Wellesley College Projekt om Social Computing: Sådan E-mail-Din Professor
Hvordan at E-maile Dine Professor
de Studerende ofte fortælle os, at de bekymre sig om, hvordan at sende en e-mail til en professor – især en, som de don”t kender. Nedenfor er forslag, der besvarer bekymringer, vi ” har hørt ikke kun fra studerende, men fra professorer. Og Bemærk: Brug disse tips ikke kun til e-mailing professorer, men folk, der arbejder i college kontorer, dine arbejdsgivere og job vejledere, og din klasse dekaner og RDs.,
på adressering din professor
E-mail til en professor skal behandles som en virksomhed brev –i det mindste indtil du ved, at professor”s personlige præferencer meget godt. Selvom e-mail bredt betragtes som et uformelt medium, bruges det faktisk til forretningsformål i mange indstillinger (inklusive .ellesley College). Du vandt”t err hvis du er for formel, men der er mulighed for at begå mange gaffes, hvis du er for uformel.
emneoverskriften skal være informativ. Det er ikke en hilsen linje, så don”t skrive noget i retning af “hey professor” i denne linje., Skriv i stedet et par ord, der angiver formålet med din besked: “anmodning om et mellemrum i din klasse”, for eksempel.
brug professorer” navne, når du adresserer dem.Mange professorer, vi spurgte, sagde, at de ikke kan lide at blive kaldt blot “professor.”De foretrækker” Professor Lee “eller” Ms./Mr. Lee”; de fleste fortæller os, at selve titlen ikke betyder noget næsten så meget som det faktum, at du også bruger deres navne (“Dr. Lee”synes dog at være ualmindeligt på Wellellesley, bare så du ved det)., Nogle professorer vil i sidste ende foreslå, at du kalder dem ved deres fornavne, men hvis du er mere komfortabel med at fortsætte med at bruge en titel, Det er altid fint. Bare sørg for at bruge et navn. (Bemærk: disse kommentarer gælder for personlig interaktion såvel som for e-mail).
kære, Hej, Hej, eller intet? For nogle øjne og ører kan “Kære Professor Jones” være for formel til en e-mail – besked-men det vil faktisk gøre det fint, når dit formål er en forretningslignende. Det er også fint at skrive “Professor Jones” (efterfulgt af et komma)., Nogle fakultet er følsomme over for ordet “Hej”, som en hilsen, enten alene eller med et navn (fx, “Hej, Professor Jones”), men andre don”t huske det, og faktisk bruge det selv. Men undgå “hey – – ingen, vi spurgte, kan lide den.”forvent ikke et øjeblikkeligt svar.Selvom vi alle er blevet vant til den øjeblikkelige kvalitet af elektronisk kommunikation, vil dine professorer have dig til at vide, at de simpelthen ikke altid kan besvare en besked hurtigt. Tillad dem en dag eller to, eller endnu mere, at reagere. Du kan re-sende beskeden, hvis du haven”t hørt tilbage i fem dage eller deromkring.,
e-mail-style
Don”t bruge smiley ansigter eller andre humørikoner, når e-mail professorer, og don”t bruge alle disse internet akronymer, forkortelser og afkortede stavemåder (fx, LOL, eller “U” til “du”). Tilsvarende, don”t forveksle e-mail stil med t .t stil. Alt dette elektroniske stenografi signalerer et niveau af intimitet (og måske af alder), der er upassende til udveksling med dine professorer.
skriv grammatisk, stave korrekt, og undgå dumme fejl.Korrektur. Brug stavekontrollen. Især dobbelttjekke for pinlige fejl i dit emne header., Vis at du bekymrer dig om, hvordan du præsenterer dig selv skriftligt til din professor.
brug afsnitbrudfor at hjælpe med at organisere din besked. Det er svært at læse en lang ubrudt strøm af ord på en skærm.
på indhold
brug ikke e-mail til at rant eller whhine.Nogle gange kan selve udseendet af en meddelelse signalere “rant”: meget lange afsnit, ingen store bogstaver, ingen sætningsbrud. Disse er ikke sjove at læse, og kan godt fremkalde det nøjagtige modsatte svar, som du har til hensigt., Selvfølgelig er vi alle fristet til at rant nogle gange i e-mail, så hvad en professor anbefaler er dette: Jo da, rant alt hvad du vil have i en e-mail. Men don ” t sende det. Tryk på knappen Slet, og skriv derefter en mere målt besked. (Mange fakulteter vil fortælle dig, at de har filer fulde af usent beskeder; de har klogt lært, at en e-mail skrevet i den første flush af frustration skal omformuleres og sendes med omhu.) På den anden side er en e-mail, hvor du leder en konstruktivt formuleret klage til den person, der er mest i stand til at behandle sådanne klager, helt fint.,
hold de fleste meddelelser til under en skærm i længden;masser af læsere vil simpelthen udskyde læsning lange beskeder, og derefter kan aldrig komme tilbage til dem. På den anden side kan en meget kort, kortfattet besked simpelthen være meningsløs. Sørg for at medtage nok information, så din læser kan forstå, hvad du anmoder om. Giv lidt baggrund eller kontekst, hvis det er nødvendigt. Angiv din anmodning tydeligt.
tag ekstra skridt for at minimere e-mail-udvekslingen;for eksempel, hvis du anmoder om en aftale, angiv dit formål og navngiv de tidspunkter, du kunne komme ind i din første meddelelse., Din respondent kan derefter kun svare dig med en ekstra besked.
Citat selektivt og kortfra alle tidligere meddelelser for at give kontekst og baggrund. Selv om nogle gange er det godt at citere en hel udveksling for at føre en fortegnelse over, hvad”s blevet sagt og besluttet, ofte, at”s unødvendig og blot ender med at gøre en besked for lang og rod skærmen.
mange professorer anbefaler, at du tænker over, hvorfor du sender en e-mail-besked. Spørger du noget, der let kunne kontrolleres, hvis du selv tog et par ekstra skridt?, For eksempel, e-mail til en professor blot for at spørge, hvornår hendes kontortid er, kan være irriterende, når kontortiden allerede er blevet klart annonceret på pensum. På den anden side er e – mail til en aftale helt fint. Stiller du et spørgsmål privat, der måske bedre stilles på kursuskonferencen, hvor alle studerende med fordel kan se svaret? E-mailes du for at indgive en klage eller for at bede om et anbefalingsbrev eller for at søge hjælp til et problemsæt? I disse tilfælde kan personlig kontakt og et kontorbesøg være meget bedre.,
vær respektfuld, og tænk over, hvilke slags ting der kan lyde underligt eller stødende for din professor.For eksempel, don”t sige flippantly, at du sov gennem at professor klasse, eller tale om dit kærlighedsliv, eller bash kemi eller matematik eller skrivning.
Wellellesley fakultet tænke meget højt på deres elever, og du vil snart opdage, at de vil arbejde tæt sammen med dig, og at du”ll føle sig ganske komfortabel indtaste et intellektuelt forhold med dine professorer., E-mail er ofte blevet set som et demokratiserende kommunikationssystem, der flader hierarkier, og som giver folk af alle slags mulighed for at kommunikere komfortabelt og frit med hinanden. Vi værdsætter den lette kommunikation, e – mail tilbyder os-men vi, der arbejder på .ellesley har også lært, over tid, at vi don”t helt ønsker vores e-mail med studerende til at føle sig som en instant-message udveksling., De fleste professorer er overvældet af det store antal e-mails, de modtager; nogle er blevet chokeret over den blotte frækhed af nogle af disse meddelelser; mange bliver frustrerede, hvis e-mail bruger så meget af deres tid og følelsesmæssig energi, at de ikke kan derefter bruge værdifuld personlig tid med dig. Vi håber, at disse tip hjælper dig – og dine professorer – med at spare noget af den følelsesmæssige energi.
og hvad angår den følelsesmæssige energi, her er et sidste tip:
Vær venlig over for dig selv, hvis du laver en elektronisk Fau.pas.,Alle os – selv dem, der har studeret elektronisk kommunikation i årevis – har lavet nogle temmelig monstrøse fejl. Vi lærer af vores fejl, og vi lærer at tilgive os selv (og andre).