hoe stuur je een echt veilige e-mail in Microsoft Outlook
al vele jaren wordt Microsoft Outlook gebruikt door een breed scala van bedrijven om bestanden te distribueren, vergaderingen te plannen en e-mails te verzenden. De reputatie en de inkomsten van een bedrijf zijn afhankelijk van het vermijden van het verlies van waardevolle activa en particuliere klanten of klantinformatie.,
het verkeerd omgaan met gevoelige informatie kan ook leiden tot boetes en andere straffen voor mensen in sectoren zoals financiën, juridische zaken, uitgeverijen, onderwijs en gezondheidszorg die moeten voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming zoals HIPAA of GDPR.
met cybersecurity uitdagingen in opkomst, e-mail encryptie is de industriestandaard voor gegevensbescherming. Of u nu een documentwachtwoord met collega ‘ s wilt delen of een vertrouwelijke client-deal wilt sluiten, het is essentieel om de beste Outlook-e-mailcodering te implementeren die beschikbaar is om ervoor te zorgen dat u echt beschermd bent.,
hoe stuur ik een volledig versleutelde e-mail in Outlook
Microsoft Outlook ‘ s e-mailcoderingsservices zijn niet zo veilig als u denkt. Dit komt omdat Outlook e-mail versleutelt met behulp van S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) en Office 365 berichtenversleuteling, die beide afhankelijk zijn van de afzender en de ontvanger met het ingeschakeld.
u bent mogelijk niet beschermd wanneer u e-mailen naar een ontvanger die een e-mailplatform gebruikt dat geen S/MIME-of Office 365-berichtenversleuteling ondersteunt., Gratis webmail-gebruikers zoals clients op Gmail, Yahoo en iCloud hebben vaak niet de functionaliteit die nodig is voor robuuste e-mailcodering.
in 2019 hackten cybercriminelen webmailclient Outlook.com en kreeg toegang tot gevoelige privé-informatie, waaronder e-mail onderwerpregels, mapnamen, contactlijsten en sommige e-mailinhoud. Het gebruik van end-to-end encryptie is de enige manier om ervoor te zorgen dat uw Outlook-e-mailberichten en bijlagen volledig veilig zijn, zowel tijdens het transport naar uw ontvanger als in rust in een inbox.,
met behulp van invoegtoepass-e-mailcoderingsservices van derden
om ervoor te zorgen dat uw e-mails en bijlagen volledig veilig zijn, kan uw bedrijf overschakelen naar een aparte encryptie-e-mailprovider. Maar in dit geval zou je alle functionaliteit van Outlook die je bent gekomen om te vertrouwen op te verliezen.
in plaats van gedoe met veranderende e-mailplatforms, is een andere handigere oplossing om een invoegtoepass-encryptie-service van derden toe te voegen aan Outlook., Maar u wilt ervoor zorgen dat u kiest voor een service die geen significante wrijving toe te voegen aan het e-mailproces voor zowel de afzender en de ontvanger.
e-mailversleuteling zonder een gestroomlijnde gebruikerservaring kan extra ongemakkelijke stappen vereisen om een e-mail te verzenden en te lezen, waardoor het moeilijk te gebruiken is. Als dit het geval is, zal het niet consequent worden toegepast door werknemers en anderen in uw organisatie.
wanneer u Digify ‘ s invoegtoepassing voor Outlook-versleuteling installeert, is het verzenden van beveiligde Outlook-e-mails en bijlagen eenvoudig.,
hoe Digify te gebruiken om e-mails en bijlagen te versleutelen
met Digify ‘ s Outlook encryption add-in kunt u uw e-mails* en bijlagen versleutelen zonder uw workflow te veranderen of uw postvak in te verlaten. Je hoeft je ontvanger ook niet handmatig een wachtwoord te geven of te laten abonneren op het platform.
beheer de toegang tot uw e-mailbijlage op elk gewenst moment na het verzenden en kies of uw ontvanger het kan downloaden of afdrukken. Voeg een watermerk toe en stel uw document in op zelfvernietiging na een bepaalde tijd., U kunt ook zien hoe vaak uw document is bekeken en hoe lang.
om te beginnen met Digify ‘ s Outlook encryptie add-in volgt u deze vijf eenvoudige stappen:
- Download hier de Digify Outlook encryptie add-in.,vleugel uw beveiligingsinstellingen:
- Access Control: ontvangers Toevoegen die zouden moeten krijgen toegang
- Rechten: het Instellen van machtigingen voor het printen en downloaden van uw document
- Watermerken: Kiezen of om een gepersonaliseerde watermerk voor de identificatie en tracking
- Verstrijken: Selecteer de datum en tijd waarop het document automatisch te vervallen
- Plaats uw Outlook-bijlage als een koppeling in uw e-mail en stuur
Bekijk de video demo hieronder om te leren hoe u een gecodeerd e-mailbericht in outlook.,
om Outlook-e-mailberichten en bijlagen te versleutelen, gebruikt Digify het AES-256-versleutelingsalgoritme dat is gecertificeerd door de nationale veiligheidsdienst (NSA) voor topgeheime documenten.
hoe uw ontvanger uw versleutelde Outlook-e-mail en bijlagen opent
wanneer uw ontvanger uw versleutelde e-mailbijlage ontvangt, hoeft u alleen maar op de link bijlage in de e-mail te klikken., Uw Outlook e-mailbijlage kan dan worden bekeken via een veilige Digify link.
u kunt ook selecteren of u wilt dat de ontvanger zijn e-mailadres verifieert om het bijgevoegde document te openen. Wanneer u deze optie kiest, wordt er automatisch een code aangemaakt en naar uw ontvanger verzonden, zodat deze de bijlage kan openen.
hoe versleutelde Outlook-e-mails en bijlagen bij te houden
als de meest populaire zakelijke communicatiemethode vertrouwen organisaties op e-mail om gevoelige documenten zoals contracten, presentaties en vele andere soorten bestanden te verzenden., Zodra u een e-mail stuurt, moet u raden waar uw bijgevoegde documenten eindigen en of ze zelfs zijn geopend door uw ontvanger.
naast het veilig versleutelen van uw Microsoft Outlook e-mails en bijlagen met Digify, kunt u uw e-mail en bijgevoegd document volgen om te bekijken wanneer ze worden geopend, afgedrukt en doorgestuurd vanuit uw postvak in.
u kunt zien wanneer uw ontvanger uw e-mail en bijlage heeft geopend, hoe lang ze deze hebben bekeken en of ze uw document hebben gedownload of afgedrukt. Na een bepaalde tijd kunt u uw e-mail en bijlage zo configureren dat deze automatisch verlopen.,
op deze manier hoeft u nooit het risico te lopen dat uw vertrouwelijke informatie wordt blootgesteld aan de verkeerde persoon of organisatie. Klik gewoon op een tuimelschakelaar om de toegang in te trekken nadat de Outlook-e-mail en bijlage naar uw ontvanger zijn verzonden.
conclusie
gegevenslekken hebben in de eerste zes maanden van 2019 4,1 miljard records opgeleverd. Hoewel datalekken elk jaar vaker voorkomen, zijn veel bedrijven niet bereid om ze te voorkomen en te bestrijden, waardoor ze onnodig risico lopen op zowel reputatie als financieel verlies.,
gelukkig kunt u uw e-mailbeveiliging verbeteren tegen inbreuken met e-encryptie-oplossingen zoals Digify. Nu kunt u weer controle krijgen over wie toegang heeft tot uw Outlook-e-mails en bijlagen zonder naadloze samenwerking op te offeren.
zie hoe eenvoudig het is om veilig versleutelde Outlook e-mails en bijlagen te verzenden naar overal en iedereen die u wilt met een gratis proefversie van Digify ‘ s Outlook e-mail encryptie add-in.