hogyan küldhetünk valóban biztonságos e-mailt a Microsoft Outlook
– ban évek óta a Microsoft Outlook-ra a vállalkozások széles köre támaszkodott fájlok terjesztésére, találkozók ütemezésére és e-mailek küldésére. A vállalat hírneve és bevétele az értékes eszközök, valamint a magánügyfél vagy az ügyféladatok elvesztésének elkerülésétől függ.,
az érzékeny információk helytelen kezelése pénzbírságot és egyéb szankciókat is eredményezhet olyan iparágakban, mint a pénzügy, a Jogi, a közzététel, az oktatás és az egészségügyi ellátás, amelyeknek meg kell felelniük az adatvédelmi törvényeknek, például a HIPAA-nak vagy a GDPR-nek.
a kiberbiztonsági kihívások növekedésével az e-mail titkosítás az adatvédelem ipari szabványa. Függetlenül attól, hogy meg kell osztania a dokumentum jelszavát a kollégákkal, vagy tárgyalnia kell egy bizalmas ügyfélszerződésről, elengedhetetlen a rendelkezésre álló legjobb Outlook e-mail titkosítás telepítése annak biztosítása érdekében, hogy valóban biztonságban legyen.,
hogyan küldjön egy teljesen titkosított e-mailt az Outlook
a Microsoft Outlook e-mail titkosítási szolgáltatásai nem olyan biztonságosak, mint gondolnád. Ennek oka az, hogy az Outlook titkosítja az e-maileket az S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) és az Office 365 üzenet titkosítása segítségével, amelyek mind a feladóra, mind a címzettnek engedélyezve vannak.
lehet, hogy nem védett, ha e-mailt küld egy címzettnek, aki olyan e-mail platformot használ, amely nem támogatja az S/MIME vagy az Office 365 üzenet titkosítását., Az ingyenes webmail-felhasználók, például a Gmail, a Yahoo és az iCloud kliensei gyakran nem rendelkeznek a robusztus e-mail titkosításhoz szükséges funkciókkal.
2019-ben a számítógépes bűnözők feltörték a webmail klienst Outlook.com hozzáférést nyert az érzékeny személyes adatokhoz, beleértve az e-mail tárgysorokat, a mappaneveket, a névjegyzékeket és néhány e-mail tartalmat. Használata end-to-end titkosítási az egyetlen módja annak, hogy győződjön meg arról, hogy az Outlook e-mail üzeneteket mellékletekkel vagy teljesen biztonságos, mind a szállítás során, hogy a címzett ül nyugalomban a bejövő mappában.,
a harmadik féltől származó beépülő e-mail titkosítási szolgáltatások
annak érdekében, Hogy az e-maileket, mellékleteket teljesen biztonságos, a cég lehet váltani egy külön titkosítási e-mail szolgáltató. De ebben az esetben elveszítené az Outlook összes funkcióját, amelyre támaszkodott.
a változó e-mail platformok helyett egy másik kényelmesebb megoldás egy harmadik féltől származó kiegészítő titkosítási szolgáltatás hozzáadása az Outlookhoz., De győződjön meg róla, hogy olyan szolgáltatást választ, amely nem okoz jelentős súrlódást az e-mail folyamathoz mind a feladó, mind a címzett számára.
az e-mail titkosítás áramvonalas felhasználói élmény nélkül extra kellemetlen lépéseket igényelhet, csak egy e-mail elküldéséhez és olvasásához, ami megnehezíti a használatát. Ha ez a helyzet, akkor nem fogják következetesen alkalmazni a munkavállalók, illetve mások a szervezetben.
a Digify Outlook encryption bővítményének telepítésekor a biztonságos Outlook e-mailek és mellékletek küldése egyszerű.,
hogyan kell használni a Digify-t az e-mailek és mellékletek titkosításához
a Digify Outlook titkosítási bővítményével titkosíthatja e-mailjeit* és mellékleteit a munkafolyamat megváltoztatása vagy a beérkező levelek elhagyása nélkül. Nem kell manuálisan megadnia a címzettnek a jelszót, vagy előfizetnie kell a platformra.
a küldés után bármikor ellenőrizheti az e-mail melléklethez való hozzáférést, majd kiválaszthatja, hogy a címzett letöltheti vagy kinyomtathatja-e. Adjon hozzá egy vízjelet, majd állítsa be a dokumentumot önmegsemmisítésre egy bizonyos idő elteltével., Azt is megnézheti, hogy hányszor nézték meg a dokumentumot, és mennyi ideig.
a Digify Outlook titkosítási bővítményének elindításához kövesse az alábbi öt egyszerű lépést:
- töltse le itt a Digify Outlook titkosítási bővítményt.,szárny a biztonsági beállítások:
- Access Control: címzettek Hozzáadása ki kell kapnia-hozzáférés
- Engedélyek: az engedélyek Beállítása a nyomtatás, valamint letölthető a csatolt dokumentum
- Vízjel: Válassza ki, hogy tartalmaz egy személyre szabott vízjel azonosítását követi,
- Lejárati: Válassza ki az időpontot, amikor a csatolt dokumentum automatikusan hatályát veszti
- Beszúrás az Outlook mellékletet, mint egy linket e-mail-küldés
nézze meg a bemutató videó alatt, hogy megtanulják, hogyan kell küldeni a titkosított e-mail az outlook.,
Az Outlook e-mail üzenetek és mellékletek titkosításához, a digify az AES-256 titkosítási algoritmust használja, amelyet a nemzetbiztonsági adminisztráció (NSA) igazol szigorúan titkos dokumentumokhoz.
, Hogy a címzett megnyitja a titkosított Outlook e-mail mellékletek
Amikor a címzett megkapja a titkosított e-mail mellékletként, mindössze annyit kell tennie, hogy kattintson a csatolt link belül e-mailben., Az Outlook e-mail mellékletet ezután egy biztonságos Digify linken keresztül lehet megtekinteni.
azt is kiválaszthatja, hogy a címzett ellenőrizze-e e-mail címét a csatolt dokumentum megnyitásához. Ha ezt az opciót választja, egy kód automatikusan létrejön, majd elküldésre kerül a címzettnek, így megnyithatják a mellékletet.
hogyan lehet nyomon követni a titkosított Outlook e-maileket és mellékleteket
mint a legnépszerűbb üzleti kommunikációs módszer, a szervezetek az e-mailre támaszkodnak, hogy érzékeny dokumentumokat, például szerződéseket, prezentációkat és sok más típusú fájlt küldjenek., Ha e-mailt küld, meg kell találnia, hogy a csatolt dokumentumok hol érnek véget, és ha még a címzett is megnyitotta őket.
valamint biztonságosan titkosítása a Microsoft Outlook e-mailek, illetve mellékletek Digify, nyomon követhető az e-mail csatolt dokumentum megtekintéséhez, amikor kinyitotta, nyomtatott, továbbított, mind a bejövő mappában.
láthatja, hogy a címzett mikor nyitotta meg az e-mailt és a mellékletet, mennyi ideig tekintette meg őket, és hogy letöltötte-e vagy kinyomtatta-e a dokumentumot. Meghatározott idő elteltével beállíthatja, hogy az e-mail és a melléklet automatikusan lejárjon.,
így soha nem kell kockáztatnia, hogy Bizalmas Információit rossz személynek vagy szervezetnek tegye ki. Egyszerűen kattintson a váltógombra a hozzáférés visszavonásához, miután az Outlook e-mailt és mellékletet elküldték a címzettnek.
következtetés
az adatok megsértése 4, 1 milliárd rekordot tett közzé 2019 első hat hónapjában. Annak ellenére, hogy az adatok megsértése évről évre egyre gyakoribbá válik, sok vállalat nem áll készen arra, hogy megakadályozza és leküzdje őket, ezáltal szükségtelenül veszélyeztetve mind a jó hírnév, mind a pénzügyi veszteség kockázatát.,
szerencsére növelheti az e-mail biztonságát az olyan e-mail titkosítási megoldásokkal, mint a Digify. Most már visszanyerheti az irányítást arról, hogy ki fér hozzá az Outlook e-mailjeihez és mellékleteihez anélkül, hogy feláldozná a zökkenőmentes együttműködést.
nézze meg, milyen könnyű biztonságosan küldeni titkosított Outlook e-maileket és mellékleteket bárhová és bárki, akit szeretne, a Digify Outlook e-mail titkosítási bővítményének ingyenes próbaverziójával.