Wellesley College Project on Social Computing:How to E-mail Your Professor
How to E-mail Your Professor
学生は、しばしば、教授に電子メールメッセージを送る方法について心配している 以下は、私たちが学生からだけでなく、教授から聞いた懸念に答える提案です。 そして注:これらの先端を電子メールで送る教授のためにちょうど使用しなさい、大学オフィス、あなたの雇用者および仕事のスーパーバイザー、およびあなた,
あなたの教授に対処する上で
教授への電子メールは、ビジネスレターのように扱われるべきです-少なくともあなたが教授の個人的な好み 電子メールは非公式の媒体として広くみなされていますが、実際には多くの設定（ウェルズリー大学を含む）でビジネス目的で使用されています。 あなたがあまりにも正式であれば、あなたは間違いなく勝ちましたが、あなたがあまりにも非公式であれば、多くの失言を犯す可能性があります。
subjectヘッダーは有益でなければなりません。 それは挨拶の行ではないので、その行に”こんにちは教授”のようなものを書かないでください。, 代わりに、メッセージの目的を示すいくつかの単語を書いてください：”あなたのクラスのスペースを要求する”など。
それらに対処するときに教授の名前を使用してください。私たちが尋ねた多くの教授は、単に”教授”と呼ばれるのが好きではないと言いました。”彼らは”Professor Lee”または”Ms./Mr.Lee”を好む;ほとんどの人は、タイトル自体はあなたが自分の名前を使うという事実ほど重要ではないと言っています（”Dr.Lee”はWellesleyでは珍しいようですが、ちょうどあなたが知っているようです）。, いくつかの教授は、最終的にあなたが彼らの最初の名前でそれらを呼び出すことを提案しますが、あなたがタイトルを使用し続けることがより快適 ちょうど名前を使用すること確実がありなさい。 （注：これらのコメントは、個人的な相互作用だけでなく、電子メールのためにも当てはまります）。 こんにちは。
親愛なる、ハイ、ねえ、または何もありませんか？ ある目および耳に、”親愛なる教授ジョーンズ”は電子メールメッセージのために余りに形式的であるかもしれない-あなたの目的がビジネスのようなもの 単に”教授ジョーンズ”（コンマが続く）を書くことも問題ありません。, “こんにちはこんにちは”という言葉に敏感な教員もいれば、単独であろうと名前が付いていようと（例えば、”こんにちは、教授ジョーンズ”）、挨拶として”こんにちは”という言葉に敏感な教員もいます。 ないように注”こんにちは”になっている–お問い合わせが好きる。
ドン”tは瞬時に応答を期待しています。私たちは皆、電子通信の瞬間的な品質に慣れてきましたが、あなたの教授は、彼らが単に常にすぐにメッセージに答えることはできないことを知って それらに一日か二日、またはさらに多くの、応答することができます。 あなたは五日かそこらで戻って聞いていない場合は、メッセージを再送信することができます。,
電子メールスタイルで
教授に電子メールを送るときにはスマイリーフェイスやその他の顔文字を使用しないでください。 同様に、メールスタイルとtxtスタイルを混同しないでください。 その電子の速記のすべては、あなたの教授との交流には不適切である親密さ（そしておそらく年齢）のレベルを示しています。
文法的に書き、正しく綴り、愚かな間違いを避けてください。校正しました。 スペルチェックを使用します。 特にダブルチェックのための恥ずかしい誤対象のヘッダを表します。, あなたの教授に書面で自分自身を提示する方法を気にしていることを示してください。
段落区切りを使用してメッセージを整理するのに役立ちます。 それは、画面上の単語の長い切れ目のないストリームを読むのは難しいです。
コンテンツについて
暴言や駄々をこねるために電子メールを使用しないでください。時には、メッセージの非常に外観は”暴言”を知らせることができます：非常に長い段落、大文字、文の区切りはありません。 これらは読むのが楽しいものではなく、あなたが意図している正反対の反応を引き出すかもしれません。, もちろん、私たちは皆、電子メールで時々暴言するように誘惑されているので、ある教授が推奨するのはこれです：確かに、あなたが電子メールで欲しいすべて しかしdon”tはそれを送ります。 削除ボタンを押して、より測定されたメッセージを書き込みます。 （多くの教員は、彼らが未送信のメッセージでいっぱいのファイルを持っていることを教えてくれます;彼らは賢明に欲求不満の最初のフラッシュで書）一方では、そのような不平に演説できる人に建設的に言葉遣われた不平を指示する電子メールはちょうどうまくである。,多くの読者は単に長いメッセージの読み取りを延期し、その後、それらに戻ってくることはありません。 一方、非常に短く簡潔なメッセージは単に無意味かもしれません。 あなたの読者が要求しているものを理解できるように十分な情報を含むこと確実がありなさい。 必要に応じて、少しの背景または文脈を提供します。 あなたの要求を明確に述べる。
電子メール交換を最小にするために余分手順を取りなさい;例えば、任命を要求したら、あなたの目的を示し、あなたの最初のメッセージで入ることがで, ご回答者が答えできまみの追加メッセージ。
コンテキストと背景を提供するために、以前のメッセージから選択的かつ簡単に引用します。 時にはそれは何の記録を維持するように、全体の交換を引用することは良いですが、”sは言われてanddecided、多くの場合、その”sは不要で、単に長すぎるメッセージを作り、画面を混乱させることになります。
多くの教授は、なぜあなたが電子メールメッセージを送信しているのかを考えることを勧めます。 あなた自身がいくつかの余分な手順を踏んだ場合、簡単にチェックできる何かを求めていますか？, 例えば、彼女の営業時間がいつあるか尋ねるために教授を単に電子メールで送ることは営業時間がはっきりシラバスで既に発表されたとき迷惑である 一方では、任命のための電子メールで送ることはちょうどうまくである。 あなたは、すべての学生が有用に応答を見るかもしれないコース会議でより良い尋ねられるかもしれない個人的に質問をしていますか？ 苦情を申し立てたり、推薦状を求めたり、問題セットの助けを求めたりするために電子メールで送っていますか？ これらの場合、個人的な接触およびオフィスの訪問は大いによりよいかもしれない。,
敬意を表し、あなたの教授にとってどのようなものが奇妙に聞こえるか、不快に聞こえるかを考えてください。たとえば、あなたがその教授のクラスを通して眠ったこと、あるいはあなたの愛の人生について話したり、化学や数学や執筆を打ち砕いたりすること
Wellesleyの教員は学生のことを非常に高く考えており、すぐに彼らがあなたと緊密に協力し、あなたの教授との知的関係に入るのが非常に快適に感じ, 電子メールは頻繁に階層を平らにし、各種各様の人々が互いに楽にそして自由に伝達し合うことを可能にするコミュニケーションの民主化システムとし 私達は電子メールが私達を提供するコミュニケーションの容易さを評価する-しかしWellesleyで働く私達はまた私達がかなり学生が付いている私達の電子メールが即刻メッセージ交換のように感じてほしくないことを、時間をかけて、学んだ。, ほとんどの教授は受け取る電子メールメッセージの膨大な数によって圧倒される;一部はそれらのメッセージのいくつかの薄いeffronteryによって衝撃を受けた;電子メールがあなたとの貴重で個人的な時間を使うことができないことtimeandの感情的なエネルギーのそんなに消費すれば多数は失望するようになる。 私たちは、これらのヒントがあなたとあなたの教授に役立つことを願っています。
そして、その感情的なエネルギーについては、ここで最後のヒントです：
あなたが電子偽ものを作るならば、あなた自身に親切にしてください。,私たちのすべて–何年もの間、電子通信を研究してきた人でさえ–いくつかのかなり巨大なエラーを作りました。 私たちは間違いから学び、自分自身（そして他の人）を許すことを学びます。