jak wysłać prawdziwie bezpieczną wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlook
od wielu lat firma Microsoft Outlook polega na dystrybucji plików, planowaniu spotkań i wysyłaniu wiadomości e-mail. Reputacja i przychody firmy zależą od unikania utraty cennych aktywów i prywatnych klientów lub informacji o klientach.,
niewłaściwe obchodzenie się z wrażliwymi informacjami może również skutkować grzywnami i innymi karami dla tych w branżach, takich jak finanse, prawo, wydawnictwa, Edukacja i opieka zdrowotna, które muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych, takimi jak HIPAA lub GDPR.
wraz z rosnącymi wyzwaniami w zakresie cyberbezpieczeństwa szyfrowanie poczty e-mail jest branżowym standardem ochrony danych. Niezależnie od tego, czy chcesz udostępnić hasło do dokumentu współpracownikom, czy negocjować poufną umowę z klientem, konieczne jest wdrożenie najlepszego dostępnego szyfrowania poczty e-mail programu Outlook, aby upewnić się, że jesteś naprawdę chroniony.,
jak wysłać w pełni zaszyfrowaną wiadomość e-mail w programie Outlook
usługi szyfrowania poczty e-mail w programie Microsoft Outlook nie są tak bezpieczne, jak może się wydawać. Dzieje się tak dlatego, że program Outlook szyfruje wiadomości e-mail za pomocą S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) i szyfrowania wiadomości Office 365, które polegają na tym, że nadawca i odbiorca mają ją włączoną.
możesz nie być chroniony podczas wysyłania wiadomości e-mail do odbiorcy, który korzysta z platformy poczty e-mail, która nie obsługuje szyfrowania wiadomości S/MIME lub Office 365., Użytkownicy bezpłatnej usługi webmail, tacy jak klienci Gmaila, Yahoo i iCloud, często nie mają funkcji potrzebnych do niezawodnego szyfrowania poczty e-mail.
w 2019 roku cyberprzestępcy zhakowali klienta usługi webmail Outlook.com i uzyskał dostęp do poufnych informacji prywatnych, w tym tematów wiadomości e-mail, nazw folderów, list kontaktów i niektórych treści e-mail. Korzystanie z szyfrowania end-to-end jest jedynym sposobem, aby upewnić się, że wiadomości e-mail i załączniki programu Outlook są całkowicie bezpieczne, zarówno podczas przesyłania do odbiorcy, jak i w spoczynku w skrzynce odbiorczej.,
Korzystanie z usług szyfrowania poczty e-mail innych firm
aby upewnić się, że wiadomości e-mail i załączniki są całkowicie bezpieczne, Twoja firma może przełączyć się na oddzielnego dostawcę szyfrowania poczty e-mail. Ale w tym przypadku stracisz całą funkcjonalność programu Outlook, na którym możesz polegać.
zamiast kłopotać się ze zmianą platform poczty e-mail, innym wygodniejszym rozwiązaniem jest dodanie dodatkowej usługi szyfrowania do programu Outlook., Musisz jednak upewnić się, że wybrałeś usługę, która nie powoduje znaczących problemów w procesie poczty e-mail zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.
szyfrowanie poczty e-mail bez usprawnionego doświadczenia użytkownika może wymagać dodatkowych niewygodnych kroków, aby wysłać i odczytać wiadomość e-mail, co utrudnia korzystanie z niej. Jeśli tak się stanie, nie będzie on konsekwentnie stosowany przez pracowników i inne osoby w Twojej organizacji.
Po zainstalowaniu dodatku Digify Outlook encryption wysyłanie bezpiecznych wiadomości e-mail i załączników programu Outlook jest łatwe.,
jak używać Digify do szyfrowania wiadomości e-mail i załączników
dzięki dodatku Digify Outlook encryption możesz szyfrować wiadomości e-mail* i załączniki bez zmiany przepływu pracy lub opuszczania skrzynki odbiorczej. Nie musisz również ręcznie podawać odbiorcy hasła ani zlecać mu subskrypcji platformy.
Kontroluj dostęp do załącznika e-mail w dowolnym momencie po jego wysłaniu i wybierz, czy odbiorca może go pobrać lub wydrukować. Dodaj znak wodny i ustaw dokument na autodestrukcję po określonym czasie., Możesz także sprawdzić, ile razy dokument był wyświetlany i jak długo.
aby rozpocząć korzystanie z dodatku Digify Outlook encryption wykonaj następujące pięć prostych kroków:
- Pobierz dodatek Digify Outlook encryption tutaj.,zmień ustawienia zabezpieczeń:
- Kontrola dostępu: Dodaj odbiorców, którzy powinni otrzymać dostęp
- uprawnienia: Ustaw uprawnienia do drukowania i pobierania załączonego dokumentu
- znak wodny: Wybierz, czy chcesz dołączyć spersonalizowany znak wodny do identyfikacji i śledzenia
- wygaśnięcie: Wybierz datę i godzinę, kiedy załączony dokument automatycznie wygaśnie
- Wstaw załącznik programu Outlook jako łącze w wiadomości e-mail i wyślij
obejrzyj demo wideo poniżej, aby dowiedzieć się, jak wysłać zaszyfrowaną wiadomość e-mail w programie Outlook.,
aby zaszyfrować wiadomości e-mail programu Outlook i załączniki, Digify używa algorytm szyfrowania AES-256 certyfikowany przez National Security Administration (NSA) dla dokumentów ściśle tajnych.
jak odbiorca otwiera zaszyfrowaną wiadomość e-mail i załączniki programu Outlook
gdy odbiorca otrzyma zaszyfrowany załącznik e-mail, wystarczy kliknąć łącze załącznika w wiadomości e-mail., Załącznik e-mail programu Outlook można następnie wyświetlić za pomocą bezpiecznego łącza Digify.
Możesz również wybrać, czy odbiorca ma zweryfikować swój adres e-mail, aby otworzyć załączony dokument. Po wybraniu tej opcji kod jest automatycznie tworzony i wysyłany do odbiorcy, aby mógł otworzyć załącznik.
jak śledzić zaszyfrowane wiadomości e-mail i załączniki programu Outlook
jako najpopularniejsza metoda komunikacji biznesowej, organizacje polegają na wiadomości e-mail do wysyłania poufnych dokumentów, takich jak umowy, prezentacje i wiele innych typów plików., Po wysłaniu wiadomości e-mail musisz odgadnąć, gdzie kończą się załączone dokumenty i czy zostały nawet otwarte przez odbiorcę.
oprócz bezpiecznego szyfrowania wiadomości e-mail i załączników programu Microsoft Outlook za pomocą Digify, możesz śledzić pocztę e-mail i załączony dokument, aby wyświetlić je, gdy są otwierane, drukowane i przesyłane z twojej skrzynki odbiorczej.
Możesz sprawdzić, kiedy odbiorca otworzył twój e-mail i załącznik, jak długo je przeglądał oraz czy pobrał lub wydrukował twój dokument. Po upływie określonego czasu możesz skonfigurować adres e-mail i załącznik tak, aby automatycznie wygasały.,
w ten sposób nigdy nie musisz ryzykować, że Twoje poufne informacje zostaną ujawnione niewłaściwej osobie lub organizacji. Po prostu kliknij przełącznik, aby odwołać dostęp po wysłaniu wiadomości e-mail i załącznika programu Outlook do odbiorcy.
wnioski
naruszenia danych ujawniły 4,1 miliarda rekordów w ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2019 roku. Mimo że naruszenia danych stają się coraz bardziej powszechne z roku na rok, wiele firm nie jest przygotowanych do zapobiegania im i zwalczania, co niepotrzebnie naraża się na ryzyko zarówno reputacji, jak i strat finansowych.,
na szczęście możesz zwiększyć ochronę poczty e-mail przed naruszeniami dzięki rozwiązaniom szyfrowania poczty e-mail, takim jak Digify. Teraz możesz odzyskać kontrolę nad tym, kto ma dostęp do wiadomości e-mail i załączników programu Outlook bez poświęcania bezproblemowej współpracy.
zobacz, jak łatwo jest bezpiecznie wysyłać zaszyfrowane wiadomości e-mail i załączniki programu Outlook do dowolnego miejsca i każdego, kogo chcesz, dzięki bezpłatnej wersji próbnej dodatku Digify do szyfrowania wiadomości e-mail programu Outlook.