Del 7. Skriva Bylaws

lär dig om organisatoriska bylaws – vad de är, om du behöver dem och hur och när du ska skriva dem.

• Vad är stadgar?

• varför ska en organisation ha stadgar?

• När ska bylaws skrivas?

• Hur skriver du stadgar?

noggrant skrivna bylaws hjälper organisationer att veta hur man hanterar nya situationer eller problem som kan uppstå., Bylaws kan spara tid på att försöka träna organisatoriska komplikationer, hjälpa till att definiera ditt uppdrag eller mål och hålla saker igång smidigt. I det här avsnittet tittar vi på vad som är stadgar, när de ska skrivas, hur man skriver dem och hur man använder dem för att hålla din grupp på rätt spår.

Vad är stadgar?

stadgar är de skriftliga regler som styr en organisations interna angelägenheter., Bylaws definierar i allmänhet saker som gruppens officiella namn, syfte, krav på medlemskap, officers titlar och ansvar, hur kontor ska tilldelas, hur möten ska genomföras och hur ofta möten kommer att hållas.

stadgar styr också hur gruppen ska fungera samt roller och ansvarsområden för dess tjänstemän. De är viktiga för att hjälpa en organisation kartlägga sitt syfte och de praktiska dagliga detaljerna om hur det kommer att gå om sin verksamhet., Bylaws fungerar som organisationens rättsliga riktlinjer, och organisationen kan ifrågasättas i domstol för sina handlingar om den bryter mot dem. För icke-vinstdrivande, åtminstone, de måste ofta lämnas in till statssekreteraren i den stat där du ” åter införlivas eller registreras.

stadgar kallas också ibland felaktigt standardrutiner eller policyer och förfaranden, men det är verkligen olika saker, eftersom de tenderar att styra den dagliga verksamheten och inte har rättskraft, vilket stadgar gör.

varför ska en organisation ha stadgar?,

att ha bylaws kan vara till hjälp för nästan vilken typ av organisation som helst, oavsett storlek eller syfte. Att bestämma exakt hur din organisation ska fungera och lägga ner det på papper kan hjälpa till att hålla saker igång smidigt, ge svar på tuffa frågor (som vad man ska göra om en svår officer), spara enorma mängder tid och överläggning, hjälpa dig att definiera ditt uppdrag eller strukturera organisationen för att motsvara det uppdraget.

det är nödvändigt att ha bylaws om din organisation vill ansöka om ideell status.,

att ha bylaws hjälper till att hålla din organisation fokuserad på sitt avsedda syfte genom att specifikt definiera det syftet.

När ska stadgar skrivas?,

om din organisation ännu inte har stadgar är det här några situationer där det kan vara till hjälp att skapa stadgar:

• när du behöver förtydligande om hur officerare väljs, organisationens syfte eller andra grundläggande frågor som rör hur din grupp fungerar
• när din organisation genomgår en förändring i sitt syfte eller hur den körs
• när du vill ansöka om ideell status

utveckla bylaws rätt i början, men det är inte alltid nödvändigt, och bör endast göras om det finns ett tydligt behov., Det är ofta bra att komma igång med arbetet och sedan utveckla bylaws efter behov.

Hur skriver du stadgar?

innan du börjar, tänk lite på om du verkligen behöver stadgar och vilket syfte de kommer att tjäna för din organisation. För ideella organisationer är stadgar faktiskt ett juridiskt dokument som organisationen ansvarar för att upprätthålla. För organisationer som tillhandahåller direkt service gäller bylaws vanligtvis inte organisationen som helhet; istället kan de avgränsa styrelsens befogenheter i motsats till regissörens., Städer fungerar på samma sätt: det finns enlagar som anger vad människor kan och kan”t göra (precis som statliga lagar), men de olika styrelser har ofta sina egna stadgar. Så ta lite tid att tänka på vad bylaws är för – styrelsen? Organisationen som helhet? När du har en bra uppfattning om syftet med dina stadgar, kan du fortsätta med att skriva dem.

samla exempel på bylaws av liknande organisationer som referens

se hur andra grupper som din har skrivit sina bylaws kommer att vara oerhört hjälpsamma., Att få exempel från flera olika grupper låter dig se ett bra utbud av stilar och idéer. Du borde ”t bara kopiera en annan grupp” s bylaws och sedan hålla din organisation”s namn här och där, men andra grupper” bylaws kan göra en bra grov guide.

Bestäm av vem och hur stadgarna ska skrivas och godkännas

kommer det att vara din styrelse, dina tjänstemän, din styrkommitté eller någon kombination av dessa grupper? Kommer ni att godkänna delar av stadgarna med konsensus, eller måste varje del enas om enhälligt?, Innan du börjar, vet hur du ” kommer att fatta dessa beslut, och välj sedan en person som ansvarar för att skriva upp det första utkastet och göra ytterligare ändringar. Om bylaws kommer att vara lång eller komplex, kan du dela upp skrivuppgifter, med var och en av två eller flera personer som skriver särskilda avsnitt.

Skriv ett första utkast till dina bylaws

gruppen som godkänner bylaws ska träffas minst en gång för att komma med en grov kontur för författaren innan skrivandet börjar., Beroende på hur mycket du redan vet om hur din organisation kommer att fungera, kan det första utkastet vara lätt för en person att slutföra på egen hand eller det kan kräva att du träffas som en grupp och arbeta tillsammans. Det här är inte dags att komma in i långa diskussioner om detaljerna i bylaws; istället bör du sätta ihop tillräckligt allmänt överenskommen information för författaren att komponera ett första utkast och lämna detaljerna för senare diskussion.,

När du skriver ditt första utkast kan det hända att det är mycket lättare att fylla i en allmän bylaws-kontur (som den som ingår i verktyg i slutet av det här avsnittet) än att skriva det från början. Du kan lämna ämnen på specifika saker du ” är inte säker på; de kan lätt fyllas i när du träffas igen som en grupp.

nedan är en lista över objekt som vanligtvis visas i bylaws., Du kan bestämma dig för att ändra detta något för dina egna ändamål, så kom ihåg att dina bylaws inte nödvändigtvis måste ordnas i denna ordning eller inkludera alla dessa komponenter, och du kan bestämma dig för att lägga till egna komponenter.

artikel I. organisationens namn och syfte.

det bör inte råda någon tvekan om det officiella namnet på din organisation. Om det finns andra namn som används för att hänvisa till din grupp (förkortade versioner som är lättare att säga i avslappnad konversation, till exempel), kan du nämna här att din grupp är också känd som dessa namn., Organisationens namn anges vanligtvis i stadgar med orden ” denna organisation ska vara känd som ”eller” det officiella namnet på denna organisation är ” som framgår av exemplet nedan.

tydligt definiera din grupps syfte hjälper dig att hålla fokus. Kommer det primära syftet att vara service, social, politisk eller något annat? Är organisationen inriktad på ett enda problem, en uppsättning problem, ett geografiskt område eller en viss befolkning?

exempel:

Från bylaws av Baylor University Faculty Senate:

artikel I., Officerare, val och plikter.

avsnitt 1. De valda officerarna i fakultets senaten ska vara ordförande, tillträdande ordförande, sekreterare och Publicitetsansvarig, var och en väljs årligen från senatens medlemskap. Ordföranden skall utse en parlamentariker och sådana andra tjänstemän som skall anses önskvärda.

avsnitt 2. Ordförandena ska väljas enligt följande:

På eller före senatens ordinarie aprilmöte ska ordföranden utse en valberedning bestående av sju senatorer., Valberedningen skall godkänna nomineringar och rekommendationer från ledamöter av senaten, avgöra om de nominerade kommer att samtycka till att tjänstgöra om de väljs och skall utarbeta en förteckning över kandidater med minst en nominerad person för varje position. Senatens ledamöter skall underrättas om ett sådant antal kandidater med minst en nominerad kandidat för varje position. Senatens ledamöter ska underrättas om en sådan förteckning över kandidater minst en vecka före det ordinarie Majsmötet.,

detta kan också vara ett bra ställe att inkludera dina Visions-och uppdragsutlåtanden.

artikel II. medlemskap.

detta förklarar vad medlemmarnas rättigheter är, vad deras begränsningar är och vad, om några, krav finns för medlemskap (om medlemskap är öppet för någon, säg det!). Det bör också tydligt ange eventuella nödvändiga avgifter, närvarokrav och eventuella omständigheter under vilka medlemskap kan återkallas. Om du ska tillåta hedersmedlemskap, bör uppgifterna om det också ingå här.,

Exempel:

Från och med de stadgar University of Virginia”s College vid Klok Student Government Association:

ARTIKEL II: Medlemskap

– Avsnitt 1: Alla personer som är inskrivna för sex eller fler termin timmar vid University of Virginia”s College vid Klokt anses vara medlemmar av den Studerande Regeringen Föreningen under tiden för deras inskrivning och skall vara berättigad till alla de rättigheter och privilegier därav.

artikel III. officerare och beslutsfattande.,

i det här avsnittet av dina stadgar bör du förklara:

• styrstruktur: pickordern i din organisation; vem rapporterar till vem när det gäller den övergripande styrstrukturen. Stadgarna kommer att förklara att direktören är anställd och övervakad av styrelsen, till exempel, men vann inte ange vem andra anställda rapporterar till eller vad deras uppgifter är: att ” s provinsen direktören och den dagliga driften av organisationen.,
• officerare: gruppens officiella kontor, med sina korrekta titlar och obligatoriska uppgifter som specifikt beskrivs och hur länge deras villkor ska löpa.
• förfaranden för att fylla och lämna kontor: om ett kontor ska väljas, Vem röstar på det och hur; om ett kontor ska utses, vem gör utnämningen. Också, vad måste hända för att ta bort någon från kontoret.,
• kommittéer: vad, om någon, ständiga kommittéer (kommittéer som pågår) det kommer att finnas, hur särskilda kommittéer (kommittéer som endast existerar under tiden för att slutföra en specifik uppgift eller projekt) kommer att bildas, hur utskottsordförande kommer att väljas och hur medlemmar kommer att utses till dessa kommittéer.
• beslut: hur beslut ska fattas och hur många medlemmar och/eller tjänstemän som krävs för beslutförhet (det nummer som måste vara närvarande för officiell verksamhet ska äga rum).
• ändringar: hur ändringar av stadgarna ska göras., Vanligtvis krävs det föregående meddelande (till exempel att ledamöterna vid två på varandra följande möten informeras om att ett lagändringsförslag kommer att röstas igenom vid det tredje mötet, eller att ett vykort skickas ut till alla ledamöter som säger att ett lagändringsförslag kommer att röstas om och när) och en omröstning med två tredjedels majoritet.

det finns många andra områden som dina stadgar kan täcka, beroende på vilken typ av organisation du har. Några vanliga är stående (dvs,, permanent) och andra kommittéer, intressekonflikt, ersättning för tjänstemän (detta innebär att tjänstemän och styrelseledamöter inte kan hållas personligen ansvariga för organisationens skulder eller åtalas för olaglig organisatorisk verksamhet, såvida de inte orsakades av en eller flera särskilda officerares olagliga handlingar), kan styrelsens specifika uppgifter i motsats till direktören eller VD-listan fortsätta. Försök att tänka på alla strukturer som har att göra med att styra organisationen., Ju mer nästan slutföra din bylaws är, och ju bättre de återspeglar organisationens faktiska karaktär och arbete, desto mer användbara kommer de att vara.

artikel IV. allmänna, särskilda och årliga möten.

denna del av dina stadgar bör förklara hur ofta möten ska hållas. Detta måste inte vara mycket specifikt, men det bör vara klart om organisationen kommer att träffas regelbundet eller om den bara kommer att uppfylla efter behov. Stadgarna bör förklara vem som har befogenhet att kalla till möten och hur tillkännagivande av kommande möten måste ges till medlemmarna., Du bör också beskriva dina mötesförfaranden (dvs. om du ” kommer att använda Roberts ordningsregler, ordförandens privilegier, vem som får ordet och hur etc.)

särskilda möten bör också ingå i detta avsnitt i stadgarna. Särskilda möten är ibland begränsade till styrelsen eller officerarna. Detta avsnitt ska förklara hur särskilda möten ska ordnas, vem har befogenhet att ringa ett särskilt möte, vilken typ av verksamhet som kan genomföras vid ett särskilt möte och vem som kan delta.,

slutligen, om din organisation kommer att ha ett årsmöte av något slag, bör detaljerna i hur det kommer att fungera ingå i denna del av bylaws. Årsrapporter bör också behandlas här – när de kommer att levereras, vad de kommer att inkludera, vem förbereder dem etc.

exempel:

Från producenternas Guild of America

artikel IV: medlemsmöten

avsnitt 1. Regelbundna Möten., Årsmötet för medlemmarna i Guild skall hållas den första måndagen i maj varje år i länet Los Angeles, vid den tidpunkt och plats som styrelsen kan utse, i syfte att välja styrelseledamöter och tjänstemän, med beaktande av rapporter om angelägenheter denna Guild och handla sådan verksamhet som kan föras korrekt inför mötet., Om Årsstämman enligt styrelsens uppfattning inte kan hållas på lämpligt sätt den första måndagen i Maj, ska den ha befogenhet att kalla till nämnda möte på en måndag under antingen maj månad eller juni samma år.

avsnitt 2. Särskilda Möten., De särskilda mötena för Guildens ledamöter ska hållas närhelst styrelsen begär det, och sådana särskilda möten ska också hållas inom trettio dagar efter det att minst 20% av ledamöterna begär det skriftligen, och denna begäran ska ange syftet med ett sådant möte och ska ställas till Guildens Sekreterare., Om sekreteraren efter att ha mottagit en sådan begäran underlåter att ringa och meddela ett särskilt möte, skall de ledamöter som begär det ha rätt att fastställa en tid och plats för ett sådant möte och meddela detta på det sätt som anges nedan.

avsnitt 3. Kallelse Till Möten. Kallelse till tid och plats för medlemmarnas möten, vare sig det gäller regelbundna möten eller särskilda möten, skall sändas till varje medlem av guilden minst sju, inte mer än fjorton dagar före dagen för nämnda möte., Alla sådana meddelanden skall sändas till medlemmarna vid den sista adress som registrerats hos guilden, och skall ges genom personlig leverans, telegraf eller post, telegraf eller portoavgifter förbetalda.

avsnitt 4. Ajournerade Möten Och Tillkännagivande Om Detta. Varje ledamots möten, ordinarie eller särskilda, kan då och då ajourneras genom en omröstning med en majoritet av de närvarande, personligen eller i ombud, och när medlemmarnas möte så ajourneras behöver ingen ajournering meddelas, såvida inte ajourneringen skall vara längre än trettio (30) dagar.,

artikel V. styrelse.

om din organisation har en styrelse ska det här avsnittet beskriva vad dess roll är i gruppen, hur många personer som kommer att vara i styrelsen, hur länge en styrelseledamots mandatperiod kommer att löpa, hur ofta styrelsen kommer att mötas och hur styrelseledamöter kommer att utses eller väljas. Det bör också ange hur många styrelseledamöter som måste vara närvarande för beslutförhet och hur ledamöter kan tas bort från styrelsen.,

exempel:

från Förbundet för amerikanska kvinnors klubbar utomlands

artikel V: styrelse

avsnitt 1: Antal, urval. Styrelsen skall bestå av bolagets och sekreterarens valda tjänstemän.

avsnitt 2: kvalifikationer. Vid tidpunkten för valet måste alla valda styrelseledamöter vara amerikanska medlemmar av regelbundna eller associerade medlemsklubbar.

avsnitt 3: lediga platser. Alla lediga platser bland direktörerna mellan Tvåårskonferenserna ska tillsättas på följande sätt:

a., Ordförandens ämbete ska endast antas av en förtroendevald, i den ordning som första, andra och tredje Vice talmannen innehar.
b. om en Vice ordförande inte har avgått eller avgått, ska ordföranden utse en ersättare med styrelsens godkännande.
C. den biträdande kassören ska ta på sig kassörens uppgifter i sin frånvaro eller avgång.
d. utnämningen av en Sekreterare och en biträdande kassör pro tempore lämnas till den tillförordnade presidentens eget gottfinnande.

avsnitt 4: befogenheter.

a. bolaget ska styras av styrelsen.,
b. styrelsen ska ha full ansvar för bolagets egendom och verksamhet, med full befogenhet och befogenhet att förvalta och genomföra samma, med förbehåll för rådets instruktioner.
C. styrelsen ska ha befogenhet att avsätta tjänstemän och styrelseledamöter i sak, i enlighet med rådets instruktioner.

avsnitt 5: möten. Minst ett styrelsemöte ska hållas årligen.

avsnitt 6: beslutförhet. Två tredjedelar av de styrelseledamöter som är närvarande eller företrädda genom ombud ska utgöra beslutförhet vid ett styrelsemöte.,

avsnitt 7: avgångar. Alla avgångar ska göras skriftligen och ställas till talmannen.

När du har slutfört ditt utkast till bylaws, gör kopior för alla personer som kommer att delta i processen att godkänna dem. Om möjligt, få kopior till dem i förväg av ditt möte så att de ” ll har en chans att gå igenom dem noga innan mötet.,

Möt som en grupp för att diskutera de föreslagna bylaws

få kopior av de föreslagna bylaws ut till gruppen som”s kommer att redigera eller gå över dem långt före mötet så att de”ll har tid att reflektera och kan ha sina frågor, frågor, framtida förändringar, eller oro redo. Detta kommer inte bara att spara tid, men det kommer också att göra det mycket mer troligt att fel eller ogenomtänkta bylaws kommer att fångas, och att den slutliga versionen kommer att spegla vad alla verkligen vill ha.

träffas och gå över bylaws tillsammans., Du kan hitta detta verkligen kräver en person som tar ansvar och läsa av bylaws för godkännande, eller om du har en mindre eller mer avslappnad grupp kan du turas läsa artiklar och avsnitt högt. Gå över varje artikel och avsnitt individuellt för godkännande, och gör det noggrant. Det kan tyckas tråkigt, men dina bylaws är mycket viktiga och bör hanteras med uppmärksamhet på detaljer.

det här är också den tid du bör överväga om dina stadgar är rättvisa och demokratiska. Distribuerar de kraften i din organisation på ett rättvist sätt?, Tillåter de medlemmar tillräckligt med en röst i hur organisationen drivs?

notera och diskutera eventuella ändringar, rösta vid behov. Beroende på hur länge och hur komplicerat dina stadgar är, kan det ta mer än ett möte. När du har arbetat igenom och gjort alla ändringar, ajourn att få det slutliga utkastet gjort.

fyll i och godkänn det slutliga utkastet

igen, se till att folk får kopior i förväg. Om hela medlemskapet måste rösta om stadgarna måste du ta reda på hur det kommer att hända, särskilt om medlemskapet är stort., Du kanske tycker att det är lättast att skicka ut dem ett brev som förklarar bylaws historia (vem skrev dem, vad processen var etc.) och ett godkännande / underkännande formulär för att skicka tillbaka. Om du gör det på detta sätt, bör det finnas en sista dag för att ta emot rösterna, och tallies kommer att göras baserat på antingen hela medlemskapet eller antalet mottagna röster. Ett annat alternativ skulle vara att utse ett möte där stadgarna kommer att röstas om och ge medlemskapet skriftligt meddelande om mötet i förväg.

gör alla överenskomna ändringar i stadgarna och träffas igen för att gå över det slutliga utkastet., När alla är nöjda med att ändringarna har gjorts korrekt och stadgarna är som de borde vara, bör ni rösta för att godkänna stadgarna. Det datum då det slutliga utkastet godkändes bör finnas längst ned i stadgarna i alla framtida kopior.

se till att kopior ges till alla som behöver dem

alla tjänstemän, styrelseledamöter och utskottsordförande ska ges kopior av stadgarna. Du bör också antingen ge kopior till alla medlemmar, eller göra kopior lätt tillgängliga för dem som vill ha dem.

använd dina stadgar!,

så nu är dina nya bylaws i kraft-det är underbart! Men de är inte värda mycket om du inte använder dem. Om din organisation har en parlamentariker-en tjänsteman eller en konsult som råder officerarna och styrelsen om parlamentariskt förfarande och i allmänhet ser till att möten löper smidigt och enligt dina stadgar – då kan han eller hon hjälpa till att påminna människor när organisationen, en av dess tjänstemän, en styrelseledamot eller en ordinarie medlem gör något som strider mot dina stadgar.,

annars måste du bara se till att dina tjänstemän gör en insats för att hålla bylaws i åtanke när du gör din organisations verksamhet. Var säker på att en kopia av bylaws är praktisk när som helst som officiell organisation verksamhet genomförs. Om det någonsin finns några frågor om hur exakt du ska gå vidare, tveka inte att konsultera bylaws. Och om du kommer på en situation som du inte tänkte på när du skriver dina stadgar, överväga att hantera det i det sista steget i bylaw-processen, som vi kommer att prata om nästa.,

granska och ändra dina stadgar med jämna mellanrum

att träffas som en grupp från tid till annan för att gå igenom dina stadgar och, om nödvändigt, ändra dem kommer att försäkra att din styrelse, officerare och medlemmar förblir bekanta med stadgarna. Det kommer också att låta dig mäta om dina bylaws exakt återspeglar organisationens riktning, om ändringar behöver göras i ljuset av händelser sedan bylaws skrevs, eller om några förtydliganden behöver göras.,

Bylaw ändringar kan föreslås när som helst, antingen av någon, om det är så du föredrar det, eller av en grupp människor (om du använder den här metoden, var noga med att ange hur många personer som måste föreslå ändringen), eller av någon styrelseledamot oavsett SPECIFIKATIONER fungerar bäst för din organisation. Det spelar ingen roll vad, det borde finnas utrymme för sådana förslag när det finns ett problem.

Sammanfattningsvis

Bylaws kan vara lätt att skriva och ännu enklare att ändra om du är välorganiserad och har en bra plan på plats för hur man ska gå om det., Genom att följa en enkel disposition kan nästan vem som helst skriva stadgar för en ny eller befintlig organisation, och att ha bylaws på plats hjälper till att eliminera förvirring och uppmuntra konsekvens på hur din organisation ska gå om de saker du måste göra för att nå dina mål.

---