Převod PDF Do Excelu: 3 Jednoduché Metody, které Můžete Použít Hned Teď
nejnovější verze Microsoft Office mají několik funkcí, které vám umožní, mimo jiné, importovat data do aplikace Excel z následujících zdrojů:
V některých z těchto případů, nástroje, které potřebujete k práci, jsou snadno dostupné v aplikaci Excel“načíst Externí Data skupiny příkazů v záložce Data.
skupina příkazů get externí Data však není tématem tohoto blogu.,
když konkrétní formát souboru, který používáte, není podporován aplikací Excel, import dat může být o něco složitější.
jako obecná záležitost nemám s těmito omezeními žádné problémy. Pravděpodobně nebudete setkávat s takovými problémy velmi často, pokud nechcete pracovat s obskurními formáty souborů, které nejsou podporovány Excel. Existuje však jedna velká výjimka z tohoto pravidla.
jedná se o konkrétní formát souboru, jehož data není tak snadné přenést do Excelu, přestože jsou velmi populární a široce používané:
PDF.
Portable Document Format (.,pdf) soubory jsou jedním z nejpoužívanějších formátů souborů pro elektronické dokumenty. Pravděpodobně narazíte na soubory PDF v práci (téměř) každý den. V některých z těchto případů budete možná muset analyzovat data v konkrétním souboru PDF pomocí aplikace Excel.
Pokud jste v takové situaci, můžete se zeptat:
jak můžete převést soubor PDF do listu aplikace Excel?
možná jste si také všimli, že úspěšné převedení souboru PDF do listu aplikace Excel je těžké. To vyžaduje znalost Excelu i PDF.,
zároveň je velmi cenná schopnost přesně a rychle převést soubory PDF do aplikace Excel.
mým cílem s tímto příspěvkem na blogu je pomoci vám snadno převést soubory PDF do pracovních listů aplikace Excel. Mimo jiné vysvětluji 3 různé metody, které můžete použít k převodu souboru PDF do Excelu, a některá kritéria, která můžete použít k určení, kterou metodu použít. Metody jsou organizovány od nejjednodušších (které také vrací méně přesné výsledky) až po nejpokročilejší (obvykle poskytují nejpřesnější konverze).,
následující obsah můžete použít k navigaci do příslušné sekce, kde vysvětlím metodu, o kterou máte zájem.
Pokud máte zájem o opačný proces (převod souborů aplikace Excel do formátu PDF), poskytuji důkladné vysvětlení tématu plus 10 příkladů kódu VBA v tomto blogu.
než vysvětlím každou z metod, které můžete použít k převodu souboru PDF do Excelu, začněme pohledem na:
jaké jsou soubory PDF
zkratka PDF znamená Portable Document Format.,
formát PDF je digitální formát, který můžete použít k reprezentaci elektronických dokumentů. Jedním z hlavních odvolání formátu PDF je, že reprezentace dokumentů je nezávislá na kterémkoli z následujících:
- Software.
- Hardware.
- operační systém.
důvodem pro to je, že soubor PDF sobě nese úplný popis rozvržení dokumentu a všechny informace, které je nutné pro správné zobrazení elektronického dokumentu., Tedy, PDF dokumenty umožňují (a dalších uživatelů):
- Výměna/Share/Zobrazit dokumenty;
- V jednoduché/spolehlivé/přesné;
- Nezávislé na prostředí/software/hardware používaný k vytvořit/zobrazit/vytisknout dokument;
- Při zachování obsahu/formátování/vzhled dokumentu.
jinými slovy: Při používání PDF formátu reprezentovat dokumentu, formátování je zachováno bez ohledu na software, hardware nebo operační systém používá, když je soubor otevřen později.,
Další výhodou formátu PDF je, že soubory PDF jsou kompaktní. PDF snižuje velikost souborů pomocí:
- kompresní algoritmy; a
- specifickou strukturu souborů.
vzhledem k výše uvedenému není těžké pochopit, proč je formát souboru PDF tak široce používán. Mezi další výhody patří formát PDF:
- zachovává zamýšlené formátování dokumentu; a
- umožňuje sdílení.
to vysvětluje, proč je můj tahák s klávesovými zkratkami pro Excel (který můžete získat zde) uložen (a sdílen) jako soubor PDF., Formát PDF mi umožňuje nastavit (i) konkrétní formátování dokumentu a (ii) jej sdílet s vámi. Později, jakmile otevřete dokument, uvidíte seznam klávesových zkratek ve formátu, který jsem původně zamýšlel.
Microsoft (na internetové stránce, jsem odkaz výše) zmiňuje další důležitou charakteristikou soubory PDF, na konci, je to, co vede k tématu tohoto blogu:
Data v PDF souboru, může“t být snadno změnit.
V závislosti na vaší perspektivě to můžete považovat za výhodu nebo nevýhodu., Přesněji:
- pokud je vaším hlavním účelem zabránit (nebo alespoň ztížit) úpravě konkrétního dokumentu, můžete být rádi, že data v souboru PDF nelze snadno změnit.
- Pokud potřebujete pracovat s daty v souboru PDF a manipulovat s nimi, pravděpodobně vás obtěžuje, jak obtížné je upravit dokument PDF.
většina uživatelů aplikace Excel, včetně vás, se většinu času ocitla ve druhém táboře. Musíme pracovat s daty v souboru PDF. Proto obvykle chceme mít možnost převést soubor PDF do aplikace Excel.,
předpokládám, že chcete také mít možnost převést soubory PDF do aplikace Excel, takže“s podívejte se na některé z nejpopulárnějších metod, aby data z PDF souborů do aplikace Excel:
Metoda #1 Převést Soubory PDF Do aplikace Excel: Zkopírovat A Vložit
nejvíce základní způsob přenosu dat z PDF souborů do aplikace Excel, je jednoduše zkopírovat a vložit.
protože některé (ne všechny) soubory PDF umožňují kopírovat data, existují případy, kdy můžete být schopni přenést všechna požadovaná data do Excelu pomocí základních příkazů kopírování a vkládání.,
podívejme se na praktický příklad toho, jak můžete kopírovat a vkládat data z určitých souborů PDF do aplikace Excel:
následující snímek obrazovky zobrazuje tabulku v dokumentu pdf. Přesněji, tuto tabulku najdete na straně 22 pracovního dokumentu Evropské centrální banky s názvem inflační prognózy: jsou tržní a průzkumná opatření informativní? Magdalena Grothe a Aidan Meyler.
v Průběhu tohoto blogu, jsem se ukazují výsledky získané při aplikaci jednotlivých metod převést tabulky z PDF do aplikace Excel., Tento převod PDF do Excelu tutoriál je doprovázen sešitem aplikace Excel obsahující tyto výsledky. Okamžitý volný přístup k tomuto příkladu sešitu můžete získat přihlášením k odběru newsletteru Power Spreadsheets.
Krok #1: Vyberte a zkopírujte Data
prvním krokem ke kopírování dat ze souboru PDF je jednoduše vybrat příslušná data a zkopírovat je. Obecně můžete použít klávesovou zkratku „Ctrl + C“ pro účely kopírování dat.,
Krok #2: Vložit Data Do aplikace Excel
Jakmile jste“ve zkopírovat příslušná data z PDF souboru, a to je k dispozici na Schránky, musíte jít do aplikace Excel a vložit.
i když to zní snadno, v praxi to nefunguje tak hladce. Ve skutečnosti tento krok zdůrazňuje některá z hlavních omezení této metody převodu souborů PDF do aplikace Excel.
možná budete chtít zvážit:
- pomocí speciálního příkazu Vložit; a
- vyzkoušet některé z různých možností, které se objeví.,
můžete přístup k dialogovém okně Vložit jinak:
- #1: Kliknutím na rozbalovací sekce Vložit split tlačítko v kartě Domů na Pásu karet; a
- #2: Výběr „Vložit jinak…“.
můžete také otevřít dialog Vložit pole pomocí klávesové zkratky „Ctrl + Alt + V“.
V Vložit speciální dialogové okno, můžete si vybrat z několika možností., Následující obrázek ukazuje, jak dialogovém okně Vložit jinak vypadá, když jsem vložit data z tabulky PDF, který se zobrazí nad:
Pro tento příklad, já zvolte možnost vložit jako Text a klikněte na tlačítko OK v pravém dolním rohu dialogového okna.
následující screenshot ukazuje, vložená data v listu aplikace Excel:
Ve většině případů to není“t to přesně ten výsledek, který chcete. Nicméně, budete zřídka moci získat lepší výsledky při použití této metody.,
jako obecné pravidlo: přímé kopírování a vkládání z PDF do Excelu (obvykle) vede k jedinému sloupci dat.
to je přesně to, co se děje ve výše uvedeném příkladu. A můžete obecně očekávat, že se to stane, kdykoli budete postupovat podle této metody.
v důsledku výše, jste“ll obvykle potřebují k dokončení procesu s následující…
Krok #3: Vyčištění Údaje
I když vložená data v aplikaci Excel obvykle vyžaduje nějaké vyčištění, máte řadu nástrojů, které můžete použít, aby se čištění jednodušší, rychlejší a přesnější.,
protože tento blogový příspěvek není o vyčištění dat, nechodím do žádných konkrétních metod. Některé z nástrojů a funkcí, které vám mohou být užitečné (v závislosti na konkrétní situaci), jsou však následující:
- textové funkce a vzorce.
- příkaz Odstranit duplikáty.
- Get & transform / Power Query.
- příkaz Text to Columns.
- Flash Fill.
mohu pokrýt některá z těchto témat v budoucích výukových programech v energetických tabulkách., Pokud chcete dostávat e-mail, když jsem se zveřejnit novou materiál v Power Tabulky, prosím, ujistěte se, že zaregistrovat se do našeho Newsletteru zadáním své e-mailovou adresu níže:
Celkově tento první způsob převodu souboru PDF do aplikace Excel listy některé věci být požadovaný. Níže jsou podle mého názoru jeho 2 největší nevýhody:
- omezení #1: metoda funguje pouze tehdy, když jste schopni kopírovat data ze souboru PDF. Jak jste možná zažili, jsou chvíle, kdy nemůžete kopírovat data ze souboru PDF.,
- Omezení #2: veškeré údaje, které vložíte do aplikace Excel pomocí této metody se obecně odvíjí do jednoho sloupce a vyžaduje vyčištění. Jinými slovy: možná budete muset udělat značné množství práce, abyste získali data ze souboru PDF do formuláře, který je připraven k analýze.
existují situace, kdy nemusíte mít jinou možnost pro účely převodu souboru PDF do Excelu. To je případ, kdy například nemáte přístup k žádnému z nástrojů, které jsou nutné k použití jiných metod, které vysvětluji níže.,
Pokud máte přístup k nedávné verzi aplikace Microsoft Word nebo aplikace Word Online, může vám následující metoda pomoci dosáhnout lepších výsledků při převodu souboru PDF do aplikace Excel.
Metoda #2 pro převod souborů PDF do Excelu: pro použití této metody použijte Microsoft Word
, potřebujete přístup k jedné z následujících verzí:
- jedna z nejnovějších verzí aplikace Microsoft Word (2013 nebo novější).
- přístup k aplikaci Microsoft Word online a OneDrive.,
obecně platí, že logika převodu souboru PDF do Excelu je stejná bez ohledu na to, která z výše uvedených verzí aplikace Word používáte. V zásadě postupujte podle těchto 2 jednoduchých kroků:
- Krok #1: otevřete příslušný soubor PDF pomocí aplikace Microsoft Word.
- Krok #2: Zkopírujte příslušný obsah ze souboru Microsoft Word a vložte jej do aplikace Excel.
podívejme se však podrobněji na každou z těchto metod pro převod souboru PDF do Excelu pomocí aplikace Word., V obou případech jsem použít stejný vzorek stolu jako výše, které můžete najít na stránce 22 Pracovní dokument Evropské Centrální Banky s názvem prognózy Inflace: Jsou tržní a průzkum-na základě opatření informativní?.,
Převést Soubor PDF Do aplikace Excel Pomocí novější Verze aplikace Microsoft Word
„s začít s tím, že podívejte se, jak můžete použít nejnovější verzi aplikace Microsoft Word převést soubor PDF do aplikace Excel:
Krok #1: Otevřete PDF Soubor
můžete otevřít PDF soubor, který chcete převést pomocí některého z několika metod, včetně následujících 2:
- Metoda #1: Na Windows File Explorer: (i) klepněte Pravým tlačítkem myši na soubor PDF na rozšíření klikněte pravým tlačítkem myši menu, (ii) zvolte „Otevřít s“, a (iii) klikněte na Slovo. V případě níže uvedeného snímku obrazovky otevřu soubor pomocí aplikace Word 2016 v systému Windows 10.,
- Metoda #2: Postupujte podle těchto 3 jednoduchých kroků:
- Krok #1: aplikace Word, klikněte na kartu Soubor na Pásu karet se dostat do Zobrazení Backstage.
- Krok #2: Vyberte Otevřít z panelu na levé straně obrazovky a klikněte na Procházet.
- Krok #3: pokud Word zobrazí dialogové okno Otevřít, (i) přejděte do složky, kde je soubor PDF je uložen, (ii), vyberte jej, a (iii) klikněte na tlačítko Otevřít v pravém dolním rohu dialogového okna.,
Pokud dáváte přednost použití klávesové zkratky se dostat do dialogového okna Otevřít, můžete nahradit kroky #1 a #2 výše, s klávesové zkratky jako „Ctrl + F12“ nebo „Alt + F + O + O“.
- Krok #1: aplikace Word, klikněte na kartu Soubor na Pásu karet se dostat do Zobrazení Backstage.
poté, co jste požádali Word o otevření souboru, zobrazí se dialogové okno (například níže uvedené). Toto dialogové okno vás informuje o následujícím:
- soubor PDF bude převeden na upravitelný dokument aplikace Word. To je možná hlavní klíč pro celý proces převodu souboru PDF do Excelu pomocí této metody.
- konverze může chvíli trvat., To závisí na různých faktorech, jako je velikost souboru, který převádíte, a množství grafiky v souboru.
- výsledný dokument aplikace Word je optimalizován tak, aby umožnil vydání textu. V důsledku toho bude převedený soubor Word pravděpodobně vypadat jinak než zdrojový PDF. To je velmi pravděpodobné, zejména pokud má soubor, který převádíte, mnoho grafiky.
když Word zobrazí toto dialogové okno, klikněte na tlačítko OK.,
jak je uvedeno výše, konverze může chvíli trvat, takže možná budete muset chvíli počkat, než přistoupíte k dalšímu kroku.
Krok #2: v případě potřeby povolte úpravu souboru
V závislosti na zdroji souboru PDF jej Word může otevřít v chráněném zobrazení.
Pro ukončení Chráněného Zobrazení, postupujte 2 jednoduchých kroků:
- Krok #1: Klepněte na tlačítko Povolit Úpravy, které se zobrazí na Panelu Zpráv.,
- Krok #2: Word obvykle zobrazuje (jako v kroku #1 výše) okno se zprávou, které vás informuje, že Word převede soubor PDF do upravitelného dokumentu Word. Když se objeví toto dialogové okno, znovu klikněte na tlačítko OK a počkejte, až Word dokončí proces převodu.
Krok #3: Kopie Příslušných Částí Upravitelné Word Dokument
Jakmile jste“jsem dokončil kroku #1 a (je-li to nezbytné) krok #2 výše, aplikace Word zobrazí původní PDF soubor jako editovatelný dokument aplikace Word.,
Pokud máte upravitelný dokument Word, vyberte sekci, kterou chcete vzít do aplikace Excel. V níže uvedeném příkladu vyberu stejnou tabulku jako v předchozí metodě:
jakmile vyberete příslušné informace v upravitelném dokumentu Word, zkopírujte je. Pro tyto účely, můžete použít některý z následujících metod:
- Metoda #1: Stiskněte pravé tlačítko myši a zvolte „Kopírovat“ z kontextového menu.,
- Metoda #2: Klikněte na tlačítko Kopírovat na domovské kartě pásky.
- Metoda #3: použijte klávesovou zkratku, například „Ctrl + C“.
Krok #4: Vložte do aplikace Excel
nyní máte informace, které potřebujete, v upravitelném formátu. Proto můžete jít do Excelu a vložit jej mimo jiné pomocí kterékoli z následujících metod:
- Metoda #1: Stiskněte tlačítko Vložit na domovské kartě pásky.
- Metoda #2: použijte klávesovou zkratku „Ctrl + V“.,
V příkladu výše, výsledná tabulka (po vložení v aplikaci Excel) vypadá takto:
V některých případech, včetně tohoto příkladu konverze z PDF do aplikace Excel není“t perfektní.
upozornění, například, Jak Word nebyl schopen převést hodnoty v první části tabulky (Střední chyba) na upravitelný formulář. V tomto případě jsou tyto hodnoty vloženy jako obrázek. Proto musíte použít jinou metodu (včetně těch, které jsou popsány v tomto tutoriálu aplikace Excel), abyste je uvedli do aplikace Excel, než s nimi budete moci pracovat.,
nebudete se s těmito nedostatky setkávat vždy. V některých případech tato metoda funguje dobře.
funkce Word však používá k převodu souborů PDF do dokumentů aplikace Word (nazývaných PDF Reflow):
- funguje nejlépe s jednoduchými soubory, které obsahují (většinou) text.
- nezpracovává složitější prvky (např., tabulky s rozestupem buněk) velmi dobře.
Pokud narazíte na problémy při používání aplikace Word k převodu souboru PDF do aplikace Excel, můžete vždy vyzkoušet jednu z dalších metod, které popisuji v tomto příspěvku na blogu.,
Převést Soubor PDF Do aplikace Excel Pomocí aplikace Microsoft Word on-Line
I když proces pro převod souboru PDF do aplikace Excel pomocí aplikace Word Online je v podstatě podobný tomu, který jsem sledoval, když pomocí desktopové verze aplikace Word, tam jsou některé malé rozdíly. Pojďme se podívat na 5 jednoduchých kroků, které můžete použít k převodu souboru PDF do Excelu pomocí aplikace Word Online.,
Krok #1: Nahrání PDF Souboru Na OneDrive
Přejděte na OneDrive a nahrát PDF soubor, který chcete převést do aplikace Excel pomocí jedné z následujících metod:
- Metoda #1: Přetažením příslušných souborů do OneDrive okna ve vašem prohlížeči.
- Metoda #2: Uložení PDF souboru do příslušné složky pomocí aplikace OneDrive pro váš počítač.,
Krok #2: Otevřete Soubor PDF Pomocí aplikace Word Online
otevřít soubor PDF pomocí aplikace Word online, přejděte na OneDrive okna ve vašem prohlížeči, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte „Otevřít v aplikaci Word Online“ z kontextového menu.
Krok #3: Vytvořit Soubor PDF Upravovat
Jednou Slovo online otevřela soubor PDF, převést na upravitelný dokument kliknutím na Upravit v aplikaci Word tlačítko v horní části obrazovky.,
Word Online zobrazí dialogové okno informující, že vytvoří kopii souboru PDF a převede jej na upravitelný dokument Word. Potvrďte kliknutím na tlačítko Převést v dolní části dialogového okna.
jakmile Word Online dokončí konverzi, zobrazí se další dialogové okno informující o změnách v rozvržení souboru PDF. Klikněte na tlačítko Upravit v pravém dolním rohu dialogového okna.,
Krok #4: Kopie Části Dokumentu, který Chcete Vzít Do Excelu
Jednou Slovo on-line má převést soubor PDF do upravitelný dokumentu, na obrazovce vypadá zhruba takto. Skutečný dokument se (s největší pravděpodobností) bude ve vašem případě lišit.
přejděte do části upravitelného dokumentu, který chcete přenést do aplikace Excel, a vyberte jej., Na obrázku je znázorněno níže, vyberte stejnou tabulku používám pro předchozí příklady v této aplikaci Excel tutorial:
Jakmile jste“jsem vybrána to, co chcete, zkopírovat pomocí klávesové zkratky „Ctrl + C“.
Pokud máte problémy při pokusu o kopírování z aplikace Word online, můžete v počítači pokračovat v procesu pomocí desktopové verze aplikace Microsoft Word. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Otevřít v aplikaci Word, které se zobrazí vpravo od karet pásu karet.,
Pokud se rozhodnete otevřít upravitelný soubor v aplikaci Microsoft Word, spustí se desktopová verze aplikace Word. Poté můžete zkopírovat příslušná data podle kroků, které popisuji v předchozí části.
Krok #5: Vložit Data V aplikaci Excel
Jakmile jste“jsem zkopíroval data, přejděte zpět do aplikace Excel a vložit je pomocí (mimo jiné) jednu z následujících metod:
- Metoda #1: Klikněte na tlačítko Vložit.
- Metoda #2: použijte klávesovou zkratku „Ctrl + V“.,
následující screenshot ukazuje výsledné tabulky v Excelu (poté, co jsem“jsem upraví šířka sloupce):
Není divu, že výsledky jsou téměř identické jako ty získané otevřením souboru PDF s nejnovější verzi aplikace Microsoft Word (vysvětleno výše).
stejně jako při otevírání souboru PDF pomocí aplikace Microsoft Word si všimnete, že výsledky nejsou vždy dokonalé (i když v některých případech budou). Například v případě výše uvedeného příkladu jsou všechny průměrné chyby (první část tabulky) vloženy jako obrázek.,
abyste mohli manipulovat s těmito hodnotami v Excelu, budete je muset přinést jinou metodou (například jinými, které jsou vysvětleny v tomto blogu) nebo je zadat přímo do aplikace Excel.
Metoda #3 pro převod souborů PDF do Excelu: použijte převodník PDF
Pokud musíte neustále převádět soubory PDF do Excelu nebo se chcete vyhnout nedostatkům ostatních výše popsaných metod 2, může být dobré použít převodník PDF.
na trhu je několik převodníků PDF. Používám Able2Extract.,
i když nechcete skončit pomocí Able2Extract, možná budete chtít vyhýbat on-line služby konverze PDF při převodu citlivých nebo důvěrných souborů PDF. Kromě potenciálních obav o soukromí/důvěrnost nejsou výsledky získané u online převodníků vždy uspokojivé.
v důsledku výše uvedeného vám ukážu, jak převést soubor PDF do Excelu pomocí Able2Extract. Jako při vysvětlování výše uvedených metod používám tabulku v pracovním dokumentu Evropské centrální banky s názvem inflační prognózy:jsou tržní a průzkumná opatření informativní?, jako příklad.
„podívejte se, jak si můžete převést PDF do aplikace Excel v 6 krocích při použití Able2Extract:
Krok #1: Zobrazí se Dialogové Okno Otevřít
s cílem získat Able2Extract pro zobrazení Otevřete dialogové okno, klepněte na tlačítko Otevřít v levém horním rohu obrazovky nebo použijte „Ctrl + O“ klávesovou zkratku.
Krok #2: Otevřete Soubor, který Chcete Převést
Jednou Able2Extract zobrazí dialogové okno Otevřít, použijte jej procházet do složky, kde se soubor, který chcete převést nachází.,
jakmile umístíte soubor PDF, který chcete převést, vyberte jej a klikněte na tlačítko Otevřít v pravém dolním rohu otevřeného dialogového okna.
Krok #3: Vyberte Data, která Chcete Převést
Able2Extract otevře soubor PDF, který chcete převést. Vysvětluje také, jak můžete vybrat data, která chcete převést.
Jak vysvětlil Able2Extract, můžete vybrat data pomocí libovolné z následujících metod:
Metoda #1-Vyberte Data S Able2Extract
Klepněte na Vyberte Všechny ikony na panelu nástrojů.,
Metoda #2 Pro Výběr Data S Able2Extract
Jděte do menu Edit a vyberte některou z následujících možností nebo použijte odpovídající klávesovou zkratku:
„podívejte se na každou z těchto možností zvlášť:
Možnost #1: Vyberte Rozsah Stránek…
Vyberte Rozsah Stránek (klávesová zkratka „Ctrl + R“) umožňuje vybrat konkrétní rozsah stránek, aniž by se skutečně výběr všech obsahu PDF souboru.,
Able2Extract zobrazí dialogové okno Vybrat rozsah stránek poté, co jste klikli na „Vybrat rozsah stránek…“ v nabídce Úpravy nebo použili klávesovou zkratku „Ctrl + R“.
určíte stránky, které mají být konvertorem, zadáním příslušného rozsahu a kliknutím na tlačítko OK v dolní části dialogového okna Vybrat rozsah stránek. Chcete-li například převést stránky 21 a 22, zadejte“d „21-22“ a klikněte na „OK“.
možnost #2: Vyberte všechny stránky.,
volba Vybrat všechny stránky (klávesová zkratka“ Ctrl + a“) umožňuje vybrat všechny stránky dokumentu PDF.
možnost #3: Vyberte vše na stránce.
vyberte vše na stránce (klávesová zkratka“ Ctrl + B“) vybere všechna data na aktuální stránce souboru PDF.
Volba #4: Vyberte oblast.
možnost Vybrat Oblast (klávesová zkratka „Ctrl + *“) umožňuje pomocí myši vybrat části souboru PDF převést.,
například tuto možnost mohu použít k výběru tabulky na straně 22 pracovního papíru Evropské centrální banky, který používám jako příklad v tomto blogu.
Metoda #3 Vyberte Data S Able2Extract
třetí způsob výběru dat s Able2Extract je velmi podobný pomocí Vyberte Oblast, volba v nabídce Upravit. Jednoduše pomocí myši vyberte část dokumentu PDF, který chcete převést.,
Krok #4: Vyberte aplikace Excel Jako Výstupní Typ Souboru
Jakmile jste si vybrali data, která chcete převést z PDF do aplikace Excel pomocí některé z metod bylo vysvětleno výše, klikněte na tlačítko Excel tlačítko na panelu nástrojů nebo pomocí klávesové zkratky „Ctrl + E“, vyberte aplikace Excel jako výstupní typ souboru pro konverzi.,
Krok #5: Klikněte Na Převést
Jakmile jste“jsem kliknul na Excel tlačítko z panelu nástrojů, Able2Extract poskytuje 2 možnosti, pokud jde o způsob, ve kterém chcete konverze nastat:
- Možnost #1: Automatické.
- toto je výchozí volba a je také doporučenou volbou pro většinu konverzí PDF do Excelu. Pokud zvolíte tuto možnost, Able2extrakt automaticky určuje umístění sloupců.,
- Chcete-li zvolit automatickou konverzi, klikněte na tlačítko Převést, které se objeví v levé dolní části dialogového okna převést do aplikace Excel.
- volba #2: Vlastní.
- ve zvláštních případech, kdy automatická konverze nefunguje správně (například výsledná tabulka Excel není správně zarovnána), můžete použít možnost vlastní konverze k určení struktury sloupce. To vám umožní určit strukturu sloupců dříve, než Able2Extract provede skutečnou konverzi do aplikace Excel.,
- Chcete-li použít možnost vlastní konverze, klikněte na tlačítko Definovat v dolní střední části dialogového okna převést do aplikace Excel.
pro tento konkrétní příklad volím automatickou konverzi. Mohu vysvětlit, jak používat možnost vlastní konverze v budoucím blogu.
Krok #6: Uložte tabulku Excel
poté, co kliknete na tlačítko Převést pro použití automatické konverze, Able2Extract zobrazí dialogové okno Uložit jako.,
pomocí tohoto dialogu vyberte umístění a název souboru převedeného souboru Excel a kliknutím na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu potvrďte svůj výběr. Všimněte si, jak dialogové okno Uložit jako Uloží výsledný soubor jako tabulku aplikace Excel.
jakmile kliknete na „Uložit“, Able2Extract převede vybranou část(y) souboru PDF do Excelu a spustí Excel.
výsledky, které získám při převodu vzorové tabulky, jsou uvedeny na následujícím obrázku., Všimněte si, jak Able2Extract mimo jiné dokázal (i) replikovat strukturu tabulky a (ii) extrahovat všechny významné hodnoty ze zdrojového dokumentu PDF.
stále je třeba provést nějaké úklidové práce. Všimněte si například, jak byla záporná čísla extrahována jako text (jednu takovou hodnotu zvýrazňuji níže).
jedná se však o malé problémy, které lze relativně snadno opravit.,
například záporná čísla, která jsou uložena jako text, lze snadno převést na skutečná čísla pomocí funkce VALUE a v případě potřeby i textových funkcí aplikace Excel.,
Pokud jste“re zájem o využití Able2Extract pro převod PDF dokumentů do souborů aplikace Excel, můžete si ji stáhnout, a získejte 7-denní zkušební verze zdarma, kliknutím na odkaz níže:
Download Able2Extract (affiliate odkaz)
Jak Převést Soubory PDF Do aplikace Excel: Kterou Metodu Použít
V tomto blogu, viděli jste 3 různé způsoby, jak převést soubor PDF do aplikace Excel:
- Metoda #1: Kopírovat a vložit.
- Metoda #2: Použijte aplikaci Microsoft Word.
- Metoda #3: použijte převodník PDF.,
možná vás zajímá, která ze 3 metod, které vysvětluji v tomto příspěvku na blogu, byste měli použít při převodu souborů PDF do aplikace Excel.
každá ze 3 různých metod má různé výhody a nevýhody.
obecně nejsou výsledky získané při kopírování a vkládání dat ze souboru PDF do Excelu (Metoda #1) (podle mého názoru) nijak zvlášť dobré. Proto ve většině situací budete pravděpodobně lépe používat aplikaci Microsoft Word (Metoda #2) nebo převodník PDF (Metoda #3).,
Pro účely výběru mezi Microsoft Word (metoda č. 2) a PDF converter (metoda č. 3) pro účely převodu souborů PDF do aplikace Excel, navrhuji, abyste zvážit konkrétní situaci jste“re v a, a to zejména:
- délka a složitost PDF data, která chcete převést do aplikace Excel.
- pokud neustále převádíte zdlouhavé nebo složité dokumenty z PDF do Excelu, možná budete chtít zvážit použití převaděče PDF, jako je Able2Extract.
- jak často (nebo kolikrát) potřebujete převést soubory PDF do aplikace Excel.,
- Pokud zjistíte, že neustále provádíte proces převodu souboru PDF do Excelu, může se vám hodit převodník PDF (například Able2Extract).
dalším faktorem ke zvážení je, že, jak je uvedeno v příkladech výše, dobrý PDF converter (jako Able2Extract) je méně náchylný k zanesení chyb v datech. Některé z metod ruční konverze mohou způsobit chyby ve vašich datech a budete muset provést důkladnější kontrolu, abyste potvrdili přesnost konverze.,
následující pravidlo může vám pomohou vybrat mezi Microsoft Word a PDF converter (pro PDF konverze souborů potřeb):
- Microsoft Word má tendenci fungovat dobře, když převod kratší, jednodušší dokumenty.
- převaděče PDF (např., Able2Extract) bývají lepší volbou při řešení delších, složitějších (např., tabulky, opakující se záhlaví nebo zápatí) dokumenty.
Tento tutoriál převést PDF do Excelu je doprovázen sešitem aplikace Excel, který obsahuje výsledky, které získám při použití každé metody pro převod souborů PDF do aplikace Excel i výše., Okamžitý volný přístup k tomuto příkladu sešitu můžete získat přihlášením k odběru newsletteru Power Spreadsheets. Tento sešit obsahuje 4 různé listy, z nichž každý ukazuje výsledky každé z metod konverze, které vysvětluji výše.
Závěr
Po přečtení tohoto blogu, že máte dobré znalosti o 3 z nejpopulárnějších a společné metody pro převod PDF souborů do aplikace Excel:
- Kopírovat a vložit.
- použijte Microsoft Word.
- použijte převodník PDF, například Able2Extract.,
viděli jste také některá kritéria, která vám mohou pomoci rozhodnout, která metoda je pro vás ta pravá a dozvíte se více o vztahu mezi soubory PDF a Excel.