Wellesley College Project on social Computing: cum să trimiteți un e-mail profesorului
cum să trimiteți un e-mail profesorului
elevii ne spun adesea că se îngrijorează cum să adreseze un mesaj de e-mail unui profesor – mai ales unul pe care nu-l cunosc. Mai jos sunt sugestii care răspund preocupărilor pe care le-am auzit nu doar de la studenți, ci de la profesori. Și rețineți: utilizați aceste sfaturi nu doar pentru profesorii de e-mail, ci și pentru cei care lucrează în birourile Colegiului, angajatorii și supraveghetorii de locuri de muncă și decanii de clasă și RDs., adresa de E-mail la un profesor ar trebui să fie tratate ca o scrisoare de afaceri –cel puțin până când știi că profesorul”s preferințele personale foarte bine. Deși e-mailul este considerat pe scară largă ca un mediu informal, acesta este de fapt utilizat în scopuri de afaceri în multe setări (inclusiv Wellesley College). Nu veți greși dacă sunteți prea formal, dar există posibilitatea de a comite multe gafe dacă sunteți prea informal.
antetul subiectului trebuie să fie informativ. Nu este o linie de salut, așa că nu scrie ceva de genul „Hei profesor” în acea linie., În schimb, scrieți câteva cuvinte care indică scopul mesajului dvs.: „solicitați un spațiu în clasa dvs.”, de exemplu.
folosiți numele profesorilor atunci când le abordați.Mulți profesori am interogat a spus că nu le place să fie numit pur și simplu ” profesor.”Ei preferă” profesorul Lee „sau” Doamna/Domnul Lee”; majoritatea ne spun că titlul în sine nu contează aproape atât de mult ca și faptul că le folosiți și numele („Dr.Lee”pare a fi neobișnuit la Wellesley, totuși, doar ca să știți)., Unii profesori vor sugera în cele din urmă să le numiți după numele lor, dar dacă sunteți mai confortabil să continuați să utilizați un titlu, este întotdeauna bine. Doar asigurați-vă că utilizați un nume. (Notă: aceste comentarii sunt valabile atât pentru interacțiunea personală, cât și pentru e-mail).
dragă, Bună, Hei, sau nimic? Pentru unii ochi și urechi, „dragă profesor Jones” poate fi prea formal pentru un mesaj de e-mail – dar, de fapt, se va face bine atunci când scopul dvs. este unul de afaceri. Pur și simplu scris ” profesorul Jones „(urmată de o virgulă) este bine, de asemenea., Unele facultăți sunt sensibile la cuvântul ” Hi „ca o salutare, fie singură, fie cu un nume (de exemplu,” Hi, profesor Jones”), dar alții nu-l deranjează și, de fapt, îl folosesc singuri. Dar evitați ” Hei ” – nimeni pe care l-am întrebat nu-i place asta.
nu vă așteptați la un răspuns instantaneu.Deși toți ne-am obișnuit cu calitatea instantanee a comunicării electronice, profesorii dvs. vor să știți că pur și simplu nu pot răspunde întotdeauna rapid la un mesaj. Permiteți-le o zi sau două, sau chiar mai mult, să răspundă. Puteți re-trimite mesajul dacă nu ați auzit înapoi în cinci zile sau cam asa ceva.,
pe stilul de e-mail
nu folosiți fețe zâmbitoare sau alte emoticoane atunci când profesorii de e-mail și nu folosiți toate acele acronime, abrevieri și ortografii scurte (de exemplu, LOL sau”U”pentru „dvs.”). În mod similar, nu confundați stilul de e-mail cu stilul txt. Toate că prescurtarea electronică semnalează un nivel de intimitate (și, probabil, de vârstă), care este nepotrivit pentru schimburile cu profesorii tăi.
scrie gramatical, scrie corect, și pentru a evita greșelile stupide.Corectează. Utilizați corectorul ortografic. Mai ales dublu-a verifica pentru erori jenante în antetul subiect., Arătați că vă pasă de modul în care vă prezentați în scris profesorului dvs.
utilizați întreruperile paragrafelorpentru a vă ajuta să vă organizați mesajul. Este greu să citești un flux lung de cuvinte neîntrerupt pe un ecran.
pe conținut
nu folosiți e-mail pentru a declama sau văita.Uneori chiar apariția unui mesaj poate semnala „declama”: paragrafe foarte lungi, fără majuscule, fără pauze de propoziție. Acestea nu sunt distractive de citit și pot provoca răspunsul exact opus pe care îl intenționați., Desigur, suntem cu toții tentați să declama, uneori, în e-mail, asa ca ceea ce un profesor recomandă este aceasta: sigur, declama tot ce vrei într-un e-mail. Dar nu-l trimite. Apăsați butonul ștergere, apoi scrieți un mesaj mai măsurat. (Mulți facultate vă va spune că au fișiere pline de mesaje netrimise; ei au învățat cu înțelepciune că un e-mail scris în prima culoare de frustrare trebuie să fie re-artizanale și trimise cu grijă.) Pe de altă parte, un e-mail în care direcționați o plângere formulată constructiv către persoana cea mai capabilă să abordeze astfel de reclamații este bine.,
Păstrați cele mai multe mesaje sub un ecran în lungime;o mulțime de cititori vor amâna pur și simplu citirea mesajelor lungi, și apoi nu poate veni înapoi la ele. Pe de altă parte, un mesaj foarte scurt și concis poate fi pur și simplu lipsit de sens. Asigurați-vă că includeți suficiente informații pentru ca cititorul dvs. să înțeleagă ceea ce solicitați. Oferiți un pic de fundal sau context, dacă este necesar. Spuneți-vă cererea în mod clar.
ia măsuri suplimentare pentru a minimiza schimbul de e-mail;de exemplu, dacă solicitați o programare, precizați scopul și denumiți orele în care ați putea veni în mesajul inițial., Respondentul dvs. poate apoi să vă răspundă cu un singur mesaj suplimentar.
citați selectiv și pe scurtdin orice mesaje anterioare pentru a oferi context și fundal. Deși, uneori,”e bine să citez un întreg schimb în așa fel încât să țină o evidență a ceea ce”s-au spus anddecided, de multe ori că”s inutile și pur și simplu se termină prin a face un mesaj prea lung și a aglomera ecranul. mulți profesori vă sfătuiesc să vă gândiți de ce trimiteți un mesaj de e-mail. Vă întrebați ceva care ar putea fi verificat cu ușurință dacă ați făcut câțiva pași suplimentari?, De exemplu, trimiterea prin e-mail a unui profesor pur și simplu pentru a întreba când sunt orele de birou poate fi enervantă atunci când orele de birou au fost deja anunțate în mod clar pe programă. Pe de altă parte, e-mail pentru o programare este bine. Puneți o întrebare privată care ar putea fi pusă mai bine la Conferința de curs, unde toți studenții ar putea vedea în mod util răspunsul? Trimiteți un e-mail pentru a depune o plângere sau pentru a solicita o scrisoare de recomandare sau pentru a căuta ajutor cu un set de probleme? În aceste cazuri, contactul personal și o vizită de birou ar putea fi mult mai bune., fii respectuos și gândește-te ce fel de lucruri ar putea suna ciudat sau ofensator pentru profesorul tău.De exemplu, nu spune flippantly că ai dormit prin acel profesor de clasă, sau vorbesc despre viata ta amoroasa, sau bash chimie sau matematica sau scris.Wellesley Facultatea cred foarte mult de studenții lor, și veți găsi în curând că ei vor lucra îndeaproape cu tine și că veți simți destul de confortabil intră într-o relație intelectuală cu profesorii tăi., E-mailul a fost adesea văzut ca un sistem de comunicare democratizant care aplatizează ierarhiile și care permite oamenilor de tot felul să comunice confortabil și liber unul cu celălalt. Apreciem ușurința de comunicare pe care ne-o oferă e – mailul-dar noi, care lucrăm la Wellesley, am învățat, de-a lungul timpului, că nu ne dorim ca e-mailul nostru cu studenții să se simtă ca un schimb de mesaje instant., Majoritatea profesorilor sunt copleșiți de numărul mare de mesaje e-mail pe care o primesc; unele au fost șocați de pură impertinență de unele dintre aceste mesaje; mulți deveni frustrat dacă e-mail consumă atât de mult din timpul și energia emoțională care pot”t apoi petrece personale valoroase timpul cu tine. Sperăm că aceste sfaturi vă vor ajuta – și profesorii dvs.-să economisiți o parte din acea energie emoțională.
și în ceea ce privește acea energie emoțională, iată un ultim sfat:
fii amabil cu tine însuți dacă faci un faux pas electronic.,Toți dintre noi – chiar și cei care au studiat comunicarea electronică de ani de zile – au făcut unele erori destul de monstruoase. Învățăm din greșelile noastre și învățăm să ne iertăm pe noi înșine (și pe alții).