Wellesley College Hankkeen Sosiaalisia Computing: Miten E-mail Professori
Miten E-mail Professori
Opiskelijat usein kertoa meille, että he ovat huolissaan siitä, miten osoite e-mail-viestin professori – varsinkin sellainen, jota he don”t tiedä. Alla on ehdotuksia, jotka vastaavat huolenaiheita ” olemme kuulleet paitsi opiskelijoilta, mutta professoreilta. Ja huom: käytä näitä vinkkejä ei vain e-postitus professorit, mutta ihmiset, jotka työskentelevät yliopistossa toimistot, työnantajat ja työpaikkojen esimiehet, ja oman luokan dekaanit ja RDs.,
puututaan professori
E-mail professori olisi kohdeltava kuten liikekirjeen –ainakin siihen asti, kunnes te tiedätte, että professori”s henkilökohtaiset mieltymykset erittäin hyvin. Vaikka sähköpostia pidetään yleisesti epävirallisena välineenä, sitä käytetään monissa yhteyksissä (Wellesley College mukaan lukien) liiketoimintaan. Voitit ” t err jos olet liian muodollinen, mutta on mahdollista tehdä monia gaffes, jos olet liian epävirallinen.
aiheen otsakkeen tulee olla informatiivinen. Se ei ole tervehtimislinja, joten älä kirjoita jotain”Hey professor” – tyylistä tuohon riviin., Kirjoita sen sijaan muutama sana, joka ilmaisee viestisi tarkoituksen: ”pyydä tilaa luokallasi”, esimerkiksi.
käytä professorien nimiä niitä puhuttaessa.Monet professorit, joita kysyimme, sanoivat, että he eivät pidä siitä, että heitä kutsutaan yksinkertaisesti ”professoriksi.”He haluavat ”Professori Lee” tai ”Neiti/Herra Lee”; useimmat kertovat, että nimi itsessään ei”t väliä lähes niin paljon kuin se, että voit myös käyttää nimiä (”Tohtori Lee” näyttää olevan harvinaista klo Wellesley, vaikka, juuri niin tiedät)., Jotkut professorit ehdottavat lopulta, että heitä kutsuttaisiin heidän etunimillään, mutta jos on mukavampaa jatkaa otsikon käyttöä, se on aina hyvä. Muista käyttää nimeä. (Huomautus: nämä kommentit koskevat sekä henkilökohtaista vuorovaikutusta että sähköpostia).
Dear, Hi, Hey, or nothing? Joillekin silmille ja korville ”rakas professori Jones” voi olla liian muodollinen sähköpostiviesti – mutta itse asiassa se käy ihan hyvin, kun tarkoituksesi on bisnesmäinen. Pelkkä ”professori Jonesin” (jota seuraa pilkku) kirjoittaminen on myös ihan ok., Jotkut tiedekunnan ovat herkkiä sana ”Hei”, kuten tervehdys, onko yksin tai nimi (esim., ”Hei, Professori Jones”), mutta toiset don”t mielessä, ja itse asiassa käyttää sitä itse. Mutta vältä ” Hei ” – kukaan, jota kysyimme, ei pidä siitä.
Don”t expect an instant response.Vaikka me kaikki olemme tottuneet hetkellinen laatu sähköisen viestinnän professorit haluan sinun tietävän, että he yksinkertaisesti ei voi aina vastata viestiin nopeasti. Anna heidän vastata päivän tai kaksi tai jopa enemmän. Voit lähettää viestin uudelleen, jos et ole kuullut viiden päivän sisällä.,
e-mail tyyli
Don”t käyttää hymiöitä tai muita hymiöitä, kun e-postitus professorit, ja don”t käyttää niitä internet lyhenteitä, lyhenteet, ja lyhennetty muotoja (esim., LOL, tai ”U” for ”sinä”). Vastaavasti älä sekoita sähköpostityyliä txt-tyyliin. Kaikki tämä sähköinen pikakirjoitus viestii läheisyyden (ja ehkä iän) tasosta, joka ei sovi vaihtoon professorien kanssa.
Kirjoita kieliopillisesti, tavoita oikein ja vältä hölmöjä virheitä.Oikoluku. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistinta. Erityisesti tarkista kiusalliset virheet aiheotsikkosi., Osoita, että välität siitä, miten esittäydyt kirjoittaessasi professorillesi.
käytä kappaletta breaksto auttaa järjestämään viestisi. On vaikea lukea pitkää katkeamatonta sanavirtaa ruudulta.
on content
Don”t use e-mail to rant or whine.Joskus jo pelkkä sanoman ulkonäkö voi viestittää ”paasaamisesta”: hyvin pitkiä kappaleita, ei isokirjaimia, ei lausekkeita. Nämä eivät ole hauskoja lukea,ja voi hyvinkin saada täsmälleen päinvastainen vastaus, että aiot., Tietenkin, olemme kaikki houkutusta rant joskus vuonna e-mail, niin mitä yksi professori suosittelee, on tämä: Varma, rant kaikki haluamasi e-mail. Mutta älä lähetä sitä. Paina delete-painiketta ja kirjoita sitten mitatumpi viesti. (Monet tiedekunnan kertoo, että he ovat tiedostoja täynnä lähettämättömät viestit; ne ovat viisaasti oppinut, että e-mail kirjoitettu ensimmäinen huuhtele turhautumista on uudelleen muotoiltu ja lähetetään hoitoon.) Toisaalta sähköposti, jossa ohjaat rakentavasti Muotoillun valituksen henkilölle, joka pystyy parhaiten käsittelemään tällaisia valituksia, on vain hieno.,
pidä suurin osa viesteistä näytön alla pituudessa;monet lukijat vain lykkäävät pitkien viestien lukemista, eivätkä ehkä koskaan palaa niihin. Toisaalta hyvin lyhyt, teräsnainen viesti voi olla yksinkertaisesti merkityksetön. Muista sisällyttää riittävästi tietoa, jotta lukijasi voi ymmärtää, mitä pyydät. Antaa hieman taustaa tai asiayhteyttä tarvittaessa. Ilmoita pyyntösi selvästi.
Ottaa ylimääräiset vaiheet minimoida e-mail exchange;esimerkiksi, jos olet pyytää nimittämistä, valtion tarkoitus ja nimi, kertaa, että voit tulla oman alkuperäisen viestin., Sinun vastaaja voi vastata sinulle vain yhden viestin.
siteeraa selektiivisesti ja lyhyesti mitä tahansa aiempia viestejä taustoittaakseen asiayhteyttä ja taustoja. Vaikka joskus se”s hyvä lainata koko vaihto niin pitää kirjaa siitä, mitä”s ollut sanoi anddecided, usein, että”s tarpeettomia ja yksinkertaisesti päätyy tekemään viesti liian pitkä ja täyttämättä näytön.
monet professorit neuvovat miettimään, miksi lähetät sähköpostiviestin. Kysytkö jotain, joka olisi helppo tarkistaa, jos ottaisit itse muutaman lisäaskeleen?, Esimerkiksi, e-postitus professori yksinkertaisesti kysyä, kun hänen virka-voi olla ärsyttävää, kun virka on ollut selvästi ilmoitti oppimäärän jo. Sen sijaan ajanvaraukseen voi lähettää sähköpostia ihan hyvin. Kysytkö yksityisesti kysymyksen, joka olisi ehkä parempi esittää kurssikonferenssissa,jossa kaikki oppilaat saattaisivat nähdä vastauksen? Olet e-postitus tehdä valituksen tai pyytää suosituskirjeen tai hakea apua ongelma asettaa? Näissä tapauksissa henkilökohtainen kontakti ja toimistokäynti voisi olla paljon parempi.,
ole kunnioittava ja mieti, millaisia asioita professorisi saattaa kuulostaa oudolta tai loukkaavalta.Älä esimerkiksi sano suoraan, että nukuit professorin tunnilla tai puhut rakkauselämästäsi, bash-kemiasta tai matematiikasta tai kirjoittamisesta.
Wellesley tiedekunnan mielestäni erittäin hyvin niiden opiskelijoiden, ja tulet pian huomaamaan, että he työskentelevät tiiviisti kanssasi, ja sinä”ll tuntuu varsin mukava kirjoittamalla henkinen suhde teidän professorit., E-mail on usein nähty demokraattisen viestintäjärjestelmän, joka litistää hierarkiat ja jonka avulla ihmiset kaikenlaisia kommunikoida mukavasti ja vapaasti toistensa kanssa. Arvostamme sähköpostin tarjoamaa tiedonvälityksen helppoutta – mutta me, jotka työskentelemme Wellesleyssä, olemme myös oppineet ajan myötä, että emme varsinaisesti halua, että sähköpostimme opiskelijoiden kanssa tuntuu pikaviestien vaihdolta., Useimmat professorit ovat hukkua suuri määrä e-mail viestejä he saavat; jotkut ovat olleet järkyttyneitä pelkkä häpeämättömyys joidenkin viestejä; monet turhautuvat, jos e-mail kuluttaa niin paljon heidän ajoissaja emotionaalista energiaa, että he voivat”t sitten viettää arvokasta henkilökohtaista aikaa kanssasi. Toivomme, että nämä vinkit auttavat sinua – ja professoreitasi – säästämään osan siitä tunneenergiasta.
Ja mitä tunne-energiaa, täällä”s viimeinen vihje:
Ole ystävällinen itsellesi, jos teet sähköisen faux pas.,Me kaikki – jopa ne, jotka olemme vuosia opiskelleet sähköistä viestintää-olemme tehneet aika hirvittäviä virheitä. Opimme virheistämme ja opimme antamaan itsellemme (ja muille) anteeksi.