určete časoměřič.

dohodněte se, jak dlouho bude téma diskutováno a kdy vyprší čas, časoměřič křičí “ čas!“což je signál k přechodu na další téma.

uložená časová omezení často zvyšují kreativní výstup.

aby to ne-tak-formální

ujistěte Se, že účastníci vědí, že mohou odejít, když se setkání změní na záležitosti, které nejsou důležité pro jejich role ve společnosti. Nechat je zůstat na nepodstatných diskusích je pro ně vyčerpávající a poškozuje produktivitu vaší společnosti.,

každý člen by však měl odejít způsobem, který zcela neruší ostatní členy schůzky. V online chatu, jednoduchá napsaná zpráva uvádějící „vyrazte – promluvte si s vámi brzy“, nebo vyklouznutí z kanceláře jednoduchou vlnou, je skvělý způsob, jak uznat svůj tým bez narušení konverzace.

nastavení konkrétního prostoru pro schůzky

ujistěte se, že nejen víte, kdy se schůzka děje, ale kde.,

Ať už jste setkání v zasedací místnosti, kavárnu, nebo na konkrétní on-line komunikace, software, jako je Skype nebo Google Hangouts, ujistěte se, že řekneš svým návštěvníkům přesně to, kde se zasedání koná.

tím se odstraní jakékoli šílenství na poslední chvíli, kdy účastníci dorazili pouze proto, aby nenašli k dispozici žádnou zasedací místnost. Také se ujistěte, že prostor setkání vyhovuje počtu účastníků a práci, která má být provedena.

Kalendář Google můžete použít k výběru konkrétní zasedací místnosti při odesílání pozvánek.,

získejte tech na místě

zkontrolujte, zda zasedací místnost/ online platforma pojme všechny technologie a vybavení potřebné pro schůzku. Tyto technologie se mohou pohybovat kdekoli od tabulí, značek, projektorů, obrazovek, zařízení pro videohovory, aplikací pro sdílení obrazovky nebo někde mezi nimi.

proveďte rychlý běh a otestujte vše před začátkem schůzky,abyste během schůzky neztráceli čas.

Pořádejte krátké schůzky

nenastavujte schůzky, které jsou delší než 20 nebo 50 minut., Maximální doba, která produkuje produktivní diskusi na jedno téma, je asi hodinu. Schůzky, které trvají déle než hodinu, bývají neproduktivní.

Držte stand-up setkání

Pro týdenní (rutinní) sales/marketing aktualizace, zkuste 10 minut stojí setkání. Všichni se postaví po celou dobu schůzky.

Pokud chcete mít krátké schůzky, zkuste tuto techniku. Má také tendenci přimět lidi, aby se fyzicky pohybovali, což přináší více energie na setkání. Navíc, když lidé stojí, dostanou se k věci rychleji.,

ukončete jej včas

Když začnete včas, měli byste být v ideálním případě schopni ukončit včas. Pokud jste naplánovali schůzku na 30 nebo 60 minut, zvykněte si ji zavřít na konci této doby.

to je stejně důležité, aby se zajistilo, že se diskuse nebudou táhnout navždy a budou učiněna rozhodnutí. Pokud lidé vědí, že schůzka skončí v určitém čase,bude to řídit lepší chování setkání všemi zúčastněnými.

rychlá Oznámení o čase zbývajícím v pravidelných intervalech mohou také pomoci udržet správné tempo schůzky.,

ukončete to brzy

Pokud byla učiněna všechna rozhodnutí, prosím, pokračujte ukončením schůzky brzy. Ať se lidé dostanou k jiným věcem. Návrat do práce je produktivnější než sedět v konferenční místnosti a chatovat. Ukončení schůzek brzy je také známkou systematického, efektivního a produktivního týmu.

Mějte Q&session

Použití poslední 10 zápis z jednání pro rychlé Q&. A. Zpočátku, nikdo nesmí mít žádné otázky, ale buďte trpěliví., Pokud počkáte minutu, aniž byste se pokusili vyplnit trapné ticho, obvykle se objeví některé otázky. Tyto otázky jsou vždy velmi užitečné.

zvyšte koncentraci

nakonec zajistěte nápoje na bázi glukózy během ranních setkání nebo pozvěte svůj vzdálený tým, aby popíjel kávu nebo energetický nápoj, když chatují online. To zvyšuje koncentraci a vůli, která je nezbytná pro efektivní diskuse a rozhodování.

zapojené schůzky vedou k tvůrčím brainstormingům a produktivním rozhodnutím., Zatímco většina zaměstnanců se bojí ranních setkání, inovativní vůdci mohou najít způsoby, jak učinit schůzky zábavnými i produktivními.

Arsenal pro Dobro Setkání

Nástroje může být rozdíl mezi nudné setkání versus efektivní pracovní setkání, kde se dobré rozhodnutí, lidé jsou zapojeni a nechat se jasný smysl pro účel.

jeden zajímavý nástroj, který můžete zvážit, je méně setkání., Jedná se o placenou on-line aplikace s funkcemi, jako je agenda setting, odpočítávání časovač, který vás vyzve, aby se přesunout na další téma, protože čas se stává krátké, a „parkoviště“, kde si můžete zapisovat témata, která jsou stojí za to diskutovat později.

jakmile sestavíte agendu, můžete ji poslat spolu s dalšími souvisejícími soubory lidem, které potřebujete k účasti na schůzce v pozvánce. Má také nástroje pro spolupráci, takže můžete pořádat schůzky se vzdálenými účastníky. Méně setkání se také spojuje a synchronizuje s aplikacemi Outlook a Google.,

po skončení schůzky vám aplikace také poskytne stručný seznam akčních položek, zápisů a poznámek ke schůzce a další, které můžete poslat všem, kteří přišli. Dokonce dostane zpětnou vazbu na vaše schůzky, takže další jsou lepší.

Nyní, když víte, jak spustit zasedání byli účastníci jsou zapojeni a aktivní, tak, že dostanete produkce, je důležité, aby zeptejte se sami sebe na důležitou otázku:

Je toto setkání nutné?

mnoho společností si myslí, že musí mít schůzky, aby byly produktivní.,

plní své plány nekonečnými schůzkami-schůzky o stavu, strategické schůzky, schůzky zaměstnanců, schůzky o schůzkách.

zamykání vašich zaměstnanců na schůzkách po celý týden nedostává více práce. Back-to-back setkání nebo příliš mnoho setkání jen konec dělat pracovníky vyčerpaný, frazzled, a frustrovaný.

navíc příliš mnoho zbytečných schůzek zředí důležitost těch několika schůzek, které jsou skutečně důležité!

ujistěte se, že schůzky dominují kalendářům členů vašeho týmu.

zajímá Vás, jestli byste měli zavolat na tuto schůzku?, Přemýšlet o těchto získat rychlý odpověď:

• Pokud můžete získat informace, které hledáte prostřednictvím rychlého e-mailu nebo telefonního hovoru s jedním nebo dvěma lidmi, pak je třeba zavolat na setkání skupiny.
• pokud je třeba šířit informace, kancelářská poznámka nebo e-mail funguje lépe než volání 10 osob do konferenční místnosti.
• Pokud potřebujete stanovisko od skupiny jednotlivců, zašlete dotazník před uspořádáním schůzek, kde každý respondent může poskytnout své nápady. Individuální názory jsou někdy kreativnější / efektivnější než skupinové názory.,

schůzky jsou účinné pouze tehdy, když potřebujete interakci a vstup od více lidí během brainstormingu, řešení problémů nebo rozhodovacích procesů.

, Aby se to Stalo

v Poslední době jsem se setkal s CEO společnosti, která má implementovány dva zvláštní postupy pro zajištění setkání začít na čas a na konci času: ten, Kdo přijde pozdě na schůzku se zpívat a pokud schůzka probíhá přes přiděleném čase, poslední osoba, mluvit, musí udělat 10 kliků.,

generální ředitel uvedl, že obě politiky byly tak účinné, že v těchto dnech zřídka dostanou příležitost přimět kohokoli zpívat nebo dělat kliky!

naplánujte a proveďte schůzky se správnými zásadami a budou skutečně cenné a produktivní, spíše než úplná ztráta času. Vyzkoušejte tyto ranní setkání a vaše ranní schůzky mohou být ve skutečnosti něčím, na co se vaši zaměstnanci těší, spíše než strach!

jaké další tipy máte pro pořádání poutavých ranních setkání? Dejte mi vědět v komentářích níže.,

---