deducir comidas como gastos de negocios
sacar clientes, proveedores o empleados potenciales para una comida y algo de entretenimiento es una excelente manera de construir su negocio. Y las comidas y el entretenimiento para fines comerciales son una deducción de impuestos de negocios legítima, pero hay límites en lo que puede deducir.
la Ley de recortes de impuestos y empleos de 2017 ha realizado cambios importantes en la deducción de los gastos de comidas y entretenimiento, a partir del año fiscal 2018 y en el futuro., Su empresa ya no puede deducir los gastos de entretenimiento comercial y algunas deducciones sobre los gastos de comida se han cambiado o reducido.
deducciones de gastos de comidas de negocios-una visión general
el cambio principal en las deducciones de gastos de negocios en la ley fiscal es la eliminación de los gastos de entretenimiento, lo que significa que no más deducciones por llevar a un cliente a un evento deportivo, concierto o resort. Los gastos de comidas de negocios siguen siendo deducibles, con algunos cambios.,
lo que no ha cambiado es que las comidas de negocios aún pueden deducirse al 50% Si:
- El propietario o empleado de la empresa está presente,
- El costo de la comida o bebidas no es»lujoso o extravagante»,
- La comida es con un contacto comercial (como un cliente, empleado, proveedor o consultor), y
- propósito comercial «ordinario y necesario».,
dado que el entretenimiento ya no es deducible, solo puede deducir los costos de las comidas en eventos de entretenimiento si el costo se puede separar (como una comida servida en un skybox en un evento deportivo).
deduciendo las comidas que das a los empleados
puedes deducir el costo de las comidas para los empleados, tanto individualmente como en grupos, con algunas limitaciones.
- Las comidas para empleados mientras viajan, para eventos para todos los empleados o comidas de negocios, en general, siguen siendo deducibles al 50%.,
- Las comidas para los empleados en su ubicación (piense en la cafetería o la sala de descanso) ya no son deducibles al 100%, sino solo al 50%.
comidas para empleados como beneficios complementarios
algunas comidas que usted da a los empleados se consideran beneficios, están sujetas a impuestos para los empleados, y usted debe reportar esos beneficios en su Formulario W-2.,
reglas de Minimis
no tiene que incluir el costo de las comidas a los empleados si estos costos son pequeños (llamados de minimis), como café y donas en una reunión o una comida ocasional a un empleado que está trabajando horas extras.
la regla de minimis también se aplica a las comidas de los empleados en la cafetería de su empresa si los ingresos anuales de la instalación son iguales o superiores a los costos.,
pero no puede excluir estos beneficios de los salarios de los empleados altamente remunerados (5% propietarios o individuos pagaron más de $125,000) a menos que los beneficios estén disponibles para todos los empleados o un grupo de empleados que no favorezca a los individuos altamente remunerados.
otras comidas para empleados
no tiene que incluir el valor de las comidas para empleados que se suministran en su ubicación comercial y para su conveniencia comercial. Si permite que los empleados reciban un pago adicional en lugar de comidas, el pago adicional está sujeto a impuestos para ellos., Estas comidas deben ser para su conveniencia de negocios. Por ejemplo, si le da a los empleados comidas en su cafetería para los empleados que deben estar disponibles para llamadas de emergencia, es posible que el costo de la comida no esté sujeto a impuestos para ellos.
si su negocio es auditado, es posible que deba dar al IRS razones específicas y documentación (políticas y descripciones de trabajo, por ejemplo) para demostrar que las comidas que su negocio proporciona son para permitir que el empleado cumpla con las obligaciones de un puesto específico.,
El concepto de «a su conveniencia» significa que su negocio tiene una importante razón de negocios para la prestación de las comidas. Una declaración escrita en un contrato o manual del empleado no es suficiente para establecer la conveniencia del negocio.
cómo tomar deducciones de gastos de comida
tomar estas deducciones de gastos de comida es un proceso de tres pasos:
primero, debe verificar que estos gastos son gastos comerciales legítimos. Algunos de estos gastos son deducibles, mientras que otros pueden no serlo.,
en segundo lugar, debe tener los documentos para respaldar la deducción. No necesita incluir estos documentos en su declaración de impuestos de negocios, pero los necesitará en caso de una auditoría.
finalmente, debe determinar si puede tomar el monto total como una deducción o si los montos están sujetos a la «regla del 50%», que limita la deducción al 50%.,
las dos formas de determinar los costos de las comidas son:
- usando los costos reales de las comidas
- Use una asignación de comidas estándar del IRS
con cualquiera de los métodos, debe mantener los recibos y hacer un seguimiento de los costos reales.
deducible de gastos de comida al 100%
Algunos gastos de comida y entretenimiento pueden deducirse por completo., Es decir, su deducción no tiene que estar limitada al 50% en estas actividades:
- En un evento para promover la buena voluntad en la comunidad, como patrocinar un evento comunitario (considerado como publicidad o marketing)
- en un evento en el que los ingresos van a una organización benéfica (verifique para asegurarse de que la organización benéfica cumple con los requisitos del IRS)
- si la comida es una parte esencial de su función comercial, es decir,, si usted es un crítico de restaurantes, bloguero de alimentos o reportero deportivo
gastos de comidas y Entretenimiento, no puede deducir
no puede deducir los costos de las comidas por razones personales mientras viaja. Si el viaje es «principalmente» de negocios, la mayoría de los gastos serán considerados como gastos de negocios. Si el viaje es «principalmente» personal y usted realiza algunos negocios mínimos, solo los costos directamente relacionados con el negocio que realiza pueden ser deducibles.,
dónde mostrar estos gastos en su declaración de impuestos de negocios
- Para los propietarios únicos y las Llc de un solo miembro, muestre estos gastos en la sección» gastos » del Anexo C., La línea 24b es el lugar para ingresar los gastos deducibles de comidas y entretenimiento
- Para sociedades y Llc de múltiples miembros, mostrar estos gastos en la sección «deducciones» de la declaración de impuestos de sociedades (Formulario 1065)
- Para corporaciones, mostrar estos gastos en la sección «deducciones» de la declaración de impuestos de sociedades (Formulario 1120)
- para corporaciones S, mostrar estos gastos en la sección div>
puede utilizar las tarifas de viáticos para calcular los gastos de viaje dentro de los EE., La administración de Servicios Generales actualiza las tasas de viáticos cada año. Puede usar esta página de US-GSA para ver las tarifas del año en curso.
mantener registros de los gastos de comidas de negocios
debido a que los gastos de comidas a menudo ocurren mientras usted o sus empleados están de viaje, puede ser difícil mantener buenos registros, pero es importante registrar todos los detalles sobre el propósito comercial de estos gastos. Anote el propósito comercial en los recibos, use una aplicación o tome fotos de los recibos y archive todos los recibos para que pueda mostrarlos en caso de una auditoría.,
the Bottom Line
proporcionar comidas y entretenimiento para clientes y socios existentes y potenciales puede ser una gran manera de establecer contactos y construir su negocio. Pero con las leyes fiscales recientes, hay nuevas limitaciones cuando se trata de deducir estos gastos. Debido a que las leyes estatales y federales cambian con frecuencia y pueden ser complejas, consulte con un contador o un abogado para obtener asesoramiento fiscal o legal actual.,