hur man skriver den perfekta volontären tackbrev
6 egenskaper hos den perfekta volontären tackbrev
1. Gör ditt brev personligt och bekräfta deras personliga uppoffring
detta kan verka super uppenbart men adressera ditt tackbrev eller anteckning med hjälp av volontärens namn. Berätta specifikt vad du har märkt eller vad de gjorde som gick utöver. ”Tack för din tid och engagemang” är bra., ”Tack för att du stannade sent för att skopa ut 15 extra hund kennlar”, säger du vet att deras tid är värdefull, och du märkte att de gav den till din organisation.
detta kan också vara ett tillfälle att nämna sätt de har bidragit med tidigare. Har den här volontären varit med dig länge? Har de tjänat i annan kapacitet? Är de en donator? Du behöver inte skriva dem en tvättlista över sina prestationer, men tänka på deras historia med din organisation och notera det när det är lämpligt gör din anteckning ännu mer personlig. Detta låter volontären vet att du verkligen ser deras värde.,
2. Gör ditt brev specifikt
peka på något en volontär gjorde, eller hur de fick någon att känna, och säga tack specifikt för det. Vanligtvis skulle du leta efter sätt som en volontär går utöver sin roll.
det kan också vara en plats där du ser det extraordinära i det vanliga. Kanske är ”över och bortom” för din volontär att du vet att du alltid kan räkna med dem. Till exempel, ”Tammy, du kommer till skydd varje vecka och tyst ta hand om checklistan av uppgifter., Jag såg dig komma in idag, och det slog mig bara att jag inte vet hur vi skulle klara oss igenom en vecka utan din vänliga och konsekventa service.”
3. Anslut ditt brev till uppdraget
Kom ihåg att volontärer är med dig eftersom de vill avancera ditt uppdrag med sina egna två händer. De bryr sig verkligen om ditt arbete. När du kommunicerar din tacksamhet, anslut den till uppdraget för att understryka effekten av deras arbete.
de valde dig och din organisation av en anledning., Påminn dem regelbundet att de valde bra eftersom de gör skillnad med sitt arbete.
”det kan tyckas som att tvätta handdukar och rengöra hundens leksaker är bara upptagen arbete. Men eftersom du ger din tid att göra dessa uppgifter, räddningsteamet kunde ta in fem nya hundar bara förra veckan. De kan göra det eftersom de vet att du är här för att hålla kennlarna rena och säkra.”
4. Gör ditt brev i rätt tid
det här är lika mycket för dig som för din volontär. När du ser eller hör något du vill känna igen, gör det. Genast!, På så sätt kommer du inte att glömma, och erfarenheten är fortfarande fräsch i volontärens sinne. Plus, ju snabbare du erkänner en positiv upplevelse, ju tidigare du skörda de positiva fördelarna med en glad, hjärtvärmd volontär.
5. Vara sårbar
det här är lättare för vissa än andra men hitta ett sätt att visa hur volontärens handlingar eller närvaro fick dig att känna. Du är deras person! Deras ledare! Låt dem veta att du personligen påverkas av sin tid – du är stolt över hur mycket de har gett till organisationen.,
”Kelly, vi hade letat efter någon med dina trösklar så länge! Ditt arbete med vår databas har lättat hela vår intagsprocess och hela teamet är bortom tacksamhet. Ännu mer vet jag hur viktigt det var för dig att hitta en sak där du verkligen kunde investera dina färdigheter,och jag är personligen så tacksam att vi kopplade. Mitt arbete har precis blivit 10x lättare, och jag har dig att tacka för det. Vi ska rädda så många fler hundar nu!”
6. Skriv ditt namn
igen, det kan vara självklart, men sätt penna på papper och skriv din volontär tackbrev., Om du skickar din anteckning via e-post, Se fortfarande till att inkludera en personlig stängning.
bonuspoäng om du kan få en mottagare av organisationens tjänster, en styrelseledamot eller annan högt uppsatt medlem i ditt team för att skriva en anteckning.
gör skriva ditt brev så lätt att du inte kan säga nej
för att hålla volontär uppskattning hanterbar, hålla det enkelt och skapa en vana. Om du inte kan hantera det varje dag, skriv bara ner 3-5 personer du vill skicka en anteckning till varje vecka., Du kan också skicka frivilliga tackbrev till makar, partners, chefer och barn för att stödja volontären i deras samhällsarbete.
för att hålla reda på detaljer om volontärer och deras prestationer, överväga att använda din datebook, smartphone anteckningar, eller ett online-system som Evernote. Man vet aldrig när det ögonblicket av tacksamhet kommer att slå till.
för att göra ditt liv enkelt, sätta ihop en tacksamhet kit av de grundläggande verktygen. Håll det på ditt arbetsutrymme, så du är redo att gå när som helst., Lager det med:
- kort och kuvert: köp tack anteckningar i bulk när de är på försäljning, skriva ut några som har din organisations information om dem, eller har dina servicemottagare göra några för hand.
- Frimärken: bara be om ett paket med 20 från din bokhållare eller administration och hålla dem vid skrivbordet.
- Returadressetiketter: använd en färdig kontorsstämpel eller skriv ut flera ark att ha till hands med en enkel etikettmall.
- dina volontärers kontaktinformation: se till att den är inom räckhåll.,
volontär uppskattning kan vara enkel och fördelaktig
volontärer kan uppskatta ett speciellt tecken på organisationens tacksamhet, men erfarenheten av att ta emot en personlig och uppriktig volontär tack brev kommer att påminna dem varför de gör vad de gör. De drivs för att hjälpa din organisation och ditt samhälle, utan lön, för genom att göra det kan de åstadkomma förbättringar som är viktiga i samhället.
du behöver inte dike de traditionella frivilliga bekräftelse godsaker. Folk älskar gratis T-shirts., Kom bara ihåg att de mest kraftfulla bekräftelser kräver ingenting annat än en snabb anteckning eller e-post som är personlig, specifik och tankeväckande.
och bli inte förvånad när de varma fuzzies slår dig när du sätter dig ner för att göra detta. Forskning har visat att uttrycka tacksamhet regelbundet kan öka positiva känslor, minska risken för depression och öka vår motståndskraft under stress. Dessutom kommer du att fördjupa dina relationer, vilket kan göra ditt volontärteam mer produktivt.,
Lead by example – du kan odla en miljö av tacksamhet som kan spridas i hela ditt volontärteam och i din organisation genom att visa alla hur det görs.