Wellesley College Project on Social Computing: hur e-post din Professor
hur e-post din Professor
studenter berättar ofta att de oroar sig för hur man adresserar ett e – postmeddelande till en professor-särskilt en som de inte vet. Nedan finns förslag som svarar oro vi ” har hört inte bara från studenter, men från professorer. Och OBS: Använd dessa tips inte bara för e-post professorer, men människor som arbetar på college kontor, dina arbetsgivare och arbetsledare, och din klass deans och RDs.,
när du adresserar din professor
E-post till en professor ska behandlas som ett affärsbrev –åtminstone tills du vet att professorns personliga preferenser mycket bra. Även om e-post är allmänt betraktas som ett informellt medium, är det faktiskt används för affärsändamål i många inställningar (inklusive Wellesley College). Du vann ” t err om du är för formell, men det finns möjlighet att begå många gaffes om du är för informell.
ämneshuvudet ska vara informativt. Det är inte en hälsningslinje, så skriv inte något som ”Hey professor” i den linjen., Skriv istället några ord som anger syftet med ditt meddelande:” begär ett utrymme i din klass”, till exempel.
använd professorernas namn när du adresserar dem.Många professorer vi frågade sa att de inte gillar att kallas helt enkelt ”professor.”De föredrar” Professor Lee ”eller” MS / Mr Lee”; de flesta säger att titeln i sig inte spelar någon roll nästan så mycket som det faktum att du också använder deras namn (”Dr.Lee” verkar vara ovanligt på Wellesley, men bara så du vet)., Vissa professorer kommer så småningom att föreslå att du kallar dem med sina förnamn, men om du är mer bekväm att fortsätta att använda en titel, Det är alltid bra. Var noga med att använda ett namn. (OBS: Dessa kommentarer gäller för personlig interaktion samt för e-post).
kära, Hej, Hej,eller ingenting? För vissa ögon och öron kan ”Kära Professor Jones” vara för formell för ett e-postmeddelande – men det kommer faktiskt att göra bra när ditt syfte är en affärsliknande. Att bara skriva ”Professor Jones” (följt av ett komma) är också bra., Vissa fakulteter är känsliga för ordet ” Hej ”som en hälsning, antingen ensam eller med ett namn (t.ex.” Hej, Professor Jones”), men andra bryr sig inte om det och använder det faktiskt själva. Men undvik ” hej – – ingen vi frågade gillar den där.
förvänta dig inte ett omedelbart svar.Även om vi alla har blivit vana vid den momentana kvaliteten på elektronisk kommunikation, dina professorer vill att du ska veta att de helt enkelt inte alltid kan svara på ett meddelande snabbt. Låt dem en dag eller två, eller ännu mer, svara. Du kan skicka meddelandet igen om du inte har hört tillbaka om fem dagar eller så.,
på e-poststil
använd inte leende ansikten eller andra uttryckssymboler när e-post professorer, och använd inte alla dessa Internet akronymer, förkortningar och förkortade stavningar (t.ex. LOL eller ”U” för ”du”). På samma sätt förvirrar inte e-poststil med txt-stil. Allt detta elektroniska stenografi signalerar en nivå av intimitet (och kanske ålder) som är olämpligt för utbyte med dina professorer.
skriv grammatiskt, stava korrekt och undvik dumma misstag.Korrekturläsning. Använd stavningskontrollen. Särskilt dubbelkolla för pinsamma fel i ämnesraden., Visa att du bryr dig om hur du presenterar dig skriftligen till din professor.
använd paragrafbrytningar för att hjälpa till att organisera ditt meddelande. Det är svårt att läsa en lång obruten ström av ord på en skärm.
på innehåll
använd inte e-post till rant eller gnälla.Ibland kan själva utseendet på ett meddelande signalera ”rant”: mycket långa stycken, inga stora bokstäver, inga meningsbrott. Dessa är inte kul att läsa, och kan mycket väl framkalla exakt motsatt svar som du tänker., Naturligtvis är vi alla frestade att rant ibland i e-post, så vad en professor rekommenderar är detta: visst, rant allt du vill ha i ett e-postmeddelande. Men skicka det inte. Tryck på delete-knappen och skriv sedan ett mer uppmätt meddelande. (Många lärare kommer att berätta att de har filer fulla av osenta meddelanden; de har klokt lärt sig att ett e-postmeddelande skrivet i den första spolningen av frustration måste omarbetas och skickas med omsorg.) Å andra sidan är ett e-postmeddelande där du riktar ett konstruktivt formulerat klagomål till den person som mest kan ta itu med sådana klagomål bara bra.,
Håll de flesta meddelanden till under en skärm i längd;massor av läsare kommer helt enkelt skjuta upp att läsa långa meddelanden, och sedan kan aldrig komma tillbaka till dem. Å andra sidan kan ett mycket kort, terse meddelande helt enkelt vara meningslöst. Var noga med att inkludera tillräckligt med information så att din läsare kan förstå vad du begär. Ge lite bakgrund eller sammanhang om det behövs. Ange din begäran tydligt.
ta extra steg för att minimera e-postutbytet, till exempel om du begär ett möte, ange ditt syfte och namnge de tider som du kan komma in i ditt ursprungliga meddelande., Din respondent kan då kunna svara dig med bara ett ytterligare meddelande.
citat selektivt och brieflyfrån tidigare meddelanden för att ge sammanhang och bakgrund. Även om det ibland är bra att citera en hel utbyte för att hålla ett register över vad som sagts ochbestämde, ofta att”s onödigt och helt enkelt slutar att göra ett meddelande för länge och belamra skärmen.
många professorer rekommenderar att du tänker på varför du skickar ett e-postmeddelande. Frågar du något som lätt kan kontrolleras om du tog några extra steg själv?, Till exempel kan e-post en professor helt enkelt fråga när hennes kontorstid är vara irriterande när kontorstimmarna har tydligt meddelats på kursplanen redan. Å andra sidan är e – post för ett möte bara bra. Ställer du en privat fråga som kan ställas bättre på kurskonferensen, där alla elever kan se svaret på ett bra sätt? Är du e-post för att lämna in ett klagomål eller att be om ett rekommendationsbrev eller att söka hjälp med ett problem set? I dessa fall kan personlig kontakt och ett kontorsbesök vara mycket bättre.,
var respektfull och tänk på vilka saker som kan låta udda eller stötande för din professor.Till exempel, säg inte flippant att du sov genom professorns klass, eller prata om ditt kärleksliv, eller bash kemi eller matematik eller skrivning.
Wellesley fakulteten tror mycket av sina elever, och du kommer snart att finna att de kommer att arbeta nära dig och att du”ll känner ganska bekväm att komma in i en intellektuell relation med dina professorer., E-post har ofta setts som ett demokratiseringssystem för kommunikation som plattar hierarkier och som gör det möjligt för människor av alla slag att kommunicera bekvämt och fritt med varandra. Vi värdesätter den enkla kommunikation som e-post erbjuder oss – men vi som arbetar på Wellesley har också lärt oss, med tiden, att vi inte riktigt vill att vårt e-postmeddelande med studenter ska känna sig som en snabbmeddelandeutbyte., De flesta professorer är överväldigade av det stora antalet e-postmeddelanden som de får; vissa har blivit chockade av ren effrontery av några av dessa meddelanden; många blir frustrerade om e-post förbrukar så mycket av sin tidoch känslomässig energi som de kan ” t sedan spendera värdefull personlig tid med dig. Vi hoppas att dessa tips hjälper dig – och dina professorer-spara lite av den känslomässiga energin.
och när det gäller den känslomässiga energin är här ett sista tips:
var snäll mot dig själv om du gör en elektronisk faux pas.,Alla vi – även de som har studerat elektronisk kommunikation i åratal-har gjort några ganska monstruösa fel. Vi lär oss av våra misstag, och vi lär oss att förlåta oss själva (och andra).