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Tout ce que vous devez savoir sur la paperasse des nouveaux employés
toute nouvelle embauche dans votre entreprise doit passer par une série de formalités et de cerceaux avant de devenir des employés officiels. La nouvelle paperasse d’embauche est l’un de ces nombreux cerceaux, et il peut être fastidieux pour les deux, l’employé, et le gestionnaire qui doit embarquer un certain nombre d’employés chaque mois.
malheureusement, une partie de la paperasse est requise par la loi, ce qui la rend obligatoire pour la conformité., Pourtant, la paperasse n’a pas à être encombrante, elle n’a pas à dominer le premier jour d’une nouvelle embauche, et elle n’a même pas à être sur papier. Avec des solutions comme GoCo, vos nouveaux employés peuvent accepter leurs lettres d’offre et remplir tous leurs documents avant leur date de début, créant ainsi une meilleure expérience de premier jour pour les employés et les professionnels des ressources humaines.
pour aider nos clients à attirer les meilleurs talents et à les intégrer de la bonne façon, GoCo inclut une solution d’intégration numérique pour l’envoi de documents et la collecte de signatures par voie électronique. Vous pouvez en savoir plus et faire une visite de GoCo à goco.,io / tour
Tout ce que vous devez savoir sur la paperasse de Nouvelle location
comme mentionné, certains documents, en particulier les documents juridiques, sont obligatoires à inclure dans votre paquet de paperasse de nouvelle location. Il s’agit d’assurer le respect du droit du travail de l’état et du droit national du travail. D’autres documents, cependant, sont principalement en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise d’accueil.,
un certain nombre d’organismes gouvernementaux concernés tels que L’IRS, le département du travail des États-Unis et le Département de la sécurité intérieure ont des directives de formulaire qui vous aident à créer un ensemble de documents juridiques, pour l’impôt sur le revenu et des obligations similaires. Si votre entreprise travaille actuellement avec des consultants juridiques, vous pouvez leur demander de rédiger les documents juridiques pendant que votre personnel des ressources humaines élabore des documents spécifiques aux ressources humaines.
certains documents, tels que le manuel de l’employé et les formulaires de politique de l’entreprise, sont très spécifiques à votre entreprise. Vous pouvez prendre votre temps pour les envoyer aux employés., En fait, c’est une bonne idée d’introduire progressivement cette paperasse dans le processus d’intégration. Cela garantira que les nouveaux employés comprennent les règles dans le cadre de l’apprentissage du fonctionnement de l’entreprise et de la manière dont ils sont censés y contribuer.
chez GoCo, nous croyons qu’il faut laisser l’enveloppe de Manille derrière nous! Tous nos documents peuvent être automatiquement envoyés aux nouveaux employés dès qu’ils acceptent leur lettre d’offre. De plus, vous pouvez facilement conserver tous les documents spécifiques aux employés en un seul endroit.,
4-Point Liste de contrôle pour la documentation d’embauche
Voici quelques éléments essentiels à garder à l’esprit lors de la rédaction de documentation d’embauche.
contrat de travail
envoyez ce contrat avec l’e-mail d’offre d’emploi pour éviter d’avoir à s’asseoir avec les employés pendant qu’ils l’examinent et le signent.
le contrat de travail doit inclure:
- informations sur l’emploi
- durée de l’emploi
- horaire de travail
- responsabilités des employés
- rémunération et avantages sociaux
- Conditions de licenciement possible.,
ensuite, il y a les formulaires juridiques et fiscaux, requis par la loi (selon les règlements de l’état). Certaines des formes d’emploi (juridiques) les plus courantes comprennent les formulaires W-4, la retenue D’impôt de l’état et les formulaires I-9, la vérification de l’admissibilité à l’emploi et les systèmes E-Verify. Ceux-ci sont utilisés à des fins fiscales (impôt fédéral sur le revenu, vérification des antécédents, etc.) et pour le respect de diverses autres règles d’indemnisation des accidents du travail.
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obtenez les signatures des nouveaux employés sur ces formulaires pour aider à établir des relations avec eux.,
Les formulaires internes doivent comprendre:
- accords de Non-divulgation
- clauses de non-concurrence
- politiques relatives aux drogues et à l’alcool et aux antécédents
- accords de sécurité et de confidentialité
- manuels des employés
ne vous concentrez pas trop sur les aspects juridiques des documents lorsqu’ils sont présentés aux employés. Bien que obligatoires, les documents juridiques ne devraient pas être tous les employés pensent lors de la signature des formulaires.,
documents sur les avantages sociaux des employés
dans le cas où vous offrez des avantages, vous devez donner à chaque nouvelle embauche des documents qui incluent les Termes et conditions pour lesdits avantages.
quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez offrir:
- assurance maladie et assurance vie
- options D’achat d’actions
- avantages santé et bien-être (adhésions à un gymnase, etc.)
- prise de force et congés de maladie
- remboursement éventuel des frais de scolarité
à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez commencer à offrir des congés prolongés, une assurance invalidité, des 401k, etc.,
Données Personnelles des employés (en cas d’urgence)
vous devrez recevoir et conserver les données personnelles de vos nouveaux employés, à diverses fins de santé et de sécurité.
ceux-ci peuvent inclure:
- antécédents médicaux brefs
- contacts D’urgence
- allergies ou aversions connues (sans gluten, intolérants au lactose, etc.)
- numéro de sécurité sociale
N’oubliez pas de ne pas paraître trop intrusif sur la paperasse lorsque vous demandez les données personnelles des employés., Demandez-lui simplement de remplir tous les détails qui pourraient vous aider à les aider ou de les contacter directement (ou indirectement), en cas d’urgence.
paperasse des nouveaux employés: comment simplifier le processus d’intégration
Si votre entreprise dispose de ressources limitées à consacrer à la gestion des ressources humaines et à la tenue de dossiers, il y a de fortes chances que vous soyez déjà submergé par la perspective de créer toute cette paperasse pour les nouveaux employés. À partir de là, il y a l’intégration éventuelle de nouvelles recrues – ce qui ajoute aux responsabilités.,
heureusement pour vous, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour vous assurer de rationaliser le processus d’intégration pour chaque nouvelle embauche, tout en minimisant l’effort mis dans la rédaction de la paperasse.
Voici quelques-uns des principaux conseils à prendre en compte:
connaître les réglementations fédérales, étatiques et locales du travail
Si vous connaissez toutes les règles, non seulement il vous sera plus facile de les respecter, mais vous n’aurez pas non plus à rédiger des documents redondants. En outre, il aidera votre entreprise au cas où il y aurait un audit gouvernemental à ce sujet., Gardez simplement un œil attentif sur les modifications apportées aux lois et règlements et mettez-les en œuvre en conséquence dans tous les documents pertinents.
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rédigez tous les documents de recrutement pertinents et envoyez-les avant leur premier jour, ou préparez-les pour que l’employé signe pendant le processus d’intégration. En outre, informez-les de ces obligations au préalable, afin de ne pas les distraire pendant qu’ils apprennent leurs responsabilités et les processus organisationnels dans votre entreprise. Si possible, utilisez une solution comme GoCo!,
stocker les documents D’emploi dans un emplacement centralisé
tous les documents d’emploi doivent être stockés et prêts à être distribués aux nouveaux employés, à partir d’un seul endroit. Cela évite les retards dans les processus réguliers si vous devez produire de tels documents en cas d’audit, ou si vous cherchez à modifier la nature de l’emploi d’un nouvel employé (promotion, transfert à un autre service, etc.).
utiliser le logiciel RH
le logiciel RH est la solution moderne pour un vaste ensemble de professionnels des ressources humaines, qui prennent du temps et des ressources pour embaucher et mettre en place., L’un des meilleurs moyens de rationaliser l’embauche et l’intégration des nouveaux employés consiste à utiliser un logiciel RH, tel que GoCo. Notre suite logicielle RH permet à vos employés de remplir leurs documents en ligne. Vous pouvez également stocker toutes les directives des employés et les informations sur les avantages sociaux en un seul endroit, ce qui permet à vos nouveaux employés d’y accéder quand ils le souhaitent.
choisir le meilleur logiciel d’intégration pour vos nouveaux employés
Si vous avez récemment commencé à augmenter vos effectifs, vous saurez à quel point tous les documents d’embauche initiaux peuvent être fastidieux – en particulier le premier jour des employés.,
pour contrer ce problème, GoCo fournit une solution d’embauche et d’intégration tout-en-un, bien qu’il s’agisse d’une plate-forme RH moderne. Du stockage de tous les documents nécessaires à leur envoi aux nouveaux employés, et même à la tenue d’un enregistrement de leur processus d’intégration, GoCo fait tout. De plus, vous pouvez effectuer des dépôts directs via l’installation efficace de traitement de la paie du logiciel.