Section 7. Rédaction des statuts

Découvrez les statuts organisationnels – ce qu’ils sont, si vous en avez besoin, et comment et quand les rédiger.

• que sont les statuts?

• Pourquoi les organisations devraient avoir des règlements?

• quand les règlements devraient-ils être rédigés?

• Comment rédiger les statuts?

des règlements administratifs bien écrits aident les organisations à savoir comment gérer les nouvelles situations ou les problèmes qui peuvent survenir., Les règlements peuvent vous faire gagner du temps en essayant de résoudre les complications organisationnelles, vous aider à définir votre mission ou vos objectifs et à maintenir le bon déroulement des choses. Dans cette section, nous allons regarder ce que les règlements administratifs sont, lorsqu’ils doivent être écrits, comment les écrire, et comment les utiliser pour garder votre groupe sur la bonne voie.

Quels sont les règlements administratifs?

Statuts, sont les règles qui contrôlent les affaires internes d’une organisation., Les règlements définissent généralement des choses comme le nom officiel du groupe, but, exigences pour l » adhésion, les titres et les responsabilités des dirigeants, comment les bureaux doivent être attribués, comment les réunions devraient être menées, et combien de fois les réunions auront lieu.

Les règlements régissent également la façon dont le groupe doit fonctionner ainsi que les rôles et responsabilités de ses dirigeants. Ils sont essentiels pour aider une organisation à définir son objectif et les détails pratiques au jour le jour de la façon dont elle procédera à ses activités., Les règlements servent de lignes directrices juridiques de l’organisation, et l’organisation pourrait être contestée devant les tribunaux pour ses actions si elle viole leur. Pour les organisations à but non lucratif, au moins, ils doivent souvent être déposés auprès du Secrétaire d »État de l » état dans lequel vous êtes incorporé ou enregistré.

Les règlements administratifs sont aussi parfois appelés à tort procédures d’exploitation normalisées ou politiques et procédures, mais ce sont des choses vraiment différentes, car ils ont tendance à régir les opérations quotidiennes et n’ont pas force de loi, ce que font les règlements administratifs.

pourquoi une organisation devrait-elle avoir des règlements administratifs?,

avoir des règlements administratifs peut être utile à presque n’importe quel type d’organisation, indépendamment de la taille ou de l’objectif. Déterminer exactement comment votre organisation va fonctionner et mettre cela sur papier peut aider à maintenir les choses en bon état, fournir les réponses aux questions difficiles (comme quoi faire à propos d’un agent difficile), économiser énormément de temps et de délibération, vous aider à définir votre mission, ou structurer l’organisation pour correspondre à cette mission.

avoir des statuts est nécessaire si votre organisation veut demander le statut d’organisme à but non lucratif.,

avoir des règlements administratifs aide votre organisation à rester concentrée sur son objectif prévu en définissant spécifiquement cet objectif.

quand les règlements devraient-ils être rédigés?,

Si votre organisation n’a pas encore de règlements administratifs, voici quelques situations dans lesquelles la création de règlements administratifs peut être utile:

• lorsque vous avez besoin de précisions sur la façon dont les dirigeants sont élus, le but de l’organisation ou d’autres questions de base relatives au fonctionnement de votre groupe
• lorsque votre organisation règlements dès le début, mais ce n’est pas toujours nécessaire, et ne devrait être fait que s’il y a un besoin clair., Il est souvent utile de commencer à faire le travail et d’élaborer les règlements nécessaires.
  

  comment rédigez-vous les statuts?

  avant de commencer, réfléchissez un peu à la question de savoir si vous avez vraiment besoin des règlements administratifs et à quoi ils serviront pour votre organisation. Pour les organisations à but non lucratif, les règlements administratifs sont en fait un document juridique que l’organisation est responsable de faire respecter. Pour les organisations qui fournissent des services directs, les règlements ne s »appliquent généralement pas à l »organisation dans son ensemble; au lieu de cela, ils pourraient délimiter les pouvoirs du Conseil par opposition à ceux du Directeur., Les villes fonctionnent de la même manière: il y a des règlements qui spécifient ce que les gens peuvent et ne peuvent pas faire (tout comme les lois de l »état), mais les différents conseils ont souvent leurs propres règlements. Prenez donc le temps de penser à ce que les règlements sont pour – le conseil d’administration? L’ensemble de l’organisation? Une fois que vous avez une bonne idée de l’objet de vos statuts, vous pouvez procéder à écrire.

  rassemblez des exemples des statuts d’organisations similaires pour référence

  Voir comment d’autres groupes comme le vôtre ont rédigé leurs statuts sera extrêmement utile., Obtenir des exemples de plusieurs groupes différents vous permettra de voir une bonne gamme de styles et d’idées. Vous ne devriez pas simplement copier les statuts d »un autre groupe, puis coller le nom de votre organisation ici et là, mais les statuts d »autres groupes peuvent faire un bon guide approximatif.

  décider par qui et comment les statuts seront rédigés et approuvés

  s’agira-t-il de votre conseil d’administration, de vos dirigeants, de votre comité directeur ou d’une combinaison de ces groupes? Allez-vous approuver des parties des règlements par consensus ou chaque partie devra-t-elle être approuvée à l’unanimité?, Avant de commencer, savoir comment vous allez prendre ces décisions, puis choisir une personne pour être en charge de la rédaction du premier projet et apporter des modifications supplémentaires. Si les statuts vont être longs ou complexes, vous pouvez diviser les tâches d’écriture, avec chacune de deux personnes ou plus écrivant des sections particulières.

  Rédigez une première ébauche de vos statuts

  le groupe qui approuvera les statuts devrait se réunir au moins une fois pour établir une ébauche pour le rédacteur avant le début de la rédaction., Selon ce que vous savez déjà sur la façon dont votre organisation va fonctionner, la première ébauche peut être facile à remplir par une seule personne ou elle peut vous obliger à vous rencontrer en groupe et à travailler ensemble. Ce n « est pas le moment d » entrer dans de longues discussions sur les détails des statuts; au lieu de cela, vous devriez rassembler suffisamment d « informations généralement acceptées pour que l » auteur compose une première ébauche, et laisser les détails pour une discussion ultérieure.,

  lors de la rédaction de votre première ébauche, vous constaterez peut-être qu’il est beaucoup plus facile de remplir un aperçu des règlements généraux (comme celui inclus dans les outils à la fin de cette section) que de l’écrire à partir de zéro. Vous pouvez laisser des blancs sur des choses spécifiques dont vous n  » êtes pas sûr; ceux-ci peuvent facilement être remplis lorsque vous vous rencontrez à nouveau en groupe.

  ci-Dessous est une liste d’éléments qui apparaissent généralement dans les statuts., Vous pouvez décider de modifier quelque peu à vos propres fins, alors gardez à l »esprit que vos statuts ne doivent pas nécessairement être arrangés dans cet ordre ou inclure tous ces composants, et vous pouvez décider d » ajouter des composants de votre propre.

  Article I. nom et objet de l’organisation.

  il ne devrait y avoir aucun doute quant au nom officiel de votre organisation. S’il y a d’autres noms utilisés pour faire référence à votre groupe (versions raccourcies qui sont plus faciles à dire dans une conversation occasionnelle, par exemple), vous pouvez mentionner ici que votre groupe est également connu sous ces noms., Le nom de l’organisation est généralement indiqué dans les règlements administratifs avec les mots « cette organisation doit être connue comme » ou « le nom officiel de cette organisation est » comme on le voit dans l’exemple ci-dessous.

  définir clairement le but de votre groupe vous aide à garder votre concentration. Le but principal sera-t-il le service, social, politique ou autre chose? L’organisation se concentre-t-elle sur une seule question, un ensemble de questions, une région géographique ou une population spécifique?

  exemple:

  extrait des statuts du Sénat de la Faculté de L’Université Baylor:

  Article I., Les dirigeants, les Élections et les Devoirs.

  la Section 1. Les membres élus du Sénat de la Faculté sont le Président, le Président élu, le secrétaire et L’agent de publicité, chacun élu chaque année parmi les membres du Sénat. Le président nomme un parlementaire et tout autre fonctionnaire jugé souhaitable.

  la Section 2. Les membres du bureau sont élus comme suit:

  au plus tard à la réunion régulière du Sénat prévue en avril, le président nomme un comité de nomination composé de sept sénateurs., Le Comité des mises en candidature accepte les mises en candidature et les recommandations des membres du Sénat, détermine si les candidats consentent à siéger s’ils sont élus et prépare une liste de candidats avec au moins un candidat pour chaque poste. Les membres du Sénat sont informés de cette liste de candidats avec au moins un candidat pour chaque poste. Les membres du Sénat sont informés de cette liste de candidats au moins une semaine avant la réunion régulière de Mai.,

  cela peut également être un bon endroit pour inclure vos énoncés de vision et de mission.

  l’Article II. L’adhésion.

  ceci explique quels sont les droits des membres, quelles sont leurs limites et quelles sont, le cas échéant, les exigences pour l’adhésion (si l’adhésion est ouverte à n’importe qui, dites-le!). Il devrait également indiquer clairement les frais requis, les exigences de participation et toutes les circonstances dans lesquelles l’adhésion peut être révoquée. Si vous allez autoriser les adhésions honoraires, les détails à ce sujet devraient également être inclus ici.,

  exemple:

  des statuts de L’Université de Virginie College at Wise Student Government Association:

  ARTICLE II: adhésion

  Section 1: Toutes les personnes inscrites pour six heures semestrielles ou plus au Collège de L’Université de Virginie à Wise sont considérées comme membres de L’association étudiante au moment de leur inscription et ont droit à tous les droits et privilèges de celle-ci.

  Article III. officiers et prise de décision.,

  dans cette section de vos statuts, vous devez expliquer:

  • structure de gouvernance: l’ordre hiérarchique dans votre organisation; qui relève de qui en termes de structure de gouvernance globale. Les règlements expliqueront que le directeur est embauché et supervisé par le Conseil, par exemple, mais ne précisera pas à qui les autres membres du personnel relèvent ou quelles sont leurs fonctions: c »est la province du directeur et le fonctionnement quotidien de l »organisation.,
  • officiers: bureaux officiels du groupe, avec leurs titres corrects et les fonctions requises spécifiquement décrites, et la durée de leur mandat.
  • procédures de nomination et de vacance de postes: si un poste doit être élu, qui vote et comment; si un poste doit être nommé, qui fait la nomination. En outre, ce qui doit se passer pour retirer quelqu’un de ses fonctions.,
  • comités: quels seront, le cas échéant, les comités permanents (comités en cours), comment seront formés les comités spéciaux (comités qui n’existent que pour la durée d’une tâche ou d’un projet spécifique), comment seront choisis les présidents des comités et comment les membres seront nommés à ces comités.
  • décisions: comment les décisions doivent être prises et combien de membres et/ou d’officiers sont requis pour le quorum (le nombre qui doit être présent pour que les affaires officielles aient lieu).
  • modifications: comment les modifications aux règlements devraient être apportées., Habituellement, il faut un avis préalable (par exemple, dire aux membres lors de deux réunions consécutives qu’une modification du règlement sera votée à la troisième réunion, ou envoyer une carte postale à tous les membres leur indiquant qu’une modification du règlement sera votée et quand) et un vote à la majorité des deux tiers.

  Il existe de nombreux autres domaines, vos règlements administratifs peuvent couvrir, selon la nature de votre organisation. Certains courants incluent la position debout (c.-à-d.,, permanent) et d’autres comités, conflit d’intérêts, indemnisation des dirigeants (cela signifie que les dirigeants et les membres du Conseil ne peuvent pas être tenus personnellement responsables des dettes de l’organisation, ou poursuivis pour des activités organisationnelles illégales, sauf si elles ont été causées par les actions illégales d’un ou plusieurs dirigeants particuliers), les fonctions spécifiques du Conseil par opposition à celles du directeur ou du PDG — la liste peut continuer. Essayez de penser à toutes les structures qui ont à voir avec la gouvernance de l’organisation., Plus vos statuts sont presque complets, et mieux ils reflètent le caractère réel et le fonctionnement de l »organisation, plus ils seront utiles.

  Article IV. assemblées générales, extraordinaires et annuelles.

  cette partie de vos statuts devrait expliquer la fréquence des réunions. Cela ne doit pas être très spécifique, mais il devrait être clair si l  » organisation se réunira sur une base régulière ou si elle se réunira seulement au besoin. Les règlements administratifs devraient expliquer qui a le pouvoir de convoquer des réunions et comment l’avis des réunions à venir doit être donné aux membres., Vous devriez également décrire vos procédures de réunion (c.-à-d. Si vous allez utiliser le règlement de Robert, les prérogatives du Président, qui obtient la parole et comment, etc.)

  Les réunions spéciales devraient également être couvertes dans cette section des statuts. Les réunions spéciales sont parfois réservées au conseil ou aux membres du bureau. Cette section devrait expliquer comment les réunions spéciales doivent être organisées, qui a le pouvoir de convoquer une réunion spéciale, quel genre d’affaires peuvent être menées lors d’une réunion spéciale et qui peut y assister.,

  enfin, si votre organisation tiendra une réunion annuelle de quelque sorte que ce soit, les détails de la façon dont cela fonctionnera devraient être inclus dans cette partie des règlements administratifs. Les rapports annuels devraient également être couverts ici-quand ils seront livrés, ce qu’ils incluront, qui les prépare, etc.

  Exemple:

  Dans les statuts de la producers Guild of America

  l’ARTICLE IV: les Réunions des Membres,

  la Section 1. Des Réunions Régulières., L’Assemblée annuelle des membres de la guilde se tiendra le premier lundi de mai de chaque année dans le comté de Los Angeles, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration peut désigner, dans le but d’élire les administrateurs et les dirigeants, d’examiner les rapports sur les affaires de cette guilde et de traiter les affaires qui peuvent, Si, de l’avis du Conseil d’administration, l’Assemblée annuelle ne peut se tenir convenablement le premier lundi de Mai, Il est habilité à convoquer ladite assemblée un lundi du mois de mai ou du mois de juin de la même année.

  la Section 2. Des Réunions Spéciales., Les assemblées extraordinaires des membres de la guilde ont lieu chaque fois que le Conseil d’administration les appelle, et ces assemblées extraordinaires ont également lieu dans les trente jours suivant la demande écrite d’au moins 20% des membres en règle, demande qui précise l’objet de cette réunion et est adressée au Secrétaire de la Guilde., Si, à la réception d’une telle demande, le Secrétaire omet de convoquer et de donner avis d’une réunion extraordinaire, les membres qui en font la demande ont le droit de fixer l’heure et le lieu de cette réunion et d’en donner avis de la manière indiquée ci-après.

  la Section 3. Avis De Convocation. Un avis de l’heure et du lieu des réunions des membres, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, doit être envoyé à chaque membre de la guilde au moins sept, ni plus de quatorze jours avant la date de ladite réunion., Tous ces avis doivent être adressés aux membres à la dernière adresse enregistrée auprès de la guilde, et doivent être donnés par livraison personnelle, télégraphe ou courrier, télégraphe ou frais de port prépayés.

  la Section 4. Ajournement Des Réunions Et Avis D’Ajournement. Les assemblées des membres, ordinaires ou extraordinaires, peuvent être ajournées de temps à autre par un vote de la majorité des membres présents, en personne ou par procuration, et lorsqu’une assemblée des membres est ainsi ajournée, aucun avis d’ajournement n’est nécessaire à moins que l’ajournement ne soit pour une période supérieure à trente (30) jours.,

  l’Article V. Conseil d’Administration.

  Si votre organisation a un conseil d’administration, cette section devrait décrire quel est son rôle dans le groupe, combien de personnes siégeront au Conseil d’administration, combien de temps le mandat d’un membre du Conseil d’administration se déroulera, à quelle fréquence le Conseil d’administration se réunira et comment les membres du Conseil seront nommés ou sélectionnés. Il devrait également indiquer combien de membres du Conseil doivent être présents pour le quorum, et comment les membres peuvent être retirés du Conseil.,

  Exemple:

  dans le règlement de la Fédération des Femmes Américaines »s Clubs d’outre-mer

  l’ARTICLE V: le Conseil d’Administration

  Article 1: Numéro de la sélection. Le Conseil d’administration est composé des dirigeants élus de la société et du Secrétaire.

  Article 2: les Qualifications. Au moment de l’élection, tous les administrateurs élus doivent être des membres américains de clubs membres réguliers ou associés.

  Article 3: les postes Vacants. Tout poste vacant entre les deux conférences Biennales sera pourvu de la manière suivante:

  A., La fonction de Président est assumée uniquement par un membre du bureau élu, dans l’ordre des premier, deuxième et troisième Vice-présidents.
  B. En cas d’absence ou de démission d’un Vice-président, le président nomme un remplaçant avec l’approbation du Conseil d’administration.
  C. la Trésorière adjointe assume les fonctions de la Trésorière en son absence ou en cas de démission.
  D. La nomination d’un secrétaire et D’un trésorier adjoint pro tempore est laissée à la discrétion du Président par intérim.

  Article 4: Pouvoirs.

  A. La société est régie par le Conseil d’administration. ,
  B. Le Conseil d’administration a la pleine charge des biens et des affaires de la société, avec les pleins pouvoirs et pouvoirs pour les gérer et les conduire, sous réserve des instructions du Conseil.
  C. Le Conseil d’administration a le pouvoir de révoquer les dirigeants et les administrateurs pour cause, conformément aux instructions du Conseil.

  Article 5: les Rencontres. Il doit y avoir au moins une réunion du Conseil d’Administration chaque année.

  Article 6: le Quorum. Deux-tiers des membres du Conseil d’Administration présents ou représentés par procuration constitueront le quorum à une réunion du Conseil d’administration.,

  Article 7: Démission. Toutes les démissions sont faites par écrit et adressées au Président.

  Après avoir terminé votre ébauche des statuts, faites des copies pour toutes les personnes qui seront impliquées dans le processus d’approbation. Si possible, obtenir des copies à eux à l »avance de votre réunion afin qu » ils auront une chance d  » aller les examiner attentivement avant la réunion.,

  se réunir en groupe pour discuter des règlements proposés

  faire parvenir des copies des règlements proposés au groupe qui les modifiera ou les examinera bien avant la réunion afin qu’ils aient le temps de réfléchir et puissent préparer leurs questions, problèmes, changements éventuels ou préoccupations. Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais il sera également beaucoup plus probable que des erreurs ou des règlements inconsidérés seront détectés, et que la version finale reflétera ce que tout le monde veut vraiment.

  Réunissez-vous et passez en revue les règlements ensemble., Vous trouverez peut-être que cela appelle vraiment une personne à prendre en charge et à lire les règlements pour approbation, ou si vous avez un groupe plus petit ou plus décontracté, vous pouvez lire à tour de rôle les articles et les sections à haute voix. Passez en revue chaque article et section individuellement pour approbation, et faites-le soigneusement. Cela peut sembler fastidieux, mais vos statuts sont très importants et doivent être traités avec une attention aux détails.

  C’est aussi le moment où vous devriez vous demander si vos règlements sont équitables et démocratiques. Distribuent-ils le pouvoir dans votre organisation de manière équitable?, Ils permettent aux membres suffisamment de voix dans la façon dont l’organisation est dirigée?

  prenez note et discutez de tout changement, votez si nécessaire. Selon la durée et la complexité de vos statuts, cela peut prendre plus d’une réunion. Lorsque vous avez travaillé et fait tous les changements, ajournez pour avoir le projet final fait.

  complétez et approuvez le projet final

  encore une fois, assurez-vous que les gens obtiennent des copies à l’avance. Si l »ensemble des membres doit voter sur les Statuts, vous devez comprendre comment cela va se produire, surtout si le nombre de membres est important., Vous trouverez peut-être plus facile de leur envoyer une lettre expliquant l’historique des règlements (qui les a écrits ,quel était le processus, etc.) et un formulaire approuver / désapprouver à renvoyer. Si vous le faites de cette façon, il devrait y avoir une dernière date pour recevoir les votes, et les décomptes seront effectués en fonction de l’ensemble des membres ou du nombre de votes reçus. Une autre option serait de désigner une réunion au cours de laquelle les règlements administratifs seront votés et de donner aux membres un avis écrit à l’avance de la réunion.

  apporter toutes les modifications convenues aux statuts et se réunir à nouveau pour passer en revue le projet final., Lorsque tout le monde est convaincu que les modifications ont été apportées correctement et que les règlements sont comme ils devraient l’être, vous devriez voter pour approuver les règlements. La date à laquelle le projet final a été approuvé devrait figurer au bas des statuts dans toutes les copies futures.

  assurez-vous que des copies sont remises à quiconque en a besoin

  tous les dirigeants, membres de votre conseil et présidents de comité devraient recevoir des copies des règlements administratifs. En outre, vous devez soit en donner des copies à tous les membres, soit en rendre des copies facilement accessibles à ceux qui les souhaitent.

  Utilisez vos statuts!,

  Alors maintenant, vos nouveaux règlements sont en vigueur – c’est merveilleux! Mais ils ne valent pas beaucoup si vous ne les utilisez pas réellement. Si votre organisation a un parlementaire – un dirigeant ou un consultant qui conseille les dirigeants et le Conseil d’administration sur la procédure parlementaire et s’assure généralement que les réunions se déroulent bien et conformément à vos règlements administratifs – il peut aider à rappeler aux gens chaque fois que l’organisation, l’un de ses dirigeants, un membre du conseil ou un membre,

  sinon, vous devrez simplement vous assurer que vos agents font un effort pour garder les règlements administratifs à l’esprit lorsqu’ils font les affaires de votre organisation. Assurez-vous qu’une copie des règlements administratifs est à portée de main chaque fois que les affaires officielles de l’organisation sont menées. Si l’on s’interroge sur la façon dont vous devez procéder, n’hésitez pas à consulter les statuts. Et si vous tombez sur une situation à laquelle vous n »avez pas pensé lors de la rédaction de vos règlements, envisager de traiter cela à la dernière étape du processus de règlement, dont nous parlerons ensuite.,

  revoir et modifier vos règlements périodiquement

  se réunir en groupe de temps à autre pour examiner vos règlements et, si nécessaire, les modifier assurera que votre conseil, vos dirigeants et vos membres restent familiers avec les règlements. Il vous permettra également d’évaluer si vos règlements reflètent fidèlement la direction de l’organisation, si des changements doivent être apportés à la lumière des événements depuis la rédaction des règlements, ou si des clarifications doivent être apportées.,

  les modifications aux règlements peuvent être suggérées à tout moment, soit par n’importe qui, si c’est la façon dont vous le préférez, ou par un groupe de personnes (si vous utilisez cette méthode, assurez-vous de préciser combien de personnes doivent proposer le changement), ou par n’importe quel membre du Conseil d’administration, quelles que soient les spécifications Peu importe quoi, il devrait y avoir de la place pour ce genre de suggestions chaque fois qu »il y a un problème.

  En résumé

  Les règlements peuvent être faciles à rédiger et encore plus faciles à modifier si vous êtes bien organisé et que vous avez un bon plan en place pour vous y prendre., En suivant un schéma simple, à peu près n’importe qui peut rédiger des règlements administratifs pour une organisation nouvelle ou existante, et avoir des règlements administratifs en place aidera à éliminer la confusion et à encourager la cohérence dans la façon dont votre organisation est censée faire les choses que vous devez faire pour atteindre vos objectifs.

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