Convertir PDF a Excel: 3 métodos fáciles que puede usar ahora mismo

Las versiones más recientes de Microsoft Office tienen varias características que le permiten, entre otras, importar datos a Excel desde las siguientes fuentes:

en algunos de estos casos, las herramientas que necesita para hacer el trabajo están disponibles en el grupo de comandos obtener datos externos de Excel dentro de la pestaña Datos.

Sin embargo, el grupo de comandos obtener datos externos no es el tema de esta publicación de blog.,

Cuando el formato de archivo en particular que»está utilizando isn»no es compatible con Excel, la importación de datos puede ser un poco más complicada.

Como cuestión general, no tengo problemas con estas limitaciones. Probablemente no encontrará estos problemas con mucha frecuencia, siempre y cuando no trabaje con formatos de archivo oscuros que no son compatibles con Excel. Sin embargo, hay una gran excepción a esta regla.

Este es un formato de archivo particular cuyos datos no son tan fáciles de llevar a Excel a pesar de ser muy popular y ampliamente utilizado:

PDF.

Formato de Documento Portátil (.,pdf) Los archivos son uno de los formatos de archivo más utilizados para documentos electrónicos. Probablemente encuentre archivos PDF en el trabajo (casi) todos los días. En algunos de esos casos, es posible que deba analizar los datos dentro de un archivo PDF en particular con Excel.

si se encuentra en tal situación, puede preguntar:

¿Cómo puede convertir un archivo PDF en una hoja de cálculo de Excel?

También puede haber notado que convertir correctamente un archivo PDF en una hoja de cálculo de Excel es difícil. Hacer esto requiere conocimiento de Excel y PDF.,

al mismo tiempo, la capacidad de convertir archivos PDF a Excel con precisión y rapidez es muy valiosa.

Mi propósito con esta publicación de blog es ayudarlo a convertir fácilmente archivos PDF a hojas de trabajo de Excel. Entre otras cosas, explico 3 métodos diferentes que puede usar para convertir un archivo PDF a Excel y algunos criterios que puede usar para determinar qué método usar. Los métodos están organizados desde el más simple (que también devuelve los resultados menos precisos) hasta el más avanzado (que generalmente proporciona las conversiones más precisas).,

Puedes usar la siguiente tabla de contenido para navegar a la sección relevante donde explico el método que te interesa.

si está interesado en el proceso opuesto (convertir archivos de Excel a PDF), proporciono una explicación completa del tema más 10 ejemplos de código VBA en esta publicación de blog.

antes de explicar cada uno de los métodos que puede utilizar para convertir un archivo PDF a Excel, vamos a empezar por echar un vistazo a:

Qué son los archivos PDF

el acrónimo PDF significa Portable Document Format.,

en términos muy generales, el formato PDF es un formato digital que se puede utilizar para representar documentos electrónicos. Uno de los principales atractivos del formato de archivo PDF es que la representación del documento es independiente de cualquiera de los siguientes:

• Software.
• Hardware.
• Sistema Operativo.

la razón de esto es que el archivo PDF en sí lleva la descripción completa del diseño del documento y toda la información que es necesaria para mostrar correctamente el documento electrónico., Por lo tanto, los documentos PDF le permiten a usted (y a otros usuarios):

• intercambiar/compartir/Ver documentos;
• de una manera fácil/confiable/precisa;
• independiente del entorno/software/hardware utilizado para crear/ver/imprimir el documento;
• preservando el contenido/formato/apariencia del documento.

En otras palabras: cuando se utiliza el formato PDF para representar un documento, el formato se conserva independientemente del software, hardware o sistema operativo utilizado cuando el archivo se abre más tarde.,

otra ventaja del formato de archivo PDF es que los archivos PDF son compactos. PDF reduce el tamaño de los archivos mediante:

• algoritmos de compresión; y
• Una estructura de archivos específica.

Teniendo en cuenta lo anterior, no es tan difícil ver por qué el formato de archivo PDF es tan ampliamente utilizado. Entre otras ventajas, el formato PDF:

• conserva el formato previsto del documento; y
• Permite compartir.

esto explica por qué mi hoja de trucos con atajos de teclado para Excel (que puede obtener aquí) se guarda (y se comparte) como un archivo PDF., El formato PDF me permite establecer (i) un formato particular para el documento y (ii) compartirlo con usted. Más tarde, una vez que abra el documento, verá la lista de atajos de teclado en el formato que originalmente pretendía.

Microsoft (en la página web a la que enlace arriba) menciona una característica adicional importante de los archivos PDF que, al final, es lo que da lugar al tema de esta publicación del blog:

los datos dentro de un archivo PDF no se pueden cambiar fácilmente.

dependiendo de su perspectiva, puede considerar esto como una ventaja o una desventaja., Más precisamente:

• Si su propósito principal es evitar (o al menos dificultar) la modificación de un documento en particular, puede estar feliz de que los datos dentro de un archivo PDF no se puedan cambiar fácilmente.
• si necesita trabajar con, y manipular, los datos dentro de un archivo PDF, probablemente esté molesto por lo difícil que es editar un documento PDF.

la mayoría de los usuarios de Excel, incluidos tú y yo, nos encontramos en el segundo campamento la mayor parte del tiempo. Necesitamos trabajar con los datos dentro del archivo PDF. Por lo tanto, generalmente queremos tener la capacidad de convertir un archivo PDF a Excel.,

asumo que también desea tener la capacidad de convertir archivos PDF a Excel, así que echemos un vistazo a algunos de los métodos más populares para traer datos de archivos PDF a Excel:

Método #1 para convertir archivos PDF a Excel: copiar y pegar

el método más básico para traer datos de un archivo PDF a Excel es simplemente copiar y pegar.

dado que algunos (no todos) archivos PDF le permiten copiar datos, hay casos en los que puede ser capaz de traer todos los datos que necesita en Excel mediante el uso de los comandos básicos de copiar y pegar.,

echemos un vistazo a un ejemplo práctico de cómo puede copiar y pegar datos de ciertos archivos PDF en Excel:

la siguiente captura de pantalla muestra una tabla dentro de un documento pdf. Más precisamente, puede encontrar este cuadro en la página 22 del documento de trabajo del Banco Central Europeo titulado Inflation forecasts: Are market-based and survey-based measures informative? por Magdalena Grothe y Aidan Meyler.

a lo largo de esta entrada del blog, muestro los resultados obtenidos al aplicar cada uno de los diferentes métodos para convertir esta tabla de PDF a Excel., Este tutorial de convertir PDF a Excel va acompañado de un libro de Excel que contiene estos resultados. Puede obtener acceso gratuito inmediato a este libro de trabajo de ejemplo suscribiéndose al boletín de Power Spreadsheets.

Paso #1: Seleccionar y copiar los datos

el primer paso para copiar datos de un archivo PDF es, simplemente, seleccionar los datos relevantes y copiarlos. Generalmente puede usar el atajo de teclado» Ctrl + C » para copiar datos.,

Paso #2: pegue los datos en Excel

Una vez que haya copiado los datos relevantes del archivo PDF, y esto está disponible en el portapapeles, debe ir a Excel y pegarlo.

aunque esto suena fácil, en la práctica no funciona sin problemas. De hecho, este paso destaca algunas de las principales limitaciones de este método de convertir archivos PDF a Excel.

puede considerar:

• Usando el comando especial pegar; y
• probando algunas de las diferentes opciones que aparecen.,

puede acceder al cuadro de diálogo Pegar especial:

• #1: haciendo clic en la sección desplegable del botón Pegar dividido en la pestaña Inicio de la cinta; y
• #2: seleccionando «Pegar especial.».

también puede abrir el cuadro de diálogo Pegado Especial usando el atajo de teclado «Ctrl + Alt + V».

en el cuadro de diálogo Pegar especial, puede elegir entre varias opciones., La siguiente imagen muestra cómo se ve el cuadro de diálogo Pegar especial cuando pego los datos de la tabla PDF que aparece arriba:

para este ejemplo, selecciono la opción Pegar como texto y hago clic en el botón Aceptar en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.

la siguiente captura de pantalla muestra los datos pegados en la hoja de cálculo de Excel:

en la mayoría de los casos, este no es precisamente el resultado que desea. Sin embargo, usted » ll rara vez ser capaz de obtener mejores resultados cuando se utiliza este método.,

como regla general: copiar y pegar directamente de PDF a Excel (generalmente) resulta en una sola columna de datos.

Esto es precisamente lo que sucede en el ejemplo anterior. Y generalmente puede esperar que esto suceda siempre que siga este método.

como consecuencia de lo anterior, generalmente necesitará completar el proceso con lo siguiente

Paso #3: Limpiar los datos

aunque los datos pegados en Excel generalmente requieren algo de limpieza, tiene una variedad de herramientas que puede usar para hacer la limpieza más fácil, más rápida y más precisa.,

dado que esta publicación de blog no trata sobre la limpieza de datos, no entro en ningún método específico. Sin embargo, algunas de las herramientas y características que puede encontrar útiles (dependiendo de la situación particular) son las siguientes:

• Funciones de texto y fórmulas.
• El comando Eliminar duplicados.
• Get & Transform / Power Query.
• El comando TEXTO A columnas.
• relleno Flash.

puedo cubrir algunos de estos temas en futuros tutoriales dentro de Power Spreadsheets., Si desea recibir un correo electrónico cuando publique nuevo material en Power Spreadsheets, asegúrese de registrarse en nuestro boletín de noticias ingresando su dirección de correo electrónico a continuación:

En general, este primer método de convertir un archivo PDF a Excel deja algunas cosas que desear. Los siguientes son, en mi opinión, sus 2 mayores inconvenientes:

• limitación #1: el método solo funciona cuando puede copiar los datos del archivo PDF. Como puede haber experimentado, hay momentos en los que no puede copiar datos de un archivo PDF.,
• limitación # 2: cualquier dato que pegue en Excel usando este método generalmente se desenrolla en una sola columna y requiere limpieza. En otras palabras: es posible que aún tenga que hacer una cantidad sustancial de trabajo para obtener los datos del archivo PDF en un formulario que esté listo para su análisis.

hay algunas situaciones en las que es posible que no tenga ninguna otra opción para convertir un archivo PDF a Excel. Este es el caso si, por ejemplo, no tiene acceso a ninguna de las herramientas que se requieren para aplicar los otros métodos que explico a continuación.,

en cualquier caso, siempre y cuando tenga acceso a una versión reciente de Microsoft Word o a Word Online, el siguiente método puede ayudarlo a lograr mejores resultados al convertir un archivo PDF a Excel.

Método # 2 para convertir archivos PDF a Excel: Use Microsoft Word

para hacer uso de este método, necesita acceder a uno de los siguientes:

• Una de las versiones más recientes de Microsoft Word (2013 o posterior).
• Acceso a Microsoft Word online y OneDrive.,

en términos generales, la lógica detrás de convertir un archivo PDF a Excel es la misma independientemente de cuál de las versiones anteriores de Word use. Básicamente, sigue estos 2 sencillos pasos:

• Paso # 1: Abre el archivo PDF relevante usando Microsoft Word.
• Paso #2: Copie el contenido relevante del archivo de Microsoft Word y péguelo en Excel.

sin embargo, vamos a echar un vistazo más detallado a cada uno de estos métodos para convertir un archivo PDF a Excel usando Word., En ambos casos, utilizo la misma tabla de muestra que la anterior, que puede encontrar en la página 22 del documento de trabajo del Banco Central Europeo titulado Inflation forecasts: Are market-based and survey-based measures informative?.,

convertir un archivo PDF a Excel usando una versión reciente de Microsoft Word

comencemos por echar un vistazo a cómo puede usar una versión reciente de Microsoft Word para convertir un archivo PDF a Excel:

Paso #1: Abra el archivo PDF

puede abrir el archivo PDF que desea convertir utilizando cualquiera de varios métodos, incluidos los siguientes 2:

• Método #1: en el Explorador de archivos de Windows: (I) en el archivo PDF para expandir el menú del botón derecho, (II) seleccione»Abrir con», y (III) haga clic en Word. En el caso de la captura de pantalla a continuación, abro el archivo usando Word 2016 en Windows 10.,
  
• Método #2: Siga estos 3 sencillos pasos:
  • Paso # 1: dentro de Word, haga clic en la pestaña Archivo de la cinta para llegar a la vista Backstage.
    
  • Paso #2: Seleccione Abrir en el panel en el lado izquierdo de la pantalla y haga clic en Examinar.
    
  • Paso # 3: Una vez que Word muestre el cuadro de diálogo Abrir, (I) vaya a la carpeta donde se almacena el archivo PDF, (II) selecciónelo y (iii) haga clic en el botón Abrir en la esquina inferior derecha del diálogo.,
    si prefiere usar atajos de teclado para acceder al cuadro de diálogo Abrir, puede reemplazar los pasos #1 y #2 anteriores con un atajo de teclado como «Ctrl + F12» o «Alt + F + O + O».

Después de»cinco pidió la Palabra para abrir el archivo, un cuadro de diálogo (como el de abajo). Este cuadro de diálogo le informa sobre lo siguiente:

• el archivo PDF se convertirá en un documento de Word editable. Esta es quizás la clave principal para todo el proceso de convertir un archivo PDF a Excel utilizando este método.
• La conversión puede tardar un tiempo., Esto depende de diferentes factores, como el tamaño del archivo que está convirtiendo y la cantidad de gráficos dentro del archivo.
• El documento Word resultante está optimizado para permitir la edición de texto. Como consecuencia de esto, el archivo de Word convertido probablemente se verá diferente del PDF de origen. Esto es muy probable, en particular, si el archivo que está convirtiendo tiene muchos gráficos.

cuando Word muestre este cuadro de diálogo, haga clic en el botón Aceptar.,

como se mencionó anteriormente, la conversión puede tardar un tiempo, por lo que puede que tenga que esperar un poco antes de proceder al siguiente paso.

Paso # 2: si es necesario, habilite la edición del archivo

dependiendo de la fuente del archivo PDF, Word puede abrirlo en la vista protegida.

para salir de la vista protegida, siga estos 2 sencillos pasos:

• Paso #1: Haga clic en el botón Habilitar Edición que aparece en la barra de mensajes.,
  
• Paso # 2: Word generalmente muestra (como en el paso #1 anterior) un cuadro de mensaje que le informa que Word convertirá el archivo PDF en un documento de Word editable. Cuando aparezca este cuadro de diálogo, haga clic en OK nuevamente y espere hasta que Word complete el proceso de conversión.
  

Paso # 3: copie las secciones relevantes del documento de Word Editable

Una vez que haya completado el paso #1 y (si es necesario) el paso #2 anterior, Word muestra el archivo PDF original como un documento de Word editable.,

Cuando tenga el documento de Word editable, seleccione la sección que desea tener en Excel. En el ejemplo a continuación, selecciono la misma tabla que en el método anterior:

Una vez que haya seleccionado la información relevante en el documento de Word editable, cópielo. Para estos fines, puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:

• Método #1: Pulse el botón derecho del ratón y seleccione «Copiar» en el menú contextual.,
  
• Método #2: Haga clic en el botón Copiar en la pestaña Inicio de la cinta.
  
• Método # 3: Utilice un atajo de teclado como «Ctrl + C».

Paso # 4: pegar en Excel

por ahora, tiene la información que necesita en un formato editable. Por lo tanto, puede ir a Excel y pegarlo utilizando, entre otros, cualquiera de los siguientes métodos:

• Método #1: Presione el botón Pegar en la pestaña Inicio de la cinta.
• Método # 2: Utilice el atajo de teclado» Ctrl + V».,

en el ejemplo anterior, la tabla resultante (una vez pegada en Excel) se ve de la siguiente manera:

en algunos casos, incluido este ejemplo, la conversión de PDF a Excel no es»perfecta».

Observe, Por ejemplo, cómo Word no ha sido capaz de convertir los valores en la primera sección de la tabla (error medio) a un formulario editable. En este caso, esos valores se pegan como una imagen. Por lo tanto, debe usar otro método (incluidos los descritos en este tutorial de Excel) para llevarlos a Excel antes de poder trabajar con ellos.,

Le ganó»t encuentro de estas deficiencias, siempre. En algunos casos, este método funciona bien.

sin embargo, la función que usa Word para convertir archivos PDF en documentos de Word (llamada PDF Reflow):

• funciona mejor con archivos simples que contienen (principalmente) texto.
• no maneja elementos más complejos (por ej., tablas con espaciado de celdas) muy bien.

Si tiene problemas al usar Word para convertir un archivo PDF a Excel, siempre puede probar uno de los otros métodos que describo en esta publicación del blog.,

convertir un archivo PDF a Excel usando Microsoft Word en línea

aunque el proceso para convertir un archivo PDF a Excel usando Word en línea es sustancialmente similar al que seguí al usar la versión de escritorio de Word, hay algunas pequeñas diferencias. Echemos un vistazo a los 5 sencillos pasos que puede usar para convertir un archivo PDF a Excel usando Word en línea.,

Paso # 1: Cargue el archivo PDF en OneDrive

vaya a OneDrive y cargue el archivo PDF que desea convertir a Excel utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

• Método #1: arrastrando el archivo relevante a la ventana de OneDrive en su navegador.
  
• Método #2: Guardar el archivo PDF en la carpeta apropiada usando la aplicación OneDrive para su computadora.,
  

Paso #2: Abra el archivo PDF usando Word Online

para abrir el archivo PDF usando Word online, vaya a la ventana de OneDrive en su navegador, haga clic derecho en el archivo y seleccione «Abrir en Word Online» en el menú contextual.

Paso # 3: Haga que el archivo PDF sea Editable

Una vez que Word online haya abierto el archivo PDF, conviértalo en un documento editable haciendo clic en el botón Editar en Word en la parte superior de la pantalla.,

Word online muestra un cuadro de diálogo que le informa que hará una copia del archivo PDF y lo convertirá en un documento de Word editable. Confirme haciendo clic en el botón Convertir en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Una vez que Word online ha finalizado la conversión, muestra otro cuadro de diálogo informándole de que pueden haberse producido cambios en el diseño del archivo PDF. Haga clic en el botón Editar en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.,

Paso # 4: Copie la sección del documento que desea llevar a Excel

Una vez que Word online haya convertido el archivo PDF en un documento editable, la pantalla se ve aproximadamente de la siguiente manera. El documento real (lo más probable) será diferente en su caso.

vaya a la sección del documento editable que desea traer a Excel y selecciónelo., En la captura de pantalla que se muestra a continuación, selecciono la misma tabla que uso para los ejemplos anteriores dentro de este tutorial de Excel:

Una vez que haya seleccionado lo que desea, cópielo utilizando el atajo de teclado»Ctrl + C».

Si tiene problemas al intentar copiar desde Word en línea, puede usar la versión de escritorio de Microsoft Word en su computadora para continuar con el proceso. Para hacer esto, haga clic en el botón Abrir en Word que aparece a la derecha de las pestañas de la cinta.,

Si elige abrir el archivo editable en Microsoft Word, se inicia la versión de escritorio de Word. A continuación, puede seguir los pasos que describo en la sección anterior para copiar los datos relevantes.

Paso #5: pegue los datos en Excel

Una vez que haya copiado los datos, vuelva a Excel y péguelos utilizando (entre otros) uno de los siguientes métodos:

• Método #1: Haga clic en el botón Pegar.
  
• Método #2: Utilice el atajo de teclado» Ctrl + V».,

la siguiente captura de pantalla muestra la tabla resultante en Excel (después de haber ajustado el ancho de la columna):

no es sorprendente que los resultados sean casi idénticos a los obtenidos al abrir el archivo PDF con una versión reciente de Microsoft Word (explicado anteriormente).

al igual que al abrir el archivo PDF con Microsoft Word, notarás que los resultados no siempre son perfectos (aunque en algunos casos lo serán). En el caso del ejemplo mostrado anteriormente, por ejemplo, todos los errores de media (primera sección de la tabla) se pegan como una imagen.,

para poder manipular esos valores en Excel, deberá traerlos utilizando otro método (como los otros que se explican en esta publicación del blog) o escribirlos directamente en Excel.

Método #3 para convertir archivos PDF a Excel: Use un convertidor PDF

Si tiene que convertir constantemente archivos PDF a Excel o desea evitar las deficiencias de los otros 2 métodos descritos anteriormente, puede ser una buena idea usar un convertidor PDF.

Hay varios convertidores PDF en el mercado. Uso Able2Extract.,

incluso si no termina utilizando Able2Extract, es posible que desee mantenerse alejado de los servicios de conversión de PDF en línea al convertir archivos PDF sensibles o confidenciales. Además de las posibles preocupaciones de privacidad / confidencialidad, los resultados obtenidos con los convertidores en línea no siempre son satisfactorios.

como consecuencia de lo anterior, te muestro cómo convertir un archivo PDF a Excel usando Able2Extract. Al igual que al explicar los otros métodos anteriores, utilizo el cuadro del documento de trabajo del Banco Central Europeo titulado Inflation forecasts: Are market-based and survey-based measures informative?, como ejemplo.

echemos un vistazo a cómo puede convertir un PDF a Excel en 6 sencillos pasos al usar Able2Extract:

Paso #1: Mostrar el cuadro de diálogo abierto

para obtener Able2Extract para mostrar el cuadro de diálogo abierto, haga clic en el botón Abrir en la esquina superior izquierda de la pantalla o use el atajo de teclado»Ctrl + O».

Paso #2: Abra el archivo que desea convertir

Una vez que Able2Extract muestre el cuadro de diálogo Abrir, utilícelo para buscar la carpeta donde se encuentra el archivo que desea convertir.,

una vez que haya localizado el archivo PDF a convertir, selecciónelo y haga clic en el botón Abrir en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Abrir.

Paso #3: Seleccione Los Datos Que Desea Convertir

Able2Extract abre el archivo PDF que desea convertir. También explica cómo puede seleccionar los datos que desea convertir.

Como explica Able2Extract, puede seleccionar datos utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

Método #1 Para Seleccionar datos con Able2Extract

Haga clic en el icono Seleccionar todo en la barra de herramientas.,

Método #2 para seleccionar datos con Able2Extract

vaya al menú Editar y seleccione cualquiera de las siguientes opciones o use el atajo de teclado apropiado:

echemos un vistazo a cada una de estas opciones por separado:

opción #1: seleccionar rango de página

seleccionar rango de página (atajo de teclado»Ctrl + R») le permite seleccionar un rango particular de páginas, sin seleccionar realmente todo el contenido del archivo PDF.,

Able2Extract muestra el cuadro de diálogo Seleccionar rango de Página después de»haber hecho clic en «Seleccionar rango de Página Select» en el menú Editar o utilizar el atajo de teclado «Ctrl + R».

Puede determinar las páginas que desea convertir escribiendo el rango correspondiente y haciendo clic en el botón Aceptar en la sección inferior del cuadro de diálogo Seleccionar rango de páginas. Por ejemplo, para convertir las páginas 21 y 22, «D ingrese» 21-22 «y haga clic en»Aceptar».

Opción #2: Seleccionar todas las páginas.,

la opción Seleccionar todas las páginas (atajo de teclado «Ctrl + A») le permite seleccionar todas las páginas del documento PDF.

Opción # 3: Seleccionar todo en la página.

Seleccionar todo en la página (atajo de teclado «Ctrl + B») selecciona todos los datos en la página actual del archivo PDF.

Opción # 4: Seleccionar área.

la opción para seleccionar área (atajo de teclado «Ctrl+*») le permite utilizar el ratón para seleccionar una sección particular del archivo PDF para convertir.,

por ejemplo, puedo usar esta opción para seleccionar la tabla en la página 22 del documento de trabajo del Banco Central Europeo que utilizo como ejemplo en esta entrada del blog.

Método # 3 para seleccionar datos con Able2Extract

la tercera forma de seleccionar datos con Able2Extract es muy similar a usar la opción Seleccionar área en el menú Editar. Simplemente utilice el ratón para seleccionar la parte del documento PDF que desea convertir.,

Paso #4: Seleccione Excel como tipo de archivo de salida

Una vez que haya seleccionado los datos que desea convertir de PDF a Excel utilizando cualquiera de los métodos explicados anteriormente, haga clic en el botón Excel en la barra de herramientas o use el atajo de teclado «Ctrl + E» para seleccionar Excel como el tipo de archivo de salida para la conversión.,

Paso #5: Haga clic en Convertir

Una vez que haya hecho clic en el botón Excel de la barra de herramientas, Able2Extract le proporciona 2 opciones con respecto a la forma en que desea que se produzca la conversión:

• Opción #1: automática.
  • Esta es la opción predeterminada, y también es la opción recomendada para la mayoría de las conversiones de PDF a Excel. Si elige esta opción, Able2Extract determina el posicionamiento de las columnas automáticamente.,
  • Para elegir conversión automática, haga clic en el botón Convertir que aparece en la sección inferior izquierda del cuadro de diálogo Convertir a Excel.

  

• Opción #2: personalizado.
  • en los casos especiales en los que la conversión automática no funciona correctamente (por ejemplo, la tabla de Excel resultante no está alineada correctamente), puede usar la opción de conversión personalizada para especificar la estructura de columnas. Esto le permite designar la estructura de columnas antes de que Able2Extract lleve a cabo la conversión real en Excel.,
  • Para usar la opción de conversión personalizada, haga clic en el botón Definir en la sección media inferior del diálogo Convertir a Excel.

  

para este ejemplo en particular, elijo conversión automática. Puedo explicar cómo usar la opción de conversión personalizada en una futura publicación de blog.

Paso # 6: guarde la hoja de cálculo de Excel

después de hacer clic en el botón Convertir para usar la conversión automática, Able2Extract muestra el cuadro de diálogo Guardar como.,

Use este diálogo para seleccionar la ubicación y el nombre del archivo de Excel convertido, y haga clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para confirmar su elección. Observe cómo el cuadro de diálogo Guardar como guarda el archivo resultante como una hoja de cálculo de Excel.

Una vez que haga clic en «Guardar», Able2Extract convierte la(S) sección (s) seleccionada (s) del archivo PDF en Excel y lanza Excel.

los resultados que obtengo al convertir la tabla de ejemplo se muestran en la captura de pantalla a continuación., Observe cómo, entre otros, Able2Extract pudo (i) replicar la estructura de la tabla y (ii) extraer todos los valores significativos del documento PDF de origen.

todavía queda trabajo de limpieza por hacer. Observe, Por ejemplo, cómo se han extraído los números negativos como texto (destaco uno de esos valores a continuación).

Estos son, sin embargo, los pequeños problemas que son relativamente fáciles de corregir.,

por ejemplo, los números negativos que se almacenan como texto se pueden convertir fácilmente en números reales utilizando la función VALUE y, si es necesario, las funciones text de Excel.,

si está interesado en usar Able2Extract para convertir documentos PDF a archivos de Excel, puede descargarlo y obtener una prueba gratuita de 7 días, siguiendo el siguiente enlace:

descargar Able2Extract (enlace de afiliado)

cómo convertir archivos PDF a Excel: Qué método usar

en esta publicación de blog, ha visto 3 métodos diferentes para convertir archivo PDF a Excel:

• Método #1: copiar y pegar.
• Método # 2: Usar Microsoft Word.
• Método # 3: Utilice un convertidor de PDF.,

es posible que se pregunte cuál de los 3 métodos que explico en esta publicación del blog debe usar al convertir archivos PDF a Excel.

cada uno de los 3 métodos diferentes tiene diferentes ventajas y desventajas.

Como cuestión general, los resultados obtenidos al copiar y pegar datos de un archivo PDF a Excel (método #1) no son (en mi opinión) particularmente buenos. Por lo tanto, en la mayoría de las situaciones, es probable que esté mejor usando Microsoft Word (método #2) o un convertidor de PDF (método #3).,

a los efectos de elegir entre Microsoft Word (método #2) y un convertidor de PDF (método #3) para convertir archivos PDF a Excel, le sugiero que considere la situación específica en la que se encuentra y, en particular:

• La longitud y complejidad de los datos PDF que desea convertir a Excel.
  • si convierte constantemente documentos largos o complejos de PDF a Excel, es posible que desee considerar el uso de un convertidor de PDF como Able2Extract.
• Con qué frecuencia (o cuántas veces) necesita convertir archivos PDF a Excel.,
  • si se encuentra llevando a cabo constantemente el proceso de convertir un archivo PDF a Excel, un convertidor de PDF (como Able2Extract) puede ser útil.

un factor adicional a tener en cuenta es que, como se muestra en los ejemplos anteriores, un buen convertidor de PDF (como Able2Extract) es menos propenso a introducir errores en sus datos. Algunos de los métodos de conversión manual pueden introducir errores en sus datos y deberá realizar una revisión más exhaustiva para confirmar la precisión de la conversión.,

la siguiente regla general puede ayudarlo a elegir entre Microsoft Word y un convertidor de PDF (para sus necesidades de conversión de archivos PDF):

• Microsoft Word tiende a funcionar bien al convertir documentos más cortos y simples.
• convertidores PDF (por ejemplo., Able2Extract) tienden a ser la mejor opción cuando se trata de más largo, más complejo (por ejemplo., tablas, encabezados o pies de página repetidos).

Este Tutorial Convertir PDF a Excel va acompañado de un libro de Excel que contiene los resultados que obtengo al usar cada uno de los métodos para convertir archivos PDF a Excel que cubro anteriormente., Puede obtener acceso gratuito inmediato a este libro de trabajo de ejemplo suscribiéndose al boletín de Power Spreadsheets. Este libro de trabajo contiene 4 hojas de trabajo diferentes, cada una de ellas muestra los resultados de cada uno de los métodos de conversión que explico anteriormente.

conclusión

después de leer esta entrada de blog, tiene un buen conocimiento sobre 3 de los métodos más populares y comunes para convertir archivos PDF a Excel:

• copiar y pegar.
• Use Microsoft Word.
• utilice un convertidor de PDF, como Able2Extract.,

También ha visto algunos criterios que pueden ayudarlo a decidir qué método es el adecuado para usted y aprendió más sobre la relación entre los archivos PDF y Excel.

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