Actividades de la Reunión matutina: 31 formas de organizar reuniones comprometidas

Jon: ¿cómo fue la reunión?bueno the Los donuts hicieron que la reunión de una hora valiera la pena. De lo contrario, no me molestaría en ir.

¿vas a reuniones para los donuts o para la conversación?

la mayoría de las empresas invariablemente tienen una (o más) reuniones matutinas, y a menudo las encontramos molestas y disruptivas para nuestra rutina diaria o tareas a mano.,

Las reuniones se consideran importantes para hacer avanzar su negocio a través del intercambio de información, la resolución de problemas, la revisión del rendimiento, la toma de decisiones y la planificación de proyectos. También pueden ayudar a TP a fomentar el trabajo en equipo y la inclusión.

sin embargo, las reuniones generalmente se ven como eventos aburridos que pueden ser temidos por todos, incluido el organizador.

también le cuestan a la empresa buen dinero.,

el Consejo Nacional de estadísticas dice que el 37% del tiempo de los empleados se gasta en reuniones, y el 47% de los empleados consideran que demasiadas reuniones son la mayor pérdida de tiempo en cualquier día, más que las redes sociales o el correo electrónico.

como líder, ¿cómo puedes convertir tus reuniones de «aburridas y temidas»a» energizadas y efectivas»?

31 Actividades de Reuniones matutinas para energizar a su equipo

Aquí hay algunas actividades de reuniones matutinas que puede hacer para organizar reuniones comprometidas y productivas para todos los asistentes:

comience a una hora impar

en lugar de las 9 A. M. habituales., reunión de la mañana, comience su sesión a las 8: 48 A.m. tener una hora de inicio inusual es útil para ayudar a los asistentes a recordar la hora de una reunión.

el cerebro puede asociar la regulación con «aburrido» y «predecible» por lo que, si la hora se altera de la reunión regular de las 8:30 o las 9 a algo un poco más fuera de ritmo, no solo ayudará a los asistentes a recordar esa hora extraña, sino que tampoco asociará la reunión con «aburrimiento».

también cuando diga 8: 48 A. M., comience justo en punto. No espere si la persona mayor no está presente., Establezca expectativas con su equipo de antemano para que todos esperen comenzar la reunión a la hora señalada.

no permita que los atrasados asistan o, mejor aún, tenga una consecuencia tonta para los asistentes tardíos!

cuando las reuniones comienzan a tiempo, es más probable que terminen a tiempo. También suelen ser más productivos y permiten que la reunión se desarrolle de forma rápida y eficaz.

Mantenga un rompehielos

Use los primeros 10 minutos como un mezclador social o rompehielos., Preguntar a tu equipo cómo les va y comenzar tus reuniones con un rompehielos y una pequeña charla puede hacer maravillas para tu relación.

TeamBuilding tiene una impresionante lista de preguntas para romper el hielo que puedes probar.

por ejemplo, a todos se les puede pedir que digan una cosa interesante que hicieron durante el fin de semana o que se jacten de un logro en el trabajo. Incluso pueden compartir un incidente divertido que les sucedió a ellos o en su departamento desde la última reunión.,

en lugar de turnarse para ir en sentido horario o anti-reloj alrededor de la habitación-que sea aún más interesante jugando catch –ball.

para jugar a la pelota:

• Todo el mundo se para en un círculo.
• tomas una pelota de goma y la lanzas al azar a una persona.
• él / ella comparte su experiencia de fin de semana o incidente divertido y luego lanza la pelota a otra persona al azar.
• No seguir ningún patrón lo hace mucho más divertido!

a veces la gente echa de menos la captura de la pelota!y eso conduce a algunas risas también!,

Esta es una excelente manera de establecer un estado de ánimo relajado y divertido para las Reuniones matutinas que generalmente se perciben como eventos serios y adormecedores.

la técnica «catch-ball» también se puede hacer virtualmente con hilanderos en línea, dados o simplemente haciendo que la gente hable en el orden en que entraron en el chat grupal.

comience con un examen emergente

preferiblemente, relacionado con el tema de la reunión. Esto no solo despierta a todos los participantes, sino que también envía un mensaje de que todos deben estar preparados para las reuniones., Deberían haber leído la información y las notas enviadas antes de la reunión y haber comprendido a fondo el orden del día.

Este es un gran método para garantizar Reuniones matutinas productivas y efectivas en las que todos se involucren y participen.

pruebe una ubicación loca

esto agregará un elemento de diversión y reavivará la originalidad. En lugar de «Sala de conferencias #5», Pruebe «mesa de Picnic #2» detrás del edificio de oficinas, o elija una cafetería local. Es increíble lo que un simple cambio de lugar puede hacer por la productividad y la creatividad de su equipo.,

incluso puede robar una idea única de ubicación de reunión del editor de juegos móviles «Genera Games». Celebran sus reuniones en la cancha de baloncesto, lanzando aros y lluvia de ideas mientras juegan un juego rápido. Esto también mejora el espíritu de equipo y la cohesión, al tiempo que da un impulso de energía a los miembros del equipo.

si estás en un equipo remoto, intenta dar a los miembros de tu equipo un desafío para que todos vayan al mismo tipo de entorno como un Tim Hortons, o un requisito más general, como una cafetería local., Esto puede incluso ayudar a sus trabajadores remotos a salir de la casa y tener una mente fresca cambiando su paisaje. Esto también podría permitir que los trabajadores remotos descubran un lugar local del que puedan hablar con el resto del equipo en su reunión.

diviértete con la comida

es posible que te hayas saltado un abundante desayuno para asistir a la reunión de la mañana temprano, pero este divertido juego de comida se encargará de tu estruendoso estómago.

pida a un miembro del equipo que traiga un tipo de pan nuevo y diferente a cada reunión (debe pedírselo con anticipación)., Rotar esta responsabilidad a cada miembro del grupo. Incluso podrías votar por el mejor «ganador del pan» del mes.

para los equipos remotos, intente tener una fiesta virtual de pizza o compartir una comida con el equipo, ya sea el desayuno de un miembro del equipo y la cena de otro miembro del equipo. Comer durante la reunión puede crear conversaciones interesantes y agregar una sensación más ligera y amigable a sus discusiones.

Play it out

una excelente manera de asegurarse de que todos estén despiertos y alertas durante las «Reuniones matutinas» es comenzar con un juego simple o un desafío para la mente., Esto también permite que los jugos creativos fluyan.

Un juego interesante mencionado por Dave Gray en su libro Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers es el «Anti-problema».

en este juego, a los asistentes a la reunión se les pide que identifiquen formas de resolver el problema opuesto a su problema actual. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las pisadas en la tienda minorista, entonces la persona tiene que resolver el anti-problema: ¿cómo reducir las pisadas en la tienda minorista?

el propósito del juego es hacer que la gente vea un problema desde una perspectiva completamente opuesta., Mirar las cosas de manera diferente a veces te hace consciente de los problemas reales que están contribuyendo al problema real. También le permite pensar en soluciones «listas para usar».

Este es solo un ejemplo del tipo de actividades de equipo para el trabajo que tendrán un efecto dominó positivo en los empleados de su empresa.

reproducir una improvisación

una improvisación es una forma de teatro en la que la mayoría o la totalidad de lo que se representa no está planificado o sin guion, y es creado espontáneamente por los intérpretes.

Haga que los asistentes a su reunión hagan una improvisación, lo que sea divertido y emocionante para ellos., Podría ser tan corto como 10 minutos.

esto suena tonto, pero escúchame: cuanto más juguetón sea el entorno, más se sentirá tu equipo relajado y cómodo compartiendo pensamientos entre sí.

abrirá sus mentes y preparará al equipo para una lluvia de ideas más tradicional. El resultado sería una inmersión más profunda para resolver problemas con mayor creatividad.

Además, volverse más cómodo y tonto aumentará el trabajo en equipo y fomentará un ambiente abierto y acogedor.,

La improvisación y el juego de roles también se pueden hacer virtualmente, y pueden llevar a algunas conversaciones hilarantes entre los miembros del equipo. También puede convertir esto en una forma divertida de resolver problemas, si hay algún problema que deba abordarse en el trabajo: permitir que los miembros de su equipo representen los escenarios que han enfrentado con los clientes, por ejemplo, puede permitir que los miembros del equipo observen la situación de manera diferente y vean la situación desde múltiples perspectivas.,

lanzar algunos globos

otra forma divertida de hacer una lluvia de ideas sobre los problemas es conseguir que los asistentes escriban ideas sobre un tema determinado en un pedazo de papel (uno por hoja), doblen el papel y lo pongan dentro de un globo.

luego inflar los globos, lanzarlos durante 30 segundos y luego dejar que cada miembro pueda atrapar un globo. Deja que saquen la hoja de ideas de su globo y construyan sobre esa idea.

usar la idea de otra persona para construir una solución conduce a resultados creativos y productivos.,

Los equipos virtuales también pueden hacer esta actividad utilizando encuestas anónimas y permitir a los colaboradores leer sugerencias e ideas, sin revelar quién se le ocurrió cada sugerencia.

pegue ideas sobre la marcha

alinee las paredes de su sala de reuniones con diferentes declaraciones de problemas como «¿Cómo podemos mejorar la calidad de XYZ?»O crear un mapa mental en línea para que los trabajadores remotos contribuyan.

dé a los miembros de la reunión un bloc de notas «pegajoso» y pídales que anoten las soluciones a cada uno de esos problemas., O bien, dales acceso al mapa mental en línea y haz que todos contribuyan con soluciones a los problemas dados.

tener todas las preguntas y soluciones visibles, en un gran espacio, es una gran manera de ver una enorme pared/ pantalla de ideas, donde todos han contribuido. Esto promueve la formación de equipos y demuestra un sentido de colaboración dentro del equipo.

establecer la agenda de la reunión

establecer una agenda clara para su reunión matutina es vital por varias razones.

primero, le da un propósito y significado claros a la reunión., Esto ayuda a los invitados a determinar qué tan importante es para ellos asistir y pueden priorizar su trabajo en consecuencia.

en segundo lugar, conocer el tema de una reunión da a los asistentes tiempo para preparar ideas básicas que conducen a una discusión o debate productivo.

a continuación, sin conocer el propósito de la reunión, la gente puede quedar al margen y los problemas o discusiones sobre la compañía pueden ser secuestrados por discusiones aleatorias sobre películas de Netflix y debates sobre quién merecía ganar esa competencia de baile o canto que se emitió la noche anterior.,

preparar los puntos de la agenda (no más de 3-5) y enviarlos a los asistentes el día anterior a la reunión. Los temas del programa deben ser limitados, centrados y con plazos concretos. Ejemplo: «estrategia de Redes Sociales – 15 minutos».

enviar invitaciones temprano

distribuir una invitación detallada al menos tres días antes de la reunión.

Las personas necesitan tiempo de anticipación para programar sus planes, con la reunión en mente. Especialmente si está trabajando en un equipo remoto, todos los miembros están trabajando con diferentes líneas de tiempo y zonas horarias.,

Las invitaciones a reuniones de última hora tienden a dar lugar a reuniones improductivas o a miembros del equipo ausentes o tardíos.

dé a los miembros del equipo suficiente tiempo de anticipación para planificar en consecuencia.

asignar roles

utilice la agenda para asignar roles y qué contribución – sugerencias, ideas y propuestas – espera de cada participante. Las mejores reuniones son interactivas, donde todos se involucran y participan.

también puede utilizar esta oportunidad para asignar la responsabilidad a cualquier persona del grupo (una diferente cada vez) para obtener pan, o configurar un mapa mental en línea.,

esto aumenta la anticipación para la reunión que va un largo camino en el aumento de la asistencia y el compromiso.

envíe documentos en lugar de tener una sesión de lectura grupal

si hay informes o notas que deben revisarse con anticipación, envíelos a los asistentes con la suficiente antelación para que todos los asistentes puedan leerlos.

de lo contrario, su reunión se convertirá en una «sesión de lectura» que no será un uso productivo del tiempo de nadie.,

invitar solo a personas relevantes

toda la diversión y los juegos y la planificación previa serán efectivos solo cuando los miembros del equipo que sean relevantes para el tema de discusión formen parte de la reunión.

Los empleados que no están obligados a ser parte de ninguna discusión pueden llegar a ser disruptivos, y arrastrar las conversaciones fuera del camino. También es un desperdicio de recursos de la empresa que los empleados asistan a reuniones donde no pueden o no pueden contribuir.,

Buzz people

para garantizar que las reuniones no queden «fuera del orden del día», tenga una política en la que los participantes puedan «buzz» a cualquiera que intente traer cualquier tema que no pertenezca al tema de la reunión actual.

Estos temas pueden anotarse para futuros debates o reuniones. Puede usar un zumbador de mesa o simplemente decir la palabra «zumbido». Esta técnica es particularmente efectiva Si tienes a alguien a quien le gusta secuestrar reuniones.,

tenga una política de ‘sin distracciones’

pida a los participantes que se abstengan de usar teléfonos durante las discusiones a menos que se esté utilizando para tomar notas.

idealmente, también debe abstenerse de hacer presentaciones. La reunión debe ser un lugar para la lluvia de ideas y la toma de decisiones, no un espectáculo de PowerPoint.

quieres hablar con los empleados, no con ellos.,

obtenga donaciones

para evitar que las distracciones suenen los teléfonos móviles – que pueden causar un inconveniente en la productividad de una reunión – mantenga una política de que cualquier persona cuyo teléfono suene debe hacer una donación a una fundación caritativa.

esto es un beneficio para todos si su empresa ya tiene una organización sin fines de lucro a la que donan.

reiterar los detalles del programa

al comienzo de la reunión reiterar el programa específico de la reunión. Esto ayuda a los asistentes a centrar su atención y entender lo que se requiere de ellos.,

muchos empleados asisten a reuniones consecutivas, por lo que es útil cuando se repite la agenda. El organizador de la reunión también debe dejar claro qué decisiones deben tomarse o qué medidas deben tomarse al final de esa reunión.

Coaxial participation

para garantizar una participación efectiva, no domine la discusión. Sé positivo sobre todas las entradas. Además, indique que la participación es primordial de todos los asistentes.

Por lo general, cada reunión tiene pocas personas que normalmente no hablan., Para involucrarlos en los procesos de toma de decisiones, escriba algunas preguntas relacionadas con la agenda de la reunión en el tablero o en el chat grupal antes de que lleguen los asistentes.

luego pregunte a cada persona tiene que escribir su respuesta en una nota Post-It y colocarla al lado de cada pregunta, o enviarla al chat de grupo en un orden numerado. Este proceso debe hacerse antes de que comience cualquier discusión en la agenda para que los pensamientos de todos salgan en público.,

un ‘talking stick’moderno

otra forma de aumentar la participación es tener un pequeño token, digamos una ficha de poker o un Talking stick, dado aleatoriamente a una persona para que hable.

después de que esa persona ha compartido su idea, se la pasa a otra persona que aún no ha recibido el chip.

la aleatorización ayuda a mantener la atención de los participantes y todos pueden hablar.

un bastón virtual para hablar se puede hacer a través de la tecnología del botón de silencio – forzar a todos a silenciar sus micrófonos mientras alguien más está hablando. Esto permite que la persona que habla hable sin interrupción., Luego, por cualquier método no convencional, tome turnos para hablar permitiendo que cada miembro del equipo hable individualmente antes de abrir la discusión a todo el equipo remoto.

Pon a todos en la misma página – solidaridad del equipo

para asuntos importantes pregunta los pensamientos de cada participante y repite lo que ha sido implícito por todo el grupo antes de anotar la decisión final.

Puede usar varias herramientas en línea para anotar notas y luego permite a los asistentes agregar sus propios comentarios a estas.

Mantenga un reloj de arena o temporizador

esto es más divertido si puede obtener un temporizador de huevo., Designe un cronometrador.

de acuerdo cuánto tiempo se discutirá un tema y cuando se acabe el tiempo, el cronometrador podrá gritar » ¡tiempo!»que es la señal para pasar al siguiente tema.

las restricciones de tiempo impuestas a menudo aumentan la producción creativa.

manténgalo no tan formal

asegúrese de que los asistentes sepan que pueden irse cuando la reunión se convierta en asuntos no relevantes para sus roles en la empresa. Hacer que se queden para discusiones irrelevantes es agotador para ellos y perjudicial para la productividad de su empresa.,

sin embargo, cada miembro debe salir de una manera que no perturbe completamente a los otros miembros en la reunión. En un chat en línea, un simple mensaje escrito que indica «salir-hablar con todos ustedes pronto», o escabullirse de una oficina con una simple ola, es una gran manera de reconocer a su equipo sin interrumpir la conversación.

configurar un espacio de reunión en particular

asegúrese de saber no solo cuándo se está celebrando la reunión, sino dónde.,

ya sea que se reúna en una sala de juntas, un café o en un software de comunicación en línea en particular como Skype o Google Hangouts, asegúrese de decirle a sus asistentes exactamente dónde se celebra la reunión.

esto eliminará cualquier locura de última hora en la que los asistentes hayan llegado solo para encontrar una sala de reuniones disponible. También asegúrese de que el espacio de reunión se adapte al número de asistentes y al trabajo a realizar.

Puedes usar Google Calendar para elegir una sala de reuniones en particular cuando envíes invitaciones.,

obtener la tecnología en su lugar

compruebe si la sala de reuniones / plataforma en línea Se adapta a toda la tecnología y el equipo necesario para una reunión. Estas tecnologías pueden ir desde pizarras, marcadores, proyectores, pantallas, equipos de videollamadas, aplicaciones de pantalla compartida o en algún lugar intermedio.

haga un recorrido rápido y pruebe todo antes de que comience la reunión, para evitar perder tiempo durante la reunión.

organizar reuniones cortas

no establecer reuniones de más de 20 o 50 minutos., La cantidad máxima de tiempo que produce una discusión productiva sobre un tema es de aproximadamente una hora. Las reuniones que duran más de una hora tienden a ser improductivas.

mantenga reuniones de pie

para actualizaciones semanales (de rutina) de ventas / marketing pruebe una reunión de pie de 10 minutos. Todo el mundo se pone de pie por la duración de la reunión.

si quieres tener reuniones breves, prueba esta técnica. También tiende a hacer que las personas se muevan físicamente, lo que aporta más energía a la reunión. Además, cuando las personas están de pie, llegarán al punto más rápido.,

Final en el tiempo

Cuando usted comienza a tiempo, usted debería, idealmente, ser capaz de terminar a tiempo. Si ha programado una reunión para 30 o 60 minutos, haga que sea un hábito cerrarla al final de ese tiempo.

esto es igualmente importante para garantizar que las discusiones no se prolonguen para siempre y que se tomen decisiones. Si la gente sabe que la reunión va a terminar en un momento específico, impulsará un mejor comportamiento de la reunión por parte de todos los involucrados.

los anuncios rápidos del tiempo restante a intervalos regulares también pueden ayudar a mantener un ritmo de reunión adecuado.,

finalizar antes

Si se han tomado todas las decisiones, por favor, siga adelante terminar la reunión antes. Deja que la gente se meta en otras cosas. Volver al trabajo es más productivo que sentarse en una sala de conferencias y charlar. Terminar las reuniones antes de tiempo también es un signo de un equipo sistemático, eficaz y productivo.

mantenga una Q& una sesión

utilice los últimos 10 minutos de la reunión para obtener una rápida Q& A. inicialmente, nadie puede tener preguntas, pero tenga paciencia., Si esperas un minuto sin tratar de completar el silencio incómodo, por lo general saldrán algunas preguntas. Estas preguntas siempre terminan siendo muy útiles.

aumente la concentración

Por último, organice bebidas a base de glucosa durante sus reuniones matutinas o invite a su equipo remoto a tomar su café o bebida energética mientras chatean en línea. Esto aumenta la concentración y la fuerza de voluntad que es esencial para las discusiones eficaces y la toma de decisiones.

Las reuniones comprometidas conducen a sesiones creativas de lluvia de ideas y decisiones productivas., Si bien la mayoría de los empleados temen las Reuniones matutinas, los líderes innovadores pueden encontrar formas de hacer que las reuniones sean divertidas y productivas.

Arsenal para buenas reuniones

Las herramientas pueden marcar la diferencia entre reuniones aburridas y sesiones de trabajo efectivas donde se toman buenas decisiones, las personas se involucran y se van con un claro sentido de propósito.

Una herramienta interesante que puede considerar es menos Reunión., Esta es una aplicación en línea de pago con características como la configuración de la agenda, un temporizador de Cuenta regresiva que le pide que pase al siguiente tema a medida que el tiempo se acorta, y un «estacionamiento», donde puede anotar temas que vale la pena discutir más tarde.

una vez que haya creado la agenda, puede enviarla, junto con cualquier otro archivo relacionado, a las personas que necesita para asistir a su reunión en la invitación. También tiene herramientas de colaboración para que pueda celebrar reuniones con asistentes remotos. Less Meeting también se conecta y sincroniza con Outlook y Google Apps.,

una vez que la reunión ha terminado, la aplicación también le da una lista concisa de elementos de acción, actas de la reunión y notas, y más para enviar a todos los que vinieron. Incluso obtendrá comentarios sobre sus reuniones para que las próximas sean mejores.

ahora que sabes cómo dirigir las reuniones donde los participantes están comprometidos y activos para que obtengas un resultado productivo, es vital hacerte una pregunta importante:

¿es necesaria esta reunión?

muchas empresas piensan que tienen que tener reuniones para ser productivas.,

llenan sus horarios con reuniones interminables: reuniones de estado, reuniones de estrategia, reuniones de personal, reuniones sobre reuniones.

bloquear a sus empleados en reuniones durante toda la semana no hace más trabajo. Las reuniones consecutivas o demasiadas reuniones solo terminan por hacer que los trabajadores estén agotados, agotados y frustrados.

además, demasiadas reuniones innecesarias diluyen la importancia de esas pocas reuniones que son realmente importantes!

asegúrate de que las reuniones no dominen los calendarios de los miembros de tu equipo.

¿te preguntas si deberías llamar a esa reunión?, Piense en esto para obtener una respuesta rápida:

• si puede obtener la información que busca a través de un correo electrónico rápido o una conversación telefónica con una o dos personas, entonces no necesita llamar a una reunión de grupo.
• si es necesario difundir información, un memo o correo electrónico de la oficina funciona mejor que Llamar a 10 personas a la sala de conferencias.
• si necesita la opinión de un grupo de personas, envíe un cuestionario antes de organizar cualquier reunión, donde cada encuestado puede proporcionar sus ideas. Las opiniones individuales a veces son más creativas / efectivas que las opiniones grupales.,

Las reuniones solo son efectivas cuando se requiere la interacción y el aporte de varias personas durante la lluvia de ideas, la resolución de problemas o los procesos de toma de decisiones.

Make it Happen

recientemente conocí al CEO de una empresa que ha implementado dos prácticas inusuales para garantizar que las reuniones comiencen a tiempo y terminen a tiempo: quien llegue tarde a una reunión tiene que cantar y si la reunión se prolonga en el tiempo asignado, la última persona que habla tiene que hacer 10 flexiones.,

El CEO dijo que ambas políticas han sido tan efectivas que rara vez tienen la oportunidad de hacer que alguien cante o haga flexiones en estos días!

planifique y ejecute sus reuniones con las políticas correctas y serán realmente valiosas y productivas, en lugar de una completa pérdida de tiempo. Pruebe estas actividades de reuniones matutinas y sus reuniones matutinas pueden ser algo que sus empleados esperan con ansias, ¡en lugar de temer!

¿Qué otros consejos tiene para celebrar reuniones matutinas atractivas? Házmelo saber en los comentarios a continuación.,

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