Sezione 7. Scrivere Statuti

Scopri lo statuto organizzativo – cosa sono, se ne hai bisogno, e come e quando scriverli.

• Cosa sono gli statuti?

• Perché un’organizzazione dovrebbe avere statuti?

• Quando dovrebbe essere scritto lo statuto?

• Come scrivi lo statuto?

Lo statuto accuratamente scritto aiuta le organizzazioni a sapere come gestire nuove situazioni o problemi che potrebbero sorgere., Statuto può risparmiare tempo cercando di risolvere complicazioni organizzative, aiutare a definire la vostra missione o obiettivi, e mantenere le cose senza intoppi. In questa sezione, vedremo cosa statuto sono, quando dovrebbero essere scritti, come scriverli, e come usarli per mantenere il vostro gruppo in pista.

Cosa sono gli statuti?

Lo statuto è le regole scritte che controllano gli affari interni di un’organizzazione., Statuto generalmente definiscono le cose come il nome ufficiale del gruppo, scopo, requisiti per l”adesione, titoli e responsabilità ufficiali, come gli uffici devono essere assegnati, come riunioni dovrebbero essere condotte, e quanto spesso si terranno incontri.

Lo statuto disciplina anche il modo in cui il gruppo deve funzionare, nonché i ruoli e le responsabilità dei suoi funzionari. Sono essenziali per aiutare un’organizzazione a mappare il suo scopo e i dettagli pratici quotidiani di come andrà a svolgere la sua attività., Statuto servono come le linee guida legali dell’organizzazione, e l’organizzazione potrebbe essere impugnata in tribunale per le sue azioni se li viola. Per il non-profit, almeno, spesso devono essere depositate presso il Segretario di Stato dello stato in cui sei incorporato o registrato.

Statuto sono anche a volte erroneamente chiamati procedure operative standard o politiche e procedure, ma quelle sono cose davvero diverse, in quanto tendono a governare le operazioni giorno per giorno e non hanno la forza della legge, che lo statuto fare.

Perché un’organizzazione dovrebbe avere statuti?,

Avere uno statuto può essere utile a quasi tutti i tipi di organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dallo scopo. Determinare esattamente come la vostra organizzazione sta per operare e mettere che giù sulla carta può aiutare a mantenere le cose senza intoppi, fornire le risposte a domande difficili (come cosa fare su un ufficiale difficile), risparmiare enormi quantità di tempo e deliberazione, aiutare a definire la vostra missione, o strutturare l’organizzazione per corrispondere a quella missione.

Avere statuto è necessario se la vostra organizzazione vuole fare domanda per lo stato senza scopo di lucro.,

Avere uno statuto aiuta a mantenere la tua organizzazione focalizzata sullo scopo previsto definendo specificamente tale scopo.

Quando dovrebbe essere scritto lo statuto?,

Se l’organizzazione non dispone ancora di statuto, qui ci sono un paio di situazioni in cui la creazione di statuto possono essere utili:

• Se avete bisogno di chiarimenti su come i funzionari eletti, l’organizzazione”s scopo, o altre questioni fondamentali relative al modo in cui il gruppo opera
• se la tua azienda sta subendo un cambiamento del suo scopo o il modo in cui viene eseguito
• Quando si desidera applicare per il no-profit di stato

Alcuni gruppi di sviluppare statuto proprio all’inizio, ma che non è sempre necessario, e dovrebbe essere fatto solo se c’è una chiara necessità., Spesso è utile per iniziare a fare il lavoro e poi sviluppare statuto, se necessario.

Come si scrive statuto?

Prima di iniziare, pensa un po ‘ se hai davvero bisogno di statuti e quale scopo serviranno per la tua organizzazione. Per le organizzazioni senza scopo di lucro, lo statuto è in realtà un documento legale che l’organizzazione è responsabile della difesa. Per le organizzazioni che forniscono un servizio diretto, statuto di solito non si applicano all”organizzazione nel suo complesso; anziché, essi potrebbero delineare i poteri del consiglio in contrasto con quelli del Direttore., Le città funzionano allo stesso modo: ci sono statuti che specificano ciò che le persone possono e non possono fare (proprio come le leggi statali), ma le varie schede hanno spesso il proprio statuto. Quindi prenditi un po ‘ di tempo per pensare a cosa servono gli statuti: il consiglio? L’organizzazione nel suo complesso? Una volta che hai una buona idea dello scopo del tuo statuto, puoi procedere con la loro scrittura.

Raccogliere esempi dello statuto di organizzazioni simili per riferimento

Vedere come altri gruppi come il tuo hanno scritto il loro statuto sarà immensamente utile., Ottenere esempi da diversi gruppi vi permetterà di vedere una buona gamma di stili e idee. Non si dovrebbe semplicemente copiare statuto di un altro gruppo e poi attaccare il nome della vostra organizzazione in qua e là, ma statuto di altri gruppi può fare una buona guida approssimativa.

Decidi da chi e come lo statuto sarà scritto e approvato

Sarà il tuo consiglio di amministrazione, i tuoi funzionari, il tuo comitato direttivo o una combinazione di questi gruppi? Approverete parti dello statuto per consenso, o ogni parte dovrà essere concordata all’unanimità?, Prima di iniziare, sapere come si sta andando a prendere queste decisioni, e quindi scegliere una persona di essere incaricato di scrivere la prima bozza e apportare ulteriori modifiche. Se lo statuto sarà lungo o complesso, potresti dividere le attività di scrittura, con ciascuna di due o più persone che scrivono sezioni particolari.

Scrivi una prima bozza del tuo statuto

Il gruppo che approverà lo statuto dovrebbe riunirsi almeno una volta per elaborare uno schema approssimativo per lo scrittore prima di iniziare la scrittura., A seconda di quanto già sapete su come la vostra organizzazione sta per operare, la prima bozza può essere facile per una persona per completare il proprio o può richiedere di incontrare come gruppo e lavorare insieme. Questo non è il momento di entrare in lunghe discussioni sui particolari dello statuto; invece, dovresti mettere insieme abbastanza informazioni generalmente concordate per lo scrittore per comporre una prima bozza e lasciare le specifiche per una discussione successiva.,

Quando scrivi la tua prima bozza, potresti scoprire che compilare uno schema generale dello statuto (come quello incluso in Strumenti alla fine di questa sezione) è molto più facile che scriverlo da zero. È possibile lasciare spazi vuoti su cose specifiche non siete sicuri; quelli possono essere facilmente compilati quando si incontra di nuovo come un gruppo.

Di seguito è riportato un elenco di elementi che in genere appaiono nello statuto., Si può decidere di modificare questo un po”per i propri scopi, in modo da tenere a mente che il vostro statuto non devono necessariamente essere disposti in questo ordine o includere tutti questi componenti, e si può decidere di aggiungere componenti della propria.

Articolo I. Nome e scopo dell’organizzazione.

Non ci dovrebbero essere dubbi sul nome ufficiale della tua organizzazione. Se ci sono altri nomi usati per fare riferimento al tuo gruppo (versioni abbreviate che sono più facili da dire in una conversazione casuale, ad esempio), potresti menzionare qui che il tuo gruppo è anche conosciuto come questi nomi., Il nome dell’organizzazione è solitamente indicato nello statuto con le parole “Questa organizzazione deve essere conosciuta come” o “Il nome ufficiale di questa organizzazione è” come si vede nell’esempio seguente.

Definire chiaramente lo scopo del tuo gruppo ti aiuta a mantenere la concentrazione. Lo scopo principale sarà il servizio, sociale, politico o qualcos’altro? L’organizzazione è focalizzata su un singolo problema, un insieme di problemi, un’area geografica o una popolazione specifica?

Esempio:

Dallo statuto del Senato della Facoltà della Baylor University:

Articolo I., Ufficiali, elezioni e doveri.

Sezione 1. Gli ufficiali eletti del Senato di Facoltà sono il Presidente, il Presidente eletto, il segretario e l’Ufficiale di pubblicità, eletti ogni anno dall’appartenenza al Senato. Il Presidente designa un parlamentare e gli altri funzionari ritenuti desiderabili.

Sezione 2. Gli ufficiali sono eletti come segue:

Il Presidente nomina un Comitato di nomina composto da sette Senatori o prima della riunione del Senato di aprile regolarmente prevista., Il Comitato di nomina accetta le nomine e le raccomandazioni dei membri del Senato, determina se i candidati acconsentiranno a servire se eletti e prepara una lista di candidati con almeno un candidato per ogni posizione. I membri del Senato sono informati di tale lista di candidati con almeno un candidato per ogni posizione. I membri del Senato devono essere informati di tale lista di candidati almeno una settimana prima della riunione di maggio regolarmente programmata.,

Questo potrebbe anche essere un buon posto per includere la tua visione e le tue dichiarazioni di missione.

Articolo II.Appartenenza.

Questo spiega quali sono i diritti dei membri, quali sono i loro limiti e quali, se ce ne sono, i requisiti per l’adesione (se l’adesione è aperta a chiunque, dillo!). Dovrebbe anche indicare chiaramente le tasse richieste, i requisiti di frequenza e le circostanze in cui l’adesione può essere revocata. Se avete intenzione di consentire appartenenze onorarie, i particolari su che dovrebbero essere inclusi anche qui.,

Esempio:

Dal regolamento dell’Università della Virginia”s College Saggio Student Government Association:

ARTICOLO II: Iscrizione

Sezione 1: Tutte le persone iscritte per sei o più ore di semestre presso L’Università della Virginia”s College Saggio sono considerati membri del comitato Studentesco Associazione durante il tempo della loro iscrizione e il diritto di tutti i diritti e privilegi.

Articolo III. Ufficiali e processo decisionale.,

In questa sezione del tuo statuto, dovresti spiegare:

• Struttura di governo: L’ordine gerarchico nella tua organizzazione; chi riferisce a chi in termini di struttura generale di governo. Lo statuto spiegherà che il direttore è assunto e supervisionato dal Consiglio, per esempio, ma non ha stabilito che gli altri membri del personale riferiscono o quali sono i loro compiti sono: questa è la provincia del direttore e il funzionamento giorno per giorno dell”organizzazione.,
• Ufficiali: Uffici ufficiali del gruppo, con i loro titoli corretti e doveri richiesti specificamente delineati, e per quanto tempo i loro termini dovrebbero correre.
• Procedure per il riempimento e lo sgombero degli uffici: se un ufficio deve essere eletto, chi vota su di esso e come; se un ufficio deve essere nominato, chi effettua la nomina. Inoltre, cosa deve accadere per rimuovere qualcuno dall’ufficio.,
• Comitati: Che cosa, se del caso, comitati permanenti (comitati che sono in corso) ci saranno, come comitati speciali (comitati che esistono solo per la durata del completamento di un compito o progetto specifico) saranno formati, come presidenti di commissione saranno scelti, e come i membri saranno nominati a tali comitati.
• Decisioni: come devono essere prese le decisioni e quanti membri e / o funzionari sono necessari per il quorum (il numero che deve essere presente per lo svolgimento delle attività ufficiali).
• Modifiche: come dovrebbero essere apportate modifiche allo statuto., Di solito richiede un preavviso (ad esempio, dicendo ai membri in due riunioni consecutive che un emendamento dello statuto sarà votato alla terza riunione, o inviando una cartolina a tutti i membri dicendo loro che un emendamento dello statuto sarà votato e quando) e una maggioranza dei due terzi dei voti.

Ci sono numerose altre aree che il tuo statuto potrebbe coprire, a seconda della natura della tua organizzazione. Alcuni comuni includono in piedi (cioè, permanente) e di altri comitati, di conflitto di interesse, risarcimento dei dirigenti (questo significa che i funzionari e i membri del consiglio possono”t essere ritenuti personalmente responsabili per i debiti dell’organizzazione, o perseguiti per illecita attività di organizzazione, a meno che non sono stati causati da azioni illegali di uno o più particolari ufficiali), i compiti specifici del consiglio di amministrazione rispetto a quelli del direttore o di un amministratore delegato-l’elenco potrebbe continuare. Prova a pensare a tutte le strutture che hanno a che fare con il governo dell’organizzazione., Il più quasi completare il vostro statuto sono, e meglio riflettono il carattere effettivo e il funzionamento dell”organizzazione, il più utile saranno.

Articolo IV. Riunioni generali, speciali e annuali.

Questa parte del tuo statuto dovrebbe spiegare la frequenza delle riunioni. Questo non deve essere molto specifico, ma dovrebbe essere chiaro se l ” organizzazione si riunirà su base regolare o se si incontrerà solo se necessario. Lo statuto dovrebbe spiegare chi ha l’autorità di convocare riunioni e come deve essere data comunicazione delle prossime riunioni ai membri., Dovresti anche descrivere le tue procedure di riunione (cioè se userai le regole di Robert, le prerogative della sedia, chi prende la parola e come, ecc.)

Le riunioni speciali dovrebbero essere coperte anche in questa sezione dello statuto. Le riunioni speciali sono talvolta limitate al consiglio o agli ufficiali. Questa sezione dovrebbe spiegare come devono essere organizzate riunioni speciali, chi ha l’autorità di indire una riunione speciale, che tipo di attività può essere condotta in una riunione speciale e chi può partecipare.,

Infine, se la tua organizzazione avrà una riunione annuale di qualsiasi tipo, le specifiche di come funzionerà dovrebbero essere incluse in questa parte dello statuto. Le relazioni annuali dovrebbero essere trattate anche qui: quando saranno consegnate, cosa includeranno, chi le prepara, ecc.

Esempio:

Dallo statuto della Producers Guild of America

ARTICOLO IV: Riunioni dei membri

Sezione 1. Incontri regolari., La Riunione annuale dei membri della Gilda si terrà il primo lunedì di maggio di ogni anno nella Contea di Los Angeles, in tale ora e luogo come il Consiglio può designare, allo scopo di eleggere amministratori e funzionari, considerando i rapporti degli affari di questa Gilda e transazioni tali affari come possono essere adeguatamente portati prima della riunione., Se, a giudizio del Consiglio di Amministrazione, l’Assemblea annuale non può essere convenientemente tenuta il primo lunedì di maggio, ha facoltà di convocare detta Riunione il lunedì del mese di maggio o del mese di giugno dello stesso anno.

Sezione 2. Incontri speciali., Le riunioni speciali dei membri della Gilda si terranno ogni volta che il Consiglio di Amministrazione lo chiamerà, e tali riunioni speciali si terranno anche entro trenta giorni dalla richiesta scritta da parte di almeno il 20% dei membri in regola, richiesta che specificherà lo scopo di tale riunione e sarà indirizzata al Segretario della Gilda., Se, al ricevimento di tale richiesta, il Segretario omette di convocare e comunicare una riunione straordinaria, i membri che ne fanno richiesta hanno il diritto di fissare l’ora e il luogo per tale riunione e di comunicarla secondo le modalità di seguito specificate.

Sezione 3. Avviso di riunioni. L’avviso del tempo e del luogo delle riunioni dei membri, sia che si tratti di riunioni regolari o riunioni speciali, deve essere inviato a ciascun membro della Gilda non meno di sette, né più di quattordici giorni prima della data di detta riunione., Tutti questi avvisi devono essere indirizzati ai membri all’ultimo indirizzo registrato con la Gilda, e deve essere dato da consegna personale, telegrafo o posta, telegrafo o spese di spedizione prepagate.

Sezione 4. Riunioni aggiornate e relative comunicazioni. Qualsiasi riunione dei membri, regolare o speciale, può essere aggiornata di volta in volta con un voto della maggioranza dei membri presenti, di persona o per delega, e quando qualsiasi riunione dei membri è così aggiornata non è necessario dare alcun avviso di aggiornamento a meno che l’aggiornamento non sia per un periodo superiore a trenta (30) giorni.,

Articolo V. Consiglio di Amministrazione.

Se la tua organizzazione ha un consiglio, questa sezione dovrebbe descrivere quale sia il suo ruolo nel gruppo, quante persone saranno nel consiglio, per quanto tempo verrà eseguito il mandato di un membro del consiglio, con quale frequenza il consiglio si riunirà e in che modo i membri del consiglio saranno nominati o selezionati. Dovrebbe anche designare quanti membri del consiglio devono essere presenti per il quorum e come i membri possono essere rimossi dal consiglio.,

Esempio:

Dallo statuto della Federazione dei club femminili americani all’estero

ARTICOLO V: Consiglio di amministrazione

Sezione 1: Numero, selezione. Il Consiglio di Amministrazione è composto dai funzionari eletti della Società e dal Segretario.

Sezione 2: Qualifiche. Al momento dell’elezione, tutti i direttori eletti devono essere membri americani di club membri regolari o associati.

Sezione 3: Offerte di lavoro. Eventuali posti vacanti tra i Direttori tra le Conferenze Biennali saranno compilati nel modo seguente:

a., La carica di Presidente è assunta da un solo funzionario eletto, nell’ordine del primo, del Secondo e del Terzo Vicepresidente.
b. In assenza o dimissioni di un Vicepresidente, il Presidente nomina un sostituto con l’approvazione del Consiglio di Amministrazione.
c. L’Assistente Tesoriere assume le funzioni del Tesoriere in sua assenza o dimissioni.
d. La nomina di un Segretario e di un Tesoriere Aggiunto pro tempore è lasciata alla discrezionalità del Presidente facente funzioni.

Sezione 4: Poteri.

a. La Società è governata dal Consiglio di Amministrazione.,
b. Il Consiglio di Amministrazione avrà piena carica della proprietà e degli affari della Società, con pieni poteri e autorità per gestire e condurre lo stesso, fatte salve le istruzioni del Consiglio.
c. Il Consiglio di Amministrazione ha il potere di rimuovere i Funzionari e gli Amministratori per giusta causa, secondo le istruzioni del Consiglio.

Sezione 5: Riunioni. Il Consiglio di Amministrazione si riunisce almeno una volta all’anno.

Sezione 6: Quorum. Due terzi dei membri del Consiglio di Amministrazione presenti o rappresentati per delega costituiscono il quorum in una riunione del Consiglio.,

Sezione 7: Dimissioni. Tutte le dimissioni sono presentate per iscritto e indirizzate al Presidente.

Dopo aver completato la bozza dello statuto, fai copie per tutte le persone che saranno coinvolte nel processo di approvazione. Se possibile, ottenere copie a loro in anticipo della riunione in modo che avranno la possibilità di andare su di loro con attenzione prima di incontrare.,

Incontra come gruppo per discutere lo statuto proposto

Ottenere copie dello statuto proposto al gruppo che sta per modificare o andare su di loro con largo anticipo della riunione in modo che avranno il tempo di riflettere e possono avere le loro domande, problemi, cambiamenti prospettici, o preoccupazioni pronto. Ciò non solo farà risparmiare tempo, ma renderà anche molto più probabile che verranno catturati errori o statuti mal considerati e che la versione finale rispecchierà ciò che tutti vogliono veramente.

Stare insieme e andare oltre lo statuto insieme., Potresti trovare che questo richiede davvero una persona che prende in carico e legge lo statuto per l’approvazione, o se hai un gruppo più piccolo o più casuale puoi a turno leggere gli articoli e le sezioni ad alta voce. Andare oltre ogni articolo e sezione singolarmente per l’approvazione, e farlo con attenzione. Può sembrare noioso, ma il tuo statuto è molto importante e dovrebbe essere gestito con attenzione ai dettagli.

Questo è anche il momento in cui dovresti considerare se il tuo statuto è equo e democratico. Distribuiscono il potere nella tua organizzazione in modo equo?, Permettono ai membri abbastanza di una voce nel modo in cui viene gestita l’organizzazione?

Prendere nota e discutere eventuali modifiche, votando quando necessario. A seconda di quanto tempo e quanto sia complicato il vostro statuto sono, questo può richiedere più di una riunione. Quando hai lavorato attraverso e fatto tutte le modifiche, aggiornare per avere la bozza finale fatta.

Completa e approva la bozza finale

Ancora una volta, assicurati che le persone ottengano le copie prima del tempo. Se l”intera appartenenza deve votare sullo statuto, è necessario capire come che sta per accadere, soprattutto se l” adesione è grande., Potresti trovare più facile inviare loro una lettera che spiega la storia dello statuto (chi li ha scritti, qual è stato il processo, ecc.) e un modulo di approvazione / disapprovazione da rispedire. Se lo fai in questo modo, ci dovrebbe essere un’ultima data per ricevere i voti, e i conteggi saranno effettuati in base all’intera adesione o al numero di voti ricevuti. Un’altra opzione sarebbe quella di designare una riunione in cui lo statuto sarà votato e dare l’adesione comunicazione scritta sulla riunione in anticipo.

Apportare tutte le modifiche concordate allo statuto e riunirsi di nuovo per esaminare la bozza finale., Quando tutti sono soddisfatti che le modifiche sono state apportate correttamente e lo statuto è come dovrebbero essere, si dovrebbe votare per approvare lo statuto. La data in cui è stato approvato il progetto finale dovrebbe apparire in fondo allo statuto in tutte le copie future.

Assicurati che le copie siano date a chiunque ne abbia bisogno

Tutti i funzionari, i membri del tuo consiglio e i presidenti di commissione dovrebbero ricevere copie dello statuto. Inoltre, si dovrebbe dare copie a tutti i membri, o fare copie facilmente disponibili a coloro che li vogliono.

Usa il tuo statuto!,

Quindi ora il tuo nuovo statuto è in vigore – è meraviglioso! Ma non valgono molto se in realtà non li usa. Se l’organizzazione dispone di un parlamentare – un ufficiale o un consulente che consiglia gli ufficiali e del consiglio sulla procedura parlamentare, e generalmente si assicura che questi incontri sono senza intoppi e secondo il vostro statuto – allora lui o lei può aiutare a ricordare ogni volta che l’organizzazione, uno dei suoi funzionari, membro del consiglio di amministrazione o un membro regolare sta facendo qualcosa di contrario al vostro statuto.,

Altrimenti, dovrai solo assicurarti che i tuoi ufficiali facciano uno sforzo per tenere a mente lo statuto quando fai affari con la tua organizzazione. Essere sicuri che una copia dello statuto è a portata di mano ogni volta che l’organizzazione ufficiale è in corso di svolgimento. Se c”è mai qualche domanda su come esattamente si dovrebbe procedere, non esitate a consultare lo statuto. E se ci si imbatte in una situazione che non hai pensato di quando si scrive il tuo statuto, considerare che fare con quella nella fase finale del processo di statuto, di cui parleremo dopo.,

Rivedi e modifica periodicamente il tuo statuto

Riunirsi come gruppo di volta in volta per esaminare il tuo statuto e, se necessario, modificarlo assicurerà che il tuo consiglio, i tuoi funzionari e i tuoi membri rimangano familiari con lo statuto. Inoltre, ti consentirà di valutare se il tuo statuto riflette accuratamente la direzione dell’organizzazione, se è necessario apportare modifiche alla luce degli eventi da quando lo statuto è stato scritto o se è necessario apportare chiarimenti.,

Modifiche dello statuto possono essere suggerite in qualsiasi momento, sia da chiunque, se questo è il modo in cui si preferisce, o da un gruppo di persone (se si utilizza questo metodo, essere sicuri di specificare quante persone devono proporre il cambiamento), o da qualsiasi membro del consiglio qualunque specifiche funzionano meglio per la vostra organizzazione. Non importa cosa, ci dovrebbe essere spazio per questo tipo di suggerimenti ogni volta che c”è un problema.

In sintesi

Statuto può essere facile da scrivere e ancora più facile da cambiare se si è ben organizzato e hanno un buon piano in atto per come andare su di esso., Seguendo un semplice schema, quasi chiunque può scrivere statuti per un’organizzazione nuova o esistente, e avendo statuto in atto contribuirà ad eliminare la confusione e incoraggiare la coerenza nei modi in cui l’organizzazione dovrebbe andare circa le cose che dovete fare per raggiungere i vostri obiettivi.

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