Wellesley College Project on Social Computing: Hogyan E-mail a professzor
Hogyan e-mail a professzor
diákok gyakran mondják, hogy aggódnak, hogyan kell kezelni egy e – mail üzenetet egy professzor-különösen az egyik, akit nem tudják. Az alábbiakban javaslatokat, hogy válaszoljon aggályok hallottunk nem csak a diákok, de professzorok. És megjegyzés: használja ezeket a tippeket nem csak az e-mail professzorok, de az emberek, akik dolgoznak a főiskolai irodák, a munkaadók és a munka felügyelők, és az osztály deans és RDs.,
On címzés a professzor
e –mail egy professzor kell kezelni, mint egy üzleti levél-legalábbis addig, amíg nem tudja, hogy a professzor személyes preferenciák nagyon jól. Bár az e-mailt széles körben informális médiumnak tekintik, valójában üzleti célokra használják számos környezetben (beleértve a Wellesley Főiskolát is). Ön nem téved, ha túl formális, de fennáll annak a lehetősége elkövetése sok gaffes ha túl informális.
a tárgy fejlécének informatívnak kell lennie. Ez nem egy üdvözlő vonal, így nem ír valami, mint a “Hey professzor” ebben a sorban., Ehelyett írjon néhány szót, jelezve az üzenet célját: például:” kérjen helyet az osztályában”.
a professzorok nevét használja a címzés során.Sok megkérdezett professzor azt mondta, hogy nem szeretik, ha egyszerűen “professzornak” hívják őket.”Ők inkább” professzor Lee “vagy” MS. / Mr. Lee”; a legtöbb azt mondják, hogy a cím maga nem számít szinte annyira, mint az a tény, hogy Ön is használja a nevüket (“Dr. Lee” nem tűnik ritkának Wellesley, bár, csak azért, hogy tudja)., Egyes professzorok végül azt sugallják, hogy keresztnevükön hívják őket, de ha kényelmesebb a cím használata, ez mindig rendben van. Csak győződjön meg róla, hogy egy nevet használ. (Megjegyzés: Ezek a megjegyzések igazak a személyes interakcióra, valamint az e-mailre).
kedves, Szia, Hé, vagy semmi? Néhány szemnek és fülnek, “kedves Jones professzor” lehet, hogy túl formális egy e – mail üzenethez-de valójában csak akkor fog működni, ha a célod üzleti jellegű. Egyszerűen csak írni “Jones professzor” (majd egy vessző) rendben van, is., Néhány kar érzékeny a “Hi” szóra, mint köszöntésre, akár egyedül, akár névvel (például “Szia, Jones professzor”), de mások nem bánják, sőt maguk is használják. De ne ” Hé ” – senki kérdeztük szereti, hogy az egyik.
ne várjon azonnali választ.Bár mindannyian hozzászoktunk az elektronikus kommunikáció pillanatnyi minőségéhez, professzorai azt akarják, hogy tudd, hogy egyszerűen nem mindig tudnak gyorsan válaszolni egy üzenetre. Engedje meg nekik egy-két napot, vagy még többet, hogy válaszoljanak. Akkor újra elküldeni az üzenetet, ha még nem hallottam vissza öt nap múlva.,
On e-mail style
ne használjon mosolygó arcokat vagy más hangulatjeleket e-mailezéskor, és ne használja azokat az internetes betűszavakat, rövidítéseket és rövidített helyesírásokat (pl. Hasonlóképpen, ne tévesszük össze e-mail stílus txt stílus. Mindez az elektronikus gyorsírás jelzi az intimitás (és talán az életkor) szintjét, amely nem megfelelő a professzorokkal való cserére.
írjon nyelvtanilag, helyesírással, és kerülje a buta hibákat.Lektorálás. Használja a helyesírási ellenőrzőt. Különösen ellenőrizze a kínos hibákat a tárgy fejlécében., Mutasd meg, hogy érdekel, hogyan jelen magad írásban a professzor.
használja a bekezdéstörésekethogy segítsen megszervezni az üzenetet. Nehéz olvasni egy hosszú, töretlen folyam a szavak a képernyőn.
On content
Don ” t use e-mail to rant or whine.Néha az üzenet megjelenése jelezheti a “rant” – ot: nagyon hosszú bekezdések, nagybetűk, mondatok törése. Ezek nem szórakoztató olvasni, és lehet, hogy kiváltani a pontosan ellenkező választ, hogy szándékában áll., Persze, mindannyian kísértés, hogy henceg néha e-mailben, így amit egy professzor azt javasolja, ez: biztos, henceg minden, amit akar egy e-mail. De ne küldje el. Nyomja meg a Törlés gombot, majd írjon egy mérettebb üzenetet. (Sok kar azt fogja mondani, hogy fájljaik tele vannak nem küldött üzenetekkel; bölcsen megtudták, hogy a frusztráció első öblítésében írt e-mailt újra kell készíteni, és óvatosan kell elküldeni.) Másrészt egy e-mail, amelyben konstruktívan megfogalmazott panaszt irányít az ilyen panaszok kezelésére leginkább képes személynek, csak finom.,
tartsa a legtöbb üzenetet a képernyő alatt; sok olvasó egyszerűen elhalasztja a hosszú üzenetek olvasását, majd soha nem térhet vissza hozzájuk. Másrészről, egy nagyon rövid, terse üzenet egyszerűen értelmetlen lehet. Ügyeljen arra, hogy elegendő információt tartalmazzon, hogy az olvasó megértse, mit kér. Adjon meg egy kis hátteret vagy kontextust, ha szükséges. Egyértelműen adja meg kérését.
tegyen további lépéseket az e-mail csere minimalizálása érdekében;például, ha találkozót kér, adja meg a célját, és nevezze meg azokat az időket, amikor az első üzenetben megjelenhet., A válaszadó ezután csak egy további üzenettel tud válaszolni.
idézz szelektíven és röviden minden korábbi üzenetből a kontextus és a háttér biztosítása érdekében. Bár néha jó idézni egy egész csere, hogy tartsa a rekordot, amit mondtak, ésdöntött, gyakran, hogy felesleges, és egyszerűen csak a végén, hogy egy üzenet túl hosszú, és zsúfolt a képernyőn.
sok professzor azt tanácsolja, hogy gondolja át, miért küld e-mail üzenetet. Kérdezel valamit, ami könnyen ellenőrizhető, ha vett néhány extra lépést magad?, Például, e-mailben egy professzor egyszerűen megkérdezni, hogy mikor a munkaidő bosszantó lehet, ha a munkaidőt már egyértelműen bejelentették a tantervben. Másrészt, e-mail egy találkozót csak finom. Olyan kérdést tesz fel, amelyet jobban fel lehet tenni a tanfolyamon, ahol minden diák hasznosan láthatja a választ? E-mailben panaszt nyújt be, vagy ajánlást kér, vagy segítséget kér egy problémakészlethez? Ezekben az esetekben sokkal jobb lehet a személyes kapcsolatfelvétel és az irodai látogatás.,
légy tisztelettudó, és gondolj arra, hogy milyen dolgok furcsának vagy sértőnek tűnhetnek a professzorodnak.Például, ne mondd hajthatatlanul, hogy átaludta, hogy a professzor osztály, vagy beszélni a szerelmi élet, vagy bash kémia vagy matematikai vagy írás.
Wellesley kar hiszem, nagyon magasan a diákok, és hamarosan meg fogja találni, hogy szorosan együttműködik veled, és hogy akkor úgy érzi, elég kényelmes belépő szellemi kapcsolatot a professzorok., Az e-maileket gyakran úgy tekintik, mint egy demokratizáló kommunikációs rendszert, amely összeolvasztja a hierarchiákat, és lehetővé teszi mindenféle ember számára, hogy kényelmesen és szabadon kommunikáljon egymással. Értékeljük a könnyű kommunikáció, hogy az e-mail kínál nekünk – de mi, akik dolgoznak Wellesley is megtanulta, idővel, hogy nem akarjuk, hogy az e-mail a diákok, hogy érzem magam, mint egy azonnali üzenet csere., A legtöbb professzorok túlterheltek a nagyszámú e-mail üzeneteket kapnak; néhány már sokkolta a puszta effrontery néhány ilyen üzenetek; sokan frusztrált, ha az e-mail fogyaszt annyi idejüket és érzelmi energia, hogy nem tudnak majd tölteni értékes személyes időt veled. Reméljük, hogy ezek a tippek segítenek Önnek-és professzorainak-megőrizni az érzelmi energia egy részét.
és ami ezt az érzelmi energiát illeti, itt van egy utolsó tipp:
légy kedves magadnak, ha elektronikus faux pas-t készítesz.,Mindannyian-még azok is, akik évek óta tanulmányozták az elektronikus kommunikációt – nagyon szörnyű hibákat követtek el. Tanulunk a hibáinkból, és megtanulunk megbocsátani magunknak (és másoknak).