onsdag visdom: boka en matbil för en händelse i 5 enkla steg

från acai skålar till zeppole, säger ingenting höft, lokal, fräsch och bekväm som den goda priset på en matbil vid ditt evenemang. Dessa minikök på hjul utnyttjar dagens trender för äkthet och erfarenheter, liksom den gamla trenden att uppskatta utsökt, eftertänksamt förberedd mat. Kort sagt, mat lastbilar få folk glada.

och food truck-verksamheten har blomstrat i mer än ett decennium; det är nu en $2 miljarder industri och växande., Trots deras popularitet bryter de inte banken för evenemangsarrangörer. I själva verket kan mat lastbil catering vara betydligt billigare än traditionell catering.

dessa 5 nyckelfrågor kan hjälpa till att vägleda ditt beslutsfattande och händelseplaneringsprocess. Du hittar svaren varierar kraftigt efter händelse, eftersom inga två mat lastbil händelser är desamma—det är en del av deras roliga. Men när du vet grunderna och variablerna att överväga, kommer du att kunna boka matbilar för alla dina händelser—inga muss, inget krångel.

lär dig kostnaden för att hyra en matbil för ett evenemang och ställa in din budget.,

mat lastbil catering kostnader varierar från $10 till $35 per gäst. Så kostnaden för catering 100 personer kommer att variera från cirka $ 1,000 till $ 3,500. (Det finns vanligtvis en minimikostnad, som kan sträcka sig från $ 800 till $ 1,300.)

detta är ett brett spektrum, så låt oss ta en närmare titt på vad som påverkar om kostnaden är i den höga eller låga änden av det intervallet.

prissättningsstrukturen

När du bokar en matbil för ett evenemang är de viktigaste prissättningsstrukturerna catering, deltagarlön och affärsgaranti.

• Catering är den vanligaste strukturen för privata evenemang., I denna struktur fungerar matbilen som cateringfirma och ger en överenskommen meny för ett överenskommet antal personer.

• Attendee-pay är vanligt vid stora evenemang som kommer att vara värd för flera lastbilar. Deltagare beställer helt enkelt och betalar för sina egna måltider, som de skulle på någon annan mat lastbil plats. Matbilar syftar till ca 40-60 försäljning per timme vid denna typ av händelse. Ibland betalar matbilen ett fast belopp (ofta cirka 10 procent av beräknade intäkter) eller en procentandel av dess händelseintäkter till arrangören.,

• under en attendee-pay prissättning struktur, food trucks kan be om en affärsgaranti—ett minimum av verksamhet arrangören kommer att garantera. Arrangören är på kroken för eventuella brister mellan faktiska verksamheten och garantin.

platsen

i upptagen tunnelbana områden där det verkar som allt är dyrare, mat lastbilar är inget undantag. Arbetskraft, ingredienser och tillstånd är vanligtvis dyrare inom dessa områden och matbilar tar ut mer för att behålla sina vinstmarginaler. NYC och LA leda pack i mat lastbil kostnader.,

omvänt, i mindre befolkade områden, kan hemmabasen för din ideala matbil vara ett betydande avstånd bort. Räkna med att betala en premie för att få mat lastbil operatörer att resa utanför deras kund utbud.

små till medelstora städer och städer med mat lastbil alternativ är i låg kostnad plats sweet spot.

måltiden och mattyperna

en dessertbil kostar mindre än en matbil som tillhandahåller elnät, sidor och drycker till lunch eller middag., En mat lastbil catering ett evenemang som en kväll bröllop mottagning, med sin komplexa Logistik och full middag, kommer förmodligen toppa ut prisklass. (Observera att den ungefär $35 per eater i den övre änden av mat lastbil catering är fortfarande sannolikt att vara billigare än genomsnittet av $70 Per eater för traditionella bröllop catering.)

vissa lastbilar kommer in i slutet av en catered mottagning eller andra sena kvällsaffärer, som specialiserat sig på efterrätt och kaffe. (Belgiska våfflor, någon?) Detta är ett kostnadseffektivt alternativ som fortfarande har stor inverkan.,

tacos, varmkorv och BBQ tenderar att vara billig mat lastbil biljettpris. Kostsamma ingredienser som hummer eller on-trend lastbilar som serverar fusion eller organiska skapelser kan vara dyrare.

Bestäm hur många matbilar du behöver för ditt evenemang.

en rimlig start uppskattning är en mat lastbil per 200-300 deltagare.

du behöver flera lastbilar om att äta en måltid är en av de centrala dragningarna av evenemanget, till exempel en lunchtid anställd uppskattning picknick. Och du kommer att behöva boka flera lastbilar om alla kommer att äta på en gång, till exempel under ett bröllop mottagning.,

Du kan överväga en matbil per 400 deltagare eller så om det finns flera andra attraktioner under evenemanget, och ingen bestämd tid när alla äter—gästerna kommer att besöka matbilen när linjerna är lägre.

prata med matbilsägare om dina deltagare uppskattningar och hur många kunder de kan betjäna per timme. Ge lastbilsägare med deltagare uppskattningar en vecka före evenemanget så att de kan faktor som i deras beställning och prep.

Välj menyn Food truck för evenemanget.,

mat lastbilar ger en häpnadsväckande mängd aptitretande val: varmkorv och pommes frites; kyckling och våfflor; Dal-och-ägg frukost skålar; street Tacos; pizza; Korean-mexikansk fusion; Indisk mat; BBQ (en av de mest populära mat lastbilstyper). Listan fortsätter.

naturligtvis diskutera alternativen med dina kunder. De kan vara kristallklart om vilken typ av mat de vill ha och till och med ha några favoritbilar i åtanke. Eller de kan behöva en lång lista med förslag.

av sin natur har de flesta matbilar strömlinjeformade menyer., Men för tillgodosedda händelser är det smart att begränsa erbjudandenen ännu längre. Färre val gör tjänsten snabbare så händelse deltagare inte blir hungrig väntar i linje. Mat lastbil ägare har varit runt kvarteret-fråga dem vilka av deras objekt är mest populära och du har grunderna i din meny.

ta en titt på den föreslagna menyn genom linsen av kostbegränsningar: innehåller din gästlista personer som behöver ett vegetariskt eller vegansk alternativ? Om du inte är säker, bättre säker än ledsen. Livsmedelsbilsoperatören bör ha en uppfattning om vad som är populärt med den djurfria publiken.,

här är några idéer om hur matbilar kan variera efter händelsetyp:

branschnätverk händelse – för en händelse under en nationell professionell konferens, överväga att ingå avtal med flera mat lastbilar med olika kök—street tacos, indiska och hamburgare, till exempel. Alternativen dina gäster väljer är bra konversation förrätter medan du står i linje. Och det indiska priset kommer att innehålla alternativ för vegetarianer.

bröllop – har en dessert fokuserad mat lastbil utanför mot slutet av ditt bröllop. Crepes, glass, munkar, churros., Oavsett behandla, kommer gästerna att göra en mer söt minne innan natten slutar.

ungdomsorganisation (dvs. athletic league, klubb, skola) – oavsett om det är en avslutningsfirande eller en insamlingsevenemang, kommer barnen redo att äta. Snabb-prep fare är din bästa insats, såsom burritos, empanadas och vedeldade enskilda pizzor.

hitta de bästa mat lastbilar för ditt evenemang.,

När du har minskat ner köket, använda Roaming Hunger, FoodTrucksIn, Yelp, eller en stadsspecifik webbplats eller app för att utforska alla alternativ i din region. Tillbringa lite tid med att utforska recensioner från cateringklienter för att se hur verksamheten hanterar den höga volymen, kort vändning som är involverad i en schemalagd händelse.

skicka in och låsa dina datum tidigt—mat lastbilar är efterfrågade. Roaming Hunger kommer även att ta information om ditt evenemang och budget, hitta lämpliga matbilar i ditt område och hantera bokningen för dig.,

många matbilar har också sina egna webbplatser med alternativ för att begära bokningar online och tillgängliga datum. Om en kund har en dröm mat lastbil i åtanke för ett evenemang, kan detta hjälpa dig att lösa på ett händelsedatum och få kontraktet undertecknat innan de bokas någon annanstans.

Använd din evenemangsplaneringsprogramvara för att lagra kontaktinformationen och prissättningen för lastbilar som är populära, pålitliga och erbjuder enastående service så att du har en go-to-lista med förslag till dina kunder.

se till att du uppfyller reglerna för matlastbil.,

kommunala regler kan placera begränsningar på matbilar för ditt evenemang. Till exempel, i vissa områden, kan matbilar inte fungera inom ett visst avstånd från en tegel-och-murbruk restaurang. Det kan också finnas restriktioner för drift i en kommersiell kontra en icke-kommersiell zon, buller förordningar att överväga (en fråga på grund av högljudda generatorer som används av vissa livsmedel lastbilar), och särskilda tillståndskrav för att driva livsmedel lastbilar på gatan eller i en Kommunal park.

besök stadens eller stadschefens kontor och be om vägledning., De kommer att informera dig om eventuella särskilda krav relaterade till matbilar. I större städer kan tillståndskontoret vara i en annan byggnad, så faktor som i ditt schema. Detta kan vara en tidskrävande process, så var noga med att fråga hur lång tid tillståndsgodkännandet vanligtvis tar och starta din forskning tidigt. Du vill inte möta några problem som resulterar i din mat lastbilar kör iväg på dagen för händelsen.

Station mat lastbil (eller lastbilar) på rätt plats.,

Efter att ha beslutat om vilken typ av mat lastbil eller lastbilar du vill, en tankeväckande layout av din utomhus händelse utrymme påverkar dess framgång. Här är de bästa tipsen för att skapa en inbjudande och bekväm mat lastbil händelse:

1. för händelser med många mat lastbilar, de är oftast antingen stationerade runt omkretsen av händelsen eller grupperade i ett område som gör det enkelt för deltagarna att se sina val.
2. om det bara finns en lastbil, lägg den tillräckligt nära den åtgärd som deltagare inte behöver överge det roliga—men glöm inte att planera utrymme för linjen.,
3. de flesta matbilar kan inte fungera på en lutning, så schemalägga ett webbplatsbesök för att se till att området är platt.
4. vissa mat lastbilar kommer med ytterligare breakout alternativ, såsom en vagn för manövrering i mindre utrymmen.
5. deltagare vill ha någonstans att njuta av sina måltider, även om de kommer i kartongbrickor, så överväga att tillhandahålla tabeller. Picknick eller fällbara bord tillåter människor att sitta tillsammans; högtoppar uppmuntra snabb omsättning.
6. placera en station för bestick och servetter halvvägs mellan borden, så att gästerna inte behöver avbryta mat lastbil kockar att be om mer.,
7. lastbilsoperatörerna kommer att ge minst en soptunna, men du bör ge mer—och se till att de töms när nästan full. Du vill inte ha en härlig utomhus händelse tarnished av överfyllda sopor.

det slutförda priset, tidpunkten för ankomst och service, antal evenemangsdeltagare och lastbilsägarnas ansvar bör klargöras inom varje kontrakt. Lämna inte något åt slumpen mer än du skulle med ett hotell festvåning eller traditionell cateringfirma.

planerare finner att matbilar går med händelser som salsa med tacos., Eller glass med våfflor. Eller curry dopp med aubergine pommes frites. För varje händelse är den perfekta matbilen redo att dra upp och förbättra festligheterna i avslappnad stil.

För mer händelseinspiration, kolla in våra topp 15 evenemangsplaneringsvideor. Hyra en mat lastbil för din billiga insamling? Upptäck våra tips för att planera en insamling på en budget.

---