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todo lo que necesita saber sobre los trámites de Nueva contratación
cualquier nueva contratación en su empresa tiene que pasar por una serie de trámites y aros antes de convertirse en empleados oficiales. El nuevo papeleo de contratación es uno de esos muchos aros, y puede ser tedioso para ambos, el empleado y el gerente que tiene que incorporar un número de empleados cada mes.
desafortunadamente, parte del papeleo es requerido por la ley, lo que lo hace obligatorio para el cumplimiento., Aún así, el papeleo no tiene que ser engorroso, no tiene que dominar el primer día de un nuevo empleado, y ni siquiera tiene que ser en papel. Con soluciones como GoCo, sus nuevos empleados pueden aceptar sus cartas de oferta y completar todos sus documentos antes de su fecha de inicio, creando una mejor experiencia de primer día para los empleados y profesionales de recursos humanos por igual.
para ayudar a nuestros clientes a atraer a los mejores talentos e incorporarlos de la manera correcta, GoCo incluye una solución de incorporación digital para enviar documentos y recopilar firmas electrónicamente. Puedes aprender más y hacer un recorrido por GoCo en goco.,io / tour
todo lo que necesitas saber sobre el papeleo de Nueva contratación
como se mencionó, algunos documentos, especialmente los legales, son obligatorios para incluir en su paquete de papeleo de Nueva contratación. Esto es para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral estatal y nacional. Otros documentos, sin embargo, son en su mayoría de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa anfitriona.,
varias agencias gubernamentales interesadas, como el IRS, el Departamento de trabajo de los Estados Unidos y el Departamento de Seguridad Nacional, tienen pautas de formularios que lo ayudan a crear un conjunto de documentos legales, para el impuesto sobre la renta y obligaciones similares. Si su empresa actualmente trabaja con Consultores Legales, puede hacer que redacten los documentos legales mientras que su personal de Recursos Humanos crea documentos específicos de Recursos Humanos.
algunos documentos, como el manual del empleado y los formularios de política de la empresa, son muy específicos para su empresa. Puede tomarse su tiempo enviándolos a los empleados., De hecho, es una buena idea introducir gradualmente este papeleo en el proceso de incorporación. Esto asegurará que los nuevos empleados entiendan las reglas como parte del aprendizaje de cómo funciona la empresa y cómo se supone que deben contribuir a ella.
en GoCo, creemos en dejar el sobre de manila atrás! Todos nuestros documentos se pueden enviar automáticamente a los nuevos empleados tan pronto como acepten su carta de oferta. Además, puede mantener fácilmente todos los documentos específicos de los empleados en un solo lugar.,
una lista de verificación de 4 puntos para el papeleo de Nueva contratación
Aquí hay algunos elementos vitales a tener en cuenta al armar el papeleo de Nueva contratación.
contrato de trabajo
envíe este contrato con el correo electrónico de la oferta de trabajo para evitar tener que sentarse con los empleados mientras lo examinan y firman.
el contrato de trabajo debe incluir:
- Información de trabajo
- Duración del empleo
- horario de trabajo
- responsabilidades del empleado
- Compensación y beneficios
- condiciones para una posible terminación.,
luego, están los formularios legales y fiscales, requeridos por la ley (según las regulaciones estatales). Algunos de los formularios de empleo (legales) más comunes incluyen formularios W-4, retención de impuestos estatales y Formularios I-9, Verificación de elegibilidad de empleo y sistemas E-Verify. Estos se utilizan con fines fiscales (impuesto federal sobre la renta, verificación de antecedentes, etc.).) y para el cumplimiento de varias otras reglas de compensación de trabajadores.
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obtener las firmas de los nuevos empleados en estos formularios para ayudar a construir relaciones con ellos.,
los formularios internos deben incluir:
- acuerdos de no divulgación
- cláusulas de no competencia
- políticas relacionadas con drogas / alcohol y registros pasados
- acuerdos de seguridad y confidencialidad
- manuales para empleados
no se centre demasiado en los aspectos legales de la documentación al presentarla a los empleados. Si bien es obligatorio, los documentos legales no deben ser todo lo que los empleados piensan al firmar los formularios.,
documentos de beneficios para empleados
en caso de que ofrezca beneficios, debe entregar a cada nuevo empleado documentación que incluya los términos y condiciones para dichos beneficios.
independientemente del tamaño de su empresa, debe ofrecer:
- seguro de Salud y seguro de vida
- opciones de acciones
- beneficios de Salud y bienestar (membresías de gimnasio, etc.)
- PTO y bajas por enfermedad
- reembolso eventual de matrícula
a medida que su empresa crece, puede comenzar a ofrecer licencias extendidas, seguro de discapacidad, 401k, etc.,
datos personales de los empleados (para emergencias)
deberá recibir y mantener los datos personales de sus nuevos empleados, para una variedad de fines de salud y seguridad.
Estos pueden incluir:
- Breve historia médica
- contactos de emergencia
- alergias o aversiones conocidas (sin gluten, intolerantes a la lactosa, etc.)
- Número de Seguro Social
recuerde no sonar demasiado intrusivo en el papeleo cuando solicite los datos personales de los empleados., Simplemente pídales que completen todos los detalles que le ayudarán a asistirlos o comuníquese con ellos directamente (o indirectamente), en caso de una emergencia.
New Hire Paperwork: How to Streamline the Onboarding Process
Si su empresa tiene recursos limitados para gastar en gestión de Recursos Humanos y mantenimiento de registros, es probable que ya esté abrumado por la perspectiva de crear todo este papeleo para nuevas contrataciones. A partir de ahí, está la eventual incorporación de nuevos empleados, lo que se suma a las responsabilidades.,
afortunadamente para usted, hay varias cosas que puede hacer para asegurarse de agilizar el proceso de incorporación para cada nuevo empleado, al tiempo que minimiza el esfuerzo invertido en la redacción de documentos.
Estos son algunos de los principales indicadores a tener en cuenta:
conozca las regulaciones laborales federales, estatales y locales
Si conoce todas las reglas, no solo le será más fácil cumplirlas, sino que también no tendrá que redactar papeleo redundante. Además, ayudará a su empresa en caso de que haya una auditoría basada en el gobierno sobre ella., Simplemente vigile de cerca cualquier cambio en las leyes y regulaciones, e impleméntelos en consecuencia en todos los documentos relevantes.
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haz un borrador de todos los documentos de contratación relevantes y envíalos antes de su primer día, o tenlos listos para que el empleado los firme durante el proceso de incorporación. Además, infórmeles de estas obligaciones de antemano, para que no los distraiga mientras están aprendiendo sus responsabilidades y los procesos organizacionales en su empresa. Si es posible, utilice una solución como GoCo!,
almacene el papeleo de empleo en una ubicación centralizada
todo el papeleo de empleo debe almacenarse y estar listo para entregar a los nuevos empleados, desde una sola ubicación. Esto evita retrasos en los procesos regulares en caso de que necesite producir dicho papeleo en caso de una auditoría, o en caso de que esté buscando alterar la naturaleza del empleo de un nuevo empleado (promoverlos, transferirlos a otro departamento, etc.).).
hacer uso del software de recursos humanos
el software de recursos humanos es la solución moderna para un amplio conjunto de profesionales de recursos humanos, que toman tiempo y recursos para contratar y poner en marcha., Una de las mejores formas de agilizar la contratación y la incorporación de nuevos empleados es a través de software de recursos humanos, como GoCo. Nuestra suite de software de recursos humanos permite a sus empleados completar su papeleo en línea. También puede almacenar todas las pautas de los empleados y la información de beneficios en un solo lugar, lo que permite a sus nuevos empleados acceder a ellos cuando lo deseen.
elegir el mejor Software de incorporación para sus nuevas contrataciones
Si recientemente ha comenzado a expandir su fuerza de trabajo, sabrá lo tedioso que puede ser todo el papeleo inicial de contratación, especialmente en el primer día de los empleados.,
para contrarrestar este problema, GoCo proporciona una solución de contratación e incorporación todo en uno a través de su moderna plataforma de Recursos Humanos. Desde almacenar todos los documentos necesarios hasta enviarlos a nuevos empleados, e incluso mantener un registro de su proceso de incorporación, GoCo lo hace todo. Además, puede realizar depósitos directos a través de la eficiente instalación de procesamiento de nómina del software.