So senden Sie eine wirklich sichere E-Mail in Microsoft Outlook
Microsoft Outlook wird seit vielen Jahren von einer Vielzahl von Unternehmen verwendet, um Dateien zu verteilen, Meetings zu planen und E-Mails zu senden. Der Ruf und der Umsatz eines Unternehmens hängen davon ab, den Verlust wertvoller Vermögenswerte und privater Kunden-oder Kundeninformationen zu vermeiden.,
Die falsche Behandlung sensibler Informationen kann auch zu Geldstrafen und anderen Strafen für Personen in Branchen wie Finanzen, Recht, Verlagswesen, Bildung und Gesundheitswesen führen, die Datenschutzgesetze wie HIPAA oder DSGVO einhalten müssen.
Angesichts der zunehmenden Herausforderungen im Bereich Cybersicherheit ist die E-Mail-Verschlüsselung der Industriestandard für den Datenschutz. Unabhängig davon, ob Sie ein Dokumentkennwort für Kollegen freigeben oder einen vertraulichen Kundenvertrag aushandeln müssen, ist es wichtig, die beste verfügbare Outlook-E-Mail-Verschlüsselung bereitzustellen, um sicherzustellen, dass Sie wirklich geschützt sind.,
So senden Sie eine vollständig verschlüsselte E-Mail in Outlook
Die E-Mail-Verschlüsselungsdienste von Microsoft Outlook sind nicht so sicher, wie Sie vielleicht glauben. Dies liegt daran, Outlook verschlüsselt E-Mails mit S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) und Office 365 Message Encryption, die beide verlassen sich auf den Absender und Empfänger aktiviert haben.
Möglicherweise sind Sie nicht geschützt, wenn Sie einem Empfänger eine E-Mail senden, der eine E-Mail-Plattform verwendet, die keine S/MIME-oder Office 365-Nachrichtenverschlüsselung unterstützt., Kostenlose Webmail-Benutzer wie Clients in Google Mail, Yahoo und iCloud verfügen häufig nicht über die Funktionen, die für eine robuste E-Mail-Verschlüsselung erforderlich sind.
Im Jahr 2019 haben Cyberkriminelle den Webmail-Client gehackt Outlook.com und erhielt Zugriff auf vertrauliche private Informationen, einschließlich E-Mail-Betreffzeilen, Ordnernamen, Kontaktlisten und einige E-Mail-Inhalte. Die Verwendung einer End-to-End-Verschlüsselung ist die einzige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Outlook-E-Mail-Nachrichten und-Anhänge sowohl während des Transports zu Ihrem Empfänger als auch in Ruhe in einem Posteingang absolut sicher sind.,
Verwenden von Add-In-E-Mail-Verschlüsselungsdiensten von Drittanbietern
Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails und Anhänge vollständig sicher sind, kann Ihr Unternehmen zu einem separaten Verschlüsselungs-E-Mail-Anbieter wechseln. In diesem Fall würden Sie jedoch alle Funktionen von Outlook verlieren, auf die Sie sich verlassen haben.
Anstatt sich mit dem Ändern von E-Mail-Plattformen zu beschäftigen, ist es eine weitere bequemere Lösung, Outlook einen Add-In-Verschlüsselungsdienst eines Drittanbieters hinzuzufügen., Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie einen Dienst auswählen, der den E-Mail-Prozess sowohl für den Absender als auch für den Empfänger nicht erheblich beeinträchtigt.
Die E-Mail-Verschlüsselung ohne optimierte Benutzererfahrung kann zusätzliche unbequeme Schritte erfordern, nur um eine E-Mail zu senden und zu lesen, was die Verwendung erschwert. Wenn dies der Fall ist, wird es nicht konsequent von Mitarbeitern und anderen in Ihrer Organisation angewendet werden.
Wenn Sie das Outlook Encryption Add-In von Digify installieren, ist das Senden sicherer Outlook-E-Mails und Anhänge einfach.,
Verwendung von Digify zum Verschlüsseln von E-Mails und Anhängen
Mit dem Outlook Encryption Add-In von Digify können Sie Ihre E-Mails* und Anhänge verschlüsseln, ohne Ihren Workflow zu ändern oder Ihren Posteingang zu verlassen. Sie müssen Ihrem Empfänger auch kein Passwort manuell geben oder die Plattform abonnieren lassen.
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihren E-Mail-Anhang jederzeit nach dem Senden und wählen Sie, ob Ihr Empfänger ihn herunterladen oder ausdrucken kann. Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu und setzen Sie Ihr Dokument nach einer bestimmten Zeit auf Selbstzerstörung., Sie können auch sehen, wie oft Ihr Dokument angezeigt wurde und wie lange.
Um mit dem Outlook Encryption Add-In von Digify zu beginnen, folgen Sie diesen fünf einfachen Schritten:
- Laden Sie das Digify Outlook encryption Add-In hier herunter.,überprüfen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen:
- Zugriffskontrolle: Fügen Sie Empfänger hinzu, die Zugriff erhalten sollen
- Berechtigungen: Legen Sie Berechtigungen zum Drucken und Herunterladen Ihres angehängten Dokuments fest
- Wasserzeichen: Wählen Sie aus, ob ein personalisiertes Wasserzeichen zur Identifizierung und Verfolgung hinzugefügt werden soll
- Ablaufdatum: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der das angehängte Dokument automatisch abläuft
- Fügen Sie Ihren Outlook-Anhang als Link in Ihre E-Mail ein und senden Sie
Sehen Sie sich die Video-Demo unten an, um zu erfahren, wie Sie eine verschlüsselte E-Mail in Outlook senden.,
Zum Verschlüsseln von Outlook-E-Mail-Nachrichten und-Anhängen verwendet Digify den AES-256-Verschlüsselungsalgorithmus, der von der National Security Administration (NSA) für streng geheime dokumente.
So öffnet Ihr Empfänger Ihre verschlüsselte Outlook-E-Mail und Anhänge
Wenn Ihr Empfänger Ihre verschlüsselte E-Mail-Anhang erhält, alles, was sie tun müssen, ist auf den Anhang Link innerhalb der E-Mail klicken., Ihr Outlook-E-Mail-Anhang kann dann über einen sicheren Digify-Link angezeigt werden.
Sie können auch auswählen, ob der Empfänger seine E-Mail-Adresse überprüfen soll, um das angehängte Dokument zu öffnen. Wenn Sie diese Option auswählen, wird automatisch ein Code erstellt und an Ihren Empfänger gesendet, damit dieser den Anhang öffnen kann.
So verfolgen Sie verschlüsselte Outlook-E-Mails und Anhänge
Als beliebteste Geschäftskommunikationsmethode verlassen sich Unternehmen auf E-Mails, um vertrauliche Dokumente wie Verträge, Präsentationen und viele andere Dateitypen zu senden., Sobald Sie eine E-Mail gesendet haben, müssen Sie erraten, wo Ihre angehängten Dokumente landen und ob sie sogar von Ihrem Empfänger geöffnet wurden.
Neben der sicheren Verschlüsselung Ihrer Microsoft Outlook-E-Mails und-anhänge mit Digify können Sie Ihre E-Mails und angehängten Dokumente verfolgen, um sie anzuzeigen, wenn sie geöffnet, gedruckt und von Ihrem Posteingang aus weitergeleitet werden.
Sie können sehen, wann Ihr Empfänger Ihre E-Mail und Ihren Anhang geöffnet hat, wie lange er sie angesehen hat und ob er Ihr Dokument heruntergeladen oder ausgedruckt hat. Nach einer festgelegten Zeit können Sie Ihre E-Mail und Ihren Anhang so konfigurieren, dass sie automatisch ablaufen.,
Auf diese Weise müssen Sie niemals riskieren, dass Ihre vertraulichen Informationen der falschen Person oder Organisation ausgesetzt werden. Klicken Sie einfach auf einen Kippschalter, um den Zugriff zu widerrufen, nachdem die Outlook-E-Mail und der Anhang an Ihren Empfänger gesendet wurden.
Schlussfolgerung
Datenschutzverletzungen offenbarten 4,1 Milliarden Datensätze in den ersten sechs Monaten 2019. Obwohl Datenschutzverletzungen von Jahr zu Jahr häufiger werden, sind viele Unternehmen nicht bereit, sie zu verhindern und zu bekämpfen, wodurch sie unnötig Reputations-und Finanzverluste riskieren.,
Glücklicherweise können Sie Ihre E-Mail-Sicherheit gegen Verletzungen mit E-Mail-Verschlüsselungslösungen wie Digify steigern. Jetzt können Sie wieder kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Outlook-E-Mails und Anhänge hat, ohne auf nahtlose Zusammenarbeit zu verzichten.
Mit einer kostenlosen Testversion des Outlook Email Encryption Add-Ins von Digify können Sie verschlüsselte Outlook-E-Mails und Anhänge sicher an jeden beliebigen Ort senden.