Wellesley College Prosjektet på Sosiale Computing: Hvordan E-post Professor
Hvordan E-post Professor
Studenter ofte fortelle oss at de er bekymret for hvordan å håndtere en e-postmelding til en professor – spesielt en som de don»t kjenner. Nedenfor er forslag som svar bekymringer vi»ve hørt, ikke bare fra studenter, men fra professorer. Og merk: bruk disse tipsene ikke bare for e-post professorer, men folk som jobber i college kontorer, deres arbeidsgivere og jobb veiledere, og din klasse dekanene og RDs i dublin.,
På adressering professor
E-mail til en professor bør behandles som en virksomhet bokstav –minst før du vet at professor»s personlige preferanser veldig godt. Selv om e-post er ansett som et uformelt medium, det er faktisk for forretningsformål, er det i mange innstillinger (inkludert Wellesley College). Du vant»t err hvis du er for formelle, men det er mulighet for å begå mange gaffes hvis du er for uformell.
emnetittelen skal være informativ. Det er ikke en hyllest linje, så don»t å skrive noe sånt som «hei professor» i den linjen., I stedet skrive et par ord som angir formålet med meldingen: «Anmodning om plass i klassen,» for eksempel.
Bruk professorer» navn når adressering dem.Mange professorer vi spurte sa at de ikke liker å bli kalt bare «professor.»De foretrekker «Professor Lee» eller «Ms/Mr. Lee»; de fleste fortelle oss at tittelen i seg selv doesn»t saken på langt nær så mye som det faktum at du også bruker sitt navn («Dr. Lee» ikke synes å være uvanlig ved Wellesley, men bare så du vet det)., Noen professorer vil til slutt foreslår at du ringer dem ved sitt første navn, men hvis du er mer komfortabel å fortsette å bruke en tittel, og det er alltid fint. Bare sørg for å bruke et navn. (Merk: disse kommentarene er sant for personlig interaksjon, så vel som for e-post).
Kjære, Hei, Hei, eller ingenting? For noen øyne og ører, «Kjære Professor Jones» kan være for formelle for en e-postmelding – men faktum er at det vil gjøre det bra når formålet er en bedrift-som en. Bare å skrive «Professor Jones» (etterfulgt av et komma) er fint også., Noen lærere er sensitive til ordet «Hei» som en hyllest, enten alene eller med et navn (for eksempel, «Hei, Professor Jones»), men andre don»t sinn det og faktisk bruke det selv. Men unngå «hei» – ingen vi spørres liker den.
Don»t forventer en umiddelbar respons.Selv om vi har alle blitt vant til umiddelbar kvalitet av elektronisk kommunikasjon, din professorer vil at du skal vite at de rett og slett ikke kan svare på en melding raskt. Tillate dem en dag eller to, eller enda mer, til å reagere. Du kan sende meldingen på nytt hvis du ikke har hørt i fem dager eller så.,
På e-post stil
Don»t bruk smilefjes eller andre uttrykksikoner når e-post professorer, og don»t bruke alle de som internett akronymer, forkortelser og forkortede skrivemåter (f.eks., LOL, eller «U» for «du»). I likhet med don»t forvirre e-post stil med txt-stil. Alle som er elektroniske kort signaler et nivå av intimitet (og kanskje av alder) som er upassende for utveksling med dine professorer.
Skrive grammatisk, stave riktig, og unngå dumme feil.Korrekturlest. Bruk stavekontroll. Spesielt dobbelt-sjekke for pinlig feil i emnetittelen., Vis at du bryr deg om hvordan du presenterer deg selv i å skrive til professor.
Bruk avsnitt breaksto å organisere din melding. Det er vanskelig å lese en lang, ubrutt strøm av ord på en skjerm.
På innhold
Don»t bruk e-post til rant eller sutre.Noen ganger er det veldig utseendet til en melding kan signalisere «rant»: svært lange avsnitt, ingen store bokstaver, ingen setning pauser. Disse er ikke gøy å lese, og kan godt trekke den motsatte reaksjon som du har tenkt., Selvfølgelig, vi blir alle fristet til å rant noen ganger i e-post, så hva en professor anbefaler er dette: Jada, rant alt du ønsker i en e-post. Men don»t sende den. Traff på slett-knappen, og deretter skrive en mer målt melding. (Mange lærere vil fortelle deg at de har filer som er full av meldinger som ikke er sendt, de har klokt lært at en e-post skrevet i første flush av frustrasjon må være re-laget og sendt med forsiktighet. På den annen side, en e-post der du lede et konstruktivt formulert klage til den personen de fleste i stand til å ta opp slike klager er bare bra.,
Hold de fleste meldinger til under en skjerm i lengde;mange av leserne vil bare utsette å lese lange meldinger, og deretter kan aldri komme tilbake til dem. På den annen side, en svært korte, korte meldingen kan rett og slett være meningsløst. Sørg for å inkludere nok informasjon slik at leseren kan forstå hva du ber om. Gi litt av bakgrunnen eller sammenheng hvis det er nødvendig. Oppgi din forespørsel klart.
Ta ekstra forholdsregler for å minimere e-post utveksling;for eksempel, hvis du ber om en avtale, statlige formål og navn ganger at du skulle kunne komme inn i din første melding., Din respondenten kan da være i stand til å svare deg med bare ett ekstra meldingen.
Sitat selektivt og brieflyfrom alle tidligere meldinger for å gi bakgrunn og sammenheng. Selv om det noen ganger det er godt å sitere en hel exchange, slik som å holde en oversikt over hva som»er blitt sagt anddecided, ofte som»s unødvendig og bare ender opp med å gjøre en melding har du det for lang og fylle skjermen.
Mange professorer anbefaler at du tenker på hvorfor du sender en e-postmelding. Spør du noe som lett kunne bli sjekket om du tok et par ekstra trinn for deg selv?, For eksempel, e-post professor rett og slett å spørre når kontoret hennes timer er kan være irriterende når kontortid har vært tydelig annonsert på pensum allerede. På den annen side, e – post for en avtale er bare bra. Er du spør et spørsmål privat som kan være bedre stilte på kurs, konferanse, hvor alle elevene kan med fordel se svar? Er du e-post til å fremme en klage eller be om et anbefalingsbrev eller for å søke hjelp med et problem som er satt? I disse tilfellene, personlig kontakt og et kontor besøk kan være mye bedre.,
Være respektfull, og tenke på hva slags ting kan høres rart ut eller støtende for professor.For eksempel, don»t si flippantly at du sov gjennom at professor»s-klasse, eller snakke om ditt kjærlighetsliv, eller bash kjemi eller matematikk eller skriftlig.
Wellesley fakultet tror veldig sterkt på sine elever, og du vil snart finne ut at de vil jobbe tett sammen med deg, og at du»ll føler seg ganske behagelig å skrive inn et intellektuelt forhold til din professorer., E-post har ofte blitt sett på som en demokratisk system for kommunikasjon som flater hierarkier og som gjør det mulig for folk av alle slag til å kommunisere komfortabelt og fritt med hverandre. Vi verdsetter enkel kommunikasjon som e-post til oss – men vi som jobber på Wellesley har også lært, over tid, at vi don»t ganske vil vår e-post med elevene til å føle seg som en chat-melding exchange., De fleste professorer er overveldet av det enorme antallet av e-post meldinger de mottar, noen har blitt sjokkert av ren effrontery av noen av disse meldingene; mange blir frustrert hvis e-postkontoen bruker så mye av sin timeand emosjonell energi som de kan»t deretter tilbringe verdifull personlig tid med deg. Vi håper at disse tipsene vil hjelpe deg – og din professorer – bevare noen av emosjonell energi.
Og som for den emosjonelle energi, her»s et siste tips:
Vær snill mot deg selv hvis du gjør en elektronisk faux pas.,Alle av oss – selv de som har studert elektronisk kommunikasjon i mange år – har gjort noen ganske groteske feil. Vi lærer av våre feil, og vi lærer å tilgi oss selv (og andre).