Activités de la réunion du matin: 31 façons d’organiser des réunions engagées

Jon: comment s’est déroulée la réunion?
Bob: Eh bien the les beignets ont fait de la réunion d’une heure la peine. Sinon, je n’aurais pas pris la peine d’aller.

allez-vous aux réunions pour les beignets ou pour la conversation?

la plupart des entreprises ont invariablement une (ou plusieurs) réunions du matin, et nous les trouvons souvent ennuyeuses et perturbatrices pour notre routine quotidienne ou nos tâches à accomplir.,

Les réunions sont considérées comme importantes pour faire avancer votre entreprise grâce au partage d’informations, à la résolution de problèmes, à l’examen du rendement, à la prise de décisions et à la planification de projets. Ils peuvent également aider tp à favoriser le team building et l’inclusion.

cependant, les réunions sont généralement considérées comme des événements ennuyeux qui peuvent être redoutés par tout le monde-y compris l’organisateur.

ils coûtent également beaucoup d’argent à l’entreprise.,

Le Conseil national de la statistique indique que 37% du temps des employés est consacré aux réunions, et 47% des employés considèrent que trop de réunions sont la plus grande perte de temps d’un jour à l’autre – plus que les médias sociaux ou le courrier électronique.

en tant que leader, Comment Pouvez-vous transformer vos réunions de « terne et redouté” à « énergique et efficace”?

31 activités de réunion du matin pour dynamiser votre équipe

Voici quelques activités de réunion du matin que vous pouvez faire pour organiser des réunions engagées et productives pour tous les participants:

commencez à une heure impaire

Au lieu des 9 heures habituelles., réunion du matin, commencez votre session à 8 h 48 par exemple.avoir une heure de début inhabituelle est utile pour aider les participants à se souvenir d’une heure de réunion.

le cerveau peut associer la régulation à « ennuyeux” et « prévisible” donc, si l’heure est modifiée de la réunion régulière de 8h30 ou 9 heures à quelque chose d’un peu plus décalé, cela aidera non seulement les participants à se souvenir de cette heure étrange, mais aussi à ne pas associer la réunion à la « matité”.

aussi quand vous dites 8h48, commencez à droite sur dot. N’attendez pas si la personne la plus âgée n’est pas présente., Définir les attentes avec votre équipe à l’avance afin que vous attendons tous à commencer la réunion à l’heure fixée.

Ne laissez pas les retardataires assister ou mieux encore avoir une conséquence stupide pour les participants en retard!

Lorsque les réunions commencent à l’heure, ils sont plus susceptibles de terminer à temps. Ils sont également généralement plus productifs et permettent à la réunion de se dérouler rapidement et efficacement.

tenir un brise-glace

utilisez les 10 premières minutes comme mélangeur social ou Brise-glace., Demander à votre équipe comment ils vont et commencer vos réunions avec un brise-glace et quelques petites discussions peuvent faire des merveilles pour votre relation.

TeamBuilding a une liste impressionnante de questions Brise-glace que vous pouvez essayer.

par exemple, on peut demander à tout le monde de dire une chose intéressante qu’ils ont faite pendant le week-end ou de se vanter d’une réalisation au travail. Ils peuvent même partager un incident amusant qui leur est arrivé ou dans leur département depuis la dernière réunion.,

Au Lieu de tourner à tour de rôle en mode horloge ou anti-horloge dans la pièce, rendez-La encore plus intéressante en jouant au catch –ball.

pour jouer au catch-ball:

• tout le monde se tient en cercle.
• vous prenez une balle en caoutchouc et la Lancez au hasard sur une personne.
• Il / elle partage son expérience du week-end ou un incident drôle, puis lance la balle à une autre personne au hasard.
• ne pas suivre un modèle rend beaucoup plus amusant!

Parfois, les gens manquent d’attraper le ballon…et qui conduit à quelques rires aussi!,

c’est un excellent moyen de mettre une ambiance détendue et amusante aux réunions du matin qui sont généralement perçues comme des événements sérieux et engourdissants.

la technique du « catch-ball” peut également se faire virtuellement avec des filateurs en ligne, des dés, ou simplement en faisant parler les gens dans l’ordre dans lequel ils sont entrés dans le chat de groupe.

commencez par un pop-quiz

de préférence, relatif au sujet de la réunion. Cela réveille non seulement tous les participants, mais envoie également le message que tout le monde doit être préparé pour les réunions., Ils auraient dû lire les informations et les notes envoyées avant la réunion et bien comprendre l’ordre du jour.

c’est une excellente méthode pour assurer des réunions matinales productives et efficaces où vous avez tout le monde engagé et participant.

Essayez un fou localisation

Cela va ajouter un élément de plaisir et de relancer l’originalité. Au lieu de « salle de conférence #5”, essayez « table de pique – nique #2” derrière l’immeuble de bureaux-ou choisissez un café local. C’est incroyable ce qu’un simple changement de lieu peut faire pour la productivité et la créativité de votre équipe.,

Vous pouvez même voler une idée de Lieu de réunion unique de l’éditeur de jeux mobiles « Genera Games”. Ils tiennent leurs réunions sur le terrain de basket-ball, tir cerceaux, et remue-méninges pendant qu  » ils jouent un rapide, jeu pick-up. Cela améliore également l’esprit d’équipe et la cohésion tout en donnant un regain d’énergie aux membres de l’équipe.

Si vous faites partie d’une équipe distante, essayez de donner aux membres de votre équipe le défi d’aller tous dans le même type d’environnement, comme un Tim Hortons, ou une exigence plus générale, comme un café local., Cela peut même aider vos travailleurs à distance à sortir de la maison et à avoir un esprit frais en changeant de décor. Cela pourrait également permettre aux travailleurs à distance de découvrir un lieu local dont ils peuvent parler au reste de l’équipe, lors de votre réunion.

amusez-vous à manger

Vous avez peut-être sauté un copieux petit-déjeuner pour assister à la réunion tôt le matin, mais ce jeu de nourriture amusant prendra soin de votre estomac grondant.

demandez à un membre de l’équipe d’apporter un nouveau type de pain différent à chaque réunion (vous devez le demander à l’avance)., Faire revenir cette responsabilité à chaque membre du groupe. Vous pouvez même voter pour le meilleur « gagnant du pain » du mois.

pour les équipes distantes, essayez d’organiser une pizza virtuelle ou de partager un repas avec l’équipe, que ce soit le petit-déjeuner d’un membre de l’équipe et l’heure du dîner d’un autre membre de l’équipe. Manger pendant la réunion peut donner lieu à des conversations intéressantes et ajouter une sensation plus légère et amicale à vos discussions.

Play it out

un excellent moyen de s’assurer que tout le monde est éveillé et alerte pendant les « réunions du matin” est de commencer par un jeu simple ou un casse-tête., Cela permet également aux jus créatifs de couler.

un jeu intéressant mentionné par Dave Gray dans son livre Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers est le « Anti-Problem”.

dans ce jeu, les participants à la réunion sont invités à identifier les moyens de résoudre le problème opposé à leur problème actuel. Par exemple, si l’objectif est d’augmenter le nombre de pas dans le magasin de détail, la personne doit résoudre l’anti-problème: comment réduire le nombre de pas dans le magasin de détail?

le but du jeu est d’amener les gens à regarder un problème d’un point de vue totalement opposé., Regarder les choses différemment vous fait parfois prendre conscience des problèmes réels qui contribuent au vrai problème. Il vous permet également de penser à des solutions « prêtes à l’emploi”.

Ce n’est qu’un exemple du type d’activités d’équipe pour le travail qui aura un effet d’entraînement positif sur les employés de votre entreprise.

jouer une impro

une impro est une forme de théâtre dans laquelle la plupart ou la totalité de ce qui est joué est non planifié ou non scénarisé, et est créé spontanément par les interprètes.

demandez à vos participants de faire une improvisation – tout ce qui leur semble amusant et excitant., Cela pourrait être aussi court que 10 minutes.

cela semble idiot, mais écoutez-moi: plus l’environnement est ludique, plus votre équipe se sentira détendue et à l’aise de partager des pensées les unes avec les autres.

cela ouvrira vos esprits et préparera l’équipe à un brainstorming plus traditionnel. Le résultat serait une plongée plus profonde pour résoudre les problèmes avec une créativité accrue.

en outre, devenir plus confortable et idiot augmentera le team building et favorisera un environnement ouvert et accueillant.,

L’improvisation et le jeu de rôle peuvent également se faire virtuellement, et peuvent conduire à des conversations hilarantes entre les membres de l’équipe. Vous pouvez également en faire un moyen amusant de résoudre des problèmes, s’il y a des problèmes qui doivent être résolus au travail-permettre aux membres de votre équipe d’agir sur les scénarios auxquels ils ont été confrontés avec les clients, par exemple, peut permettre aux membres de l’équipe d’observer la situation différemment et de voir la situation,

ajouter des ballons

une Autre façon amusante de réfléchir sur les problèmes est d’obtenir les visiteurs d’écrire des idées sur un sujet donné, sur un morceau de papier (un par feuille), pliez le papier et le mettre à l’intérieur d’un ballon.

ensuite, faites sauter les ballons, lancez-les pendant 30 secondes, puis laissez chaque membre attraper un ballon. Laissez-les sortir la feuille d’idée de leur ballon et construire sur cette idée.

utiliser l’idée d’une autre personne pour construire une solution conduit à des résultats créatifs et productifs.,

Les équipes virtuelles peuvent également effectuer cette activité en utilisant des sondages anonymes et permettre aux contributeurs de lire des suggestions et des idées, sans divulguer qui a formulé chaque suggestion.

Bâton idées sur-le-go

en tapisser les murs de votre salle de réunion à des problèmes différents des déclarations comme « Comment pouvons-nous améliorer la qualité de XYZ? »Ou créez une carte mentale en ligne à laquelle les travailleurs à distance peuvent contribuer.

donnez aux membres de la réunion un bloc-notes « collant” et demandez-leur d’écrire des solutions à chacun de ces problèmes., Ou, donnez-leur accès à la carte mentale en ligne et demandez-leur tous de contribuer à des solutions aux problèmes donnés.

avoir toutes les questions et solutions visibles, dans un grand espace, est un excellent moyen de voir un immense mur / écran d’idées, où tout le monde a contribué. Cela favorise le team building et démontre un sentiment de collaboration au sein de l’équipe.

Définir l’ordre du jour de la réunion

la fixation d’un agenda clair pour votre réunion du matin est essentiel pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, cela donne un but et un sens clairs à la réunion., Cela aide les invités à déterminer à quel point il est important pour eux d’assister et ils peuvent prioriser leur travail en conséquence.

Deuxièmement, connaître le sujet d’une réunion donne aux participants le temps de préparer des idées de base qui mènent à une discussion ou à un débat productif.

ensuite, sans connaître le but de la réunion, les gens peuvent être suivis de côté et les problèmes ou les discussions sur l’entreprise peuvent être détournés par des discussions aléatoires sur les films Netflix et des débats sur qui méritait de gagner ce concours de danse ou de chant diffusé la veille.,

préparer les points de l’ordre du jour (pas plus de 3-5) et l’envoyer aux participants la veille de la réunion. Les points de l & apos; ordre du jour devraient être restreints, ciblés et assortis de délais. Exemple: « stratégie de médias sociaux – 15 minutes »”

envoyer les invitations tôt

distribuer une invitation détaillée au moins trois jours avant la réunion.

Les gens ont besoin de temps à l’avance pour planifier leurs plans, en pensant à la réunion. Surtout si vous travaillez sur une équipe distante, tous les membres travaillent avec des calendriers et des fuseaux horaires différents.,

Les invitations à des réunions de dernière minute ont tendance à conduire à des réunions improductives ou à des membres de l’équipe en retard ou absents.

donnez aux membres de l’équipe suffisamment de temps à l’avance pour planifier en conséquence.

assigner des rôles

utilisez l’agenda pour assigner des rôles et la contribution – suggestions, idées et propositions – que vous attendez de chaque participant. Les meilleures réunions sont interactives, où tout le monde s’implique et participe.

Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour attribuer la responsabilité à n’importe quelle personne du groupe (une autre à chaque fois) pour obtenir du pain, ou mettre en place une carte mentale en ligne.,

cela augmente l’anticipation de la réunion, ce qui contribue grandement à accroître la participation et l’engagement.

envoyer des documents plutôt que d’avoir une session de lecture de groupe

S’il y a des rapports ou des notes qui doivent être examinés à l’avance, envoyez-les aux participants suffisamment tôt pour que tous les participants puissent réellement les lire.

sinon, votre réunion se transformera en une « séance de lecture” qui ne sera pas une utilisation productive du temps de quiconque.,

N’invitez que les personnes concernées

tous les jeux amusants et la planification préalable ne seront efficaces que lorsque les membres de l’équipe qui sont pertinents pour le sujet de discussion font partie de la réunion.

Les employés qui ne sont pas tenus de participer à une discussion peuvent devenir perturbateurs et faire déraper les conversations. C’est aussi un gaspillage de ressources de l’entreprise d’avoir des employés qui assistent à des réunions où ils ne peuvent pas ou ne peuvent pas contribuer.,

Buzz people

pour vous assurer que les réunions ne sont pas « hors ordre du jour”, ayez une politique selon laquelle les participants peuvent « buzzer” toute personne qui tente d’apporter des questions ne se rapportant pas au sujet de la réunion en cours.

ces sujets peuvent être notés pour de futures discussions ou réunions. Vous pouvez utiliser un buzzer de table ou simplement dire le mot « buzz”. Cette technique est particulièrement efficace si vous avez quelqu’un qui aime détourner les réunions.,

avoir une politique ‘Pas de distractions’

demandez aux participants de s’abstenir d’utiliser le téléphone pendant les discussions, sauf s’il est utilisé pour prendre des notes.

Idéalement, vous devriez également s’abstenir de faire des présentations. La réunion devrait être un lieu de brainstorming et de prise de décision, pas un spectacle PowerPoint.

vous voulez parler avec les employés pas à eux.,

obtenez des dons

pour éviter les distractions de sonnerie des téléphones portables – qui peuvent causer un hic dans la productivité d’une réunion – Gardez une politique selon laquelle toute personne dont le téléphone sonne doit faire un don à une fondation caritative.

C’est un gagnant-gagnant si votre entreprise a déjà une organisation à but non lucratif qu’ils donnent aux.

Réitérer ordre du jour de détails

Au début de la réunion à réitérer l’ordre du jour de la réunion. Cela aide les participants à concentrer leur attention et à comprendre ce qui est exigé d’eux.,

de nombreux employés assistent à des réunions consécutives, il est donc utile lorsque l’ordre du jour est répété. L’organisateur de la réunion devrait également préciser quelles décisions doivent être prises ou quelles mesures doivent être prises d’ici à la fin de la réunion.

amadouer la participation

pour assurer une participation efficace, ne dominez pas la discussion. Soyez positif sur toutes les entrées. Indiquez également que la participation est primordiale de tous les participants.

habituellement, chaque réunion a peu de personnes qui ne parlent généralement pas., Pour les impliquer dans les processus de prise de décision, écrivez quelques questions liées à l’ordre du jour de la réunion au conseil ou dans le chat de groupe avant l’arrivée des participants.

demandez ensuite à chaque personne d’écrire sa réponse sur une note Post-It et de la placer à côté de chaque question – ou de la soumettre au chat de groupe dans un ordre numéroté. Ce processus devrait être fait avant toute discussion commence sur l’ordre du jour pour obtenir les pensées de chacun en public.,

un « bâton parlant » moderne

Une autre façon d’augmenter la participation est d’avoir un petit jeton, disons un jeton de poker ou un bâton parlant, donné au hasard à une personne pour parler.

Après que la personne a partagé son idée, il passe à une autre personne qui n’a pas encore reçu la puce.

la randomisation aide à garder l’attention des participants et tout le monde peut parler.

un bâton de conversation virtuel peut être fabriqué grâce à la technologie du bouton mute – forcer tout le monde à couper son micro pendant que quelqu’un d’autre parle. Cela permet à la personne qui parle de parler sans interruption., Ensuite, par toute méthode non conventionnelle, prenez la parole à tour de rôle en permettant à chaque membre de l’équipe de parler individuellement avant d’ouvrir la discussion à toute l’équipe distante.

mettez tout le monde sur la même page – solidarité d’équipe

pour les questions importantes, demandez les pensées de chaque participant et réaffirmez ce qui a été impliqué par l’ensemble du groupe avant de prendre la décision finale.

Vous pouvez utiliser divers outils en ligne pour noter des notes, puis permettre aux participants d’y ajouter leurs propres commentaires.

gardez un sablier ou une minuterie

c’est plus amusant si vous pouvez obtenir un minuteur., Désignez un chronométreur.

D’accord combien de temps un sujet sera discuté et quand le temps est écoulé, le chronométreur peut crier  » Time! »ce qui est le signal pour passer au sujet suivant.

Les contraintes de temps imposées stimulent souvent la production créative.

ne soyez pas si formel

assurez-vous que les participants savent qu’ils peuvent partir lorsque la réunion tourne à des affaires non pertinentes pour leurs rôles dans l’entreprise. Les faire rester pour des discussions non pertinentes est épuisant pour eux et préjudiciable à la productivité de votre entreprise.,

cependant, chaque membre doit partir d’une manière qui ne perturbe pas complètement les autres membres de la réunion. Dans un chat en ligne, un simple message dactylographié indiquant « partir-parlez-vous bientôt », ou glisser hors d’un bureau avec une simple vague, est un excellent moyen de reconnaître votre équipe sans perturber la conversation.

définition d’un espace de réunion particulier

assurez-vous de savoir non seulement quand la réunion a lieu, mais où.,

que vous vous réunissiez dans une salle de réunion, un café ou sur un logiciel de communication en ligne particulier comme Skype ou Google Hangouts, assurez-vous d’indiquer exactement à vos participants où se tient la réunion.

cela éliminera toute folie de dernière minute où les participants ne sont arrivés que pour ne trouver aucune salle de réunion disponible. Assurez-vous également que l’espace de réunion convient au nombre de participants et au travail à accomplir.

Vous pouvez utiliser Google Agenda pour choisir une salle de réunion particulière lorsque vous envoyez des invitations.,

mettez la technologie en place

vérifiez si la salle de réunion / la plate-forme en ligne peut accueillir toute la technologie et l’équipement nécessaires à une réunion. Ces technologies peuvent aller des tableaux blancs, des marqueurs, des projecteurs, des écrans, aux équipements d’appel vidéo, aux applications de partage d’écran ou quelque part entre les deux.

faites un tour rapide et testez tout avant le début de la réunion, pour éviter de perdre du temps pendant la réunion.

tenir des réunions courtes

Ne définissez pas de réunions de plus de 20 ou 50 minutes., La durée maximale d’une discussion productive sur un sujet est d’environ une heure. Les réunions qui durent plus d’une heure ont tendance à être improductives.

tenir des réunions debout

pour les mises à jour hebdomadaires (de routine) des ventes / marketing, essayez une réunion permanente de 10 minutes. Tout le monde se lève pendant la durée de la réunion.

Si vous voulez avoir de brèves réunions, essayez cette technique. Il a également tendance à faire bouger physiquement les gens, ce qui apporte plus d’énergie à la réunion. De plus, lorsque les gens sont debout, ils arriveront au point plus rapidement.,

à la Fin sur le temps

Lorsque vous commencez à l’heure, vous devriez idéalement être en mesure de terminer à l’heure. Si vous avez programmé une réunion pour 30 ou 60 minutes, prenez l’habitude de fermer à la fin de cette période.

ceci est tout aussi important pour s’assurer que les discussions ne traînent pas éternellement et que les décisions sont prises. Si les gens savent que la réunion va se terminer à un moment précis, cela entraînera un meilleur comportement de réunion de tous les participants.

des annonces rapides du temps restant à intervalles réguliers peuvent également aider à maintenir un rythme de réunion approprié.,

fin de la réunion tôt

Si toutes les décisions ont été prises, veuillez simplement y aller fin de la réunion tôt. Laissez les gens passer à d’autres choses. Retourner au travail est plus productif que de s’asseoir dans une salle de conférence et de discuter. Mettre fin aux réunions tôt est également le signe d’une équipe systématique, efficace et productive.

Garder un Q&session

Utiliser les 10 dernières minutes de la rencontre pour rapide Q&A. Initialement, on peut avoir des questions, mais soyez patient., Si vous attendez une minute sans essayer de remplir le silence gênant, généralement quelques questions sortira. Ces questions finissent toujours par être très utiles.

augmentez la concentration

enfin, organisez des boissons à base de glucose lors de vos réunions du matin ou invitez votre équipe distante à siroter son café ou sa boisson énergisante en discutant en ligne. Cela augmente la concentration et la volonté, ce qui est essentiel pour des discussions et une prise de décision efficaces.

Les réunions engagées mènent à des séances de brainstorming créatives et à des décisions productives., Alors que la plupart des employés redoutent les réunions du matin, les leaders innovants peuvent trouver des moyens de rendre les réunions amusantes et productives.

Arsenal pour de bonnes réunions

Les outils peuvent faire la différence entre des réunions ennuyeuses et des sessions de travail efficaces où de bonnes décisions sont prises, les gens sont engagés et repartent avec un objectif clair.

un outil intéressant que vous pouvez considérer est moins de réunion., Il s’agit d’une application en ligne payante avec des fonctionnalités telles que le réglage de l’ordre du jour, un compte à rebours qui vous invite à passer au sujet suivant à mesure que le temps devient court, et un « parking”, où vous pouvez noter des sujets qui méritent d’être discutés plus tard.

Une fois que vous avez établi l’ordre du jour, vous pouvez l’envoyer, avec tout autre fichier connexe, aux personnes dont vous avez besoin pour assister à votre réunion dans l’invitation. Il dispose également d’outils de collaboration afin que vous puissiez organiser des réunions avec des participants distants. Less Meeting se connecte et se synchronise également avec Outlook et Google Apps.,

Une fois la réunion terminée, l’application vous donne également une liste concise des mesures à prendre, des procès-verbaux et des notes de réunion, et plus encore à envoyer à tous ceux qui sont venus. Il obtiendra même des commentaires sur vos réunions afin que les prochaines soient meilleures.

maintenant que vous savez comment organiser les réunions si les participants sont engagés et actifs afin que vous obteniez un résultat productif, il est essentiel de vous poser une question importante:

cette réunion est-elle nécessaire?

de nombreuses entreprises pensent qu’elles doivent tenir des réunions pour être productives.,

ils remplissent leurs horaires de réunions sans fin – réunions de statut, réunions de stratégie, réunions du personnel, réunions sur les réunions.

enfermer vos employés dans des réunions toute la semaine ne fait pas plus de travail. Les réunions consécutives ou trop nombreuses ne font que rendre les travailleurs épuisés, fragilisés et frustrés.

de plus, trop de réunions inutiles diluent l’importance de ces quelques réunions qui sont réellement importantes!

assurez-vous que les réunions ne dominent pas les calendriers des membres de votre équipe.

Vous vous demandez si vous devriez appeler cette réunion?, Pensez-y pour obtenir une réponse rapide:

• Si vous pouvez obtenir les informations que vous recherchez grâce à un e-mail rapide ou à une conversation téléphonique avec une ou deux personnes, vous n’avez pas besoin d’appeler une réunion de groupe.
• Si l’information doit être diffusée, une note de service ou un e-mail fonctionne mieux que d’appeler 10 personnes à la salle de conférence.
• Si vous avez besoin de l’avis d’un groupe de personnes, envoyez un questionnaire avant d’organiser une réunion, où chaque répondant peut fournir ses idées. Les opinions individuelles sont parfois plus créatives / efficaces que les opinions de groupe.,

Les réunions ne sont efficaces que lorsque vous avez besoin d’une interaction et d’une contribution de plusieurs personnes lors de processus de brainstorming, de résolution de problèmes ou de prise de décision.

y arriver

récemment, j’ai rencontré le PDG d’une entreprise qui a mis en place deux pratiques inhabituelles pour s’assurer que les réunions commencent à l’heure et se terminent à l’heure: celui qui arrive en retard pour une réunion doit chanter et si la réunion se déroule sur le temps imparti, la dernière personne,

le PDG a déclaré que les deux politiques ont été si efficaces qu’elles ont rarement l’occasion de faire chanter ou faire des pompes ces jours-ci!

planifiez et exécutez vos réunions avec les bonnes politiques et elles seront vraiment précieuses et productives, plutôt qu’une perte de temps complète. Essayez ces activités de réunion du matin et vos réunions du matin peuvent en fait être quelque chose que vos employés attendent avec impatience, plutôt que de redouter!

quels autres conseils avez-vous pour organiser des réunions matinales engageantes? Laissez-moi savoir dans les commentaires ci-dessous.,

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