Wellesley College-Projekt auf Social Computing: Wie Sie Ihren Professor
E-Mail Wie Sie Ihren Professor
Studenten oft sagen uns, dass sie sich Sorgen darüber, wie eine E-Mail-Nachricht an einen Professor Adresse-vor allem eine, die sie nicht wissen. Nachfolgend finden Sie Vorschläge, die Fragen beantworten wir nicht nur von Studenten gehört haben, aber von Professoren. Und Hinweis: Verwenden Sie diese Tipps nicht nur für E-Mail-Professoren, aber Menschen, die in College-Büros arbeiten, Ihre Arbeitgeber und Job-Supervisors, und Ihre Klasse Dekane und RDs.,
Wenn Sie Ihren Professor ansprechen
E-Mail an einen Professor sollte wie ein Geschäftsbrief behandelt werden –zumindest bis Sie wissen, dass Professor persönliche Vorlieben sehr gut. Obwohl E-Mail weithin als informelles Medium angesehen wird, wird es in vielen Umgebungen (einschließlich des Wellesley College) für geschäftliche Zwecke verwendet. Sie werden nicht irren, wenn Sie zu formell sind, aber es besteht die Möglichkeit, viele Gaffes zu begehen, wenn Sie zu informell sind.
Der Betreff-Header sollte informativ sein. Es ist keine Begrüßungszeile, schreiben Sie also nicht so etwas wie „hey Professor“ in diese Zeile., Schreiben Sie stattdessen einige Wörter, die den Zweck Ihrer Nachricht angeben:“ Fordern Sie beispielsweise ein Leerzeichen in Ihrer Klasse an“.
Verwenden Sie Professorennamen, wenn Sie sie ansprechen.Viele Professoren, die wir befragt haben, sagten, dass sie nicht einfach „Professor“ genannt werden möchten.“Sie bevorzugen „, so Professor Lee“ oder „Frau/Herrn Lee“; die meisten sagen uns, dass der Titel selbst spielt keine Rolle, fast so viel wie die Tatsache, dass Sie auch Ihre Namen („Dr. Lee“ scheint ungewöhnlich, in Wellesley, wenn, nur damit Sie wissen)., Einige Professoren werden schließlich vorschlagen, dass Sie sie bei ihren Vornamen nennen, aber wenn Sie sich wohler fühlen, weiterhin einen Titel zu verwenden, ist das immer in Ordnung. Nur sicher sein, einen Namen zu verwenden. (Hinweis: Diese Kommentare gelten sowohl für die persönliche Interaktion als auch für E-Mail).
Lieber, Hallo, Hey, oder nichts? Für manche Augen und Ohren mag „Dear Professor Jones“ zu formal für eine E-Mail – Nachricht sein-aber in der Tat wird es gut tun, wenn Ihr Zweck ein Geschäft ist. Es ist auch in Ordnung, einfach „Professor Jones“ (gefolgt von einem Komma) zu schreiben., Einige Fakultät sind empfindlich auf das Wort „Hallo“ als Gruß, ob allein oder mit einem Namen (zB „Hallo, Professor Jones“), aber andere don“t dagegen und in der Tat verwenden Sie es selbst. Aber vermeiden Sie “ hey “ – niemand, den wir abgefragt haben, mag diesen.
Erwarten Sie keine sofortige Antwort.Obwohl wir uns alle an die momentane Qualität der elektronischen Kommunikation gewöhnt haben, möchten Ihre Professoren, dass Sie wissen, dass sie eine Nachricht einfach nicht immer schnell beantworten können. Lassen Sie sie ein oder zwei Tage oder sogar länger antworten. Sie können die Nachricht erneut senden, wenn Sie nicht wieder in fünf Tagen oder so gehört haben.,
On e-mail style
Don ‚t use Smileys oder andere emoticons, wenn eine e-Mail an Professoren, und don“t verwenden alle diese internet-Akronyme, Abkürzungen und verkürzte Schreibweisen (z.B., LOL, oder „U“ für „you“). Ebenso nicht verwechseln E-Mail-Stil mit TXT-Stil. All diese elektronische Kurzschrift signalisiert ein Maß an Intimität (und vielleicht des Alters), das für den Austausch mit Ihren Professoren ungeeignet ist.
Schreibe grammatikalisch, buchstabiere richtig und vermeide dumme Fehler.Korrekturlesen. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung. Überprüfen Sie insbesondere auf peinliche Fehler in Ihrem Betreff-Header., Zeigen Sie, dass Sie sich darum kümmern, wie Sie sich Ihrem Professor schriftlich präsentieren.
Verwenden Sie Absatzumbruch, um Ihre Nachricht zu organisieren. Es ist schwer, einen langen ununterbrochenen Strom von Wörtern auf einem Bildschirm zu lesen.
Auf inhalt
Don“t verwenden e-mail zu schimpfen oder jammern.Manchmal kann das Erscheinen einer Nachricht „Schimpfen“ signalisieren: sehr lange Absätze, keine Großbuchstaben, keine Satzbrüche. Diese sind nicht Spaß zu lesen, und kann auch die genau entgegengesetzte Antwort hervorrufen, die Sie beabsichtigen,., Natürlich sind wir alle versucht, manchmal in E-Mail zu schimpfen, also empfiehlt ein Professor Folgendes: Sicher, schimpfen Sie alles, was Sie in einer E-Mail wollen. Aber senden Sie es nicht. Drücken Sie die Schaltfläche Löschen und schreiben Sie dann eine gemessenere Nachricht. (Viele Dozenten werden Ihnen sagen, dass sie Dateien voller unsentimentaler Nachrichten haben; Sie haben mit Bedacht gelernt, dass eine E-Mail, die in der ersten Frustration geschrieben wurde, sorgfältig überarbeitet und gesendet werden muss.) Andererseits ist eine E-Mail, in der Sie eine konstruktiv formulierte Beschwerde an die Person richten, die solche Beschwerden am besten adressieren kann, in Ordnung.,
Halten Sie die meisten Nachrichten unter einem Bildschirm in der Länge;viele Leser werden einfach lange Nachrichten lesen verschieben, und dann kann nie wieder zu ihnen kommen. Andererseits kann eine sehr kurze, knappe Nachricht einfach bedeutungslos sein. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen enthalten, damit Ihr Leser verstehen kann, was Sie anfordern. Geben Sie bei Bedarf ein wenig Hintergrund oder Kontext an. Geben Sie Ihre Anfrage klar an.
Ergreifen Sie zusätzliche Schritte, um den E-Mail-Austausch zu minimieren;Wenn Sie beispielsweise einen Termin anfordern, geben Sie Ihren Zweck an und benennen Sie die Zeiten, zu denen Sie in Ihrer ursprünglichen Nachricht kommen könnten., Ihr Befragter kann Ihnen dann möglicherweise nur mit einer zusätzlichen Nachricht antworten.
Zitieren Sie selektiv und kurz aus früheren Nachrichten, um Kontext und Hintergrund bereitzustellen. Obwohl manchmal ist es gut, eine ganze Börse zu zitieren, um eine Aufzeichnung zu halten, was gesagt wurde anddecided, oft ist es unnötig und einfach endet eine Nachricht zu lange und überladen den Bildschirm zu machen.
Viele Professoren raten, darüber nachzudenken, warum Sie eine E-Mail-Nachricht senden. Fragen Sie etwas, das leicht überprüft werden könnte, wenn Sie selbst ein paar zusätzliche Schritte unternehmen würden?, Zum Beispiel, Eine Professorin per E-Mail einfach zu fragen, wann ihre Sprechstunden sind, kann ärgerlich sein, wenn die Sprechstunden bereits klar auf dem Lehrplan angekündigt wurden. Andererseits ist E-Mail für einen Termin in Ordnung. Stellen Sie privat eine Frage, die auf der Kurskonferenz besser gestellt werden könnte, wo alle Schüler die Antwort sinnvoll sehen könnten? Senden Sie eine E-Mail, um eine Beschwerde einzureichen oder um ein Empfehlungsschreiben zu bitten oder um Hilfe bei einem Problem zu suchen? In diesen Fällen könnte der persönliche Kontakt und ein Bürobesuch viel besser sein.,
Seien Sie respektvoll und denken Sie darüber nach, welche Dinge für Ihren Professor seltsam oder beleidigend klingen könnten.Zum Beispiel, don “ t flippantly sagen, dass Sie durch den Professor geschlafen Klasse, oder sprechen Sie über Ihr Liebesleben, oder bash Chemie oder Mathematik oder Schreiben.
Wellesley Fakultät halte sehr viel von Ihren Schülern und Sie werden bald feststellen, dass Sie eng mit Ihnen zusammenarbeiten, und dass Sie“ll fühlen sich sehr angenehm Eingabe einer geistigen Verwandtschaft mit Ihren Professoren., E-Mail wurde oft als demokratisierendes Kommunikationssystem angesehen, das Hierarchien abflacht und es Menschen aller Art ermöglicht, bequem und frei miteinander zu kommunizieren. Wir schätzen die Leichtigkeit der Kommunikation, die E-Mail bietet uns-aber wir, die bei Wellesley arbeiten haben auch gelernt, im Laufe der Zeit, dass wir nicht ganz wollen, dass unsere E-Mail mit Studenten wie ein Instant-Message-Austausch fühlen., Die meisten Professoren sind überwältigt von der großen Anzahl von E-Mail-Nachrichten, die sie erhalten; einige wurden durch die schiere effrontery von einigen dieser Nachrichten schockiert; viele werden frustriert, wenn E-Mail so viel von ihrer timeand emotionale Energie verbraucht, die sie dann wertvolle persönliche Zeit mit Ihnen verbringen können. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen – und Ihren Professoren-helfen, etwas von dieser emotionalen Energie zu sparen.
Und was diese emotionale Energie betrifft, hier ist ein letzter Tipp:
Sei nett zu dir selbst, wenn du einen elektronischen Fauxpas machst.,Wir alle – auch diejenigen, die jahrelang elektronische Kommunikation studiert haben-haben einige ziemlich monströse Fehler gemacht. Wir lernen aus unseren Fehlern und lernen, uns selbst (und anderen) zu vergeben.