cómo enviar un correo electrónico verdaderamente seguro en Microsoft Outlook
durante muchos años, una amplia gama de empresas ha confiado en Microsoft Outlook para distribuir archivos, programar reuniones y enviar correos electrónicos. La reputación y los ingresos de una empresa dependen de evitar la pérdida de activos valiosos e información privada del cliente o cliente.,
El Mal Manejo de la información confidencial También puede resultar en multas y otras sanciones para aquellos en industrias como finanzas, legales, Editoriales, Educación y atención médica que tienen que cumplir con leyes de protección de datos como HIPAA o GDPR.
con los desafíos de ciberseguridad en aumento, el cifrado de correo electrónico es el estándar de la industria para la protección de datos. Ya sea que necesite compartir una contraseña de documento con colegas o negociar un acuerdo confidencial con un cliente, es esencial implementar el mejor cifrado de correo electrónico de Outlook disponible para garantizar que esté realmente protegido.,
cómo enviar un correo electrónico completamente cifrado en Outlook
Los servicios de cifrado de correo electrónico de Microsoft Outlook no son tan seguros como puede creer. Esto se debe a que Outlook encripta el correo electrónico utilizando S/MIME (extensiones de correo de Internet seguras / multipropósito) y cifrado de mensajes de Office 365, que dependen de que el remitente y el destinatario lo tengan habilitado.
es posible que no esté protegido cuando envíe un correo electrónico a un destinatario que utilice una plataforma de correo electrónico que no admita el cifrado de mensajes S/MIME u Office 365., Los usuarios de correo web gratuito, como los clientes de Gmail, Yahoo y iCloud, a menudo no tendrán la funcionalidad necesaria para un cifrado de correo electrónico sólido.
en 2019, los ciberdelincuentes hackearon el cliente de correo web Outlook.com y obtuvo acceso a información privada confidencial, incluidas líneas de asunto de correo electrónico, nombres de carpetas, listas de contactos y algunos contenidos de correo electrónico. El uso de cifrado de extremo a extremo es la única manera de asegurarse de que sus mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos de Outlook sean completamente seguros, tanto durante el tránsito a su destinatario como sentado en reposo en una bandeja de entrada.,
utilizando servicios de cifrado de correo electrónico adicionales de terceros
para garantizar que sus correos electrónicos y archivos adjuntos sean completamente seguros, su empresa puede cambiar a un proveedor de correo electrónico de cifrado separado. Pero en este caso perdería toda la funcionalidad de Outlook en la que ha llegado a confiar.
en lugar de molestarse con el cambio de plataformas de correo electrónico, otra solución más conveniente es agregar un servicio de cifrado de complemento de terceros a Outlook., Pero querrás asegurarte de elegir un servicio que no agregue fricción significativa al proceso de correo electrónico tanto para el remitente como para el destinatario.
el cifrado de correo electrónico sin una experiencia de usuario optimizada puede requerir pasos inconvenientes adicionales solo para enviar y leer un correo electrónico, lo que dificulta su uso. Si este es el caso, no será aplicado de manera consistente por los empleados y otras personas en su organización.
Cuando instala el complemento de cifrado de Outlook de Digify, enviar correos electrónicos y archivos adjuntos seguros de Outlook es fácil.,
cómo usar Digify para cifrar correos electrónicos y archivos adjuntos
con el complemento de cifrado de Outlook de Digify, puede cifrar sus correos electrónicos* y archivos adjuntos sin cambiar su flujo de trabajo ni salir de su bandeja de entrada. Tampoco tiene que dar manualmente una contraseña a su destinatario o hacer que se suscriban a la plataforma.
controle el acceso a su archivo adjunto de correo electrónico en cualquier momento después de enviarlo y elija si su destinatario puede descargarlo o imprimirlo. Agregue una marca de agua y configure su documento para que se autodestruya después de un período de tiempo específico., También puede ver cuántas veces se ha visto el documento y durante cuánto tiempo.
Para comenzar con el complemento de cifrado de Outlook de Digify, siga estos cinco sencillos pasos:
- descargue el complemento de cifrado de Outlook de Digify aquí.,wing su configuración de seguridad:
- Control de acceso: Agregar destinatarios que deben recibir acceso
- permisos: establecer permisos para imprimir y descargar su Documento adjunto
- marca de agua: Elija si desea incluir una marca de agua personalizada para la identificación y el seguimiento
- Caducidad: seleccione la fecha y hora en que el documento adjunto caducará automáticamente
- inserte su archivo adjunto de Outlook como un enlace en su correo electrónico y envíe
vea la demostración de video a continuación para aprender a enviar un correo electrónico cifrado en Outlook.,
para cifrar mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos de Outlook, Digify utiliza el algoritmo de cifrado AES-256 que está certificado por la administración de seguridad nacional (NSA) para documentos de alto secreto.
cómo su destinatario abre su correo electrónico de Outlook cifrado y archivos adjuntos
Cuando su destinatario recibe su archivo adjunto de correo electrónico cifrado, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el enlace adjunto dentro del correo electrónico., Su archivo adjunto de correo electrónico de Outlook se puede ver a través de un enlace seguro de Digify.
también puede seleccionar si desea que el destinatario verifique su dirección de correo electrónico para abrir el documento adjunto. Cuando eliges esta opción, se crea automáticamente un código y se envía a tu destinatario para que pueda abrir el archivo adjunto.
cómo rastrear correos electrónicos y archivos adjuntos cifrados de Outlook
como el método de comunicación comercial más popular, las organizaciones confían en el correo electrónico para enviar documentos confidenciales, como contratos, presentaciones y muchos otros tipos de archivos., Una vez que envíe un correo electrónico, debe adivinar dónde terminan sus documentos adjuntos y si incluso fueron abiertos por su destinatario.
además de cifrar de forma segura sus correos electrónicos y archivos adjuntos de Microsoft Outlook con Digify, puede rastrear su correo electrónico y documento adjunto para ver cuándo se abren, imprimen y reenvían desde su bandeja de entrada.
Puede ver cuándo abrió su destinatario su correo electrónico y archivo adjunto, cuánto tiempo los vio y si descargó o imprimió su Documento. Después de un tiempo determinado, puede configurar su correo electrónico y archivo adjunto para que caduquen automáticamente.,
de esta manera, nunca tendrá que arriesgarse a que su información confidencial sea expuesta a la persona u organización equivocada. Simplemente haga clic en un interruptor para revocar el acceso después de que el correo electrónico y el archivo adjunto de Outlook se hayan enviado a su destinatario.
conclusión
las violaciones de datos revelaron 4.1 mil millones de registros en los primeros seis meses de 2019. A pesar de que las violaciones de datos son cada vez más comunes, muchas empresas no están preparadas para prevenirlas y combatirlas, lo que las pone innecesariamente en riesgo tanto de reputación como de pérdida financiera.,
afortunadamente, puede aumentar la seguridad de su correo electrónico contra las infracciones con soluciones de cifrado de correo electrónico como Digify. Ahora puede recuperar el control de quién tiene acceso a sus correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook sin sacrificar la colaboración perfecta.
Vea lo fácil que es enviar de forma segura correos electrónicos y archivos adjuntos cifrados de Outlook a cualquier lugar y a cualquier persona que desee con una prueba gratuita del complemento de cifrado de correo electrónico de Outlook de Digify.