セクション7. 細則を書く

組織の細則について学ぶ–彼らは何であるか、あなたがそれらを必要とする場合、そしてどのように、いつそれらを書くために。

• 細則とは何ですか？

• なぜ組織に細則があるべきですか？

• 細則はいつ書かれるべきですか？

• 細則をどのように書いていますか？

徹底的に書かれた細則は、組織が発生する可能性のある新しい状況や問題に対処する方法を知るのに役立ちます。, 細則は組織の複雑化を解決し、あなたの代表団か目的を定義するのを助け、事を滑らかに動かし続けることを試みる時間を節約できる。 このセクションでは、細則とは何か、いつ書くべきか、それらを書く方法、そしてあなたのグループを軌道に乗せるためにそれらを使用する方法について

細則とは何ですか？

細則は、組織の内政を管理する書面による規則です。, 細則は、一般的に、グループの正式名称、目的、メンバーシップの要件、役員のタイトルと責任、オフィスの割り当て方法、会議の実施方法、会議の開催頻度などを定めています。

細則はまた、グループが機能しなければならない方法だけでなく、その役員の役割と責任を支配します。 彼らは、組織がその目的とそのビジネスについてどのように行くかの実用的な日々の詳細をマップするのを助ける上で不可欠です。, 細則は、組織の法的ガイドラインとして機能し、それがそれらに違反した場合、組織は、その行動のために裁判所で異議を申し立てることができます。 非営利のために、少なくとも、彼らは多くの場合、あなたが”再組み込まれたか、登録された状態の国務長官に提出する必要があります。

細則はまた時々誤って標準的な操作手順か方針およびプロシージャと呼ばれるが、日常の操作を支配しがちで、細則がする法律の力を持っていないので、それらは実際に異なった事である。

組織に細則があるのはなぜですか？,

細則を持つことは、規模や目的にかかわらず、ほぼすべてのタイプの組織に役立ちます。 あなたの構成がいかに作動しようとしているか丁度定め、ペーパーにそれを置くことは事を滑らかに動かし続けるのを助けることができる堅い質問に答えを(困難な役人についてするべきかのような)提供し、膨大な時間および審議を救い、あなたの代表団を定義するのを助ける、またはその代表団に対応するために構成を構成する。

あなたの組織が非営利団体のステータスを申請したい場合は、細則を持つことが必要です。,

細則を持つことは、その目的を具体的に定義することによって、組織が意図された目的に焦点を当て続けるのに役立ちます。

細則はいつ書かれるべきですか？,

組織がまだ細則を持っていない場合は、細則を作成することが役に立つかもしれないいくつかの状況を次に示します。

• 役員の選出方法、組織の目的、またはグループの運営方法に関するその他の基本的な事項について説明する必要がある場合
• 組織の目的や運営方法が変更されている場合
• 非営利ステータスを申請する場合

一部のグループは細則を作成します。開始時に右が、それは必ずしも必要ではなく、明確な必要性がある場合にのみ行われるべきです。, 多くの場合、作業を開始し、必要に応じて細則を作成すると便利です。

細則をどのように書いていますか？

始める前に、細則が本当に必要かどうか、そしてそれらがあなたの組織にどのような目的を果たすかについて少し考えてください。 非営利団体にとって、細則は実際には組織が支持する責任がある法的文書です。 直接サービスを提供する組織については、細則は通常、組織全体に適用されません。, 町は同じように働きます：人々ができることとできないことを指定する細則があります（州法のように）が、さまざまなボードにはしばしば独自の細則があ だから、細則が何のためのものであるかについて考えるのに時間がかかります-ボード？ 組織全体として？ あなたの細則の目的のよい考えを有したら、それらを書くことと進むことができる。

同様の組織の細則の例を参考にしてください

あなたのような他のグループが細則をどのように書いているかを見ることは、非常に役立ちます。, 複数の異なったグループから例を得ることは様式および考えのよい範囲を見ることを許可する。 別のグループの細則をコピーしてから、あちこちに組織の名前を貼り付けるべきではありませんが、他のグループの細則は良い大まかなガイドを作ること

誰によって、どのように細則が書かれ、承認されるかを決定する

それはあなたの取締役会、あなたの役員、あなたの運営委員会、またはこれらのグループのいくつかの組み合わせになりますか？ あなたはコンセンサスによって細則の一部を承認しますか、それとも各部分は全会一致で合意されなければなりませんか？, あなたが開始する前に、あなたが”これらの決定を行うつもりですどのように知っているし、最初のドラフトを書いて、追加の変更を行うことを担当す 細則が長くなったり複雑になったりする場合は、特定のセクションを書く二つ以上の人々のそれぞれで、書き込みタスクを分割することができます。

あなたの細則の最初の草案を書きなさい

細則を承認するグループは執筆が始まる前に作家のための大まかな輪郭を思い付くために少なくとも, あなたがすでにあなたの組織がどのように動作するかについて知っているどのくらいに応じて、最初のドラフトは、一人が彼または彼女自身で完了 これは細則の細目についての長い議論に入る時間ではない;その代り、最初の草案を構成するために作家のための十分な一般に一致した情報を組立て、より遅い議論のための細目を残すべきである。,

最初の草案を書くとき、一般的な細則の概要（このセクションの最後にあるツールに含まれているものなど）を記入することは、ゼロから書くよりもはるかに簡単であることがわかるかもしれません。 グループとして再び会うとき、それらは簡単に記入することができます。

以下は、通常、細則に表示される項目のリストです。, あなたはあなた自身の目的のためにこれを多少変更することを決定することができるので、あなたの細則は必ずしもこの順序で配置されるか、これらのコンポーネントのすべてを含めなければならないことに注意してください。

第I条組織の名称および目的。

あなたの組織の正式名称については間違いありません。 あなたのグループを参照するために使用される他の名前がある場合（例えば、カジュアルな会話で言いやすい短縮バージョン）、あなたのグループはまた、これ, 組織の名称は、通常、以下の例に示すように、”この組織を知らなければならない”または”この組織の正式名称は”という言葉で細則に示されています。

あなたのグループの目的を明確に定義することは、あなたの焦点を保つのに役立ちます。 主な目的は、サービス、社会的、政治的、または何か他のものでしょうか？ 組織は、単一の問題、一連の問題、地理的領域、または特定の人口に焦点を当てていますか？

例：

ベイラー大学教員上院の細則から：

記事I。, 役員、選挙、および職務。

セクション1. 教員上院の選出された役員は、議長、議長エレクト、秘書、広報担当者でなければならず、それぞれが上院のメンバーシップから毎年選出されます。 議長は、国会議員およびその他の役員を任命し、望ましいとみなすものとする。

セクション2. 役員は、以下のように選出されるものとする。

議長は、上院の定期的に予定されている月の会議の前に、七人の上院議員で構成される指名委員会を任命するものとする。, 指名委員会は、上院のメンバーからの指名及び勧告を受け入れるものとし、候補者が選出された場合に奉仕することに同意するかどうかを決定し、各 会員の上院は、おなスレートの候補者は少なくとも一つの候補者各位置にします。 会員の上院は、おなスレートの候補の一週間前までに定期ある。,

これはまた、あなたのビジョンとミッションステートメントを含めるのに適した場所かもしれません。

第II条メンバーシップ。

これは、メンバーの権利が何であるか、その制限が何であるか、そしてもしあれば、メンバーシップのための要件があるかを説明します（メンバーシップが誰に). また、必要な手数料、出席要件、およびメンバーシップを取り消すことができる状況を明確に記載する必要があります。 名誉会員を許可する場合は、それについての詳細もここに含める必要があります。,

例:

Wise Student Government Associationのバージニア大学カレッジの細則から:

第II条:メンバーシップ

セクション1:Wiseのバージニア大学カレッジに六学期以上にわたって在籍するすべての人は、入学時に学生政府協会のメンバーとみなされ、そのすべての権利および特権を受ける権利を有するものとする。

第III条役員および意思決定。,

あなたの細則のこのセクションでは、あなたは説明する必要があります：

• 統治構造：あなたの組織の序列;全体的な統治構造の面で誰に報告します。 細則は、例えば、取締役が取締役会によって雇われ監督されていることを説明しますが、他のスタッフが誰に報告するのか、またはその職務が何であるかを定めていません：取締役の州および組織の日々の運営。,
• 役員：グループの公式のオフィス、具体的に概説された正しいタイトルと必要な職務、およびその用語がどのくらい実行されるべきか。
• オフィスの記入と退去手続き：オフィスが選出される場合は、誰がそれに投票し、どのように;オフィスが任命される場合は、誰が任命を行います。 また、オフィスから誰かを削除するには何が起こる必要があります。,
• 委員会：もしあれば、常任委員会（進行中の委員会）があり、特別委員会（特定のタスクまたはプロジェクトを完了する期間のみ存在する委員会）がどのように形成されるか、委員会の議長がどのように選ばれ、それらの委員会にメンバーがどのように任命されるか。
• 意思決定：どのように決定されるべきか、定足数に必要なメンバーおよび/または役員の数（公式のビジネスが行われるために存在しなければならない数）。
• 改正：細則の変更方法を行う必要があります。, 通常、事前の通知（例えば、二つの連続した会議でメンバーに細則改正が第三の会議で投票されることを伝える、または細則改正がいつ投票されることを伝えるすべてのメンバーにはがきを送信する）と三分の二の多数決が必要である。

組織の性質に応じて、細則がカバーする可能性のある分野が他にもたくさんあります。 共通のものを含立（, これは、役員および取締役会メンバーが組織の債務に対して個人的に責任を負うことができないことを意味し、またはそれらが一つ以上の特定の役員の違法行為によって引き起こされた場合を除き、違法な組織活動のために起訴されることができないことを意味する）、取締役またはCEOのものとは対照的に、取締役会の特定の義務-リストは続くことができる。 組織を支配することに関係するすべての構造について考えるようにしてください。, あなたの細則がよりほぼ完全であり、よりよく構成の実際の特性そして働きを反映すれば、より有用である。

第IV条一般、特別、および年次総会。

あなたの細則のこの部分は、会議がどのくらいの頻度で開催されるかを説明する必要があります。 これは非常に具体的でなければなりませんが、組織が定期的に会うかどうか、または必要に応じてのみ会うかどうかは明確でなければなりません。 細則は、誰が会議を呼び出す権限を持っており、今後の会議の通知をメンバーにどのように与えるべきかを説明する必要があります。, またあなたの会合のプロシージャを記述するべきである(すなわち順序のロバートsの規則を使用する行くかどうか、椅子の特権、床を得、いかに、等記述する。)

特別会合は、細則のこのセクションでもカバーされるべきである。 特別な会議は、理事会または役員に制限されることがあります。 このセクションでは、特別会議をどのように配置するか、特別会議を呼び出す権限を持つ人、特別会議でどのようなビジネスを行うことができ、誰が出席することができるかを説明する必要があります。,

最後に、あなたの組織があらゆる種類の年次総会を開催する場合、それがどのように機能するかの詳細は、細則のこの部分に含まれるべきです。 アニュアルレポートもここでカバーする必要があります-彼らが配信されるとき、彼らが含まれるもの、誰がそれらを準備するかなど。

例：

アメリカプロデューサーギルドの細則から

第IV条：メンバーの会議

セクション1。 定例ミーティング。, ギルドのメンバーの年次総会は、理事会が指定することができるような時間と場所で、ロサンゼルスの郡で毎年月の最初の月曜日に開催されなければならない,取締役および役員を選出する目的で,このギルドの事務の報告を考慮し、適切に会議の前に持って来られるようなビジネスを取引することができます., 理事会の意見により、年次総会を月の最初の月曜日に都合よく開催することができない場合は、月の月または同じ年の月のいずれかの月曜日に当該会議を呼び出す権限を与えられなければならない。

セクション2. 特別な会議。, ギルドのメンバーの特別な会議は、取締役会によって呼び出されるたびに開催されなければならず、そのような特別な会議は、良好な地位のメンバーの少なくとも20％によって書面で要求された後三十日以内に開催されなければならず、その要求は、そのような会議の目的を指定し、ギルドの秘書に宛てられなければならない。, 幹事がそのような要求を受け取ったときに、特別会議の呼び出しおよび通知を行わない場合、要求するメンバーは、そのような会議の時間および場所を

セクション3. 打ち合わせのお知らせ。 メンバーの会議の時間と場所の通知は、通常の会議または特別な会議のかどうか、ギルドの各メンバーに送信されなければならない七未満、または当該会議, そのようなすべての通知は、ギルドに登録された最後の住所のメンバーに宛てられ、個人的な配達、電信または郵便、電信または郵便料金が前払いされ

セクション4. 延期された会議およびその通知。 定期的または特別なメンバーの会議は、出席したメンバーの過半数の投票によって時々延期することができ、メンバーの会議がそのように延期された場合、30日を超える期間でなければ、延期の通知は行われない必要がありません。,

記事V.取締役会。

組織にボードがある場合、このセクションでは、グループにおけるその役割、ボードに参加する人数、ボードメンバーの任期の長さ、ボードが会う頻度、ボードメンバー また，定員会に何人の理事が出席しなければならないか，またどのように会員を理事会から解任できるかを指定する必要があります。,

例：

海外のアメリカ女性クラブ連盟の細則から

記事V：取締役会

セクション1：番号、選択。 取締役会は、法人の選出された役員および幹事で構成されるものとする。

セクション2：資格。 選挙の時点で、選出されたすべての理事は、正会員または準会員クラブのアメリカ会員でなければなりません。

セクション3：欠員。 隔年会議の間に取締役の間で発生した欠員は、以下の方法で記入するものとする。

a., 大統領の職は、第一、第二および第三の副大統領の順に、選出された役員のみによって引き受けられるものとする。
b.副会長が不在または辞任した場合、会長は理事会の承認を得て後任を任命するものとする。
c.会計助手は、不在または辞任したときに会計の職務を引き受けなければならない。
d.秘書および財務助手の任命は、大統領代行の裁量に委ねられています。

セクション4：パワー。

a.この法人は、取締役会によって管理されるものとします。,
b.理事会は、理事会の指示に従って、法人の財産および事業を完全に担当し、それを管理および実施するための完全な権限および権限を有するもの
c.理事会は、理事会の指示に従って、理由により役員および取締役を罷免する権限を有するものとする。

セクション5：会議。 取締役会は、毎年少なくとも一つの会議を開催するものとする。

セクション6：クォーラム。 取締役会に出席または代理人が代表する取締役会のメンバーの三分の二は、取締役会において定足数を構成するものとする。,

セクション7：辞任。 すべての辞任は書面で行われ、大統領に宛てられるものとする。

細則の草案を完了したら、それらを承認するプロセスに関与するすべての人々のためにコピーを作成してください。 可能であれば、あなたの会議の前にそれらにコピーを得なさいそうすれば会う前にそれらに注意深く行くチャンスがある。,

提案された細則について議論するためのグループとして会う

提案された細則のコピーを、会議の前に編集または調べようとしているグループに出して、彼らが反映する時間を持ち、彼らの質問、問題、将来の変更、または懸念を準備することができるようにする。 これは時間を節約するだけでなく、エラーや不適切な細則が捕らえられ、最終版は誰もが本当に望んでいることを反映する可能性がはるかに高くな

一緒に取得し、一緒に細則の上に行きます。, あなたはこれが本当に一人が担当し、承認のための細則をオフに読んで呼び出しを見つけることができます,またはあなたが声を出して記事やセ 各記事およびセクションに承認のためにそれぞれ行き、そう注意深くしなさい。 それは退屈に見えるかもしれませんが、あなたの細則は非常に重要であり、細部に注意して処理する必要があります。

これはまた、あなたの細則が公正かつ民主的であるかどうかを考慮する必要があります時間です。 それらは公平な方法であなたの構成の力を配るか。, それらは構成がいかにの動かされるか声のメンバーを十分に許可するか。

メモを取り、必要に応じて投票、任意の変更を議論します。 あなたの細則がどのくらいの時間とどのように複雑に応じて、これは複数の会議を取ることがあります。 あなたが働いてすべての変更を行ったときは、最終草案を作ってもらうために延期してください。

最終草案を完了して承認する

もう一度、人々が事前にコピーを取得することを確認してください。 メンバーシップ全体が細則に投票しなければならない場合は、メンバーシップが大きい場合は特に、それが起こるだろうかを把握する必要があります。, 細則の歴史（誰が書いたのか、プロセスが何であったのかなど）を説明する手紙を送るのが最も簡単かもしれません。）および送信する承認/不承認フォーム。 あなたがこのようにそれを行う場合は、投票を受け取るための最後の日付があるはずであり、集計は、メンバーシップ全体または受け取った投票数のいずれかに基づいて行われます。 別のオプションは、細則が投票される会議を指定し、事前に会議についてメンバーシップに書面による通知を与えることです。

細則へのすべての合意された変更を行い、最終草案の上に行くために再び会います。, 変更が正しく行われ、細則があるべきとおりであることに誰もが満足したら、細則を承認するために投票する必要があります。 最終草案が承認された日付は、将来のすべてのコピーの細則の下部に表示される必要があります。

必要な人に必ずコピーを渡してください

すべての役員、理事会のメンバー、および委員会の議長には、細則のコピーを渡す必要があります。 また、いずれかえめにすべての会員、またはコピーが簡単に利用できたい方します。

あなたの細則を使用してください！,

だから今、あなたの新しい細則が有効になっている-それは素晴らしいです！ しかし、彼らは”あなたが実際にそれらを使用しない場合はあまり価値がありません。 あなたの組織に議会の手続きについて役員や理事会に助言し、一般的に会議がスムーズに実行され、あなたの細則に従っていることを確認する議員、役員またはコンサルタントがいる場合、組織、その役員の一人、理事会メンバー、または正会員が細則に反することをしているときはいつでも人々に思い出させるのを助けることができます。,

そうでなければ、あなたはあなたの役員があなたの組織のビジネスを行うときに細則を念頭に置いておく努力をすることを確認するだけです。 細則のコピーが公式の組織ビジネスが行なわれているいつでも便利であることを確かめなさい。 どのように正確に進めるべきかについての質問がある場合は、細則に相談することを躊躇しないでください。 そして、あなたがあなたの細則を書くときに考えなかった状況に遭遇した場合は、細則プロセスの最後のステップでそれに対処することを検討して,

あなたの細則を定期的に見直し、修正する

あなたの細則を見直し、必要であれば、それらを修正するために随時一緒にグループとして集まることは、あなたのボード、役員、およびメンバーが細則に精通していることを保証します。 また、細則が組織の方向性を正確に反映しているかどうか、細則が書かれてからの出来事に照らして変更を加える必要があるかどうか、または明確化,

細則の改正は、誰でも、それが好きな方法であれば、または人々のグループ（この方法を使用する場合は、変更を提案しなければならない人の数を指定してください）、またはあなたの組織にとって最適な仕様が何であれ、ボードメンバーによって、いつでも提案することができます。 何が問題ではなく、問題があるときはいつでも、これらの種類の提案の余地があるはずです。

要約すると

細則は、あなたがよく組織されており、それについて行く方法のための良い計画を持っているならば、書くのが簡単で、変更するのがさらに簡単になることがあります。, 簡単な輪郭に続くことによって、ちょうど約だれでも新しくか既存の組織のための細則を書くことができ細則を持っていることは混乱を除去し、あなたの目的に達するためにしなければならない事について行くためにあなたの構成が仮定される方法の一貫性を励ますのを助ける。

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