Como enviar um e-mail verdadeiramente seguro no Microsoft Outlook
por muitos anos, o Microsoft Outlook tem sido invocado por uma ampla gama de empresas para distribuir arquivos, agendar reuniões e enviar e-mails. A reputação e a receita de uma empresa dependem de evitar a perda de ativos valiosos e informações de clientes privados ou clientes., a má gestão de informações sensíveis também pode resultar em multas e outras sanções para aqueles em indústrias como finanças, legais, editoriais, educação e cuidados de saúde que têm de cumprir as leis de proteção de dados, como HIPAA ou GDPR.
com desafios de segurança cibernética em ascensão, criptografia de E-mail é o padrão da indústria para a proteção de dados. Se você precisa compartilhar uma senha de documento com colegas ou negociar um negócio de cliente confidencial, é essencial implantar a melhor criptografia de E-mail do Outlook disponível para garantir que você está realmente salvaguardado.,
Como enviar um e-mail totalmente encriptado no Outlook
os Serviços de encriptação de E-mail do Microsoft Outlook não são tão seguros quanto possa acreditar. Isto acontece porque o Outlook encripta E-mail usando S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) e Office 365 message encryption, que ambos dependem do remetente e do destinatário tê-lo ativado.
pode não estar protegido ao enviar por e-mail um destinatário que use uma plataforma de E-mail que não suporte a cifra de mensagens S/MIME ou Office 365., Usuários gratuitos de webmail, como clientes em Gmail, Yahoo e iCloud, muitas vezes não terá a funcionalidade necessária para a criptografia robusta de E-mail.
em 2019, criminosos cibernéticos hackearam o cliente do webmail Outlook.com e ganhou acesso a informações confidenciais sensíveis, incluindo linhas de assunto de E-mail, nomes de pastas, listas de contato, e algum conteúdo de E-mail. Usar a encriptação de extremo-a-extremo é a única forma de garantir que as suas mensagens de E-mail do Outlook e os seus anexos são totalmente seguros, tanto enquanto estão em trânsito para o seu destinatário como sentados em repouso numa caixa de entrada.,
usando serviços de encriptação por e-mail de terceiros
para garantir que os seus e-mails e anexos são completamente seguros, a sua empresa pode mudar para um fornecedor de E-mail de encriptação separado. Mas neste caso você perderia toda a funcionalidade do Outlook que você veio a confiar.
em vez de incomodar com a mudança de plataformas de E-mail, outra solução mais conveniente é adicionar um serviço de encriptação adicional de terceiros ao Outlook., Mas você vai querer ter certeza de que você escolhe um serviço que não adiciona atrito significativo ao processo de E-mail para o remetente e destinatário.
criptografia de E-mail sem uma experiência simplificada do usuário pode exigir passos extra inconvenientes apenas para enviar e ler um e-mail tornando difícil de usar. Se este for o caso, não será aplicado consistentemente por funcionários e outros em sua organização.
Quando instalar o add-in de encriptação do Outlook do Digify, o envio de E-mails e anexos seguros do Outlook é fácil.,
Como usar Digify para criptografar e-mails e anexos
Com Digify de criptografia do Outlook add-in, você pode criptografar seus e-mails* e anexos, sem alterar o seu fluxo de trabalho ou deixar a sua caixa de entrada. Você também não tem que dar manualmente ao seu destinatário uma senha ou fazer com que se inscrevam na plataforma.
Controle o acesso ao seu anexo de E-mail a qualquer hora depois de enviá-lo e escolha se o seu destinatário pode baixá-lo ou imprimi-lo. Adicione uma marca de água e defina o seu documento para se auto-destruir após um determinado período de tempo., Você também pode ver quantas vezes o seu documento foi visto e por quanto tempo.
para começar com o add-in de encriptação do Outlook do Digify, siga estes cinco passos simples:
- baixe aqui o add-in de encriptação do Digify Outlook.,asa suas configurações de segurança:
- Controle de Acesso: Adicionar destinatários que devem receber acesso
- Permissões: Definir permissões para imprimir e baixar o documento em anexo
- marca d’água: Escolha se deseja incluir uma marca d’água personalizadas para identificação e acompanhamento de
- de Expiração: Selecione a data e a hora quando o documento anexado irá expirar automaticamente
- Insira o anexo do Outlook como um link em seu e-mail e enviar
Assista o vídeo de demonstração abaixo para saber como enviar um e-mail criptografado no outlook.,
Para criptografar mensagens de email do Outlook e anexos, Digify utiliza o AES-256 algoritmo de criptografia que é certificada pelo National Administração de Segurança (NSA) para top-documentos secretos.
como o seu destinatário abre o seu e-mail do Outlook encriptado e anexos
quando o seu destinatário recebe o seu anexo de E-mail encriptado, tudo o que tem a fazer é carregar na ligação do anexo dentro do E-mail., Seu anexo de E-Mail Outlook pode então ser visto através de um link de Digificação seguro.
Pode também seleccionar se quiser que o destinatário verifique o seu endereço de E-mail para abrir o documento anexo. Quando você escolher esta opção, um código é criado automaticamente e enviado para o seu destinatário para que eles possam abrir o anexo.
Como controlar criptografados e-mails do Outlook e anexos
Como o mais popular método de comunicação, as organizações dependem de e-mail para enviar os documentos sensíveis, tais como contratos, apresentações, e muitos outros tipos de arquivos., Uma vez que você envia um e-mail você tem que adivinhar onde seus documentos anexados acabam e se eles foram mesmo abertos pelo seu destinatário.
assim como cifrar de forma segura os seus e-mails e anexos do Microsoft Outlook com o Digify, você poderá seguir o seu e-mail e documento anexado para ver quando forem abertos, impressos e enviados todos da sua caixa de entrada.
Você pode ver quando o seu destinatário abriu o seu e-mail e anexo, quanto tempo eles os viram, e se eles baixaram ou imprimiram o seu documento. Após um determinado período de tempo, você pode configurar o seu e-mail e anexo para expirar automaticamente., desta forma, nunca terá de arriscar que a sua informação confidencial seja exposta à pessoa ou organização errada. Basta carregar numa opção de comutação para revogar o acesso após o e-mail do Outlook e o anexo terem sido enviados para o seu destinatário.
conclusão
violações dos dados divulgados 4,1 mil milhões de registos nos primeiros seis meses de 2019. Apesar de as violações dos dados estarem a tornar-se cada vez mais comuns a cada ano, muitas empresas não estão dispostas a evitá-las e a combatê-las, colocando-se assim desnecessariamente em risco tanto a reputação como a perda financeira.,
felizmente, você pode aumentar a sua segurança de E-mail contra falhas com soluções de criptografia de E-mail como Digify. Agora você pode recuperar o controle de quem tem acesso aos seus e-mails Outlook e anexos sem sacrificar a colaboração perfeita.
veja como é fácil enviar em segurança e-mails e anexos do Outlook criptografados para qualquer lugar e para qualquer pessoa que você quiser com um teste gratuito do add-in de criptografia do Outlook do Digify.