Sección 7. Redacción de Estatutos

aprenda sobre los Estatutos organizacionales: qué son, si los necesita, y cómo y cuándo escribirlos.

• ¿Qué son los estatutos?

• ¿por qué una organización debe tener estatutos?

• ¿cuándo deben redactarse los Estatutos?

• ¿cómo se escriben los Estatutos?

los Estatutos escritos a fondo ayudan a las organizaciones a saber cómo manejar nuevas situaciones o problemas que puedan surgir., Los Estatutos pueden ahorrar tiempo tratando de resolver las complicaciones de la organización, ayudar a definir su misión u objetivos, y mantener las cosas funcionando sin problemas. En esta sección, veremos qué son los Estatutos, cuándo deben escribirse, cómo escribirlos y cómo usarlos para mantener a su grupo en el buen camino.

¿qué son los Estatutos?

los Estatutos son las reglas escritas que controlan los asuntos internos de una organización., Los Estatutos generalmente definen cosas como el nombre oficial del grupo, el propósito, los requisitos para la Membresía, los títulos y responsabilidades de los funcionarios, cómo se asignarán los cargos, cómo se llevarán a cabo las reuniones y con qué frecuencia se celebrarán las reuniones.

los Estatutos también rigen la forma en que el grupo debe funcionar, así como las funciones y responsabilidades de sus funcionarios. Son esenciales para ayudar a una organización a trazar su propósito y los detalles prácticos del día a día de cómo llevará a cabo su negocio., Los Estatutos sirven como las directrices legales de la organización, y la organización podría ser impugnada en los tribunales por sus acciones si las viola. Para las organizaciones sin fines de lucro, por lo menos, a menudo tienen que ser presentados ante el Secretario de estado del estado en el que»re incorporado o registrado.

los Estatutos también a veces se llaman erróneamente procedimientos operativos estándar o políticas y procedimientos, pero esas son cosas realmente diferentes, ya que tienden a gobernar las operaciones diarias y no tienen fuerza de ley, lo que los Estatutos tienen.

¿por qué una organización debe tener estatutos?,

tener estatutos puede ser útil para casi cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o propósito. Determinar exactamente cómo va a operar su organización y ponerlo en papel puede ayudar a mantener las cosas funcionando sin problemas, proporcionar las respuestas a preguntas difíciles (como qué hacer con un oficial difícil), ahorrar enormes cantidades de tiempo y deliberación, ayudarlo a definir su misión o estructurar la organización para que corresponda a esa misión.

tener estatutos es necesario si su organización quiere solicitar el estatus de organización sin fines de lucro.,

tener estatutos ayuda a mantener su organización enfocada en su propósito previsto al definir específicamente ese propósito.

¿cuándo deben redactarse los Estatutos?,

si su organización aún no tiene estatutos, aquí hay algunas situaciones en las que la creación de estatutos puede ser útil:

• Cuando necesita aclaración sobre cómo se eligen los funcionarios, el propósito de la organización u otros asuntos básicos relacionados con la forma en que opera su grupo
• Cuando su organización está experimentando un cambio en su propósito o la forma en que se ejecuta
• Cuando desea solicitar el estatus de organización sin fines de lucro

algunos grupos desarrollan estatutos desde el principio, pero eso no siempre es necesario, y solo debe hacerse si hay una necesidad clara., A menudo es útil comenzar a hacer el trabajo y luego desarrollar los estatutos según sea necesario.

¿cómo se escriben los Estatutos?

antes de comenzar, piense un poco sobre si realmente necesita estatutos y qué propósito servirán para su organización. Para las organizaciones sin fines de lucro, los Estatutos son en realidad un documento legal que la organización es responsable de mantener. Para las organizaciones que proporcionan servicio DIRECTO, los Estatutos generalmente no se aplican a la organización en su conjunto; en cambio, podrían delinear los poderes de la junta en lugar de los del Director., Las ciudades funcionan de la misma manera: hay estatutos que especifican lo que la gente puede y no puede hacer (al igual que las leyes estatales), pero las diversas juntas a menudo tienen sus propios estatutos. Así que tómese un tiempo para pensar en lo que los Estatutos son para – la Junta? ¿La organización en su conjunto? Una vez que tenga una buena idea del propósito de sus estatutos, puede proceder a escribirlos.

reúna ejemplos de los Estatutos de organizaciones similares para referencia

ver cómo otros grupos como el suyo han escrito sus estatutos será inmensamente útil., Obtener ejemplos de varios grupos diferentes le permitirá ver una buena gama de estilos e ideas. No debe copiar los Estatutos de otro grupo y luego meter el nombre de su organización aquí y allá, pero los Estatutos de otros grupos pueden ser una buena guía aproximada.

decida por quién y cómo se redactarán y aprobarán los Estatutos

¿será su junta directiva, sus funcionarios, su comité directivo o alguna combinación de estos grupos? ¿Aprobará partes de los Estatutos por consenso, o cada parte tendrá que ser acordada por unanimidad?, Antes de empezar, sepa cómo va a tomar estas decisiones, y luego elija a una persona para que se encargue de redactar el primer borrador y hacer cambios adicionales. Si los Estatutos van a ser largos o complejos, puede dividir las tareas de escritura, con cada una de dos o más personas escribiendo secciones particulares.

escriba un primer borrador de sus estatutos

el grupo que aprobará los Estatutos debe reunirse al menos una vez para llegar a un esbozo para el escritor antes de comenzar a escribir., Dependiendo de cuánto ya sepa sobre cómo va a operar su organización, el primer borrador puede ser fácil de completar para una persona por su cuenta o puede requerir que se reúna como un grupo y trabaje juntos. Este no es el momento de entrar en largas discusiones sobre los detalles de los Estatutos; en su lugar, debe reunir suficiente información generalmente acordada para que el escritor componga un primer borrador y deje los detalles para una discusión posterior.,

al escribir su primer borrador, puede encontrar que completar un esquema general de Estatutos (como el incluido en Herramientas al final de esta sección) es mucho más fácil que escribirlo desde cero. Puede dejar espacios en blanco en cosas específicas de las que no está seguro; esas pueden rellenarse fácilmente cuando se reúna de nuevo como grupo.

a continuación se muestra una lista de elementos que normalmente aparecen en los Estatutos., Usted puede decidir alterar esto un poco para sus propios propósitos, Así que tenga en cuenta que sus Estatutos no necesariamente tienen que estar organizados en este orden o incluir todos estos componentes, y puede decidir agregar componentes propios.

artículo I. nombre y propósito de la organización.

no debe haber ninguna duda en cuanto al nombre oficial de su organización. Si hay otros nombres utilizados para referirse a su grupo (versiones abreviadas que son más fáciles de decir en una conversación casual, por ejemplo), puede mencionar aquí que su grupo también se conoce como estos nombres., El nombre de la organización generalmente se indica en los Estatutos con las palabras, » Esta organización será conocida como «o» el nombre oficial de esta organización es » como se ve en el siguiente ejemplo.

definir claramente el propósito de su grupo le ayuda a mantener su enfoque. ¿Será el propósito principal de Servicio, social, político, o algo más? ¿Está la organización enfocada en un solo tema, un conjunto de temas, un área geográfica o una población específica?

Ejemplo:

de los Estatutos del Senado de la Facultad de la Universidad de Baylor:

artículo I., Oficiales, elecciones y deberes.

Sección 1. Los funcionarios electos del Senado de la Facultad serán el Presidente, El Presidente electo, el secretario y el oficial de publicidad, cada uno elegido anualmente entre los miembros del Senado. El Presidente nombrará a un Parlamentario y otros oficiales que se considera deseable.

Sección 2. Los miembros de la mesa serán elegidos de la siguiente manera:

en o antes de la reunión regular de abril del Senado, el Presidente nombrará un comité de Nominaciones compuesto por siete Senadores., El Comité de Nominaciones aceptará nominaciones y recomendaciones de los miembros del Senado, determinará si los nominados consentirán en servir si son elegidos, y preparará una lista de candidatos con al menos un nominado para cada puesto. Los miembros del Senado serán informados de dicha lista de candidatos con al menos un nominado para cada puesto. Los miembros del Senado serán informados de dicha lista de candidatos por lo menos una semana antes de la reunión de Mayo programada regularmente.,

Este también puede ser un buen lugar para incluir sus declaraciones de visión y misión.

Artículo II.composición.

esto explica cuáles son los derechos de los miembros, cuáles son sus limitaciones y cuáles, si los hay, son los requisitos para la membresía (si la membresía está abierta a cualquier persona, ¡dígalo!). También debe indicar claramente las tarifas requeridas, los requisitos de asistencia y cualquier circunstancia en la que se pueda revocar la membresía. Si va a permitir membresías honorarios, los detalles sobre eso deben incluirse aquí también.,

Ejemplo:

de los Estatutos de la Universidad de Virginia»s College at Wise Student Government Association:

artículo II: Membresía

Sección 1: Todas las personas inscritas por seis o más horas semestrales en la Universidad de Virginia»s College at Wise se consideran miembros de la Asociación de gobierno estudiantil durante el tiempo de su inscripción y tendrán derecho a todos los derechos y privilegios de los mismos.

Artículo III. funcionarios y toma de decisiones.,

en esta sección de sus estatutos, debe explicar:

• Estructura de gobierno: el orden jerárquico en su organización; quién informa a quién en términos de la estructura de gobierno general. Los Estatutos explicarán que el Director es contratado y supervisado por la Junta, por ejemplo, pero no establecerá a quién otros miembros del personal reportan o cuáles son sus deberes: esa es la provincia del Director y la operación diaria de la organización.,
• oficiales: oficinas oficiales del grupo, con sus títulos correctos y deberes requeridos específicamente descritos, y cuánto tiempo deben correr sus mandatos.
• procedimientos para llenar y desocupar cargos: si se va a elegir un cargo, quién vota sobre él y cómo; si se va a nombrar un cargo, quién hace el nombramiento. Además, lo que debe suceder con el fin de eliminar a alguien de la oficina.,
• Comités: qué comités permanentes (comités que están en curso) habrá, cómo se formarán los comités especiales (comités que solo existen durante la duración de completar una tarea o proyecto específico), cómo se elegirán los presidentes de los comités y cómo se nombrarán los miembros para esos comités.
• decisiones: cómo se deben tomar las decisiones y cuántos miembros y / o funcionarios se requieren para el quórum (el número que debe estar presente para que los asuntos oficiales tengan lugar).
• enmiendas: cómo deben realizarse los cambios en los Estatutos., Generalmente se requiere previo aviso (por ejemplo, diciendo a los miembros en dos reuniones consecutivas que una modificación estatutaria será votada en la tercera reunión, o enviar una postal a todos los miembros diciéndoles que una modificación estatutaria será votada y cuando) y una mayoría de dos tercios.

hay muchas otras áreas que sus estatutos pueden cubrir, dependiendo de la naturaleza de su organización. Algunos comunes incluyen estar de pie (i. e.,, permanente) y otros comités, conflicto de intereses, indemnización de los funcionarios (esto significa que los funcionarios y los miembros de la junta no pueden ser considerados personalmente responsables de las deudas de la organización, o procesados por actividades organizativas ilegales, a menos que hayan sido causadas por las acciones ilegales de uno o más funcionarios en particular), los deberes específicos de la junta en oposición a los del director o CEO the la lista puede continuar. Trate de pensar en todas las estructuras que tienen que ver con el Gobierno de la organización., Cuanto más cerca estén de completar sus Estatutos, y cuanto mejor reflejen el carácter real y el funcionamiento de la organización, más útiles serán.

el Artículo IV. Generales, especiales y reuniones anuales.

esta parte de sus estatutos debe explicar con qué frecuencia se celebrarán las reuniones. Esto no tiene que ser muy específico, pero debe quedar claro si la organización se reunirá regularmente o si se reunirá solo cuando sea necesario. Los Estatutos deben explicar quién tiene la autoridad para convocar reuniones y cómo se debe dar aviso de las próximas reuniones a los miembros., También debe describir los procedimientos de su reunión (es decir, si va a utilizar las reglas de orden de Robert, las prerrogativas del Presidente, quién tiene la palabra y cómo, etc.).)

Las reuniones especiales también deben ser cubiertas en esta sección de los Estatutos. Las reuniones especiales a veces se limitan a la junta o a los funcionarios. Esta sección debe explicar cómo se organizarán las reuniones especiales, quién tiene la autoridad para convocar una reunión especial, qué tipo de Asuntos se pueden llevar a cabo en una reunión especial y quién puede asistir.,

finalmente, si su organización va a tener una reunión anual de cualquier tipo, los detalles de cómo funcionará deben incluirse en esta parte de los Estatutos. Los informes anuales también deben cubrirse aquí: cuándo se entregarán, qué incluirán, quién los prepara, etc.

Ejemplo:

de los Estatutos del Gremio de productores de América

Artículo IV: reuniones de miembros

Sección 1. Reuniones Ordinarias., La reunión anual de los miembros del gremio se llevará a cabo el primer lunes de mayo de cada año en el Condado de Los Ángeles, a la hora y lugar que la Junta designe, con el propósito de elegir a los directores y oficiales, considerar los informes de los asuntos de este gremio y realizar los negocios que puedan presentarse adecuadamente ante la reunión., Si, a juicio del Consejo de Administración, La Reunión Anual no puede celebrarse convenientemente el primer lunes de mayo, estará facultada para convocar dicha reunión en un lunes durante el mes de mayo o el mes de junio del mismo año.

Sección 2. Reuniones Especiales., Las reuniones especiales de los miembros del gremio se celebrarán cada vez que sean convocadas por el Consejo de Administración, y dichas reuniones especiales también se celebrarán dentro de los treinta días siguientes a ser solicitadas por escrito por al menos el 20% de los miembros en regla, cuya solicitud especificará el propósito de dicha reunión y se dirigirá al Secretario del Gremio., Si al recibir una solicitud de este tipo, el Secretario no convoca ni notifica una reunión extraordinaria, los miembros que la soliciten tendrán derecho a fijar la hora y el lugar de dicha reunión y a notificarla en la forma que se especifica a continuación.

Sección 3. Aviso De Reuniones. La notificación de la hora y el lugar de las reuniones de los miembros, ya sean reuniones regulares o reuniones especiales, se enviará a cada miembro del Gremio no menos de siete, ni más de catorce días antes de la fecha de dicha reunión., Todos estos avisos se dirigirán a los miembros en la última dirección registrada en el gremio, y se entregarán por entrega personal, telegrafía o correo, telegrafía o gastos de franqueo prepagados.

Sección 4. Se Levantan Las Sesiones Y Se Les Notifica. Las reuniones de los miembros, ordinarias o extraordinarias, podrán ser suspendidas de vez en cuando por el voto de la mayoría de los miembros presentes, en persona o en representación, y cuando se suspenda cualquier reunión de los miembros no será necesario dar aviso de aplazamiento a menos que el aplazamiento sea por un período superior a treinta (30) días.,

artículo V. Consejo de administración.

si su organización tiene una junta, esta sección debe describir cuál es su función en el grupo, cuántas personas estarán en la Junta, cuánto tiempo durará el mandato de un miembro de la junta, con qué frecuencia se reunirá la junta y cómo se nombrarán o seleccionarán los miembros de la Junta. También debe designar cuántos miembros de la junta deben estar presentes para el quórum, y cómo los miembros pueden ser removidos de la Junta.,

Ejemplo:

de los Estatutos de la Federation of American Women»s Clubs Overseas

artículo V: Junta Directiva

Sección 1: Número, selección. La Junta Directiva estará compuesta por los funcionarios electos de la Corporación y el Secretario.

Sección 2: Cualificaciones. En el momento de la elección, todos los directores electos deben ser miembros estadounidenses de Clubes de miembros regulares o asociados.

Sección 3: vacantes. Toda vacante que se produzca entre los directores entre conferencias Bienales se cubrirá de la siguiente manera:

a., El cargo de Presidente será asumido únicamente por un miembro de la mesa elegido, en el orden de los Vicepresidentes primero, segundo y tercero.b. En ausencia o renuncia de un Vicepresidente, el Presidente nombrará un sustituto con la aprobación del Consejo de administración.C. El Tesorero Asistente asumirá las funciones del Tesorero en su ausencia o renuncia.d. el nombramiento de un secretario y un Tesorero adjunto pro tempore se deja a discreción del Presidente interino.

Sección 4: poderes.

a. la Corporación se regirá por la Junta Directiva.,B. El Consejo de Administración tendrá plena responsabilidad sobre los bienes y negocios de la corporación, con plenos poderes y autoridad para administrarlos y conducirlos, sujeto a las instrucciones del Consejo.C. The Board of Directors shall have the power to remove Officers and Directors for cause, pursuant to the instructions of the Council.sección 5: reuniones. El Consejo de administración se reunirá al menos una vez al año.

sección 6: Quórum. Dos tercios de los miembros del Consejo de administración presentes o representados por poder constituirán quórum en una reunión del Consejo.,

Sección 7: Renuncias. Toda dimisión se hará por escrito y se dirigirá al Presidente.

después de haber completado su borrador de los Estatutos, haga copias para todas las personas que participarán en el proceso de aprobación de los mismos. Si es posible, obtenga copias antes de su reunión para que tengan la oportunidad de revisarlas cuidadosamente antes de la reunión.,

reúnase como grupo para discutir los Estatutos propuestos

Obtenga copias de los Estatutos propuestos para el grupo que los va a editar o revisar con suficiente antelación a la reunión para que tengan tiempo de reflexionar y puedan tener sus preguntas, problemas, posibles cambios o inquietudes listas. Esto no solo ahorrará tiempo, sino que también hará que sea mucho más probable que se detecten errores o estatutos mal considerados, y que la versión final refleje lo que todos realmente quieren.

Reúnanse y repasen juntos los Estatutos., Usted puede encontrar que esto realmente requiere que una persona se haga cargo y lea los Estatutos para su aprobación, o si tiene un grupo más pequeño o más informal, puede turnarse para leer los artículos y secciones en voz alta. Revise cada artículo y sección individualmente para su aprobación, y hágalo cuidadosamente. Puede parecer tedioso, pero sus Estatutos son muy importantes y deben manejarse con atención al detalle.

Este es también el momento en que debe considerar si sus Estatutos son justos y democráticos. Distribuyen el poder en su organización de una manera justa?, ¿Permiten a los miembros tener suficiente voz en cómo se maneja la organización?

tome nota y discuta cualquier cambio, vote cuando sea necesario. Dependiendo de cuánto tiempo y cuán complicados sean sus estatutos, esto puede tomar más de una reunión. Cuando hayas trabajado y hecho todos los cambios, levanta la sesión para que se haga el borrador final.

Complete y apruebe el borrador final

de nuevo, asegúrese de que las personas obtengan copias con anticipación. Si toda la membresía tiene que votar sobre los Estatutos, debe averiguar cómo va a suceder, especialmente si la membresía es grande., Es posible que le resulte más fácil enviarles una carta explicando la historia de los Estatutos (quién los escribió, cuál fue el proceso, etc.).) y un formulario de aprobación / desaprobación para enviar de vuelta. Si lo hace de esta manera, debe haber una última fecha para recibir los votos, y los recuentos se harán en función de la membresía completa o del número de votos recibidos. Otra opción sería designar una reunión en la que se votarán los Estatutos y dar a los miembros un aviso por escrito sobre la reunión con anticipación.

hacer todos los cambios acordados en los Estatutos y reunirse de nuevo para repasar el borrador final., Cuando todo el mundo está satisfecho de que los cambios se han hecho correctamente y los Estatutos son como deben ser, usted debe votar para aprobar los Estatutos. La fecha en que se aprobó el borrador final debe aparecer en la parte inferior de los Estatutos en todas las copias futuras.

asegúrese de que se entreguen copias a cualquier persona que las necesite

todos los funcionarios, miembros de su junta y presidentes de comité deben recibir copias de los Estatutos. Además, debe dar copias a todos los miembros, o hacer copias fácilmente disponibles para aquellos que las deseen.

¡usa tus estatutos!,

así que ahora sus nuevos estatutos están en vigor, ¡eso es maravilloso! Pero no valen mucho si no las usas. Si su organización tiene un parlamentario – un funcionario o un consultor que asesora a los funcionarios y a la Junta sobre el procedimiento parlamentario y generalmente se asegura de que las reuniones se lleven a cabo sin problemas y de acuerdo con sus estatutos – entonces él o ella puede ayudar a recordar a la gente cada vez que la organización, uno de sus funcionarios, un miembro de la junta o un miembro regular está haciendo algo contrario a sus estatutos.,

de lo contrario, solo tendrá que asegurarse de que sus funcionarios hacen un esfuerzo para mantener los Estatutos en mente al hacer los negocios de su organización. Asegúrese de que una copia de los Estatutos sea útil en cualquier momento en que se esté llevando a cabo un negocio oficial de la organización. Si alguna vez hay alguna pregunta sobre cómo exactamente debe proceder, no dude en consultar los Estatutos. Y si se encuentra con una situación en la que no pensó al escribir sus estatutos, considere tratar con eso en el paso final del proceso de Estatutos, del que hablaremos a continuación.,

revise y modifique sus estatutos periódicamente

reunirse como grupo de vez en cuando para revisar sus Estatutos y, si es necesario, enmendarlos asegurará que su junta directiva, funcionarios y miembros permanezcan familiarizados con los Estatutos. También le permitirá evaluar si sus estatutos reflejan con precisión la dirección de la organización, si es necesario realizar cambios a la luz de los eventos desde que se redactaron los Estatutos, o si es necesario hacer alguna aclaración.,

Las enmiendas estatutarias se pueden sugerir en cualquier momento, ya sea por cualquier persona, si así lo prefiere, o por un grupo de personas (si utiliza este método, asegúrese de especificar cuántas personas deben proponer el cambio), o por cualquier miembro de la Junta, cualquiera que sea la especificación que funcione mejor para su organización. No importa qué, debe haber espacio para ese tipo de sugerencias siempre que haya un problema.

En resumen

los Estatutos pueden ser fáciles de escribir e incluso más fáciles de cambiar si está bien organizado y tiene un buen plan para hacerlo., Siguiendo un esquema simple, casi cualquier persona puede escribir estatutos para una organización nueva o existente, y tener estatutos en su lugar ayudará a eliminar la confusión y fomentar la coherencia en las formas en que se supone que su organización debe hacer las cosas que tiene que hacer para alcanzar sus metas.

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