Come inviare una e-mail veramente sicuro in Microsoft Outlook
Per molti anni, Microsoft Outlook è stato invocato da una vasta gamma di aziende per distribuire file, pianificare riunioni, e inviare e-mail. La reputazione e le entrate di un’azienda dipendono dall’evitare la perdita di beni preziosi e di informazioni su clienti o clienti privati.,
La cattiva gestione delle informazioni sensibili può anche comportare multe e altre sanzioni per coloro che in settori come finanza, legale, editoria, istruzione e assistenza sanitaria devono rispettare le leggi sulla protezione dei dati come HIPAA o GDPR.
Con le sfide della sicurezza informatica in aumento, la crittografia delle e-mail è lo standard del settore per la protezione dei dati. Se avete bisogno di condividere una password del documento con i colleghi o negoziare un affare cliente confidenziale, è essenziale per distribuire la migliore crittografia e-mail di Outlook disponibili per garantire che siete veramente salvaguardati.,
Come inviare un’e-mail completamente crittografata in Outlook
I servizi di crittografia e-mail di Microsoft Outlook non sono così sicuri come si potrebbe credere. Questo perché Outlook crittografa le e-mail utilizzando S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) e Office 365 message encryption, che si basano sia sul mittente che sul destinatario che lo hanno abilitato.
Potresti non essere protetto quando invii un’email a un destinatario che utilizza una piattaforma di posta elettronica che non supporta la crittografia dei messaggi S / MIME o Office 365., Gli utenti di webmail gratuiti come i client su Gmail, Yahoo e iCloud spesso non hanno le funzionalità necessarie per la crittografia delle e-mail.
Nel 2019, i criminali informatici hanno violato il client di webmail Outlook.com e ha ottenuto l’accesso a informazioni private sensibili, tra cui le righe oggetto e-mail, nomi delle cartelle, elenchi di contatti, e alcuni contenuti e-mail. L’utilizzo della crittografia end-to-end è l’unico modo per assicurarsi che i messaggi e-mail e gli allegati di Outlook siano completamente sicuri, sia mentre sono in transito verso il destinatario che seduti a riposo in una casella di posta.,
Utilizzando servizi di crittografia e-mail aggiuntivi di terze parti
Per garantire che le e-mail e gli allegati siano completamente sicuri, la tua azienda può passare a un provider di crittografia e-mail separato. Ma in questo caso si perderebbe tutte le funzionalità di Outlook sei venuto a fare affidamento su.
Invece di preoccuparsi di cambiare le piattaforme di posta elettronica, un’altra soluzione più conveniente è aggiungere un servizio di crittografia aggiuntivo di terze parti a Outlook., Ma ti consigliamo di fare in modo di scegliere un servizio che non aggiunge attrito significativo al processo di posta elettronica sia per il mittente e il destinatario.
La crittografia delle e-mail senza un’esperienza utente semplificata può richiedere ulteriori passaggi scomodi solo per inviare e leggere un’e-mail, rendendo difficile l’uso. In questo caso, non verrà applicato in modo coerente dai dipendenti e da altri membri dell’organizzazione.
Quando si installa il componente aggiuntivo di crittografia di Outlook di Digify, l’invio di e-mail e allegati di Outlook sicuri è semplice.,
Come utilizzare Digify per crittografare e-mail e allegati
Con il componente aggiuntivo di crittografia di Outlook di Digify, è possibile crittografare e-mail* e allegati senza modificare il flusso di lavoro o lasciare la posta in arrivo. Inoltre, non è necessario fornire manualmente al destinatario una password o farli iscriversi alla piattaforma.
Controlla l’accesso al tuo allegato e-mail in qualsiasi momento dopo averlo inviato e scegli se il tuo destinatario può scaricarlo o stamparlo. Aggiungere una filigrana e impostare il documento di autodistruzione dopo un determinato periodo di tempo., Puoi anche vedere quante volte il tuo documento è stato visualizzato e per quanto tempo.
Per iniziare con Outlook encryption add-in di Digify seguire questi cinque semplici passi:
- Scarica il Digify Outlook encryption add-in qui.,ala le impostazioni di protezione:
- Controllo di Accesso: Aggiungere destinatari che dovrebbe ricevere l’accesso
- autorizzazioni: Impostare le Autorizzazioni per la stampa e il download il documento allegato
- Filigrana: per Scegliere se includere una filigrana personalizzata per l’identificazione e il tracciamento
- Scadenza: Selezionare la data e l’ora quando il documento allegato scadrà automaticamente
- Inserisci il tuo Outlook allegato un link nella tua e-mail e inviare
Guarda il video demo qui sotto per informazioni su come inviare un e-mail crittografato in outlook.,
Per crittografare i messaggi di posta elettronica Outlook e gli allegati, Digify utilizza la crittografia AES-256 algoritmo che è certificato dalla National Security Administration (NSA) per la top-secret i documenti.
Come il destinatario apre l’e-mail e gli allegati di Outlook crittografati
Quando il destinatario riceve l’allegato e-mail crittografato, tutto ciò che deve fare è fare clic sul collegamento allegato all’interno dell’e-mail., Il tuo allegato e-mail di Outlook può quindi essere visualizzato tramite un collegamento Digify sicuro.
È inoltre possibile selezionare se si desidera che il destinatario verifichi il proprio indirizzo e-mail per aprire il documento allegato. Quando si sceglie questa opzione, viene automaticamente creato un codice e inviato al destinatario in modo che possa aprire l’allegato.
Come tenere traccia delle email e degli allegati di Outlook crittografati
Come metodo di comunicazione aziendale più popolare, le organizzazioni si affidano all’e-mail per inviare documenti sensibili come contratti, presentazioni e molti altri tipi di file., Una volta che si invia una e-mail si deve indovinare dove i documenti allegati finiscono e se sono stati anche aperti dal destinatario.
Oltre a crittografare in modo sicuro le e-mail e gli allegati di Microsoft Outlook con Digify, puoi monitorare la tua e-mail e il documento allegato per visualizzarli quando vengono aperti, stampati e inoltrati tutti dalla tua casella di posta.
Puoi vedere quando il destinatario ha aperto l’e-mail e l’allegato, per quanto tempo li ha visualizzati e se ha scaricato o stampato il documento. Dopo un determinato periodo di tempo, è possibile configurare la posta elettronica e l’allegato per scadere automaticamente.,
In questo modo non devi mai rischiare che le tue informazioni riservate vengano esposte alla persona o all’organizzazione sbagliata. È sufficiente fare clic su un interruttore a levetta per revocare l’accesso dopo l’e-mail di Outlook e l’allegato è stato inviato al destinatario.
Conclusione
Le violazioni dei dati hanno rivelato 4,1 miliardi di record nei primi sei mesi del 2019. Anche se le violazioni dei dati stanno diventando sempre più comuni ogni anno, molte aziende non sono disposte a prevenirle e combatterle, mettendosi così inutilmente a rischio sia di reputazione che di perdite finanziarie.,
Fortunatamente, è possibile aumentare la sicurezza e-mail contro le violazioni con soluzioni di crittografia e-mail come Digify. Ora è possibile riprendere il controllo di chi ha accesso alle e-mail di Outlook e allegati senza sacrificare la collaborazione senza soluzione di continuità.
Scopri quanto è facile inviare in modo sicuro email e allegati di Outlook crittografati ovunque e chiunque tu voglia con una prova gratuita del componente aggiuntivo di crittografia e-mail di Outlook di Digify.