så här skickar du ett riktigt säkert e-postmeddelande i Microsoft Outlook
i många år har Microsoft Outlook förlitat sig på ett brett utbud av företag för att distribuera filer, schemalägga möten och skicka e-post. Ett företags rykte och intäkter beror på att undvika förlust av värdefulla tillgångar och privat kund eller kundinformation.,
felaktig hantering av känslig information kan också leda till böter och andra påföljder för dem i branscher som ekonomi, juridik, publicering, utbildning och hälso-och sjukvård som måste följa dataskyddslagar som HIPAA eller GDPR.
med cybersäkerhetsutmaningar på uppgång är e-postkryptering branschstandarden för dataskydd. Oavsett om du behöver dela ett dokumentlösenord med kollegor eller förhandla om en konfidentiell klientaffär, är det viktigt att distribuera den bästa Outlook-e-postkrypteringen tillgänglig för att säkerställa att du verkligen skyddas.,
så här skickar du ett helt krypterat e-postmeddelande i Outlook
Microsoft Outlook ’ s e-postkrypteringstjänster är inte så säkra som du kanske tror. Detta beror på att Outlook krypterar e-post med S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) och Office 365 message encryption, som båda är beroende av avsändaren och mottagaren som har den aktiverad.
Du kanske inte skyddas när du skickar e-post till en mottagare som använder en e-postplattform som inte stöder S / MIME eller Office 365-meddelandekryptering., Gratis webmail-användare som klienter på Gmail, Yahoo och iCloud har ofta inte den funktionalitet som behövs för robust e-postkryptering.
under 2019 hackade cyberbrottslingar webmail-klienten Outlook.com och fick tillgång till känslig privat information, inklusive e-post ämnesrader, mappnamn, kontaktlistor och vissa e-postinnehåll. Att använda end-to-end-kryptering är det enda sättet att se till att dina Outlook-e-postmeddelanden och bilagor är helt säkra, både när du är i transit till din mottagare och sitter i vila i en inkorg.,
använda e-postkrypteringstjänster från tredje part
för att säkerställa att dina e-postmeddelanden och bilagor är helt säkra kan ditt företag byta till en separat e-postleverantör för kryptering. Men i det här fallet skulle du förlora alla funktioner i Outlook du har kommit att lita på.
i stället för krångel med att ändra e-postplattformar är en annan bekvämare lösning att lägga till en tredjepartstilläggskrypteringstjänst till Outlook., Men du vill se till att du väljer en tjänst som inte ger betydande friktion till e-postprocessen för både avsändaren och mottagaren.
e-postkryptering utan en strömlinjeformad användarupplevelse kan kräva extra obekväma steg bara för att skicka och läsa ett e-postmeddelande vilket gör det svårt att använda. Om så är fallet kommer det inte att tillämpas konsekvent av anställda och andra i din organisation.
När du installerar Digify Outlook-kryptering tillägg, skicka säkra Outlook e-post och bilagor är lätt.,
så här använder du Digify för att kryptera e-postmeddelanden och bilagor
med Digifys Outlook-krypteringstillägg kan du kryptera dina e-postmeddelanden* och bilagor utan att ändra ditt arbetsflöde eller lämna inkorgen. Du behöver inte heller manuellt ge din mottagare ett lösenord eller låta dem prenumerera på plattformen.
Kontrollera åtkomst till din e-postbilaga när som helst efter att ha skickat den och välj om mottagaren kan ladda ner eller skriva ut den. Lägg till en vattenstämpel och ställ in dokumentet till självförstörande efter en viss tid., Du kan också se hur många gånger dokumentet visades och hur länge. följ dessa fem enkla steg:
- ladda ner Digify Outlook encryption add-in här.,wing dina säkerhetsinställningar:
- åtkomstkontroll: Lägg till mottagare som ska få tillgång
- behörigheter: ange behörigheter för utskrift och nedladdning av bifogade dokument
- vattenmärkning: Välj om du vill inkludera en personlig vattenstämpel för identifiering och spårning
- utgångsdatum: Välj datum och tid när det bifogade dokumentet automatiskt löper ut
- sätt in din Outlook-bilaga som en länk i din e-post och skicka
titta på videodemo nedan för att lära dig hur du skickar ett krypterat e-postmeddelande i Outlook.,
För att kryptera Outlook-e-postmeddelanden och bilagor använder Digify krypteringsalgoritmen AES-256 som är certifierad av National Security Administration (NSA) för topphemliga dokument.
hur din mottagare öppnar din krypterade Outlook-e-post och bilagor
När din mottagare tar emot din krypterade e-postbilaga, allt de behöver göra är att klicka på bifogningslänken i e-postmeddelandet., Din Outlook e-postbilaga kan sedan ses via en säker Digify länk.
Du kan också välja om du vill att mottagaren ska verifiera sin e-postadress för att öppna det bifogade dokumentet. När du väljer det här alternativet skapas en kod automatiskt och skickas till mottagaren så att de kan öppna bilagan.
hur man spårar krypterade Outlook-e-postmeddelanden och bilagor
som den mest populära affärskommunikationsmetoden är organisationer beroende av e-post för att skicka känsliga dokument som kontrakt, presentationer och många andra typer av filer., När du skickar ett e-postmeddelande måste du gissa var dina bifogade dokument hamnar och om de ens öppnades av din mottagare.
samt säkert kryptera din Microsoft Outlook e-post och bilagor med Digify, kan du spåra din e-post och bifogade dokument för att visa när de öppnas, skrivs ut och vidarebefordras allt från inkorgen.
Du kan se när mottagaren öppnade din e-post och bilaga, hur länge de tittade på dem och om de hämtade eller skrev ut ditt dokument. Efter en viss tid kan du konfigurera din e-post och bilaga för att automatiskt löpa ut.,
På så sätt behöver du aldrig riskera att din konfidentiella information utsätts för fel person eller organisation. Klicka bara på en växelströmbrytare för att återkalla åtkomst efter Outlook e-post och bilaga har skickats till din mottagare.
slutsats
dataöverträdelser avslöjade 4.1 miljarder poster under de första sex månaderna av 2019. Även om dataöverträdelser blir allt vanligare varje år, är många företag inte beredda att förebygga och bekämpa dem, vilket innebär att de i onödan riskerar både rykte och ekonomisk förlust.,
lyckligtvis kan du öka din e-postsäkerhet mot överträdelser med E-krypteringslösningar som Digify. Nu kan du återfå kontrollen över vem som har tillgång till dina Outlook-e-postmeddelanden och bilagor utan att offra sömlöst samarbete.
se hur lätt det är att säkert skicka krypterade Outlook-e-postmeddelanden och bilagor till var som helst och vem du vill med en gratis testversion av Digify Outlook e-kryptering tillägg.