solicitud de cotización (RFQ)
¿Qué es una solicitud de cotización (RFQ)?
una solicitud de cotización (RFQ), también conocida como una invitación a licitación (IFB), es un proceso en el que una empresa solicita a proveedores y contratistas selectos para presentar cotizaciones de precios y ofertas para la oportunidad de cumplir con ciertas tareas o proyectos. El proceso de RFQ es especialmente importante para las empresas que necesitan un suministro constante de un número específico de productos estándar. Las empresas pueden enviar RFQs solas o antes de una solicitud de propuesta (RFP).,
cómo funcionan las solicitudes de cotización
una RFQ suele ser el primer paso para enviar una solicitud de propuesta (RFP). Estos dos documentos son similares ya que proporcionan detalles del proyecto o los servicios requeridos, pero las RFQ generalmente piden una cotización de precio más completa. Además, las empresas generalmente diseñan RFQ PARA PRODUCTOS GENÉRICOS en los que se conoce la cantidad necesaria, y las RFP son para proyectos únicos y de nicho donde se desconocen las cantidades y especificaciones.,
conclusiones clave
- Una solicitud de cotización (RFQ) es un proceso de negocio en el que una empresa solicita cotizaciones de proveedores y contratistas seleccionados para una tarea o proyecto específico.
- Una RFQ se puede enviar sola o junto con una solicitud de propuesta (RFP).
- Una empresa generalmente envía un RFQ cuando se conoce la cantidad de un producto estándar y las necesidades están en curso.
- Las RFQ no generan ofertas y cotizaciones no solicitadas, ya que las empresas se dirigen a proveedores y contratistas específicos.,
además de los precios, las RFQ pueden incluir detalles como condiciones de pago, factores que podrían influir en la selección de ofertas de una empresa, fecha límite de presentación y similares. Una agencia gubernamental que quiera comprar 500 computadoras con un tamaño de disco duro específico y velocidad de procesamiento, por ejemplo, enviaría una RFQ a varios proveedores como posibles licitadores.
debido a que el formato RFQ es uniforme dentro de una empresa dada, cuando las RFQ regresan con cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente., Típicamente, un proceso de RFQ consta de cuatro secciones: la fase de preparación, la fase de procesamiento, la fase de adjudicación y la fase de cierre. La compañía generalmente adjudicará el contrato al proveedor que cumpla con los criterios mínimos de calificación y presente la oferta más baja.
consideraciones especiales
Las RFQ no son anuncios públicos. Debido a que la empresa solicitante envía RFQs solo a las empresas en las que confía, no necesita preparar una larga documentación de adquisición., Además, a diferencia de una solicitud pública, una empresa puede recuperar solo el número de ofertas que solicitó, lo que también ahorra tiempo.
El uso de una RFQ reduce la cantidad de tiempo necesario para adquirir bienes o servicios. También ofrece un grado de seguridad, ya que una empresa recibirá ofertas solo de los proveedores que prefiera. Por otro lado, debido a que las RFQ reducen la cantidad de competencia, una empresa puede perder recibir el precio más bajo disponible o aprender sobre nuevos proveedores de alta calidad.
cuando una empresa recibe una cotización en respuesta a una RFQ, no es una oferta ni un contrato vinculante., El abogado ofrecerá el trabajo a su proveedor elegido enviándolo a la orden de compra, que, en efecto, es un contrato que especifica los términos y condiciones del trabajo. Cuando el vendedor acepta y firma la orden de compra, comienza el contrato.