afsnit 7. Skrive vedtægter

Lær om organisatoriske vedtægter – hvad de er, hvis du har brug for dem, og hvordan og hvornår du skal skrive dem.

• Hvad er vedtægter?

• hvorfor skal en organisation have vedtægter?

• Hvornår skal vedtægter skrives?

• Hvordan skriver du vedtægter?

grundigt skrevne vedtægter hjælper organisationer med at vide, hvordan de skal håndtere nye situationer eller problemer, der måtte opstå., Vedtægter kan spare tid på at forsøge at udarbejde organisatoriske komplikationer, hjælpe med at definere din mission eller mål og holde tingene kørende. I dette afsnit, vi”ll se på, hvad vedtægter er, når de skal skrives, hvordan man skriver dem, og hvordan man bruger dem til at holde din gruppe på sporet.

Hvad er vedtægter?

vedtægter er de skriftlige regler, der styrer en organisations interne anliggender., Vedtægter generelt definere ting som gruppens officielle navn, formål, krav til medlemskab, officerer” titler og ansvar, hvordan kontorer skal tildeles, hvordan møder skal gennemføres, og hvor ofte møder vil blive afholdt.vedtægterne bestemmer også den måde, gruppen skal fungere på, samt dets embedsmænds roller og ansvar. De er vigtige for at hjælpe en organisation med at kortlægge dens formål og de praktiske daglige detaljer om, hvordan den vil gå i gang med sin forretning., Vedtægter fungerer som organisationens juridiske retningslinjer, og organisationen kan blive udfordret i retten for sine handlinger, hvis den krænker dem. For non-profit, i det mindste, de skal ofte indgives til statssekretæren i den stat, hvor du”re indarbejdet eller registreret.

Vedtægterne er også undertiden fejlagtigt kaldet standard operating procedures eller politikker og procedurer, men de er virkelig forskellige ting, som de har tendens til at regere dag-til-dag operationer, og don”t har retskraft, som vedtægterne gøre.

hvorfor skal en organisation have vedtægter?,

at have vedtægter kan være nyttigt for næsten enhver type organisation, uanset størrelse eller formål. At bestemme præcis, hvordan din organisation kommer til at fungere, og sætte det ned på papir, der kan hjælpe med at holde tingene kørende, giver svar på svære spørgsmål (som hvad man skal gøre ved en vanskelig officer), spare enorme mængder af tid og overvejelser, vil hjælpe dig med at definere din mission, eller struktur organisationen til at svare til denne mission.

det er nødvendigt at have vedtægter, hvis din organisation ønsker at ansøge om nonprofit-status.,

at have vedtægter hjælper med at holde din organisation fokuseret på det tilsigtede formål ved specifikt at definere dette formål.

Hvornår skal vedtægter skrives?,

Hvis din organisation ikke endnu har vedtægter, her er et par situationer, hvor oprettelse af vedtægterne kan være nyttige:

• Når du har brug for en afklaring på, hvor officerer er blevet valgt, organisation”s formål, eller andre grundlæggende spørgsmål om, hvordan din gruppe fungerer
• Når din organisation er undergår en forandring i dens formål eller den måde, det er at køre
• Når du ønsker at anvende til nonprofit-status

Nogle grupper udvikle vedtægterne lige i starten, men det er ikke altid nødvendigt, og bør kun gøres, hvis der er et klart behov for det., Det er ofte nyttigt at komme i gang med at gøre arbejdet og derefter udvikle vedtægter efter behov.

Hvordan skriver du vedtægter?

før du begynder, skal du tænke lidt på, om du virkelig har brug for vedtægter og hvilket formål de vil tjene til din organisation. For almennyttige organisationer er vedtægter faktisk et juridisk dokument, som organisationen er ansvarlig for at opretholde. For organisationer, der leverer direkte service, vedtægter normalt don”t gælder for organisationen som helhed; i stedet, de kunne afgrænse bestyrelsens beføjelser i modsætning til direktørens., Byer arbejder på samme måde: der er vedtægter, der angiver, hvad folk kan og kan”t gøre (ligesom statens love), men de forskellige bestyrelser har ofte deres egne vedtægter. Så tag dig tid til at tænke over, hvad vedtægterne er til – bestyrelsen? Organisationen som helhed? Når du har en god ide om formålet med dine vedtægter, kan du fortsætte med at skrive dem.

Saml eksempler på vedtægter fra lignende organisationer til reference

at se, hvordan andre grupper som din har skrevet deres vedtægter, vil være enormt nyttigt., At få eksempler fra flere forskellige grupper vil lade dig se et godt udvalg af stilarter og ideer. Du bør ikke bare kopiere en anden gruppe vedtægter og derefter holde din organisations navn i her og der, men andre grupper”vedtægter kan gøre en god grov guide.

Beslutte med hvem og hvordan vedtægterne vil blive skrevet og godkendt

Vil det være din bestyrelse, dine officerer, din styregruppe eller en kombination af disse grupper? Vil du Godkende dele af vedtægterne ved konsensus, eller skal hver del aftales enstemmigt?, Før du begynder, vide, hvordan du ” re kommer til at gøre disse beslutninger, og vælg derefter personn person til at være ansvarlig for at skrive op det første udkast og foretage yderligere ændringer. Hvis vedtægterne bliver lange eller komplekse, kan du opdele skriveopgaverne, med hver af to eller flere personer, der skriver bestemte sektioner.

Skriv et første udkast til dine Vedtægter

den gruppe, der godkender vedtægterne, skal mødes mindst en gang for at komme med en grov oversigt for forfatteren, før skrivning begynder., Afhængigt af hvor meget du allerede ved om, hvordan din organisation skal fungere, det første udkast kan være let for en person at gennemføre alene, eller det kan kræve, at du mødes som en gruppe og arbejder sammen. Dette er ikke tid til at komme ind i langvarige diskussioner om oplysningerne i vedtægterne; i stedet, du skal sammensætte nok generelt aftalte oplysninger til, at forfatteren kan komponere et første udkast, og lad detaljerne være til senere diskussion.,

Når du skriver dit første udkast, kan du opleve, at det er meget lettere at udfylde en generel vedtægter (som den, der er inkluderet i værktøjer i slutningen af dette afsnit) end at skrive det fra bunden. Du kan efterlade emner på specifikke ting, som du ikke er sikker på; dem kan let udfyldes, når du mødes igen som en gruppe.

nedenfor er en liste over elementer, der typisk vises i vedtægter., Du kan beslutte at ændre dette noget til dine egne formål, så husk på, at dine Vedtægter don”t nødvendigvis skal arrangeres i denne rækkefølge eller omfatte alle disse komponenter, og du kan beslutte at tilføje komponenter i din egen.

artikel I. organisationens navn og formål.

Der bør ikke være nogen tvivl om det officielle navn på din organisation. Hvis der er andre navne, der bruges til at henvise til din gruppe (forkortede versioner, der er lettere at sige i afslappet samtale, for eksempel), kan du her nævne, at din gruppe også er kendt som disse navne., Navnet på organisationen er normalt angivet i vedtægter med ordene, “Denne organisation skal være kendt som” eller “det officielle navn på denne organisation er” som det ses i eksemplet nedenfor.klart definere din gruppe ” s formål hjælper dig med at holde dit fokus. Vil det primære formål være service, social, politisk eller noget andet? Er organisationen fokuseret på et enkelt problem, et sæt problemer, et geografisk område eller en bestemt befolkning?

Eksempel:

Fra vedtægterne for Baylor University Faculty Senatet:

Artikel I., Officerer, valg og pligter.

afsnit 1. De valgte officerer af fakultetet Senatet skal være formand, formand-valgt, Sekretær, og Publicity Officer, hver vælges årligt fra Senatet medlemskab. Formanden udnævner en parlamentariker og andre officerer, som anses for ønskelige.

afsnit 2. Officererne vælges som følger:

på eller før Senatets ordinære møde i April udpeger formanden et indstillingsudvalg bestående af syv senatorer., Nomineringsudvalget accepterer nomineringer og henstillinger fra medlemmer af Senatet, afgør, om nominerede vil acceptere at tjene, hvis de vælges, og forbereder en skifer af kandidater med mindst en kandidat til hver stilling. Medlemmer af senatet skal underrettes om en sådan skifer af kandidater med mindst ATN kandidat for hver stilling. Medlemmer af senatet skal underrettes om en sådan skifer af kandidater mindst en uge før det regelmæssigt planlagte maj-møde.,

dette kan også være et godt sted at inkludere dine vision og mission udsagn.

artikel II. medlemskab.

Dette forklarer, hvad medlemmerne” rettigheder er, hvad deres begrænsninger er, og hvilke, hvis nogen, krav der er til medlemskab (hvis medlemskab er åbent for nogen, sig det!). Det skal også klart angive eventuelle krævede gebyrer, deltagelseskrav og eventuelle omstændigheder, hvor medlemskab kan tilbagekaldes. Hvis du vil tillade æresmedlemskaber, bør oplysningerne om det også medtages her.,

Eksempel:

Fra vedtægterne for University of Virginia”s College på Kloge Studerende Regering Forening:

ARTIKEL II: Medlemskab

Afsnit 1: Alle personer, der er indskrevet i seks eller flere semester timer på University of Virginia”s College på Kloge betragtes som medlemmer af studenterrådet Association i den tid af deres tilmelding, og skal være berettiget til alle de rettigheder og privilegier, stk.

artikel III. officerer og beslutningstagning.,

i dette afsnit af dine vedtægter skal du forklare:

• styrende struktur: hakkeordren i din organisation; hvem rapporterer til hvem med hensyn til den overordnede styrende struktur. Vedtægterne vil forklare, at direktøren er ansat og overvåget af bestyrelsen, for eksempel, men vandt ikke, hvem andre medarbejdere rapporterer til eller hvad deres opgaver er: at”s provinsen direktøren og den daglige drift af organisationen.,
• officerer: gruppens officielle kontorer med deres korrekte titler og krævede opgaver specifikt skitseret, og hvor længe deres vilkår skal løbe.procedurer for udfyldelse og fraflytning af embeder: hvis et kontor skal vælges, hvem der stemmer om det, og hvordan; hvis et kontor skal udnævnes, hvem der foretager udnævnelsen. Hvad skal der også ske for at fjerne nogen fra kontoret.,
• Udvalg: Hvad, hvis nogen, de stående udvalg (udvalg, der er i gang), der vil være, hvordan særlige udvalg (komitéer, der kun eksisterer for varigheden af fuldførelsen af en bestemt opgave eller et projekt) vil blive dannet, hvordan udvalgsformænd vil blive valgt, og hvordan medlemmer, der vil blive udnævnt til disse udvalg.
• beslutninger: hvordan beslutninger skal træffes, og hvor mange medlemmer og / eller officerer der kræves for quorumuorum (det nummer, der skal være til stede for officiel virksomhed at finde sted).ændringer: hvordan ændringer i vedtægterne skal foretages., Normalt kræver det forudgående meddelelse (for eksempel at fortælle medlemmerne på to på hinanden følgende møder, at der vil blive stemt om et vedtægtsændring på det tredje møde, eller at sende et postkort til alle medlemmer, der fortæller dem, at der vil blive stemt om et vedtægtsændring, og hvornår) og et flertal på to tredjedele.

Der er mange andre områder, som dine vedtægter kan dække, afhængigt af din organisations art. Nogle almindelige omfatter stående (dvs ., permanent) og andre udvalg, interessekonflikter, erstatning af officerer (dette betyder, at direktører og bestyrelsesmedlemmer kan”t blive holdt personligt ansvarlig for gælden i organisationen, eller tiltalt for ulovlig organisatoriske aktiviteter, medmindre de var forårsaget af ulovlige handlinger fra en eller flere bestemte officerer), den særlige pligter for bestyrelsen, som i modsætning til de af direktør eller CEO — listen kan gå på. Prøv at tænke på alle de strukturer, der har at gøre med at styre organisationen., Jo mere næsten komplette dine vedtægter er, og jo bedre afspejler de organisationens faktiske karakter og funktion, jo mere nyttige vil de”være.

artikel IV. generelle, særlige og årlige møder.

denne del af dine vedtægter skal forklare, hvor ofte møder der skal afholdes. Dette behøver ikke at være meget specifik, men det skal være klart, om organisationen mødes regelmæssigt, eller om den kun mødes efter behov. Vedtægterne skal forklare, hvem der har myndighed til at indkalde møder, og hvordan meddelelse om kommende møder skal gives til medlemmerne., Du bør også beskrive dine mødeprocedurer (dvs. om du vil bruge Robert ” s regler for orden, stolens prærogativer, hvem der får ordet og hvordan osv.)

særlige møder bør også dækkes i dette afsnit af vedtægterne. Særlige møder er undertiden begrænset til bestyrelsen eller officererne. Dette afsnit skal forklare, hvordan der skal arrangeres særlige møder, hvem der har beføjelse til at indkalde til et særligt møde, hvilken slags forretning der kan udføres på et særligt møde, og hvem der kan deltage.,

endelig, hvis din organisation vil have et årligt møde af nogen art, detaljerne i, hvordan det vil fungere, skal inkluderes i denne del af vedtægterne. Årsrapporter skal også dækkes her-når de “leveres, hvad de” inkluderer, hvem der forbereder dem osv.

Eksempel:

Fra vedtægterne for Producenterne Guild of America

ARTIKEL IV: Møder for Medlemmer

Afsnit 1. Regelmæssige Møder., Det årlige møde mellem medlemmerne af lauget afholdes den første mandag I maj hvert år i amtet Los Angeles, på det tidspunkt og sted, som bestyrelsen måtte udpege, med henblik på valg af direktører og officerer, overvejer rapporter om dette Laugs anliggender og handler med sådanne forretninger, der kan bringes korrekt før mødet., Hvis det årlige møde efter bestyrelsens mening ikke kan afholdes den første mandag i Maj, er det bemyndiget til at indkalde mødet på en mandag i enten maj måned eller juni måned samme år.

afsnit 2. Særlige Møder., Særlige møder mellem medlemmerne af lauget afholdes, når bestyrelsen indkalder, og sådanne særlige møder afholdes også senest tredive dage efter, at mindst 20% af medlemmerne i god stand har anmodet herom skriftligt, hvilken anmodning skal angive formålet med dette møde og stiles til sekretæren for lauget., Hvis sekretæren efter modtagelse af en sådan anmodning undlader at indkalde og give meddelelse om et særligt møde, har de medlemmer, der anmoder om, ret til at fastsætte et tidspunkt og sted for et sådant møde og give meddelelse herom på den måde, der er angivet i det følgende.

afsnit 3. Meddelelse Om Møder. Meddelelse om tidspunkt og sted for medlemmernes møder, hvad enten der er tale om regelmæssige møder eller særlige møder, sendes til hvert medlem af lauget mindst syv eller højst fjorten dage før datoen for nævnte møde., Alle sådanne meddelelser skal rettes til medlemmerne på den sidste adresse, der er registreret i ordenen, og gives ved personlig levering, telegraf eller post, telegraf eller portoafgifter forudbetalt.

afsnit 4. Afbrudt Møder Og Meddelelse Herom. Ethvert medlems “møder, regelmæssige eller særlige, kan udsættes fra tid til anden ved afstemning af flertallet af de tilstedeværende medlemmer, personligt eller i fuldmagt, og når ethvert medlem” møde er så udsat, behøver der ikke gives meddelelse om udsættelse, medmindre afbrydelsen er for en periode på over tredive (30) dage.,

artikel V. bestyrelse.

Hvis din organisation har en bestyrelse, dette afsnit skal beskrive, hvad dens rolle er i gruppen, hvor mange mennesker vil være i bestyrelsen, hvor længe et bestyrelsesmedlem”s sigt vil køre, hvor ofte bestyrelsen vil mødes, og hvordan bestyrelsesmedlemmer vil blive udpeget eller udvalgt. Det bør også angive, hvor mange bestyrelsesmedlemmer der skal være til stede for beslutningsdygtighed, og hvordan medlemmer kan fjernes fra bestyrelsen.,

Eksempel:

Fra vedtægterne for sammenslutningen af Amerikanske Kvinder”s Klubber i Udlandet

ARTIKEL V: Bestyrelsen

Afsnit 1: Antal, udvalg. Bestyrelsen består af selskabets valgte officerer og sekretæren.afsnit 2: kvalifikationer. På valgtidspunktet skal alle valgte direktører være Amerikanske medlemmer af almindelige eller associerede medlemsklubber.afsnit 3: ledige stillinger. Enhver ledig stilling blandt direktørerne mellem toårige konferencer besættes på følgende måde:

a., Formandskabet varetages kun af en valgt embedsmand i rækkefølgen af første, anden og tredje næstformænd.
b. i fravær eller fratræden af en næstformand, skal formanden udpege en erstatning med godkendelse af bestyrelsen.
c. den assisterende kasserer påtager sig kassererens opgaver i hendes fravær eller fratræden.
d. udnævnelsen af en Sekretær og en assisterende Kasserer pro tempore overlades til den fungerende præsidents skøn.afsnit 4: beføjelser.

a. selskabet er underlagt bestyrelsen.,
b. Bestyrelsen har det fulde ansvar for selskabets ejendom og forretning med fuld magt og myndighed til at styre og gennemføre det samme under forbehold af Rådets anvisninger.C. Bestyrelsen har beføjelse til i henhold til Rådets instrukser at afskedige funktionærer og direktører for Sagens Skyld.afsnit 5: møder. Der afholdes hvert år mindst att bestyrelsesmøde.Afsnit 6: beslutningsdygtighed. To tredjedele af de medlemmer af bestyrelsen, der er til stede eller repræsenteret ved fuldmagt, er beslutningsdygtige på et bestyrelsesmøde.,afsnit 7: fratrædelser. Alle fratrædelser skal ske skriftligt og stiles til formanden.

Når du har afsluttet dit udkast til vedtægterne, skal du lave kopier til alle de mennesker, der vil være involveret i processen med at godkende dem. Hvis det er muligt, få kopier til dem forud for dit møde, så de”vil have en chance for at gå over dem omhyggeligt før mødet.,

Mød som en gruppe for at diskutere de foreslåede vedtægter

få kopier af de foreslåede vedtægter ud til gruppen, der skal redigere eller gå over dem i god tid før mødet, så de har tid til at reflektere og kan have deres spørgsmål, problemer, potentielle ændringer eller bekymringer klar. Dette vil ikke kun spare tid, men det vil også gøre det meget mere sandsynligt, at fejl eller uovervejede vedtægter vil blive fanget, og at den endelige version vil spejle, hvad alle virkelig ønsker.

gå sammen og gå over vedtægterne sammen., Du kan finde, at dette virkelig kræver, at en person tager ansvaret og læser vedtægterne til godkendelse, eller hvis du har en mindre eller mere afslappet gruppe, kan du skifte om at læse artiklerne og sektionerne højt. Gå over hver artikel og sektion individuelt til godkendelse, og gør det omhyggeligt. Det kan virke kedeligt, men dine vedtægter er meget vigtige og bør håndteres med opmærksomhed på detaljer.

Dette er også den tid, du skal overveje, om dine vedtægter er retfærdige og demokratiske. Fordeler de magten i din organisation på en retfærdig måde?, Tillader de medlemmer nok af en stemme i, hvordan organisationen køres?

vær opmærksom på og diskuter eventuelle ændringer, og Stem om nødvendigt. Afhængigt af hvor lang tid og hvor kompliceret dine vedtægter er, kan det tage mere end et møde. Når du ” ve arbejdet igennem og gjort alle de ændringer, udsætte at have den endelige udkast.

Udfyld og godkend det endelige udkast

igen, sørg for, at folk får kopier på forhånd. Hvis hele medlemskabet skal stemme om vedtægterne, skal du finde ud af, hvordan det”vil ske, især hvis medlemskabet er stort., Du finder det måske nemmest at sende dem et brev, der forklarer vedtægterne (hvem skrev dem, hvad processen var osv.) og en Godkend / misbillig formular til at sende tilbage. Hvis du gør det på denne måde, bør der være en sidste Dato for at modtage stemmerne, og tallies vil blive foretaget baseret på enten hele medlemskabet eller antallet af modtagne stemmer. En anden mulighed ville være at udpege et møde, hvor vedtægterne vil blive stemt om og give medlemskabet skriftlig meddelelse om mødet på forhånd.

Foretag alle de aftalte ændringer i vedtægterne og mødes igen for at gå over det endelige udkast., Når alle er tilfredse med, at ændringerne er foretaget korrekt, og vedtægterne er som de burde være, skal du stemme for at godkende vedtægter. Den dato, hvor det endelige udkast blev godkendt, skal vises i bunden af vedtægterne i alle fremtidige kopier.

sørg for, at der gives Kopier til alle, der har brug for dem

alle officerer, medlemmer af din bestyrelse og udvalgsformænd skal have kopier af vedtægterne. Du skal også enten give kopier til alle medlemmer eller gøre kopier let tilgængelige for dem, der ønsker dem.

brug dine Vedtægter!,

så nu er dine nye vedtægter i kraft-det er vidunderligt! Men de “re ikke meget værd, hvis du don”t faktisk bruge dem. Hvis din organisation har et parlamentsmedlem – en officer eller en konsulent, der rådgiver officerer og bestyrelsen på den parlamentariske procedure og generelt sørger for, at møder køre gnidningsløst, og i henhold til dine vedtægter – så han eller hun kan hjælpe med at minde folk om, når den organisation, til en af sine officerer, et bestyrelsesmedlem eller en fast medlem, er at gøre noget, der strider mod dine vedtægter.,

ellers vil du bare nødt til at sørge for, at dine officerer gøre en indsats for at holde vedtægterne i tankerne, når du gør din organisation”s virksomhed. Sørg for, at en kopi af vedtægterne er praktisk, når som helst den officielle organisationsvirksomhed udføres. Hvis der nogensinde er spørgsmål om, hvordan præcis du skal gå videre, don”t tøve med at konsultere vedtægterne. Og hvis du kommer over en situation, du didn”t tænke på, når du skriver dine Vedtægter, overveje at behandle det i det sidste trin i byla.proces, som vi vil tale om næste.,

gennemgå og ændre dine vedtægter med jævne mellemrum

at komme sammen som en gruppe fra tid til anden for at gennemgå dine Vedtægter og om nødvendigt ændre dem vil sikre, at din bestyrelse, officerer og medlemmer forbliver fortrolige med vedtægterne. Det giver dig også mulighed for at måle, om dine Vedtægter nøjagtigt afspejler organisationens retning, om der skal foretages ændringer i lyset af begivenheder, siden vedtægterne blev skrevet, eller hvis der skal foretages afklaringer.,Vedlovsændringer kan til enhver tid foreslås, enten af nogen, hvis det er den måde, du foretrækker det, eller af en gruppe mennesker (hvis du bruger denne metode, skal du sørge for at specificere, hvor mange mennesker der skal foreslå ændringen), eller af ethvert bestyrelsesmedlem, uanset hvilke specifikationer der fungerer bedst for din organisation. Ligegyldigt hvad, der bør være plads til den slags forslag, når der”s et problem.

Sammenfattende

vedtægter kan være lette at skrive og endnu lettere at ændre, hvis du er velorganiseret og har en god plan på plads for, hvordan du gør det., Ved at følge en simpel oversigt, næsten enhver kan skrive vedtægter for en ny eller eksisterende organisation, og at have vedtægter på plads vil hjælpe med at fjerne forvirring og tilskynde til konsistens i de måder, din organisation skal gå om de ting, du skal gøre for at nå dine mål.

---