– Delen 7. Skrive Vedtekter

finn ut om organisasjonens vedtekter – hva de er, hvis du trenger dem, og når og hvordan du skal skrive dem.

• Hva er vedtekter?

• Hvorfor skal en organisasjon har vedtekter?

• Når skal vedtektene være skrevet?

• Hvordan kan du skrive vedtekter?

Grundig skriftlig vedtekter hjelper organisasjoner med å vite hvordan de skal håndtere nye situasjoner eller problemer som kan oppstå., Vedtektene kan spare tid på å prøve å trene organisatoriske komplikasjoner, bidra til å definere din oppgave eller mål, og holde ting knirkefritt. I denne delen, vi vil se på hva vedtektene er, når de skal skrives, hvordan du skriver dem, og hvordan du bruker dem til å holde gruppen på sporet.

Hva er vedtekter?

Vedtektene er skriftlige regler som styrer den interne saker av en organisasjon., Vedtekter generelt definere ting som gruppen»s offisielle navn, formål, krav for medlemskap, offiserer» titler og ansvarsområder, hvordan kontorer er å bli tildelt, hvordan møtene skal gjennomføres, og hvor ofte møter skal holdes.

Vedtekter også styrer måten gruppen må fungere, samt roller og ansvar for sine ledere. De er essensielle i å hjelpe en organisasjon med å kartlegge dens formål og praktiske dag-til-dag detaljer om hvordan det vil gå om sin virksomhet., Vedtektene fungere som den juridiske retningslinjer i organisasjonen, og organisasjonen kan bli utfordret i retten for sine handlinger hvis det bryter dem. For non-profitt, i det minste, de ofte må være innlevert til statssekretær av staten der du»re innarbeidet eller registrert.

Vedtekter er også noen ganger feilaktig kalt standard operasjonelle prosedyrer eller retningslinjer og prosedyrer, men de er veldig forskjellige ting, som de pleier å regulere dag -til-dag operasjoner og don»t har kraft av lov, som vedtekter gjøre.

Hvorfor skal en organisasjon har vedtekter?,

etter å Ha vedtekter kan være nyttig for nesten alle typer organisasjonen, uavhengig av størrelse eller hensikt. Å bestemme nøyaktig hvordan organisasjonen kommer til å operere og å sette det ned på papir, kan bidra til å holde ting knirkefritt, gi svar på vanskelige spørsmål (som hva de skal gjøre om en vanskelig direktør), lagre enorme mengder tid og ettertanke, hjelpe deg med å definere dine oppdrag, eller strukturen, organisasjonen for å svare til det oppdraget.

etter å Ha vedtekter som er nødvendig dersom din organisasjon ønsker å bruke for ideelle status.,

etter å Ha vedtekter bidrar til å holde din organisasjon fokusert på sin tiltenkte formål av spesifikt definerte formålet.

Når skal vedtektene være skrevet?,

Hvis din organisasjon doesn»t ennå har vedtekter, her er et par situasjoner som skaper vedtekter kan være nyttige:

• Når du trenger en avklaring på hvordan ledere er valgt, organisasjonen»s formål, eller andre grunnleggende forhold knyttet til hvordan konsernet opererer
• Når organisasjonen gjennomgår en endring i formålet med eller måten den drives
• Når du ønsker å bruke for ideelle status

Noen grupper utvikle vedtekter helt i starten, men det er ikke alltid nødvendig, og bør bare gjøres hvis det er et klart behov., Det er ofte nyttig for å komme i gang å gjøre arbeidet og deretter utvikle vedtekter som er nødvendig.

Hvordan kan du skrive vedtekter?

Før du begynner, må du tenke litt på om du virkelig trenger vedtekter og hvilke formål de skal tjene for din organisasjon. For non-profit organisasjoner, vedtekter er faktisk et juridisk dokument som organisasjonen er ansvarlig for å opprettholde. For organisasjoner som gir direkte service, vedtekter vanligvis don»t gjelder for organisasjonen som helhet; i stedet, de kan avgrense styret»s krefter i motsetning til de av Direktør., Byene fungerer på samme måte: det er vedtekter som angir hva folk kan og kan»t gjøre (akkurat som statlige lover), men de ulike styrene har ofte sine egne vedtekter. Så ta deg litt tid til å tenke om hva vedtektene er for – styret? Organisasjonen som helhet? Når du har en god ide om formålet med vedtekter, kan du fortsette med å skrive dem.

Samle eksempler på vedtektene til tilsvarende organisasjoner for referanse

å Se hvordan andre grupper som din har skrevet sine vedtekter vil være svært nyttig., Få eksempler fra flere ulike grupper som vil la deg se et godt utvalg av stiler og ideer. Du bør»t bare kopiere en annen gruppe»s vedtekter og så holde seg i organisasjonen»s navn her og der, men andre grupper» vedtekter kan gjøre en god retningslinje.

Bestemme med hvem og hvordan vedtektene skal være skriftlige og godkjennes

Vil det være din styret, politiet, din styringsgruppe, eller en kombinasjon av disse gruppene? Vil du godkjenne deler av vedtekter ved konsensus, eller vil hver del må være avtalt enstemmig?, Før du begynner, vet du»re kommer til å ta disse beslutningene, og deretter velge en person som skal være ansvarlig for å skrive opp det første utkastet, og å foreta flere endringer. Hvis vedtektene skal være lange eller komplekse, kan du dele opp å skrive oppgaver, med hvert av to eller flere mennesker som skriver spesielle seksjoner.

Skriv en første utkastet av vedtekter

gruppen som vil godkjenne vedtektene skal møtes minst én gang for å komme opp med en grov skisse for forfatteren før du begynner å skrive., Avhengig av hvor mye du allerede vet om hvordan din organisasjon kommer til å fungere, det første utkastet kan være lett for en person til å fullføre på hans eller hennes egen eller den kan kreve at du møter som en gruppe, og de fungerer sammen. Dette er ikke tiden for å få til lange diskusjoner om oppføring av vedtektene; i stedet, bør du sette sammen nok generelt avtalt informasjon for forfatteren til å skrive et første utkast, og la detaljene for senere diskusjon.,

Når du skriver ditt første utkast, du kan finne at du fyller i en generell vedtekter disposisjon (slik som det som er inkludert i Verktøy på slutten av dette avsnittet) er mye enklere enn å skrive det fra scratch. Kan du la feltene på spesifikke ting du»re ikke sikker på om; de kan lett fylles på når dere møtes igjen som en gruppe.

Nedenfor er en liste over elementer som vises vanligvis i vedtektene., Du kan bestemme seg for å endre dette noe for din egen hensikt, så husk at dine vedtekter don»t nødvendigvis må være ordnet i denne rekkefølgen eller ta med alle disse komponentene, og du kan velge å legge til komponenter av din egen.

Artikkel I. Navn og formål for organisasjonen.

Det bør ikke være tvil om den offisielle navnet på organisasjonen. Hvis det er andre navn som brukes for å referere til gruppen (forkortede versjoner, er det lettere å si i en uformell samtale, for eksempel), kan du nevne her at din gruppe er også kjent som disse navnene., Navnet på organisasjonen er vanligvis angitt i vedtektene med ordene: «Denne organisasjon skal være kjent som» eller «Det offisielle navnet på denne organisasjonen er» som vist i eksemplet nedenfor.

Klart definerte gruppen»s hensikt hjelper deg å holde fokus. Vil hovedformålet være service, sosiale, politiske eller noe annet? Er organisasjonen fokusert på en enkelt sak, et sett av problemer, et geografisk område eller en bestemt befolkning?

Eksempel:

Fra vedtektene til Baylor Universitet Fakultet Senatet:

Artikkel I., Offiserer, Valg og Plikter.

Avsnitt 1. Tillitsvalgte på Fakultetet Senatet skal være Stol, Stol-Utvalgte, Sekretær og Publisitet Offiser, hver velges årlig fra Senatet medlemskap. Stolen skal oppnevne en Parlamentariker og andre tjenestemenn som skal anses som ønskelig.

Avsnitt 2. Ledere skal være valgt som følger:

På eller før jevnlig planlagt April møte i Senatet, Stolen, skal oppnevne en Valgkomité som består av syv Senatorer., Valgkomiteen skal ta imot nominasjoner og anbefalinger fra medlemmer av Senatet, skal avgjøre om kandidatene vil samtykke til å tjene hvis valgt, og skal utarbeide en skifer av kandidater med minst én kandidat for hver posisjon. Medlemmer av Senatet skal være oppmerksom på slike skifer av kandidater med minst én kandidat for hver posisjon. Medlemmer av Senatet skal være oppmerksom på slike skifer av kandidater minst en uke før jevnlig planlagt Kan møte.,

Dette kan også være et godt sted å inkludere din visjon og misjon uttalelser.

Artikkel II. Medlemskap.

Dette forklarer hva medlemmene» rettigheter er, hva deres begrensninger, og hva, om noen, krav det er for medlemskap (hvis medlemskap er åpent for alle, så si det!). Det bør også klart oppgi eventuelle obligatoriske avgifter, oppmøte krav, og i noen tilfeller hvor medlemskap kan bli opphevet. Hvis du kommer til å tillate frivillig medlemskap, opplysninger om at det bør inkluderes her også.,

Eksempel:

Fra vedtektene til University of Virginia,»s College i Klok Student Regjeringen Association:

ARTIKKEL II: Medlemskap

– Del 1: Alle personer som er registrert for seks eller flere semester timer ved University of Virginia»s College i Klok anses som medlemmer av elevrådet Foreningen i løpet av sin påmelding og skal ha rett til alle rettigheter og privilegier av disse.

Artikkel III. Ledelse og beslutningstaking.,

I denne delen av vedtekter, bør du forklare:

• Styrende struktur: pecking order i din organisasjon, som rapporterer til hvem i form av overordnede styrende struktur. Vedtektene vil forklare at Regissøren er leid og kontrollert av Styret, for eksempel, men vant»t set ut som andre ansatte rapport til eller hva deres oppgaver er: at»s provinsen på Regissøren-og den dag-til-dag driften av organisasjonen.,
• Offiserer: Offisielle kontorer i gruppen med de korrekte titler og pliktarbeid, spesielt skissert, og hvor lenge deres vilkår bør kjøre.
• Prosedyrer for fylling og vacating kontorer: Hvis et office er å bli valgt, hvem som stemmer på det og hvordan, hvis et office er å bli utnevnt, som gjør avtale. Også, hva som må skje for å fjerne noen fra kontoret.,
• Komiteer: Hva, hvis noen, stående komiteer (komiteer som er pågående) vil det være, hvordan spesielle komiteer (komiteer som eksisterer bare for varigheten av å fullføre en bestemt oppgave eller prosjekt) vil bli dannet, hvordan komitélederne vil bli valgt ut, og hvordan medlemmer skal utnevnes til disse komiteene.
• Vedtak: Hvordan beslutninger skal fattes, og hvor mange medlemmer og/eller representanter er nødvendig for tolv (antall som må være til stede for offisielle virksomhet skal finne sted).
• Endringer: Hvordan endringer i vedtektene bør gjøres., Vanligvis krever det foregående varsel (for eksempel, å fortelle medlemmer på to etterfølgende møter som en bylaw endringen vil bli stemt over på det tredje møtet, eller å sende ut postkort til alle medlemmer, og fortalte dem at en bylaw endringen vil bli stemt på, og når) og en to-tredels flertall.

Det er mange andre områder din vedtekter kan dekke, avhengig av arten av organisasjonen. Noen vanlige inkluderer stående (dvs., permanente) og andre komiteer, interessekonflikt, erstatning av offiserer (dette betyr at ledere og styremedlemmer kan»t bli holdt personlig ansvarlig for gjeld i organisasjonen, eller tiltalt for ulovlig organisatoriske aktiviteter, med mindre de var forårsaket av ulovlige handlinger av en eller flere bestemte offiserer), den spesifikke oppgaver av styret i motsetning til de av styremedlem eller administrerende DIREKTØR — listen kan gå på. Prøv å tenke på alle de strukturer som har å gjøre med som styrer organisasjonen., Den nesten mer fullføre vedtekter er, og jo bedre de gjenspeiler den faktiske tegn og driften av organisasjonen, jo mer nyttig er de»ll være.

Artikkel IV. Generelle, spesielle, og årlige møter.

Denne delen av vedtektene bør forklare hvor ofte møter avholdes. Dette doesn»t nødt til å være svært spesifikke, men det bør være klart om organisasjonen vil møte på en regelmessig basis, eller om det vil møte som er nødvendige. Vedtektene skal forklare hvem som har myndighet til å kalle møter og hvordan varsel om kommende møter må bli gitt til medlemmer., Du bør også beskrive møtet prosedyrer (dvs. om du»re kommer til å bruke Robert»s Regler for Orden, de privilegier av Stolen, som får gulvet og hvordan, etc.)

Spesielle møter bør også være dekket i denne delen av vedtektene. Spesielle møter er ofte begrenset til styret eller ledere. Denne delen skal forklare hvordan spesielle møter er å bli arrangert, som har myndighet til å ringe et spesielt møte, hva slags virksomhet drives på et spesielt møte, og hvem som kan delta.,

til Slutt, hvis organisasjonen skal ha et årlig møte av noe slag, informasjon om hvordan dette arbeidet skal være inkludert i denne delen av vedtektene. Årlige rapporter skal være dekket her også – når de»ll være levert, hva de»ll inkluderer, som forbereder dem, etc.

Eksempel:

Fra vedtektene til Producers Guild of America

ARTIKKEL IV: Møter for Medlemmer

Avsnitt 1. Regelmessige Møter., Det Årlige Møte for medlemmer av Guild skal bli holdt på den første mandagen i Mai hvert år i Fylket av Los Angeles, på en slik time og sted som Styret kan utpeke, i den hensikt å velje Styremedlemmer og Ledere, vurderer rapporter om saker av denne Guild og transacting slik virksomhet som kan være riktig brakt før møtet., Hvis du, etter uttalelse fra Styret, årsmøtet kan ikke være praktisk holdt på den første mandagen i Mai, det skal være bemyndiget til å ringe sa Møte på en mandag i løpet enten Mai måned eller av juni måned samme år.

Avsnitt 2. Spesielle Møter., Spesielle møter for medlemmene av Guild skal holdes når det er kalt av Styret, og slike spesielle møtene skal også være holdt innen tretti dager etter at de blir så bedt om skriftlig av minst 20% av medlemmene i god stående, som anmodningen skal angi formålet med et slikt møte, og skal rettes til Sekretær for Gildet., Hvis det ved mottak av en slik forespørsel Sekretæren skal ikke klarer å ringe og gi beskjed om et spesielt møte, medlemmene ber om skal ha rett til å fastsette tid og sted for møtet og gi varsel om dette på den måte som heretter er angitt.

Avsnitt 3. Innkalling Til Møter. Varsel om tid og sted for møter av medlemmene, om regelmessige møter eller spesielle møter, skal sendes til hvert medlem av Laug ikke mindre enn syv, og heller ikke mer enn fjorten dager før den datoen, sa møtet., Alle slike meldinger skal sendes til medlemmene på den siste adressen som er registrert med Guild, og skal være gitt ved personlig levering, telegraf eller e-post, telegraf eller porto kostnader forskuddsbetalte.

Avsnitt 4. Hevet Møter Og Varsel Om Dette. Alle medlemmer» møter, faste eller spesiell, kan det være hevet fra tid til annen med en stemme av flertallet av medlemmene til stede, personlig eller i proxy, og når noen medlemmer» møte er så hevet ingen varsel om adjournment må gis med mindre det adjournment skal gjelde for en periode på i overkant av tretti (30) dager.,

Artikkel V. Board of Directors.

Hvis din organisasjon har et styre, denne delen skal beskrive hva dens rolle er i gruppen, hvor mange mennesker vil være på brettet, hvor lenge et styremedlem»s sikt vil kjøre, hvor ofte styret vil møtes, og hvordan styremedlemmene skal oppnevnes eller velges. Det bør også angi hvor mange styremedlemmer må være til stede for tolv, og hvordan medlemmer kan bli fjernet fra brettet.,

Eksempel:

Fra vedtektene av Federation of American Women»s Klubber i Utlandet

ARTIKKEL V: Styret

Avsnitt 1: Antall, utvalg. Styret skal bestå av tillitsvalgte i konsernet, og Sekretær.

Avsnitt 2: Kvalifikasjoner. På tidspunktet for valget, alle Styremedlemmer må være Amerikansk medlemmer av Faste eller assosiert medlem klubber.

Avsnitt 3: ledige Stillinger. Alle ledige stillinger forekommende blant Styremedlemmene mellom Biennalen Konferanser, skal den fylles på følgende måte:

en., Kontoret til President skal være antatt av en valgt tillitsmann bare, i den rekkefølgen av Første, Andre og Tredje Vice-President.
b. I fravær eller oppsigelse av en Vice-President, Presidenten skal oppnevne en erstatning med godkjenning av Styret.
c. Assisterende Kasserer skal påta seg de plikter som Kasserer i hennes fravær eller resignasjon.
d. Utnevnelsen av en Sekretær og en Assistent Kasserer pro tempore er overlatt til skjønn av fungerende President.

Avsnitt 4: Krefter.

en. Selskapet skal være underlagt Styret.,
b. Styret skal ha full lading av eiendom og virksomhet i konsernet, med full kraft og myndighet til å administrere og gjennomføre samme, i henhold til instruksjonene i Rådet.
c. Styret skal ha makt til å fjerne Ledere og Direktører for årsak, i henhold til instruksjonene i Rådet.

Avsnitt 5: Møter. Det skal være minst ett møte i Styret årlig.

Avsnitt 6: Tolv. To tredeler av medlemmene i Styret til stede eller representert ved fullmakt, skal utgjøre en tolv i et styremøte.,

Avsnitt 7: Fratredelse. Alle fratredelse skal skje skriftlig og rettes til Presidenten.

Etter at du har fullført utkast til vedtekter, bør du lage kopier for alle de menneskene som vil bli involvert i prosessen med å godkjenne dem. Hvis mulig, få kopier til dem i forkant av møtet, slik at de»ll har en sjanse til å gå over dem nøye før møtet.,

Møte som en gruppe for å diskutere den foreslåtte vedtekter

Få eksemplarer av den foreslåtte vedtekter ut til den gruppen som»s kommer til å redigere eller gå over dem godt i forkant av møtet, slik at de»ll har tid til å reflektere og kan ha sine spørsmål, problemer, mulige endringer, eller bekymringer klar. Dette vil ikke bare spare tid, men det vil også gjøre det mye mer sannsynlig at feil eller dårlig gjennomtenkte vedtekter vil bli fanget opp, og at den endelige versjonen vil gjenspeile hva alle ønsker virkelig.

Komme sammen og gå gjennom vedtektene sammen., Du kan finne dette er virkelig anrop for en person å ta ansvaret og lesing av vedtekter for godkjenning, eller hvis du har en mindre eller mer uformell gruppe du kan ta svinger å lese artikler og seksjoner som høyt. Gå over hver artikkel og § individuelt for godkjenning, og ikke så nøye. Det kan virke kjedelig, men vedtekter er svært viktig og bør håndteres med fokus på detaljer.

Dette er også den tid bør du vurdere om din vedtekter er rettferdig og demokratisk. Gjør de fordele makt i organisasjonen på en rettferdig måte?, Gjør de tillater medlemmer nok en stemme i hvordan organisasjonen er å kjøre?

merk og diskutere eventuelle endringer, stemme når det er nødvendig. Avhengig av hvor lenge og hvor komplisert din vedtekter er, kan dette ta mer enn ett møte. Når du har gått gjennom og gjort alle endringene, utsette å ha den endelige utkast laget.

Komplett og godkjenne den endelige utkast

Igjen, sørge for at folk får kopier i forkant av tid. Hvis hele medlemskap har stemmerett på vedtekter, du må finne ut hvordan det»er kommer til å skje, spesielt hvis medlemskapet er stor., Du kan finne det enkleste å sende dem ut et brev som forklarer historien til vedtektene (som skrev dem, hva prosessen var, etc.) og godkjenne /ikke godkjenne skjemaet for å sende tilbake. Hvis du gjør det på denne måten, det bør være en siste dato for å få stemmer, og stemmer vil bli gjort basert på enten hele medlemskap eller antall stemmer mottatt. Et annet alternativ ville være å utpeke et møte hvor vedtektene vil bli kåret på og gi medlemskap skriftlig varsel om møtet på forhånd.

Gjøre alt det man er blitt enige om endringer i vedtekter og igjen møtes for å gå gjennom de endelige utkastet., Når alle er fornøyd med at endringene har blitt gjort riktig, og at vedtekter er som de burde være, du skal stemme for å godkjenne vedtekter. Dato at det endelige utkastet ble godkjent skal vises på bunnen av vedtekter i alle fremtidige kopier.

sørg for kopier er gitt til alle som trenger dem

Alle ledere, medlemmer av styret, og komitélederne bør gis kopier av vedtektene. Også, bør du enten gi eksemplarer til alle medlemmer, eller lage kopier lett tilgjengelig for de som vil ha dem.

Bruk din vedtekter!,

Så nå din nye vedtekter er i effekt – at»s fantastiske! Men de»re ikke verdt mye hvis du don»t å faktisk bruke dem. Hvis organisasjonen har en parlamentariker – en offiser eller en konsulent som råder ledere og styret på parlamentarisk prosedyre og generelt gjør sikker på at du møter kjøre jevnt og i henhold til vedtekter – så han eller hun kan bidra til å minne folk når organisasjonen, en av dets offiserer, styremedlemmer, eller vanlig medlem er å gjøre noe i motsetning til vedtekter.,

hvis ikke, vil du bare nødt til å sørge for at politiet gjør en innsats for å holde vedtektene i tankene når du gjør din organisasjon»s virksomhet. Sørg for at en kopi av vedtekter er nyttig som helst som offisielle organisasjon virksomhet blir utført. Hvis det er stadig spørsmål om hvordan akkurat du bør fortsette, don»t nøl med å ta kontakt vedtekter. Og hvis du kommer over en situasjon du didn»t tenke på når du skriver dine vedtekter, vurdere arbeider med det i det siste trinnet av bylaw prosess, som vi vil snakke om neste.,

se gjennom og endre din vedtekter med jevne mellomrom

Komme sammen som en gruppe fra tid til annen for å gå over vedtekter og, hvis nødvendig, endre dem vil sørge for at styret, ledere og medlemmer å holde seg kjent med vedtektene. Det vil også tillate deg å vurdere om din vedtekter reflekterer nøyaktig retning for organisasjonen, om endringer som må gjøres i lys av hendelser siden lovene ble skrevet, eller hvis noen avklaringer som må gjøres.,

Bylaw endringer kan bli foreslått til enhver tid, enten av hvem som helst, hvis det»er på den måten du foretrekker det, eller med en gruppe personer (hvis du bruker denne metoden, kan du være sikker på å angi hvor mange personer som må foreslå endring), eller av et styremedlem hva spesifikasjoner som fungerer best for organisasjonen. Uansett hva, det bør være rom for slike forslag når det er et problem.

Oppsummering

Vedtekter kan være lett å skrive og enda enklere å endre hvis du er godt organisert og har en god plan for hvordan du skal gå om det., Ved å følge en enkel disposisjon, bare om noen kan skrive vedtekter for en ny eller eksisterende organisasjon, og ha vedtekter i stedet vil bidra til å eliminere forvirring og oppmuntre til konsistens i hvordan organisasjonen er ment å gå om ting du må gjøre for å nå dine mål.

---