Wellesley College Project on Social Computing: Come e-mail il tuo professore
Come E-mail il tuo professore
Gli studenti spesso ci dicono che si preoccupano di come indirizzare un messaggio di posta elettronica a un professore – soprattutto uno che non conoscono. Qui di seguito sono i suggerimenti che rispondono alle preoccupazioni che abbiamo sentito non solo da studenti, ma da professori. E nota: utilizzare questi suggerimenti non solo per e-mailing professori, ma le persone che lavorano negli uffici del college, i vostri datori di lavoro e supervisori di lavoro, e la vostra classe presidi e RDS.,
Su come affrontare il tuo professore
E-mail a un professore dovrebbe essere trattato come una lettera commerciale –almeno fino a quando si sa che le preferenze personali del professore molto bene. Anche se e-mail è ampiamente considerato come un mezzo informale, è infatti utilizzato per scopi commerciali in molte impostazioni (tra cui Wellesley College). Non si sbaglia se si è troppo formale, ma v ” è la possibilità di commettere molte gaffe se si è troppo informale.
L’intestazione dell’oggetto dovrebbe essere informativa. Non è una linea di saluto, in modo da non scrivere qualcosa come”hey professor “in quella linea., Invece, scrivi alcune parole che indicano lo scopo del tuo messaggio: “Richiesta di uno spazio nella tua classe”, ad esempio.
Usa i nomi dei professori quando li indirizza.Molti professori che abbiamo interrogato hanno detto che a loro non piace essere chiamati semplicemente “professore.”Preferiscono” Professor Lee ” o “Ms. / Mr. Lee”; la maggior parte ci dice che il titolo stesso non importa quasi tanto quanto il fatto che tu usi anche i loro nomi (“Dr. Lee”sembra essere raro a Wellesley, però, solo così lo sai)., Alcuni professori alla fine suggeriranno di chiamarli con il loro nome, ma se sei più a tuo agio nel continuare a usare un titolo, va sempre bene. Basta essere sicuri di usare un nome. (Nota: questi commenti sono veri per l’interazione personale e per l’e-mail).
Caro, Ciao, Ehi, o niente? Per alcuni occhi e orecchie, “Caro Professor Jones” può essere troppo formale per un messaggio di posta elettronica-ma in realtà farà bene quando il vostro scopo è un business – like uno. Anche scrivere semplicemente “Professor Jones” (seguito da una virgola) va bene., Alcuni docenti sono sensibili alla parola ” Hi “come un saluto, da soli o con un nome (ad esempio,” Hi, Professor Jones”), ma altri non mente e di fatto lo usano se stessi. Ma evita ” hey ” – a nessuno che abbiamo interrogato piace quello.
Non aspettarti una risposta immediata.Anche se ci siamo tutti abituati alla qualità istantanea della comunicazione elettronica, i vostri professori vogliono che sappiate che semplicemente non possono sempre rispondere rapidamente a un messaggio. Permetti loro un giorno o due, o anche di più, di rispondere. È possibile ri-inviare il messaggio se non avete sentito di nuovo in cinque giorni o giù di lì.,
In stile e-mail
Non usare faccine o altre emoticon quando si inviano e-mail ai professori, e non usare tutte quelle sigle Internet, abbreviazioni e ortografie abbreviate (ad esempio, LOL, o”U”per “tu”). Allo stesso modo, non confondere stile e-mail con lo stile txt. Tutta questa stenografia elettronica segnala un livello di intimità (e forse di età) che è inappropriato per gli scambi con i tuoi professori.
Scrivi grammaticalmente, scrivi correttamente ed evita errori stupidi.Revisionare. Usa il correttore ortografico. Soprattutto ricontrolla gli errori imbarazzanti nell’intestazione del soggetto., Mostra che ti interessa come ti presenti per iscritto al tuo professore.
Usa le interruzioni di paragrafo per aiutare a organizzare il tuo messaggio. E ” difficile leggere un lungo flusso ininterrotto di parole su uno schermo.
Sul contenuto
Non usare la posta elettronica per sbraitare o lamentarsi.A volte l’aspetto stesso di un messaggio può segnalare “sproloquio”: paragrafi molto lunghi, senza lettere maiuscole, senza interruzioni di frase. Questi non sono divertenti da leggere, e potrebbe suscitare l’esatta risposta opposta che si intende., Naturalmente, siamo tutti tentati di sbraitare a volte in e-mail, quindi quello che un professore raccomanda è questo: Certo, sbraitare tutto quello che volete in una e-mail. Ma non mandarlo. Premi il pulsante Elimina, quindi scrivi un messaggio più misurato. (Molti docenti vi dirà che hanno file pieni di messaggi non inviati; hanno saggiamente imparato che una e-mail scritta in prima fila di frustrazione deve essere ri-artigianale e inviato con cura. D’altra parte, un’e-mail in cui si indirizza un reclamo formulato in modo costruttivo alla persona più in grado di affrontare tali reclami va bene.,
Mantieni la maggior parte dei messaggi sotto uno schermo di lunghezza;molti lettori semplicemente rimanderanno la lettura di messaggi lunghi, e quindi potrebbero non tornare mai più da loro. D’altra parte, un messaggio molto breve e conciso può semplicemente essere privo di significato. Assicurati di includere informazioni sufficienti in modo che il tuo lettore possa capire cosa stai richiedendo. Fornire un po ‘ di sfondo o contesto, se necessario. Dichiari chiaramente la sua richiesta.
Prendere ulteriori misure per ridurre al minimo lo scambio di e-mail;ad esempio, se si richiede un appuntamento, indicare il vostro scopo e il nome le volte che si potrebbe entrare nel vostro messaggio iniziale., Il rispondente può quindi essere in grado di rispondere con un solo messaggio aggiuntivo.
Citazione selettivamente e brevemente da qualsiasi messaggio precedente per fornire contesto e sfondo. Anche se a volte è bene citare un intero scambio in modo da tenere un registro di ciò che è stato detto anddecided, spesso che è inutile e semplicemente finisce per fare un messaggio troppo lungo e ingombrare lo schermo.
Molti professori consigliano di pensare al motivo per cui si sta inviando un messaggio di posta elettronica. Stai chiedendo qualcosa che potrebbe essere facilmente controllato se hai fatto qualche passo in più da solo?, Ad esempio, e-mailing un professore semplicemente per chiedere quando le sue ore di ufficio sono può essere fastidioso quando le ore di ufficio sono stati chiaramente annunciato sul programma già. D’altra parte, e-mailing per un appuntamento è più che bene. Stai facendo una domanda in privato che potrebbe essere meglio chiesto alla conferenza del corso, dove tutti gli studenti potrebbero utilmente vedere la risposta? Stai inviando un’e-mail per presentare un reclamo o per chiedere una lettera di raccomandazione o per chiedere aiuto con un problema impostato? In questi casi, il contatto personale e una visita in ufficio potrebbero essere molto meglio.,
Sii rispettoso e pensa a quali tipi di cose potrebbero sembrare strane o offensive per il tuo professore.Per esempio, non dire irriverente che hai dormito attraverso la classe di quel professore, o parlare della tua vita sentimentale, o bash chimica o la matematica o la scrittura.
Wellesley facoltà pensano molto bene dei loro studenti, e troverete presto che lavoreranno a stretto contatto con voi e che vi sentirete abbastanza comodo entrare in un rapporto intellettuale con i vostri professori., La posta elettronica è stata spesso vista come un sistema di comunicazione democratizzante che appiattisce le gerarchie e che consente a persone di ogni tipo di comunicare comodamente e liberamente tra loro. Apprezziamo la facilità di comunicazione che e-mail ci offre – ma noi che lavoriamo a Wellesley hanno anche imparato, col tempo, che non vogliamo abbastanza la nostra e-mail con gli studenti a sentire come uno scambio di messaggi istantanei., La maggior parte dei professori sono sopraffatti dal gran numero di messaggi di posta elettronica che ricevono; alcuni sono stati scioccati dalla sfrontatezza pura di alcuni di quei messaggi; molti diventano frustrati se e-mail consuma così tanto del loro timeand energia emotiva che non possono poi spendere prezioso tempo personale con voi. Ci auguriamo che questi suggerimenti vi aiuterà – ei vostri professori-conservare parte di quella energia emotiva.
E per quanto riguarda quell’energia emotiva, ecco un ultimo consiglio:
Sii gentile con te stesso se fai un passo falso elettronico.,Tutti noi-anche quelli che hanno studiato la comunicazione elettronica per anni-abbiamo fatto alcuni errori piuttosto mostruosi. Impariamo dai nostri errori e impariamo a perdonare noi stessi (e gli altri).