hur man skriver en vitbok som fungerar
behöver förklara ett komplext koncept för en expertgrupp, samtidigt subtilt främja ditt företag eller en produkt? En vitbok är ett användbart verktyg för att utbilda läsare om de tekniska aspekterna av en lösning eller ny teknik, göra ett affärsmål för en produkt eller visa tankeledarskap.
vitböcker diskuterar vanligtvis ett ämne i detalj, inklusive logiken och fördelarna med en lösning., Det är i motsats till deras nära kusin, fallstudien, som ger verkliga exempel på hur en lösning har löst ett problem för en viss organisation.
det finns två huvudtyper av vitböcker. Den första är mer hög nivå och fokuserar på en affärsutmaning, potentiella lösningar och deras affärsfördelar. Den andra är mer teknisk och erbjuder läsarna ett djupare dyk i ett ämne.
för att hjälpa dig att skriva en vitbok av din egen, Vi har kommit med dessa pekare.,
innan du börjar
Du har angett ditt ämne, fått sign-off från din chef och ange en tidsfrist för leverans. Vad händer nu?
det första du behöver göra är att prata med ämnesexperter och andra viktiga intressenter inom din organisation, till exempel säljare., De kommer att kunna ge insikter i saker som:
- viktiga försäljningsställen och ett försäljningsperspektiv på skillnaderna din lösning erbjuder
- arbetsfunktioner för viktiga beslutsfattare, och de människor som påverkar dessa beslut
- viktiga skäl för försäljning faller igenom, leder att välja en konkurrents produkt eller leder beslutar att inte köpa alls.
dessa frontlinjeinsikter kan vara användbara när du bestämmer dig för ämnet och närmar dig mest sannolikt att skapa en anslutning med din läsare.
nu är du redo att besluta om vitbokens mål., Vill du visa tankeledarskap? För att generera leads? Eller vill du ge kvalificerade leads med de ytterligare detaljer som de behöver för att fatta ett köpbeslut? Du kanske vill använda din vitbok på olika sätt i hela försäljning tratt.
därefter bestämmer du hur du ska uppnå ditt mål. Till exempel genom att förklara hur en teknik kan lösa en specifik affärsutmaning. Eller ge chefer med den information de behöver för att bygga ett företag fall att presentera för sin styrelse.
Du måste sedan identifiera din målgrupp., Syftar du till att nå den person som kommer att använda produkten (t. ex. en dataanalytiker) eller en beslutsfattare (t. ex. en chief information officer)? Om din ideala läsekrets är i C-suite, är det bäst att fokusera på affärsfördelar snarare än tekniska förklaringar. Att hålla din läsare framför sinnet kan hjälpa till med skrivprocessen.
När du vet vad du skriver och vem för, läsa så mycket om ditt ämne som möjligt, inklusive interna dokument, branschkommentarer och forskning, och material som skapats av konkurrenter.
identifiera experter, interna eller externa, att intervjua., Anteckna de viktigaste punkterna för att skapa en grov kontur för ditt papper. Andra idéer, detaljer och fakta kan slitsas in under dessa viktiga punkter. Du kan förfina denna skiss när du går.
det här är också ett bra tillfälle att utarbeta en tidslinje, arbeta bakåt från din sista deadline, så du vet vad du ska göra och när. Bygg i tid för godkännanden och revideringar, samt redigering och korrekturläsning.
Följ en logisk struktur
nu är du redo att börja skriva papperet eller att beställa en författare.,
vitbokens struktur beror till stor del på ditt mål och kontur, men att få det rätt är avgörande., Till exempel kan ett papper som är utformat för att förklara hur en lösning kan lösa en specifik affärsutmaning följa en struktur som:
- introducerar problemet på hög nivå och lösningen vitboken kommer att täcka
- beskriver ett specifikt problem, utmaning eller behov som din läsare har
- ger en allmän diskussion om lösningar på problemet, inklusive hur de övervinner utmaningar och viktiga överväganden för läsaren
- beskriver din lösning och dess specifika fördelar, i samband med läsarens utmaning eller behov
- nästa steg för läsare.,
om målet med ditt papper är att visa tankeledarskap, kan du börja med en allmän diskussion om en social eller ekonomisk fråga som ger sammanhang för en operativ utmaning som läsaren kan ha. Eller, om målet är att hjälpa någon att bygga ett företag fall att presentera för sin chef eller styrelse, du kan inkludera tips om att beräkna avkastning på investeringar eller mini fallstudier för att visa hur andra företag har använt din produkt framgångsrikt.
tekniska dokument kommer ofta att innehålla avsnitt som introducerar teknik, marknadsdrivare av efterfrågan och historiska sammanhang., När du diskuterar din specifika lösning i denna typ av papper, inkludera information om dess nyckelfunktioner, hur det fungerar och dess applikationer. Detta är också ett tillfälle att diskutera hur det kan jämföras med tillgängliga alternativ.
i praktiken kan en vitboks innehållsförteckning se ut så här:
källa: Commbanks Välkommen till vitboken maskin-till-maskin-ekonomi
fastställa din trovärdighet
vilka vitböcker som ofta saknar Längd de utgör i faktisk densitet., En välskriven vitbok bygger på väl citerade fakta för att bygga sitt fall-oavsett om det föreslår en lösning på ett problem eller beskriver hur man utför en teknisk uppgift.
inkludera kvalitetsfakta, mätvärden och expertutlåtanden för att ge kontext och auktoritet. Överväg att dra ut nyckelstatistik och citat för betoning och att ge läsarna flera inmatningspunkter till texten.
tänk också på infographics och tabeller Du kan använda. Dessa är bra för att sammanfatta viktiga data, visa trender och förklara tidslinjer. De är också användbara för att bryta upp stora bitar av kopia.,
om du publicerar papperet online lägger du till länkar till videor och kundcasestudier.
När du skriver, använda vanlig engelska, presentera fakta tydligt och undvika jargong, om möjligt. Sikta på en neutral ton – även om vitböcker ofta påverkar verkställande köpbeslut, reservera uppenbara marknadsföringsmeddelanden för andra medier.
Ciscos nätverk och din konkurrensfördel vitbok, till exempel, använder enkla, tydliga språk för att förklara dess centrala idé – att utnyttja din nätverkshårdvara kan ge dig en konkurrensfördel., Rapporten använder lättförståelig grafik och designelement som pull offerter för att balansera block av tätt eller tekniskt innehåll.
källa: Ciscos nätverk och din konkurrensfördel vitt papper
Om du behöver ytterligare inspiration, Tech Republic har ett stort bibliotek med vita papper du kan ladda ner.
ge det en övertygande Titel
Du har bara några sekunder att koppla en läsare, vilket gör titeln till en av de viktigaste delarna av ditt papper., Faktum är att Michael Stelzner, författare till att skriva vitböcker: hur man fångar läsare och håller dem engagerade, tror ”titlar gör eller bryter vita papper”.
en framgångsrik strategi är att fokusera på fördelarna för läsaren. Visst, du vet att din lösnings funktioner är fantastiska, men de flesta vill bara veta vad de kommer att få ut av att använda den. Till exempel kommer de att spara pengar eller tid? Bidra till att förbättra anställdas retention priser? Hantera regleringsrisk?
Tänk på de sökord eller fraser som en läsare kan använda för att söka efter ditt papper online., Om ditt papper gör fallet för att blanda lokal infrastruktur med molnlagring, kan du bestämma att människor kommer att söka efter ”hybrid cloud solutions”. Tänk på att inkludera den frasen i din rubrik, som i ”Hybrid Cloud Solutions: The Best of Both Worlds”.,
andra tips som hjälper dig att komma med en övertygande titel är:
- med hjälp av ett tal – siffror tyder på att ett papper kommer att vara lätt att konsumera (till exempel ’3 fällor för att undvika om du vill träffa din kundnöjdhet KPI’)
- se till att det har livliga, aktiva verb som ”förbättra” och ”växa”
- med hjälp av läsarens arbetstitel, om du riktar en specifik publik
- placera ett kolon mellan papprets titel och textning, för att säkerställa att undertexten ingår när den är listad online.,
titlar som ”skapa en grund för Digital omvandling” och ”varför du behöver en Omnichannel strategi: skapa en sömlös kundupplevelse” arbete eftersom de talar till ett specifikt problem eller utmana läsaren har och starkt föreslår att de hittar en lösning inuti.
och slutligen …
När du har ett utkast, värva ett andra par ögon för att hjälpa till att hämta eventuella problem med din struktur, samt grundläggande fel som stavfel, stavfel och saknad skiljetecken.,
som alltid går lite planering långt mot att förbättra din skrivprocess och leverera ett bra resultat. Att följa dessa steg hjälper dig att sluta med en vitbok som gör ditt fall på ett tydligt, koncist och övertygande sätt.