Jak poslat opravdu bezpečný e-mail v aplikaci Microsoft Outlook
Pro mnoho let, Microsoft Outlook byl spoléhal na širokou škálu podniků distribuovat soubory, plánovat schůzky a posílat e-maily. Pověst a příjmy společnosti závisí na tom, aby se zabránilo ztrátě cenných aktiv a informací o soukromém klientovi nebo zákazníkovi.,
nesprávné zacházení s citlivými informacemi může také vést k pokutám a dalším sankcím pro ty v odvětvích, jako jsou finance, právní, publikování, vzdělávání a zdravotní péče, které musí dodržovat zákony na ochranu údajů, jako je HIPAA nebo GDPR.
s výzvami kybernetické bezpečnosti na vzestupu je šifrování e-mailů průmyslovým standardem pro ochranu dat. Ať už potřebujete sdílet heslo dokumentu s kolegy nebo vyjednávat o důvěrné dohodě s klientem, je nezbytné nasadit nejlepší dostupné šifrování e-mailů aplikace Outlook, aby bylo zajištěno, že jste skutečně chráněni.,
jak odeslat plně šifrovaný e-mail v aplikaci Outlook
služby šifrování e-mailů společnosti Microsoft Outlook nejsou tak bezpečné, jak se můžete domnívat. Je to proto, že aplikace Outlook šifruje e-mail pomocí S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) a šifrování zpráv Office 365, které se spoléhají na to, že odesílatel i příjemce mají povoleno.
nemusíte být chráněni při odesílání e-mailů příjemci, který používá e-mailovou platformu, která nepodporuje šifrování zpráv S/MIME nebo Office 365., Uživatelé webmailu zdarma, jako jsou klienti v Gmailu, Yahoo a iCloud, často nebudou mít funkce potřebné pro robustní šifrování e-mailů.
V roce 2019, počítačoví zločinci, naboural webmail klienta Outlook.com a získali přístup k citlivým soukromých informací, včetně e-mailu předmět linky, názvy složek, seznamy kontaktů, a někteří obsah e-mailů. Pomocí end-to-end šifrování je jediný způsob, jak se ujistit, že vaše aplikace Outlook e-mailové zprávy a přílohy jsou zcela bezpečné, jak, zatímco v tranzitu do své příjemce a sedí v klidu v e-mailové schránky.,
Použití třetí-party add-v e-mailu šifrovací služby
, Aby vaše e-maily a přílohy jsou zcela bezpečné, vaše společnost může přepnout na samostatný šifrování e-mailových služeb. Ale v tomto případě byste ztratili všechny funkce aplikace Outlook, na které jste se spoléhali.
Místo toho, otravovat se změnou e-mailové platformy, jiné pohodlnější řešení je přidat třetí-party add-v šifrování služby do aplikace Outlook., Ale budete se chtít ujistit, že si vyberete službu, která nepřidá významné tření do procesu e-mailu jak pro odesílatele, tak pro příjemce.
šifrování e-mailů bez zjednodušeného uživatelského prostředí může vyžadovat další nepohodlné kroky, jen aby bylo možné odeslat a přečíst e-mail, což ztěžuje použití. Pokud tomu tak je, nebude to důsledně uplatňováno zaměstnanci a ostatními ve vaší organizaci.
při instalaci doplňku pro šifrování aplikace Digify Outlook je snadné odesílání zabezpečených e-mailů a příloh aplikace Outlook.,
Jak používat Digify pro šifrování e-mailů a příloh
S Digify Outlook šifrování add-in, můžete šifrovat vaše e-maily* a přílohy, aniž by se změnila vaše workflow, nebo opustili svůj inbox. Také nemusíte ručně dát svému příjemci heslo nebo je nechat přihlásit k odběru platformy.
Ovládejte přístup k Vaší e-mailové příloze kdykoli po jejím odeslání a vyberte, zda si ji může příjemce stáhnout nebo vytisknout. Přidejte vodoznak a nastavte dokument na autodestrukci po určité době., Můžete také vidět, kolikrát byl váš dokument prohlížen a jak dlouho.
Chcete-li začít s Digify Outlook šifrování add-in postupujte podle těchto pěti jednoduchých kroků:
- ke Stažení na Digify Outlook šifrování add-in.,křídlo nastavení zabezpečení:
- Řízení Přístupu: Přidat příjemce, kteří by měli získat přístup
- Oprávnění: Sada oprávnění pro tisk a stahování přiložený dokument
- Vodoznaky: Vyberte, zda chcete zahrnout osobní vodoznak pro identifikaci a sledování
- vypršení Platnosti: Vyberte datum a čas, kdy přiložený dokument bude automaticky vyprší
- Vložte svůj Outlook přílohu jako odkaz ve vašem e-mailu a odeslat
podívejte se na videoukázku níže se dozvíte, jak posílat šifrované e-mailu v aplikaci outlook.,
K šifrování Outlook e-mailové zprávy a přílohy, Digify používá AES-256 šifrování algoritmus, který je certifikován Národní Správa Bezpečnost (NSA) pro přísně tajné dokumenty.
Jak vaše příjemce otevře váš šifrované aplikace Outlook e-mail a přílohy
Když se vaše příjemce obdrží vaše šifrované přílohy e-mailu, vše, co musíte udělat, je kliknout na přílohu, odkaz v e-mailu., Přílohu e-mailu Aplikace Outlook pak můžete zobrazit pomocí zabezpečeného odkazu Digify.
můžete také vybrat, zda chcete, aby příjemce ověřil svou e-mailovou adresu pro otevření přiloženého dokumentu. Když zvolíte tuto možnost, kód se automaticky vytvoří a odešle příjemci, aby mohli přílohu otevřít.
Jak sledovat šifrované aplikace Outlook e-maily a přílohy
Jako nejpopulárnější obchodní způsob komunikace, organizace se spoléhají na e-mail poslat citlivé dokumenty, jako jsou smlouvy, prezentace, a mnoho dalších typů souborů., Jakmile odešlete e-mail, musíte hádat, kde vaše připojené dokumenty skončí a zda byly dokonce otevřeny vaším příjemcem.
stejně Jako bezpečně šifrování Microsoft Outlook e-mailů a příloh s Digify, můžete sledovat svůj e-mail a přiložený dokument, který chcete zobrazit, když jsou otevření, tisku a předány všechny z vaší schránky.
můžete vidět, kdy váš příjemce otevřel váš e-mail a přílohu, jak dlouho je prohlíželi a zda stáhli nebo vytiskli váš dokument. Po nastaveném čase můžete nakonfigurovat svůj e-mail a přílohu tak, aby automaticky vypršela.,
tímto způsobem nikdy nemusíte riskovat, že vaše důvěrné informace budou vystaveny nesprávné osobě nebo organizaci. Jednoduše klikněte na přepínač a zrušte přístup po odeslání e-mailu a přílohy aplikace Outlook příjemci.
porušení dat odhalilo za prvních šest měsíců roku 2019 4,1 miliardy záznamů. Přestože se každý rok stává častější narušení dat, mnoho společností není připraveno jim předcházet a bojovat proti nim, čímž se zbytečně vystavují riziku reputace i finanční ztráty.,
naštěstí můžete zvýšit zabezpečení e-mailu proti narušení pomocí řešení pro šifrování e-mailů, jako je Digify. Nyní můžete získat kontrolu nad tím, kdo má přístup k e-mailům a přílohám aplikace Outlook, aniž byste obětovali bezproblémovou spolupráci.
podívejte se, jak snadné je bezpečně odesílat šifrované e-maily a přílohy aplikace Outlook kamkoli a komukoli, koho chcete, pomocí bezplatné zkušební verze doplňku pro šifrování e-mailů aplikace Digify Outlook.