Wellesley College Projektu na Sociální Computing: Jak do E-mailu Váš Profesor
Jak se E-mail Váš Profesor
Studenti nám často říkají, že se obávají o tom, jak řešit e-mailové zprávy profesor – zejména ten, koho oni don“t vědět. Níže jsou návrhy, které odpovídají obavy jsme slyšeli nejen od studentů, ale od profesorů. A poznámka: použijte tyto tipy, ne jen pro e-mailing profesoři, ale lidé, kteří pracují na vysoké úřady, zaměstnavateli a práci orgánů dohledu, a vaše třída děkani a RDs.,
o oslovení vašeho profesora
e-mail profesorovi by měl být považován za obchodní dopis – alespoň dokud nevíte, že osobní preference profesora velmi dobře. Přestože je e-mail široce považován za neformální médium, ve skutečnosti se používá pro obchodní účely v mnoha nastaveních (včetně Wellesley College). Nebudete chybovat, pokud jste příliš formální, ale existuje možnost spáchat mnoho gaffes, pokud jste příliš neformální.
záhlaví předmětu by mělo být informativní. Není to pozdrav linka, takže nepište něco jako „Hej profesor“ v tomto řádku., Místo toho napište několik slov označujících účel vaší zprávy: například“ žádost o místo ve vaší třídě“.
při jejich adresování používejte jména profesorů.Mnoho profesorů jsme dotazoval řekl, že nemají rádi být nazýván jednoduše “ profesor.“Dávají přednost „Profesor Lee“ nebo „Paní/Pan Lee“; nejvíce nám říkají, že titul sám o sobě nemá“t ohledu na to, téměř tolik, jako skutečnost, že můžete také používat jejich jména („Dr. Lee“ se zdá být neobvyklé na Wellesley, i když, jen tak víš)., Někteří profesoři nakonec navrhnou, abyste je nazývali křestními jmény, ale pokud jste pohodlnější i nadále používat titul, to je vždy v pořádku. Jen nezapomeňte použít jméno. (Poznámka: tyto komentáře platí pro osobní interakci i pro e-mail).
drahá, Ahoj, Hej, nebo nic? Pro některé oči a uši, „drahý profesor Jones“ může být příliš formální pro e-mailovou zprávu – ale ve skutečnosti to bude v pořádku, když je váš účel podobný podnikání. Jednoduše psát „Professor Jones“ (následuje čárka) je také v pořádku., Některé fakulty jsou citlivé na slovo “ Hi “ jako pozdrav, ať už samostatně nebo se jménem (např., „Ahoj, profesor Jones“), ale jiní si to nevadí, a ve skutečnosti ji používat sami. Ale vyhněte se “ hej “ – nikdo, koho jsme se ptali, se tomu nelíbí.
neočekávejte okamžitou odpověď.Přestože jsme si všichni zvykli na okamžitou kvalitu elektronické komunikace, vaši profesoři chtějí, abyste věděli, že prostě nemohou vždy rychle odpovědět na zprávu. Nechte je den nebo dva, nebo dokonce více, reagovat. Můžete znovu odeslat zprávu, pokud jste neslyšeli zpět za pět dní nebo tak nějak.,
Na e-mail styl
Don“t používat smajlíky nebo jiné emotikony, když e-mailem profesoři, a don“t používat všechny ty internetové zkratky, zkratky a zkrácené hláskování (např. LOL, nebo „U“ pro „ty“). Podobně nezaměňujte Styl e-mailu se stylem txt. Všechny tyto elektronické zkratky signalizují úroveň intimity (a možná i věku), která je nevhodná pro výměny s vašimi profesory.
psát gramaticky, správně hláskovat a vyhnout se hloupým chybám.Zkorigovat. Použijte kontrolu pravopisu. Zvláště zkontrolujte, zda nedošlo k trapným chybám v záhlaví předmětu., Ukažte, že vám záleží na tom, jak se písemně prezentujete svému profesorovi.
použijte odstavec breaksto pomoci uspořádat zprávu. Je těžké číst dlouhý nepřerušený proud slov na obrazovce.
o obsahu
nepoužívejte e-mail na chvástání nebo kňučení.Někdy může samotný vzhled zprávy signalizovat „chvástání“: velmi dlouhé odstavce, žádná velká písmena, žádná věta. Ty nejsou zábavné číst, a může dobře vyvolat přesně opačnou odpověď, kterou máte v úmyslu., Samozřejmě, všichni jsme v pokušení chvástat někdy v e-mailu, takže to, co jeden profesor doporučuje, je toto: jistě, chvástat vše, co chcete v e-mailu. Ale neposílejte to. Stiskněte tlačítko Odstranit a poté napište změřenější zprávu. (Mnoho fakulty vám řekne, že mají soubory plné neodeslaných zpráv; moudře se dozvěděli, že e-mail napsaný v první vlně frustrace musí být znovu vytvořen a zaslán opatrně.) Na druhou stranu, e-mail, ve kterém adresujete konstruktivně formulovanou stížnost osobě, která je schopna tyto stížnosti řešit, je v pořádku.,
Udržujte většinu zpráv pod obrazovkou v délce; spousta čtenářů jednoduše odloží čtení dlouhých zpráv a pak se k nim nikdy nevrátí. Na druhou stranu, velmi krátká, terse zpráva může být prostě bezvýznamná. Nezapomeňte uvést dostatek informací, aby váš čtenář mohl pochopit, co požadujete. V případě potřeby poskytněte trochu pozadí nebo kontextu. Uveďte svůj požadavek jasně.
podnikněte další kroky k minimalizaci výměny e-mailů;například, pokud požadujete schůzku, uveďte svůj účel a pojmenujte časy, které byste mohli přijít v počáteční zprávě., Váš respondent vám pak může odpovědět pouze jednou další zprávou.
citujte selektivně a stručněz jakýchkoli předchozích zpráv, které poskytují kontext a pozadí. I když někdy je dobré citovat celou výměnu tak, aby záznam o tom, co bylo řečeno anddecided, často, že je zbytečné a jednoduše skončí dělat zprávu příliš dlouho a nepřehledný obrazovku.
mnoho profesorů doporučuje, abyste přemýšleli o tom, proč odesíláte e-mailovou zprávu. Ptáte se na něco, co by se dalo snadno zkontrolovat, pokud jste sami podnikli několik dalších kroků?, Například e-mail profesora jednoduše zeptat, kdy její pracovní doba může být nepříjemné, když Úřední hodiny byly jasně oznámeny na osnov již. Na druhou stranu, e-mail na schůzku je v pořádku. Ptáte se soukromě na otázku, která by mohla být lépe položena na konferenci kurzu, kde by všichni studenti mohli užitečně vidět odpověď? Jste e-mailing podat stížnost nebo požádat o doporučující dopis, nebo požádat o pomoc s problémem, nastavit? V těchto případech může být osobní kontakt a návštěva kanceláře mnohem lepší.,
buďte uctiví a přemýšlejte o tom, jaké věci mohou vašemu profesorovi znít divně nebo urážlivě.Například, neříkejte obratně, že jste spali přes třídu profesora, nebo mluvit o svém milostném životě, nebo Bash chemie nebo matematika nebo psaní.
Wellesley fakulta si velmi cení své studenty, a budete brzy zjistíte, že budou úzce spolupracovat s vámi, a že jste“ll cítit docela pohodlné zadávání intelektuální vztah s profesory., E-mail byl často vnímán jako demokratizující systém komunikace, který zplošťuje hierarchie a umožňuje lidem všeho druhu pohodlně a svobodně komunikovat mezi sebou. Vážíme si snadnost komunikace, že e-mail nám nabízí – ale my, kteří pracují ve Wellesley se také dozvěděl, v průběhu času, že nemáme docela chtějí náš e-mail se studenty cítit jako výměna okamžitých zpráv., Většina profesorů jsou zahlceni obrovské množství e-mailových zpráv, které dostávají; někteří byli šokováni tím, že naprostá drzost některých z těchto zpráv; mnozí se stal frustrovaný, pokud e-mail spotřebuje tolik a emoční energie, které mohou“t, pak strávit cenné osobní čas s tebou. Doufáme, že vám tyto tipy pomohou – a vašim profesorům-ušetřit část této emocionální energie.
a pokud jde o tuto emocionální energii, zde je poslední tip:
buďte k sobě laskaví, pokud uděláte elektronické faux pas.,Všichni – dokonce i ti, kteří studovali elektronickou komunikaci po celá léta – udělali nějaké docela monstrózní chyby. Učíme se z našich chyb a učíme se odpouštět sami sobě (a ostatním).