cum să trimiteți un e-mail cu adevărat sigur în Microsoft Outlook
timp de mulți ani, Microsoft Outlook a fost bazat pe o gamă largă de companii pentru a distribui fișiere, a programa întâlniri și a trimite e-mailuri. Reputația și veniturile unei companii depind de evitarea pierderii de active valoroase și a informațiilor despre clienți sau clienți privați., manipularea necorespunzătoare a informațiilor sensibile poate duce, de asemenea, la amenzi și alte sancțiuni pentru cei din industrii precum finanțe, juridic, publicare, educație și asistență medicală care trebuie să respecte legile privind protecția datelor precum HIPAA sau GDPR. cu provocările de securitate cibernetică în creștere, criptarea e-mailului este standardul industrial pentru protecția datelor. Indiferent dacă trebuie să partajați o parolă pentru document cu colegii sau să negociați o afacere confidențială cu clienții, este esențial să implementați cea mai bună criptare de e-mail Outlook disponibilă pentru a vă asigura că sunteți cu adevărat protejat.,
cum să trimiteți un e-mail complet criptat în Outlook
serviciile de criptare a e-mailurilor Microsoft Outlook nu sunt atât de sigure pe cât credeți. Acest lucru se datorează faptului că Outlook criptează e-mailul folosind S/MIME (extensii de poștă Internet securizate/multifuncționale) și criptarea mesajelor Office 365, care se bazează atât pe expeditor, cât și pe destinatar.
este posibil să nu fiți protejat atunci când trimiteți un e-mail unui destinatar care utilizează o platformă de e-mail care nu acceptă criptarea mesajelor S / MIME sau Office 365., Utilizatorii webmail gratuit, cum ar fi clienții de pe Gmail, Yahoo și iCloud de multe ori nu vor avea funcționalitatea necesară pentru criptarea robustă a e-mailului.
în 2019, infractorii cibernetici au spart clientul webmail Outlook.com și a obținut acces la informații private sensibile, inclusiv linii de subiect de e-mail, nume de dosare, liste de contacte și unele conținuturi de e-mail. Folosind criptare end-to-end este singura modalitate de a vă asigura că mesajele de e-mail Outlook și atașamentele sunt în întregime sigure, atât în timp ce în tranzit către destinatar și stând în repaus într-un inbox.,
Utilizarea terți add-in de criptare e-mail servicii
Pentru a se asigura că dvs. de e-mailuri și atașamente sunt complet sigure, compania dvs. poate comuta la o altă criptare furnizor de e-mail. Dar, în acest caz, ați pierde toată funcționalitatea Outlook pe care ați ajuns să vă bazați.
în loc de hassling cu schimbarea platformelor de e-mail, o altă soluție mai convenabilă este de a adăuga un serviciu de criptare add-in terță parte la Outlook., Dar veți dori să vă asigurați că alegeți un serviciu care nu adaugă frecare semnificativă procesului de e-mail atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.
criptarea e-mailului fără o experiență simplificată a utilizatorului poate necesita pași extra incomod doar pentru a trimite și citi un e-mail, ceea ce îl face dificil de utilizat. Dacă acesta este cazul, acesta nu va fi aplicat în mod constant de către angajați și alte persoane din organizația dvs. când instalați programul de completare Digify Outlook encryption, trimiterea de e-mailuri și atașamente Outlook securizate este ușoară.,
Cum să utilizați Digify pentru a cripta e-mailuri și atașamente
Cu Digify Outlook criptare add-in, puteți cripta e-mailuri* și atașamente, fără a schimba fluxul de lucru sau a ieși din inbox. De asemenea, nu trebuie să oferiți manual destinatarului o parolă sau să le abonați la platformă.
controlați accesul la atașamentul dvs. de e-mail oricând după trimiterea acestuia și alegeți dacă destinatarul îl poate descărca sau imprima. Adăugați un filigran și setați documentul să se autodistrugă după o anumită perioadă de timp., De asemenea, puteți vedea de câte ori a fost vizualizat documentul dvs. și pentru cât timp. pentru a începe cu Digify Outlook encryption add-In urmați acești cinci pași simpli:
- descărcați Digify Outlook encryption add-in aici.,aripa setările de securitate:
- Control Acces: Adăugați destinatari care ar trebui să beneficieze de acces
- Permissions: Setați permisiunile pentru tipărirea și descărcarea atașat documentului
- Filigranare: Alegeți dacă doriți să includeți un filigran personalizat pentru identificarea și urmărirea
- de Expirare: Selectați data și ora când documentul atașat va expira automat
- Introduceți atașament Outlook ca un link în e-mail și trimite
Uita-te la video demo de mai jos pentru a afla cum de a trimite un e-mail criptat în outlook.,
Pentru a cripta mesaje de e-mail Outlook și atașamente, Digify utilizează criptare AES-256 de criptare algoritm care este certificat de către agenția Națională de Securitate (NSA) pentru documente top-secret.
cum destinatarul deschide e-mailul Outlook criptat și atașamentele
când destinatarul primește atașamentul dvs. de e-mail criptat, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe linkul de atașament din e-mail., Outlook atașament de e-mail pot fi apoi vizualizate printr-un link securizat Digify.de asemenea, puteți selecta dacă doriți ca destinatarul să își verifice adresa de e-mail pentru a deschide documentul atașat. Când alegeți această opțiune, un cod este creat automat și trimis destinatarului dvs., astfel încât să poată deschide atașamentul.
Cum de a urmări criptate Outlook e-mailuri și atașamente
cele mai populare afaceri metodă de comunicare, organizațiile se bazează pe e-mail pentru a trimite documentele sensibile, cum ar fi contracte, prezentari, și multe alte tipuri de fișiere., După ce trimiteți un e-mail, trebuie să ghiciți unde ajung documentele atașate și dacă au fost chiar deschise de destinatar. pe lângă criptarea sigură a e-mailurilor și atașamentelor Microsoft Outlook cu Digify, puteți urmări e-mailul și documentul atașat pentru a le vizualiza atunci când sunt deschise, tipărite și redirecționate toate din căsuța de e-mail. poți vedea când destinatarul ți-a deschis adresa de e-mail și atașamentul, cât timp le-a vizualizat și dacă ți-a descărcat sau imprimat documentul. După o anumită perioadă de timp, puteți configura e-mailul și atașamentul să expire automat., în acest fel, nu trebuie să riscați niciodată ca informațiile dvs. confidențiale să fie expuse persoanei sau organizației greșite. Pur și simplu faceți clic pe un comutator de comutare pentru a revoca accesul după ce e-mailul Outlook și atașamentul au fost trimise destinatarului.
concluzie
încălcări ale datelor au dezvăluit 4,1 miliarde de înregistrări în primele șase luni ale anului 2019. Chiar dacă încălcările de date devin tot mai frecvente în fiecare an, multe companii nu sunt pregătite să le prevină și să le combată, punându-se astfel în mod inutil în pericol atât reputația, cât și pierderea financiară., din fericire ,vă puteți îmbunătăți securitatea e-mailului împotriva încălcărilor cu soluții de criptare a e-mailului precum Digify. Acum puteți recâștiga controlul asupra cine are acces la e-mailurile și atașamentele Outlook fără a sacrifica colaborarea fără probleme. vedeți cât de ușor este să trimiteți în siguranță e-mailuri și atașamente Outlook criptate oriunde și oricui doriți, cu o încercare gratuită a suplimentului de criptare a e-mailului Outlook Digify.