Hvordan man sender en rigtig sikker e-mail i Microsoft Outlook
For mange år, Microsoft Outlook har været påberåbt af en bred vifte af virksomheder til at distribuere filer, planlægge møder, sende e-mails. En virksomheds omdømme og indtægter afhænger af at undgå tab af værdifulde aktiver og private klient-eller kundeoplysninger., forkert håndtering af følsomme oplysninger kan også resultere i bøder og andre sanktioner for dem i brancher som finans, jura, publicering, uddannelse og sundhedsydelser, der skal overholde databeskyttelseslove som HIPAA eller GDPR.
Med cybersikkerhedsudfordringer stigende, er e-mail-kryptering branchestandarden for databeskyttelse. Uanset om du har brug for at dele et dokumentadgangskode med kolleger eller forhandle en fortrolig klientaftale, er det vigtigt at implementere den bedste Outlook-e-mail-kryptering, der er tilgængelig for at sikre, at du virkelig er beskyttet.,
Sådan sendes en fuldt krypteret e-mail i Outlook
Microsoft Outlooks e-mail-krypteringstjenester er ikke så sikre, som du måske tror. Dette skyldes, at Outlook krypterer e-mail ved hjælp af S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail e .tensions) og Office 365 message-kryptering, som begge er afhængige af, at afsenderen og modtageren har aktiveret den.
du er muligvis ikke beskyttet, når du sender en e-mail til en modtager, der bruger en e-mail-platform, der ikke understøtter S/MIME-eller Office 365-meddelelseskryptering., Gratis usersebmail-brugere som klienter på Gmail, Yahoo og iCloud har ofte ikke den funktionalitet, der er nødvendig for robust e-mail-kryptering.
i 2019 hackede cyberkriminelle weebmail-klient Outlook.com og fik adgang til følsomme private oplysninger, herunder e-mail emnelinjer, mappenavne, kontaktlister, og nogle e-mail-indhold. Brug af ende-til-ende-kryptering er den eneste måde at sikre, at dine Outlook-e-mail-meddelelser og vedhæftede filer er helt sikre, både mens du er i transit til din modtager og sidder i ro i en indbakke.,
Brug af tredjeparts-add-in e-mail-kryptering service
for At sikre at dine e-mails og vedhæftede filer, der er helt sikker, i din virksomhed, kan du skifte til en separat kryptering af e-mail-udbyder. Men i dette tilfælde vil du miste alle funktionerne i Outlook, du er kommet til at stole på.
i stedet for hassling med skiftende e-mail-platforme, er en anden mere bekvem løsning at tilføje en tredjeparts add-in krypteringstjeneste til Outlook., Men du vil sikre dig, at du vælger en tjeneste, der ikke tilføjer væsentlig friktion til e-mail-processen for både afsender og modtager.
e-mail-kryptering uden en strømlinet brugeroplevelse kan kræve ekstra ubelejlige trin bare for at sende og læse en e-mail, hvilket gør det vanskeligt at bruge. Hvis dette er tilfældet, anvendes det ikke konsekvent af medarbejdere og andre i din organisation.
Når du installerer Digify ‘ s Outlook-krypteringsudvidelse, er det nemt at sende sikre Outlook-e-mails og vedhæftede filer.,
Hvordan man bruger Digify til at kryptere e-mails og vedhæftede filer
Med Digify Outlook-kryptering add-in, kan du kryptere dine e-mails* og vedhæftede filer uden at ændre din arbejdsgang eller forlader din indbakke. Du behøver heller ikke manuelt at give din modtager en adgangskode eller få dem til at abonnere på platformen.
kontroller adgangen til din e-mail-vedhæftet fil når som helst efter at have sendt den, og vælg, om din modtager kan do .nloade eller udskrive den. Tilføj et vandmærke, og indstil dit dokument til selvdestruktion efter en bestemt tidsperiode., Du kan også se, hvor mange gange dit dokument blev set, og hvor længe.
for At komme i gang med Digify Outlook-kryptering add-i følge disse fem enkle trin:
- Download Digify Outlook kryptering add-in her.,wing dine sikkerhedsindstillinger:
- adgangskontrol: Tilføje modtagere, der skal modtage adgang
- Tilladelser: Angive tilladelser for print og download den vedhæftede dokument
- Vandmærke: Vælg, om at inkludere en personlig vandmærke til identifikation og tracking
- Udløbet: Vælg dato og tid, når det vedhæftede dokument udløber automatisk
- Indsæt din Outlook attachment som et link i din e-mail og send
Se video demo nedenfor for at lære hvordan for at sende en krypteret e-mail i outlook.,
til At kryptere Outlook e-mail-beskeder og vedhæftede filer, Digify bruger AES-256 kryptering algoritme, der er certificeret af National Security Administration (NSA) for top-hemmelige dokumenter.
Sådan åbner din modtager din krypterede Outlook-e-mail og vedhæftede filer
Når din modtager modtager din krypterede e-mail-vedhæftet fil, skal du blot klikke på vedhæftningslinket i e-mailen., Din Outlook-e-mail-vedhæftet fil kan derefter ses via et sikkert Digify-link.
Du kan også vælge, om modtageren skal bekræfte sin e-mailadresse for at åbne det vedhæftede dokument. Når du vælger denne indstilling, oprettes en kode automatisk og sendes til din modtager, så de kan åbne den vedhæftede fil.
Hvordan til at spore krypteret Outlook e-mails og vedhæftede filer
Som den mest populære business-kommunikation metode, organisationer stole på e-mail til at sende følsomme dokumenter såsom kontrakter, præsentationer og mange andre typer af filer., Når du sender en e-mail, skal du gætte, hvor dine vedhæftede dokumenter ender, og hvis de endda blev åbnet af din modtager. udover at kryptere dine Microsoft Outlook-e-mails og vedhæftede filer sikkert med Digify, kan du spore din e-mail og vedhæftede dokument for at se, når de åbnes, udskrives og videresendes alt fra din indbakke.
Du kan se, hvornår din modtager åbnede din e-mail og vedhæftede fil, hvor længe de har set dem, og om de har do .nloadet eller udskrevet dit dokument. Efter et bestemt tidsrum kan du konfigurere din e-mail og vedhæftet fil til automatisk at udløbe.,
På denne måde behøver du aldrig at risikere, at dine fortrolige oplysninger udsættes for den forkerte person eller organisation. Du skal blot klikke på en vippekontakt for at tilbagekalde adgang efter Outlook e-mail og vedhæftet fil er blevet sendt til din modtager.
konklusion
data brud oplyses 4,1 milliarder poster i de første seks måneder af 2019. Selvom dataovertrædelser bliver mere almindelige hvert år, er mange virksomheder ikke parate til at forebygge og bekæmpe dem, hvorved de unødigt risikerer både omdømme og økonomisk tab.,
heldigvis kan du øge din e-mail-sikkerhed mod brud med e-mail-krypteringsløsninger som Digify. Nu kan du genvinde kontrollen over, hvem der har adgang til dine Outlook-e-mails og vedhæftede filer uden at ofre problemfrit samarbejde.
se, hvor nemt det er at sikkert sende krypterede Outlook-e-mails og vedhæftede filer til hvor som helst og hvem som helst, du ønsker, med en gratis prøveversion af Digify ‘ s Outlook-e-mail-krypteringsadd-in.