Morgonmötesaktiviteter: 31 sätt att driva engagerade möten

Jon: hur var mötet?
Bob: Tja… munkarna gjorde det timslånga mötet värt det. Annars skulle jag inte bry mig om att gå.

går du till möten för munkarna eller för konversationen?

de flesta företag har alltid en (eller flera) morgonmöten, och vi finner dem ofta irriterande och störande för vår dagliga rutin eller uppgifter till hands.,

möten anses vara viktiga för att flytta ditt företag framåt genom att dela information, lösa problem, granska prestanda, fatta beslut och planera projekt. De kan också hjälpa tp foster teambuilding och inklusivitet.

möten ses dock vanligtvis som tråkiga händelser som kan fruktas av alla…inklusive arrangören.

de kostar också företaget bra pengar.,

National Statistics Council säger att 37% av arbetstagarnas tid spenderas i möten, och 47% av de anställda anser att alltför många möten är det största slöseri med tid på någon dag – mer än sociala medier eller e-post.

som ledare, hur kan du vända dina möten från ”tråkig och fruktad” till ”energiserad och effektiv”?

31 Morgonmötesaktiviteter för att aktivera ditt Team

här är några morgonmötesaktiviteter du kan göra för att köra engagerade och produktiva möten för alla deltagare:

börja vid en udda tid

istället för den vanliga 9: 00, morgonmöte, starta din session på säga 8: 48 A. M. med en ovanlig starttid är användbar för att hjälpa deltagare att komma ihåg en mötestid.

hjärnan kan associera reglering med ”tråkig ” och” förutsägbar ”så, om tiden ändras från det vanliga 8:30 eller 9 o klockmötet till något lite mer off-beat, kommer det inte bara att hjälpa deltagare att komma ihåg den udda tiden, men också inte associera mötet med”slöhet”.

även när du säger 08:48, börja direkt på dot. Vänta inte om senior mest personen inte är närvarande., Ställ in förväntningar med ditt team på förhand så att du alla förväntar dig att starta mötet vid den bestämda tiden.

låt inte latecomers delta eller ännu bättre ha en dum konsekvens för sena deltagare!

När möten börjar i tid, är de mer benägna att avsluta i tid. De är också vanligtvis mer produktiva och tillåter mötet att utvecklas snabbt och effektivt.

Håll en isbrytare

använd de första 10 minuterna som en social mixer eller isbrytare., Fråga ditt team hur de gör och starta dina möten med en isbrytare och några småprat kan göra underverk för din relation.

TeamBuilding har en fantastisk lista över icebreaker frågor du kan prova.

till exempel kan alla bli ombedda att säga en intressant sak de gjorde under helgen eller skryta om en prestation på jobbet. De kan även dela en rolig händelse som hände med dem eller i deras avdelning sedan det senaste mötet.,

istället för att turas om att gå klock-wise eller anti-clock wise runt i rummet –gör det ännu mer intressant genom att spela catch-ball.

för att spela catch-ball:

• Alla står i en cirkel.
• du tar en gummiboll och kastar den slumpmässigt på en person.
• han / hon delar sin helgupplevelse eller rolig incident och kastar sedan bollen till en annan slumpmässig person.
• inte följa något mönster gör det mycket roligare!

ibland missar folk att fånga bollen…och det leder till några skratt också!,

det här är ett bra sätt att ställa in ett avslappnat och roligt humör till morgonmöten som allmänt uppfattas som allvarliga, mind-numbing händelser.

”catch-ball” – tekniken kan också göras praktiskt taget med online-spinnare, tärningar eller helt enkelt få folk att prata i den ordning de kom in i gruppchatten.

börja med en pop-quiz

helst, som hänför sig till ämnet för mötet. Detta väcker inte bara alla deltagare, det skickar också ett meddelande som alla behöver vara förberedda för möten., De borde ha läst de uppgifter och anteckningar som skickades före mötet och förstått dagordningen noggrant.

detta är en bra metod för att säkerställa produktiva och effektiva morgonmöten där du har alla engagerade och deltagande.

prova en galen plats

detta kommer att lägga till ett element av roliga och reignite originalitet. Istället för” konferensrum #5″, prova ”picknickbord # 2” ute bakom kontorsbyggnaden-eller valde ett lokalt kafé. Det är fantastiskt vad en enkel förändring av plats kan göra för ditt lags produktivitet och kreativitet.,

Du kan även stjäla en unik mötesplats idé från mobilspel publisher ”Genera Games”. De håller sina möten på basketplanen, skjuter hoops och brainstorming medan de spelar ett snabbt pick-up-spel. Detta förbättrar också laganda och sammanhållning samtidigt som det ger en energiökning till lagmedlemmar.

om du är på ett fjärrteam, försök att ge dina gruppmedlemmar en utmaning att alla gå till samma typ av miljö som en Tim Hortons, eller ett mer allmänt krav, som ett lokalt kafé., Detta kan till och med hjälpa dina avlägsna arbetare att komma ut ur huset och ha ett nytt sinne genom att ändra sitt landskap. Detta kan också göra det möjligt för fjärrarbetare att upptäcka en lokal plats som de kan prata om till resten av laget, vid ditt möte.

ha lite mat kul

Du kan ha hoppat över en rejäl frukost för att delta i tidigt på morgonen möte, men detta roliga mat spel kommer att ta hand om din mullrande mage.

Be en medlem av laget att ta med en ny och annan typ av bröd till varje möte (du måste fråga dem i förväg)., Rotera detta ansvar till varje medlem i gruppen. Du kan till och med rösta på den bästa ”brödvinnaren” i månaden.

för fjärrlag, försök att ha en virtuell pizzafest eller dela en måltid med laget oavsett om det är en lagmedlems frukost och en annan lagmedlems middagstid. Att äta under mötet kan göra intressanta samtal och lägga till en mer ljus och vänlig känsla till dina diskussioner.

spela upp det

ett bra sätt att se till att alla är vakna och alert under ”morgonmöten” är att börja med ett enkelt spel eller hjärngymnastik., Detta låter också de kreativa juicerna flöda.

Ett intressant spel som nämns av Dave Gray i boken Gamestorming: En Playbook för Innovatörer, Rulebreakers, och Förändrare är ”Anti-Problemet”.

i det här spelet uppmanas mötesdeltagare att identifiera sätt att lösa problemet motsatt deras nuvarande problem. Till exempel, om målet är att öka fotnafall i detaljhandeln, då måste personen lösa anti-problemet: hur man minskar fotfallen i detaljhandeln?

syftet med spelet är att få folk att titta på ett problem från ett helt motsatt perspektiv., Titta på saker annorlunda ibland gör du medveten om de faktiska frågor som bidrar till det verkliga problemet. Det gör det också möjligt att tänka på” Out-of-the-box ” lösningar.

detta är bara ett exempel på den typ av lagaktiviteter för arbete som kommer att ha en positiv rippel effekt på anställda i hela ditt företag.

spela en improv

en improv är en form av teater där de flesta eller alla av det som utförs är oplanerad eller unscripted, och skapas spontant av artisterna.

få dina mötesdeltagare att göra en improv – vad som känns roligt och spännande för dem., Det kan vara så kort som 10 minuter.

det låter dumt, men hör mig: ju mer lekfull miljön är desto mer kommer ditt lag att känna sig avslappnad och bekväm att dela tankar med varandra.

det kommer att öppna dina sinnen och förbereda laget för mer traditionell brainstorming. Resultatet skulle bli ett djupare dyk för att lösa problem med ökad kreativitet.

också, blir mer bekväm och dum kommer att öka teambuilding och främja en öppen och välkomnande miljö.,

Improv och rollspel kan också göras praktiskt taget, och kan leda till några lustiga samtal mellan lagmedlemmar. Du kan också göra detta till ett roligt sätt att lösa problem, om det finns några problem som behöver åtgärdas på jobbet – så att dina teammedlemmar kan agera ut scenarier som de har inför kunder, till exempel, kan tillåta gruppmedlemmar att både observera situationen annorlunda och se situationen från flera perspektiv.,

kasta några ballonger

ett annat roligt sätt att brainstorma på problem är att få deltagarna att skriva idéer till ett visst problem på ett papper (en per ark), vika papperet och lägg det inuti en ballong.

sedan spränga ballonger, kasta dem runt i 30 sekunder och sedan låta varje medlem kan fånga en ballong. Låt dem poppa ut idébladet från sin ballong och bygga vidare på den tanken.

att använda en annan persons idé för att bygga en lösning leder till kreativa och produktiva utgångar.,

virtuella team kan också göra denna aktivitet med hjälp av anonyma undersökningar och tillåta bidragsgivare att läsa ut förslag och idéer, utan att avslöja vem som kom upp med varje förslag.

Stick idéer on-the-go

linje väggarna i ditt mötesrum med olika problem uttalanden som ” Hur kan vi förbättra kvaliteten på XYZ?”Eller skapa en online-Tankekarta för fjärrarbetare att bidra till.

ge mötesmedlemmarna en ”klibbig” anteckningsblock och be dem att skriva ner lösningar på vart och ett av dessa problem., Eller, ge dem tillgång till online Mind map och har dem alla bidra lösningar på de givna problemen.

att ha alla frågor och lösningar synliga, i ett stort utrymme, är ett bra sätt att se en stor vägg/ skärm av idéer, där alla har bidragit. Detta främjar teambuilding och visar en känsla av samarbete inom laget.

Ställ in dagordningen för mötet

att fastställa en tydlig agenda för ditt morgonmöte är avgörande av flera skäl.

För det första ger det ett tydligt syfte och mening till mötet., Detta hjälper inbjudna att bestämma hur viktigt det är för dem att delta och de kan prioritera sitt arbete i enlighet därmed.

För det andra, att veta ämnet för ett möte ger deltagarna tid att förbereda grundläggande idéer som leder till en produktiv diskussion eller debatt.

nästa, utan att veta syftet med mötet, människor kan få sida spåras och frågor eller diskussioner om företaget kan kapas av slumpmässiga diskussioner om Netflix filmer och debatter om vem förtjänade att vinna den dans eller sång konkurrens som sändes kvällen innan.,

Förbered punkterna på dagordningen (högst 3-5) och skicka den till deltagarna dagen före mötet. Punkterna på dagordningen bör vara smala, fokuserade och tidsbundna. Exempel: ”sociala medier strategi-15 minuter”.

skicka inbjudningar tidigt

distribuera en detaljerad inbjudan minst tre dagar före mötet.

människor behöver tid i förväg för att schemalägga sina planer, med mötet i åtanke. Speciellt om du arbetar på ett avlägset lag arbetar alla medlemmar med olika tidslinjer och tidszoner.,

sista minuten-möte inbjuder tenderar att leda till improduktiva möten eller leda till sena eller frånvarande gruppmedlemmar.

ge lagmedlemmar tillräckligt med tid i förväg för att planera i enlighet därmed.

tilldela roller

använd agendan för att tilldela roller och vilket bidrag – förslag, idéer och förslag – du förväntar dig av varje deltagare. De bästa mötena är interaktiva, där alla blir involverade och deltar.

Du kan också använda denna möjlighet för att tilldela ansvar till en person i gruppen (en annan varje gång) för att få bröd, eller ställa in en online mind map.,

detta ökar förväntan för mötet som går långt i att öka närvaro och engagemang.

skicka dokument i stället för att ha en gruppläsningssession

om det finns rapporter eller anteckningar än behöver ses över i förväg skicka dem till deltagarna tillräckligt tidigt så att alla deltagare faktiskt kan läsa dem.

annars kommer ditt möte att bli en ”lässession” som inte kommer att vara en produktiv användning av någons tid.,

Bjud in endast relevanta personer

alla roliga och spel och förplanering kommer endast att vara effektiva när gruppmedlemmar som är relevanta för diskussionsämnet är en del av mötet.

anställda som inte behöver vara en del av någon diskussion kan bli störande, och dra samtal off-track. Det är också ett slöseri med företagets resurser att ha anställda delta i möten där de inte eller inte kan bidra.,

Buzz people

för att säkerställa att möten inte går ”utanför agendan” har du en policy där deltagarna kan ”buzz” alla som försöker ta med några problem som inte rör ämnet för det aktuella mötet.

dessa ämnen kan noteras för framtida diskussioner eller möten. Du kan använda en tabell Summer eller bara säga ordet ”buzz”. Denna teknik är särskilt effektiv om du har någon som gillar att kapa möten.,

har en policy för”inga distraktioner”

Be deltagarna att avstå från att använda telefoner under diskussioner om det inte används för att anteckna.

helst bör du också avstå från att göra presentationer. Mötet ska vara en plats för brainstorming och beslutsfattande, inte en PowerPoint-show.

du vill prata med anställda inte på dem.,

få donationer

för att förhindra distraktioner från att ringa av mobiltelefoner – som kan orsaka en hake i en möten produktivitet – hålla en politik som alla vars telefon ringer måste göra en donation till en välgörenhetsstiftelse.

detta är en allround win-win om ditt företag redan har en ideell organisation som de donerar till.

upprepa dagordningen detaljer

i början av mötet upprepa den specifika dagordningen för mötet. Detta hjälper deltagarna att fokusera sin uppmärksamhet och förstå vad som krävs av dem.,

många anställda deltar i back-to-back-möten, så det är till hjälp när agendan upprepas. Mötesorganisatören bör också klargöra vilka beslut som måste fattas eller vilka åtgärder som måste vidtas före slutet av mötet.

Coax deltagande

för att säkerställa ett effektivt deltagande, dominera inte diskussionen. Var positiv om alla ingångar. Ange också att deltagande är av största vikt från alla deltagare.

vanligtvis har varje möte få personer som vanligtvis inte talar upp., För att engagera dem i beslutsprocesserna, skriv några frågor relaterade till mötesagendan på styrelsen eller i gruppchatten innan deltagarna anländer.

fråga sedan varje person måste skriva sitt svar på en post-it – anteckning och placera den bredvid varje fråga-eller skicka den till gruppchatten i en numrerad ordning. Denna process bör göras innan någon diskussion börjar på dagordningen för att få ut allas tankar offentligt.,

ett modernt ”talande stick”

ett annat sätt att öka deltagandet är att ha en liten token, säga ett pokerchip eller en talande pinne, ges slumpmässigt till en person att tala.

Efter att personen har delat sin idé, skickar han den till en annan person som ännu inte har fått chipet.

randomisering hjälper till att hålla deltagarnas uppmärksamhet och alla får tala.

en virtuell talande pinne kan göras genom tekniken för mute – knappen-tvinga alla att stänga av sina mikrofoner medan någon annan pratar. Detta gör det möjligt för personen att prata utan avbrott., Sedan, med någon okonventionell metod, turas om att tala genom att låta varje gruppmedlem att prata individuellt innan du öppnar diskussionen för hela fjärrlaget.

få alla på samma sida – team solidaritet

för viktiga frågor fråga varje deltagares tankar och upprepa vad som har antytts av hela gruppen innan du skriver ner det slutliga beslutet.

Du kan använda olika onlineverktyg för att skriva ner anteckningar och sedan låter deltagare lägga till egna kommentarer till dessa.

håll ett timglas eller timer

det här är roligare om du kan få en äggtimer., Utse en tidtagare.

enas om hur länge ett ämne kommer att diskuteras och när tiden är ute, får tidtagaren ropa ” tid!”vilket är signalen att gå vidare till nästa ämne.

införda tidsbegränsningar ökar ofta kreativ produktion.

håll det inte så formellt

se till att deltagarna vet att de kan lämna när mötet vänder sig till frågor som inte är relevanta för deras roller i företaget. Att ha dem stanna för irrelevanta diskussioner dränerar för dem och skadar ditt företags produktivitet.,

varje medlem bör dock lämna på ett sätt som inte helt stör de andra medlemmarna i mötet. I en online-chatt, ett enkelt skrivit meddelande som anger ”rubrik ut-prata med er alla snart”, eller glider ut ur ett kontor med en enkel våg, är ett bra sätt att erkänna ditt lag utan att störa samtal.

ställa in ett visst mötesutrymme

se till att du inte bara vet när mötet händer, men var.,

oavsett om du möter i ett styrelserum, ett café eller i en viss onlinekommunikationsprogramvara som Skype eller Google Hangouts, var noga med att berätta för dina deltagare exakt var mötet hålls.

detta kommer att eliminera alla sista minuten galenskap där deltagarna har anlänt bara för att hitta något mötesrum tillgängliga. Se också till att mötesplatsen passar antalet deltagare och arbete som ska utföras.

Du kan använda Google Kalender för att välja ett visst mötesrum När du skickar ut inbjudningar.,

få tekniken på plats

kontrollera om mötesrummet / online-plattformen rymmer all teknik och utrustning som behövs för ett möte. Dessa tekniker kan variera allt från whiteboards, markörer, Projektorer, skärmar, videosamtal utrustning, skärm-Dela program, eller någonstans däremellan.

Gör en snabb genomgång och testa allt innan mötet börjar, för att undvika att slösa tid under mötet.

Håll korta möten

Ställ inte in möten som är längre än 20 eller 50 minuter., Den maximala tid som ger produktiv diskussion om ett ämne är ungefär en timme. Möten som varar i mer än en timme, tenderar att vara improduktiva.

Håll stand-up möten

för veckovisa (rutin) försäljnings- / marknadsföringsuppdateringar prova ett 10-minuters stående möte. Alla står upp för mötestiden.

prova den här tekniken om du vill ha korta möten. Det tenderar också att få människor att flytta fysiskt vilket ger mer energi till mötet. Dessutom, när människor står kommer de att komma till saken snabbare.,

avsluta det i tid

När du börjar i tid bör du helst kunna sluta i tid. Om du har planerat ett möte i 30 eller 60 minuter, gör det till en vana att stänga den i slutet av den tiden.

detta är lika viktigt för att säkerställa att diskussioner inte drar på för evigt och beslut fattas. Om folk vet att mötet kommer att sluta vid en viss tidpunkt, kommer det att driva bättre mötesbeteende av alla inblandade.

snabba meddelanden om den tid som återstår med jämna mellanrum kan också bidra till att upprätthålla en korrekt mötestakt.,

avsluta det tidigt

om alla beslut har fattats, vänligen gå vidare avsluta mötet tidigt. Låt folk gå vidare med andra saker. Att komma tillbaka till jobbet är mer produktiv än att sitta i ett konferensrum och chatta. Att avsluta möten tidigt är också ett tecken på ett systematiskt, effektivt och produktivt team.

behåll en Q &en session

använd de senaste 10 minuterna av mötet för quick Q&A. inledningsvis kan ingen ha några frågor, men ha tålamod., Om du väntar en minut utan att försöka fylla-i den besvärliga tystnaden kommer vanligtvis några frågor att komma ut. Dessa frågor blir alltid mycket användbara.

öka koncentrationen

slutligen ordna glukosbaserade drycker under dina morgonmöten eller bjud in ditt fjärrteam att smutta på kaffe eller energidryck när de chattar online. Detta ökar koncentration och viljestyrka som är avgörande för effektiva diskussioner och beslutsfattande.

engagerade möten leder till kreativa brainstorming sessioner och produktiva beslut., Medan de flesta anställda fruktar morgonmöten kan innovativa ledare hitta sätt att göra möten roliga och produktiva.

Arsenal för bra möten

verktyg kan göra skillnad mellan tråkiga möten och effektiva arbetssessioner där bra beslut fattas, människor är förlovade och lämnar med en tydlig känsla av syfte.

ett intressant verktyg du kan överväga är mindre möte., Det här är en betald online-app med funktioner som agenda-inställning, en nedräkningstimer som uppmanar dig att gå vidare till nästa ämne när tiden blir kort och en ”parkeringsplats” där du kan skriva ner ämnen som är värda att diskutera senare.

När du har byggt agendan kan du skicka den tillsammans med andra relaterade filer till de personer du behöver närvara vid mötet i inbjudan. Det har också samarbetsverktyg så att du kan hålla möten med avlägsna deltagare. Mindre möte ansluter också till och synkroniseras med Outlook och Google Apps.,

När mötet är över, ger appen dig också en kortfattad lista över åtgärdsobjekt, mötesprotokoll och anteckningar, och mer för att skicka ut till alla som kom. Det kommer även att få feedback på dina möten så nästa är bättre.

nu när du vet hur man kör möten var deltagarna är engagerade och aktiva så att du får en produktiv produktion, är det viktigt att fråga dig själv en viktig fråga:

är detta möte nödvändigt?

många företag tror att de måste ha möten för att vara produktiva.,

de fyller sina scheman med oändliga möten – statusmöten, strategimöten, personalmöten, möten om möten.

att låsa dina anställda i möten hela veckan får inte mer arbete gjort. Back-to-back möten eller alltför många möten bara sluta göra arbetstagare utmattad, frazzled och frustrerad.

dessutom spädar alltför många onödiga möten vikten av de få möten som faktiskt är viktiga!

se till att möten inte dominerar dina gruppmedlemmars kalendrar.

undrar om du ska ringa det mötet?, Tänk på dessa för att få ett snabbt svar:

• Om du kan få den information du söker via en snabb e-post eller telefonsamtal med en eller två personer, behöver du inte ringa ett gruppmöte.
• Om information behöver spridas, fungerar ett kontor memo eller e-post bättre än att ringa 10 personer till konferensrummet.
• Om du behöver yttrande från en grupp individer, skicka ett frågeformulär innan du ordnar några möten, där varje respondent kan ge sina idéer. Individuella åsikter är ibland mer kreativa / effektiva än grupputlåtanden.,

möten är endast effektiva när du behöver interaktion och inmatning från flera personer under brainstorming, problemlösning eller beslutsprocesser.

gör det hända

nyligen träffade jag VD för ett företag som har genomfört två ovanliga metoder för att säkerställa möten börjar i tid och slut i tid: den som kommer sent för ett möte måste sjunga och om mötet löper över den tilldelade tiden, den sista personen talar måste göra 10 armhävningar.,

VD sa att båda policyerna har varit så effektiva att de sällan får möjlighet att få någon att sjunga eller göra pushups dessa dagar!

planera och genomföra dina möten med rätt politik och de kommer verkligen att vara värdefulla och produktiva, snarare än ett fullständigt slöseri med tid. Prova dessa morgonmötesaktiviteter och dina morgonmöten kan faktiskt vara något som dina anställda ser fram emot, snarare än rädsla!

vilka andra tips har du för att hålla engagerande morgonmöten? Låt mig veta i kommentarerna nedan.,

---