– Hvordan å sende en virkelig sikker e-post i Microsoft Outlook

For mange år, Microsoft Outlook har vært avhengige av et bredt spekter av bedrifter til å distribuere filer, planlegge møter, og sende e-post. Et selskaps omdømme og inntekter avhenger unngå tap av verdifulle eiendeler og egen klient eller kunde informasjon.,

feil håndtering av sensitiv informasjon kan også resultere i bøter og annen straff for dem som er i bransjer som finans, juridisk, publisering, utdanning og helsevesen som har å overholde lover om databeskyttelse som FORSKRIFTER eller GDPR.

Med cybersecurity utfordringer på stige, e-post kryptering er bransjens standard for databeskyttelse. Enten du har behov for å dele et dokument passord med kolleger eller forhandle frem en konfidensiell klienten tilbyr, er det viktig å distribuere den beste Outlook e-post kryptering er tilgjengelig for å sikre du er virkelig ivaretatt.,

Hvordan å sende en fullt kryptert e-post i Outlook

Microsoft Outlook e-post kryptering tjenestene er ikke så sikker som du kanskje tror. Dette er fordi Outlook krypterer e-post ved hjelp av S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) og Office 365 kryptering av meldinger, som begge stole på avsenderen og mottakeren å ha det aktivert.

Du kan ikke være beskyttet når du sender til en mottaker som bruker en e-plattform som ikke har støtte for S/MIME-eller Office 365-kryptering av meldinger., Gratis webmail-brukere, for eksempel kunder på Gmail, Yahoo, og iCloud ofte ikke har den funksjonaliteten som trengs for robust e-post kryptering.

I 2019, cyber kriminelle hacket webmail klient Outlook.com og fikk tilgang til sensitiv personlig informasjon, inkludert e-post subject linjer, mappen navn, kontaktlister, og noen av e-innhold. Ved hjelp av ende-til-ende-kryptering er den eneste måten å sørge for at din Outlook e-postmeldinger og vedlegg er helt sikker, både mens du er i transitt til mottakeren og sitte i ro i en innboks.,

ved Hjelp av tredjeparts add-in e-post kryptering tjenester

for Å sikre at din e-post og vedlegg er helt sikker, kan bedriften bytte til en egen kryptering av e-postleverandøren. Men i dette tilfellet ville miste all funksjonaliteten i Outlook du har kommet til å stole på.

i Stedet for hassling med endring av e-plattformer, en annen mer praktisk løsning er å legge til en tredjeparts add-i-kryptering service til Outlook., Men, vil du ønsker å sørge for at du velger en tjeneste som ikke legge betydelig friksjon til e-post prosess for både avsender og mottaker.

E-post kryptering uten en strømlinjeformet brukeropplevelse kan kreve ekstra ubeleilig trinnene bare å sende og lese en e-post som gjør det vanskelig å bruke. Hvis dette er tilfelle, vil det ikke være anvendt konsekvent av ansatte og andre i organisasjonen.

Når du installerer Digify Outlook-kryptering add-i, sender sikker Outlook e-post og vedlegg er enkelt.,

Hvordan å bruke Digify til å kryptere e-postmeldinger og vedlegg

Med Digify Outlook-kryptering add-in, kan du kryptere e-post* og vedlegg uten å endre arbeidsflyten eller forlate din innboks. I tillegg trenger du ikke å manuelt gir mottakeren et passord eller få dem til å abonnere på plattformen.

Kontrollere tilgang til din e-postvedlegg når som helst etter at du har sendt det, og velg hvis mottakeren din kan laste ned eller skrive den ut. Legge til et vannmerke og angi dokumentet til self destruct etter en bestemt tid., Du kan også se hvor mange ganger dokumentet ble vist, og for hvor lenge.

for Å komme i gang med Digify Outlook-kryptering add-i følge disse fem enkle trinn:

1. Last ned Digify Outlook kryptering add-i her.,wing din sikkerhet innstillinger:
   • Access Control: Legge til mottakere som skal motta access
   • Tillatelser: Angi tillatelser for å skrive ut og laste ned vedlagte dokumentet
   • Vannmerking: Velg om du vil inkludere en tilpasset vannmerke for identifikasjon og sporing
   • Løpetid: Velg dato og klokkeslett for når det vedlagte dokumentet utløper automatisk
2. Sett inn din Outlook vedlegg som en kobling i e-posten din og send

Se videoen nedenfor for å lære hvordan du vil sende en kryptert e-post i outlook.,

for Å kryptere Outlook e-post meldinger og vedlegg, Digify bruker AES-256 kryptering algoritme som er sertifisert av National Security Administration (NSA) for topp-hemmelige dokumenter.

Hvordan mottakeren åpner den krypterte Outlook e-post og vedlegg

Når mottakeren mottar din er kryptert e-post vedlegg, alt de har å gjøre er å klikke på vedlegget kobling i e-posten., Outlook e-postvedlegg kan sees via en sikker Digify link.

Du kan også velge om du vil at mottakeren til å bekrefte e-postadressen til å åpne den vedlagte dokument. Når du velger dette alternativet, vil en kode blir automatisk opprettet og sendt til mottakeren, slik at de kan åpne vedlegget.

Hvordan å spore krypterte Outlook e-post og vedlegg

Som den mest populære business kommunikasjon metode, organisasjoner som er avhengige av e-post til å sende sensitive dokumenter som for eksempel kontrakter, presentasjoner, og mange andre typer filer., Når du sender en e-post du må gjette hvor den vedlagte dokumenter ende opp, og hvis de ble også åpnet av din mottaker.

, Så vel som trygt og krypterer dine Microsoft Outlook e-post og vedlegg med Digify, kan du spore din e-post og vedlagt dokument for å vise når de blir åpnet, skrives ut, og videresendt alle fra innboksen.

Du kan se når mottakeren har åpnet e-post og vedlegg, hvor lenge har de sett dem, og hvis de er lastet ned eller skrevet ut dokumentet. Etter en viss tid, kan du konfigurere din e-post og vedlegg til utløpe automatisk.,

Denne måten slipper du å risikere at konfidensiell informasjon blir utsatt til feil person eller organisasjon. Bare klikk en bryteren for å oppheve tilgang etter Outlook e-post og vedlegg har blitt sendt til mottakeren.

Konklusjon

Data brudd offentliggjort 4.1 milliarder poster i de første seks måneder av 2019. Selv om data brudd blir mer og mer vanlig for hvert år, mange bedrifter ikke er forberedt på å forhindre og bekjempe dem, og dermed sette seg unødig i fare for både omdømme og økonomisk tap.,

Heldigvis, kan du øke din e-post sikkerhet mot brudd med e-post kryptering løsninger som Digify. Nå kan du få kontroll over hvem som har tilgang til Outlook e-post og vedlegg uten å ofre sømløst samarbeid.

Se hvor enkelt det er trygt å sende krypterte Outlook e-post og vedlegg hvor som helst og hvem som helst som du ønsker med en gratis prøveversjon av Digify ‘ s Outlook e-post kryptering add-in.

---