Hoe schrijf je de perfecte vrijwilliger dankbrief
6 kenmerken van de perfecte vrijwilliger dankbrief
1. Maak uw brief persoonlijk en erken hun persoonlijke opoffering
Dit lijkt misschien super voor de hand liggend, maar spreek uw bedankbrief of briefje aan met de naam van de vrijwilliger. Vertel ze specifiek wat je hebt opgemerkt of wat ze deden dat verder ging. “Bedankt voor je tijd en inzet” is prima., “Bedankt dat je laat bent gebleven om 15 extra Hondenhokken uit te scheppen”, zegt dat je weet dat hun tijd waardevol is, en je hebt gemerkt dat ze het aan je organisatie hebben gegeven.
dit kan ook een gelegenheid zijn om manieren te noemen die ze in het verleden hebben bijgedragen. Is deze vrijwilliger al lang bij je? Hebben zij in andere functies gediend? Zijn ze een donor? Je hoeft niet om ze een waslijst van hun prestaties te schrijven, maar na te denken over hun geschiedenis met uw organisatie en op te merken wanneer nodig maakt uw notitie nog persoonlijker. Dit laat de vrijwilliger weten dat je echt zien hun waarde.,
2. Maak uw brief specifiek
wijs naar iets wat een vrijwilliger deed, of de manier waarop ze iemand lieten voelen, en zeg speciaal daarvoor Dank u. Typisch, je zou zoeken naar manieren waarop een vrijwilliger gaat boven en buiten hun rol.
het kan ook een plek zijn waar je het buitengewone in het gewone ziet. Misschien is het “boven en boven” voor je vrijwilliger dat je weet dat je altijd op hen kunt rekenen. Bijvoorbeeld: “Tammy, je komt elke week naar het opvanghuis en zorgt rustig voor de checklist van taken., Ik zag je vandaag binnenkomen, en het viel me op dat ik niet weet hoe we een week doorkomen zonder jouw vriendelijke en consistente service.”
3. Verbind uw brief met de missie
onthoud, vrijwilligers zijn bij u omdat ze uw missie met hun eigen twee handen willen bevorderen. Ze geven echt om je werk. Wanneer je je dankbaarheid communiceert, verbind het dan met de missie om de impact van hun werk te onderstrepen.
ze kozen u en uw organisatie voor een reden., Herinner ze er regelmatig aan dat ze goed hebben gekozen omdat ze een verschil maken met hun werk.
“Het kan lijken alsof het wassen van handdoeken en het schoonmaken van het speelgoed van de hond gewoon druk werk is. Maar omdat je je tijd geeft om deze taken te doen, kon het reddingsteam vorige week nog vijf nieuwe honden binnenhalen. Dat kunnen ze doen omdat ze weten dat je hier bent om de kennels schoon en veilig te houden.”
4. Maak uw brief tijdig
Dit is net zoveel voor u als voor uw vrijwilliger. Als je iets ziet of hoort wat je wilt herkennen, Doe het dan. Meteen!, Op deze manier vergeet je het niet, en de ervaring is nog vers in de geest van de vrijwilliger. Plus, hoe sneller je een positieve ervaring erkent, hoe sneller je de positieve voordelen kunt plukken van een gelukkige, hartverwarmde vrijwilliger.
5. Wees kwetsbaar
Dit is voor sommigen makkelijker dan voor anderen, maar vind een manier om te laten zien hoe de acties of aanwezigheid van de vrijwilliger je het gevoel gaf. Jij bent hun persoon! Hun leider! Laat ze weten dat je persoonlijk beïnvloed door hun tijd – je bent trots op hoeveel ze hebben gegeven aan de organisatie.,
“Kelly, we waren al zo lang op zoek naar iemand met uw dorpels! Uw werk aan onze database heeft ons hele intake proces vergemakkelijkt en het hele team is meer dan dankbaar. Sterker nog, ik weet hoe belangrijk het voor je was om een doel te vinden waar je echt je vaardigheden kon investeren, en ik ben persoonlijk zo dankbaar dat we een band hadden. Mijn werk is net 10x makkelijker geworden, en dat heb ik aan jou te danken. We gaan nu zoveel meer honden redden!”
6. Teken uw naam
nogmaals, dit kan vanzelfsprekend zijn, maar zet pen op papier en teken uw vrijwilliger bedankbrief., Als u het verzenden van uw notitie via e-mail, nog steeds zorg ervoor dat u een persoonlijke afsluiting.
bonuspunten als u een ontvanger van de diensten van uw organisatie, een bestuurslid of een ander hooggeplaatst lid van uw team een notitie kunt laten schrijven.
Maak het schrijven van uw brief zo eenvoudig dat u geen nee kunt zeggen
om de waardering van vrijwilligers beheersbaar te houden, houd het eenvoudig en maak een gewoonte. Als je het niet elke dag kunt beheren, noteer dan gewoon 3-5 mensen die je elke week een briefje wilt sturen., U kunt ook vrijwilligers bedankbrieven sturen naar echtgenoten, partners, bazen en kinderen voor het ondersteunen van de vrijwilliger in hun gemeenschapswerk.
om de details over vrijwilligers en hun prestaties bij te houden, kunt u overwegen uw datebook, smartphone notities of een online systeem zoals Evernote te gebruiken. Je weet nooit wanneer dat moment van dankbaarheid zal toeslaan.
om uw leven gemakkelijk te maken, Stel een dankbaarheid kit samen van de basis tools. Houd het op uw werkruimte, zodat u klaar bent om te gaan op elk gewenst moment., Voorraad het met:
- kaarten en enveloppen: koop bedankbriefjes in bulk wanneer ze in de uitverkoop zijn, druk er een paar af waar de informatie van uw organisatie op staat, of laat de begunstigden van uw dienst er een paar met de hand maken.
- Postzegels: vraag bij uw boekhouder of administratie om een pakje van 20 en bewaar ze bij uw bureau.
- Retouradresetiketten: gebruik een kant-en-klare kantoorstempel, of print meerdere vellen om bij de hand te hebben met behulp van een eenvoudig etiketsjabloon.
- contactgegevens van uw vrijwilligers: zorg ervoor dat het binnen handbereik is.,
waardering voor vrijwilligers kan eenvoudig en nuttig zijn
vrijwilligers kunnen een speciaal teken van dankbaarheid van uw organisatie waarderen, maar de ervaring van het ontvangen van een persoonlijke en oprechte dankbrief voor vrijwilligers zal hen eraan herinneren waarom ze doen wat ze doen. Ze zijn gedreven om uw organisatie en uw gemeenschap te helpen, zonder loon, omdat ze op die manier verbeteringen kunnen bewerkstelligen die belangrijk zijn in de samenleving.
u hoeft de traditionele vrijwilligersboodschap niet te dumpen. Mensen houden van gratis T-shirts., Vergeet niet dat de krachtigste bevestigingen niets anders nodig hebben dan een snelle notitie of e-mail die persoonlijk, specifiek en doordacht is.
en wees niet verbaasd als de warme fuzzies op je vallen als je gaat zitten om dit te doen. Uit onderzoek is gebleken dat het regelmatig uiten van dankbaarheid positieve emoties kan verhogen, het risico op depressie kan verminderen en onze veerkracht onder stress kan vergroten. Bovendien verdiept u uw relaties, waardoor uw vrijwilligersteam productiever kan worden.,
leid door voorbeeld-U kunt een omgeving van dankbaarheid cultiveren die zich door uw vrijwilligersteam en in uw organisatie kan verspreiden door iedereen te laten zien hoe het gedaan wordt.