Jak napisać białą księgę, która działa
musisz wyjaśnić złożoną koncepcję ekspertom, jednocześnie subtelnie promując swoją firmę lub produkt? Biała księga jest użytecznym narzędziem do edukacji czytelników na temat technicznych aspektów rozwiązania lub nowej technologii, tworzenia uzasadnienia biznesowego dla produktu lub demonstrowania przywództwa myślowego.
białe księgi zazwyczaj szczegółowo omawiają temat, w tym uzasadnienie i korzyści płynące z rozwiązania., To w przeciwieństwie do ich bliskiego kuzyna, studium przypadku, które dostarcza rzeczywistych przykładów tego, jak rozwiązanie rozwiązało problem dla konkretnej organizacji.
istnieją dwa główne rodzaje dokumentów. Pierwszy jest bardziej wysoki poziom i koncentruje się na wyzwaniu biznesowym, potencjalnych rozwiązaniach i ich korzyściach biznesowych. Drugi jest bardziej techniczny i oferuje czytelnikom głębsze zagłębienie się w temat.
aby pomóc ci napisać własną białą księgę, wymyśliliśmy te wskazówki.,
zanim zaczniesz
określiłeś swój temat, otrzymałeś podpis od swojego menedżera i ustaliłeś termin dostawy. Co dalej?
pierwszą rzeczą do zrobienia jest rozmowa z ekspertami i innymi kluczowymi interesariuszami w Twojej organizacji, takimi jak sprzedawcy., Będą one w stanie dostarczyć wgląd w takie rzeczy, jak:
- kluczowe punkty sprzedaży i perspektywa sprzedaży na różnice, jakie oferuje Twoje rozwiązanie
- funkcje pracy kluczowych decydentów i ludzi wpływających na te decyzje
- kluczowe przyczyny spadku sprzedaży, leady wybierające produkt konkurenta lub leady decydujące o nie zakupie w ogóle.
te spostrzeżenia z pierwszej linii mogą być przydatne, gdy decydujesz o temacie i podejściu, które najprawdopodobniej stworzy połączenie z czytelnikiem.
teraz jesteś gotowy, aby zdecydować się na cel białej księgi., Chcesz zademonstrować przywództwo myślowe? Do generowania leadów? A może chcesz dostarczyć wykwalifikowanym potencjalnym klientom dodatkowe informacje, których potrzebują, aby podjąć decyzję o zakupie? Możesz używać białej księgi na różne sposoby w całym lejku sprzedaży.
następnie zdecyduj, jak osiągnąć swój cel. Na przykład, wyjaśniając, w jaki sposób technologia może rozwiązać konkretne wyzwanie biznesowe. Lub dostarczanie kierownictwu informacji potrzebnych do zbudowania uzasadnienia biznesowego, aby przedstawić je zarządowi.
następnie musisz zidentyfikować swoich odbiorców., Chcesz dotrzeć do osoby, która będzie korzystać z produktu (np. analityk danych) lub decydenta (np. Chief information officer)? Jeśli twój idealny czytelnik znajduje się w pakiecie C, najlepiej skupić się na korzyściach biznesowych, a nie na wyjaśnieniach technicznych. Utrzymywanie czytelnika w pamięci może pomóc w procesie pisania.
Gdy już wiesz, co piszesz i dla kogo, przeczytaj jak najwięcej o swoim temacie, w tym dokumenty wewnętrzne, komentarze branżowe i badania oraz materiały stworzone przez konkurentów.
Zidentyfikuj ekspertów, wewnętrznych lub zewnętrznych, aby przeprowadzić wywiad., Zanotuj kluczowe punkty, aby utworzyć ogólny zarys papieru. Pod tymi kluczowymi punktami można znaleźć inne pomysły, szczegóły i fakty. Możesz udoskonalić ten zarys, jak idziesz.
jest to również dobry moment na sporządzenie osi czasu, pracującej wstecz od ostatecznego terminu, dzięki czemu wiesz, co i kiedy robić. Przygotuj się na zatwierdzanie i poprawki, a także edycję i korektę.
postępuj zgodnie z logiczną strukturą
teraz możesz zacząć pisać pracę lub zlecić pisarzowi.,
struktura białej księgi w dużej mierze zależy od Twojego celu i zarysu, ale poprawienie jej jest niezbędne., Na przykład, dokument mający na celu wyjaśnienie, w jaki sposób rozwiązanie może rozwiązać konkretne wyzwanie biznesowe, może podążać za strukturą, która:
- wprowadza problem wysokiego poziomu i rozwiązanie biała księga obejmie
- przedstawia konkretny problem, wyzwanie lub potrzebę, którą ma czytelnik
- zawiera ogólną dyskusję na temat rozwiązań problemu, w tym sposobu przezwyciężania wyzwań i kluczowych kwestii dla czytelnika
- przedstawia rozwiązanie i jego konkretne korzyści, w kontekście wyzwania lub potrzeby czytelnika
- kolejny krok dla czytelników.,
Jeśli celem artykułu jest wykazanie przywództwa myślowego, możesz rozpocząć od ogólnej dyskusji na temat kwestii społecznej lub ekonomicznej, która zapewnia kontekst dla wyzwania operacyjnego, jakie może mieć czytelnik. Lub, jeśli celem jest pomóc komuś zbudować biznes case przedstawić szefowi lub zarządowi, możesz dołączyć wskazówki dotyczące obliczania zwrotu z inwestycji lub mini studia przypadków, aby pokazać, w jaki sposób inne firmy z powodzeniem wykorzystały twój produkt.
dokumenty techniczne będą często zawierać sekcje przedstawiające technologię, czynniki rynkowe popytu i kontekst historyczny., Omawiając konkretne rozwiązanie w tego typu artykule, Dołącz informacje na temat jego kluczowych funkcji, sposobu jego działania i zastosowań. Jest to również okazja do omówienia, w jaki sposób porównuje się z dostępnymi alternatywami.
w praktyce”spis treści”białej księgi może wyglądać tak:
źródło: CommBank 's Welcome to the machine-to-machine economy white paper
Utwórz swoją wiarygodność
to, czego białe księgi często nie mają długości, nadrabiają gęstością faktów., Dobrze napisana biała księga opiera się na dobrze przytoczonych faktach, aby zbudować swój przypadek-czy to proponując rozwiązanie problemu, czy opisując, jak wykonać zadanie techniczne.
zawierają fakty dotyczące jakości, metryki i opinie ekspertów, aby zapewnić kontekst i autorytet. Rozważ wyciągnięcie kluczowych statystyk i cytatów dla podkreślenia i zapewnienia czytelnikom wielu punktów wejścia do tekstu.
pomyśl także o infografikach i tabelach, których możesz użyć. Świetnie nadają się do podsumowania ważnych danych, pokazania trendów i wyjaśnienia terminów. Są również przydatne do rozbijania dużych kawałków kopii.,
jeśli publikujesz pracę w Internecie, dodaj linki do filmów i studiów przypadku.
pisząc, używaj prostego języka angielskiego, jasno przedstawiaj fakty i unikaj żargonu, jeśli to możliwe. Celuj w neutralny ton – chociaż białe księgi często wpływają na decyzje zakupowe kierownictwa, zachowaj jawne komunikaty marketingowe dla innych mediów.
na przykład biała księga Cisco Networking and Your Competitive Edge używa prostego, przejrzystego języka, aby wyjaśnić jego główną ideę – że wykorzystanie sprzętu sieciowego może zapewnić przewagę konkurencyjną., Raport wykorzystuje łatwe do zrozumienia elementy graficzne i projektowe, takie jak wyciąganie cytatów, aby zrównoważyć bloki gęstej lub technicznej treści.
Source: Cisco ' s Networking and Your Competitive Edge white paper
Jeśli potrzebujesz dalszych inspiracji, Tech Republic ma dużą bibliotekę white papers, którą możesz pobrać.
nadaj mu atrakcyjny tytuł
masz tylko kilka sekund na zaczepienie czytnika, co sprawia, że tytuł jest jedną z najważniejszych części artykułu., W rzeczywistości Michael Stelzner, autor Writing White Papers: How to Capture Readers and Keep Them Engaged, uważa ,że „tytuły tworzą lub łamią white papers”.
udaną strategią jest skupienie się na korzyściach dla czytelnika. Oczywiście, wiesz, że funkcje Twojego rozwiązania są niesamowite, ale większość ludzi po prostu chce wiedzieć, co zyskają z jego używania. Na przykład, czy zaoszczędzą pieniądze lub czas? Pomóc poprawić wskaźniki retencji pracowników? Zarządzanie ryzykiem regulacyjnym?
pomyśl o słowach kluczowych lub frazach, których czytelnik może użyć do wyszukiwania pracy online., Jeśli twój dokument opowiada się za połączeniem infrastruktury lokalnej z pamięcią masową w chmurze, możesz zdecydować, że ludzie będą szukać „rozwiązań w chmurze hybrydowej”. Rozważ włączenie tego wyrażenia do nagłówka, jak w „rozwiązania chmury hybrydowej: najlepsze z obu światów”.,
inne wskazówki, które pomogą Ci wymyślić atrakcyjny tytuł to:
- używanie liczby – liczby sugerują, że artykuł będzie łatwy do spożycia (na przykład „3 pułapki, których należy unikać, jeśli chcesz spełnić swoje KPI zadowolenia klienta”)
- zapewnienie, że ma żywe, aktywne czasowniki, takie jak „enhance” i „grow”
- korzystanie z tytułu pracy czytelnika, jeśli kierujesz się do określonej grupy odbiorców
- umieszczając dwukropek między tytułem i podtytułem artykułu, aby upewnić się, że podtytuł jest dołączony, gdy jest wyświetlany online.,
tytuły takie jak „Creating a Foundation for Digital Transformation” i „Why you Need an Omnichannel Strategy: Creating a Seamless Customer Experience” działają, ponieważ mówią o konkretnym problemie lub wyzwaniu czytelnika i zdecydowanie sugerują, że znajdzie rozwiązanie wewnątrz.
i na koniec …
Gdy już masz szkic, skorzystaj z drugiej pary oczu, aby pomóc w wykryciu wszelkich problemów z Twoją strukturą, a także podstawowych błędów, takich jak literówki, błędy ortograficzne i brakujące znaki interpunkcyjne.,
jak zawsze, trochę planowania idzie długą drogę w kierunku poprawy procesu pisania i dostarczania świetnych rezultatów. Wykonanie tych kroków pomoże ci uzyskać białą księgę, która w jasny, zwięzły i przekonujący sposób przedstawi Twoją sprawę.