Wellesley College Project on Social Computing: hoe E-mail je Professor
hoe e-mail je Professor
studenten vertellen ons vaak dat ze zich zorgen maken over hoe ze een e-mailbericht aan een professor moeten sturen – vooral degene die ze niet kennen. Hieronder staan suggesties die antwoorden op zorgen die we niet alleen van studenten, maar van professoren hebben gehoord. En let op: Gebruik deze tips niet alleen voor e-mailing professoren, maar mensen die werken in college kantoren, uw werkgevers en Job supervisors, en uw klas decanen en RDs.,
bij het richten van uw professor
E-mail aan een professor moet worden behandeld als een zakelijke brief –in ieder geval totdat u weet dat professor ‘ s persoonlijke voorkeuren zeer goed. Hoewel e-mail algemeen wordt beschouwd als een informeel medium, wordt het in feite gebruikt voor zakelijke doeleinden in vele settings (met inbegrip van Wellesley College). Je zult ” t err als je te formeel bent, maar er is de mogelijkheid van het plegen van veel gaffes als je te informeel bent.
De onderwerpkop moet informatief zijn. Het is geen begroetingsregel, dus schrijf niet zoiets als “Hey professor” in die regel., In plaats daarvan, schrijf een paar woorden met vermelding van het doel van uw bericht: “verzoek voor een ruimte in uw klas,” bijvoorbeeld.
gebruik de namen van hoogleraren wanneer ze worden aangesproken.Veel professoren die we ondervroegen zeiden dat ze niet graag gewoon “professor” genoemd worden.”Ze geven de voorkeur aan” Professor Lee “of” MS./Mr. Lee”; de meeste vertellen ons dat de titel zelf”T doet er bijna zo veel als het feit dat je ook hun namen gebruiken (“Dr.Lee” lijkt ongewoon te zijn op Wellesley, maar dat je het Weet)., Sommige professoren zullen uiteindelijk suggereren dat je ze bij hun voornaam noemt, maar als je liever een titel blijft gebruiken, is dat altijd prima. Gebruik wel een naam. (Opmerking: deze opmerkingen gelden zowel voor persoonlijke interactie als voor e-mail).
Dear, Hi, Hey, or nothing? Voor sommige ogen en oren, “beste Professor Jones” kan te formeel zijn voor een e-mail bericht – maar in feite zal het prima doen als uw doel is een business-achtige. Het schrijven van “Professor Jones” (gevolgd door een komma) is ook prima., Sommige faculteiten zijn gevoelig voor het woord “Hi” als begroeting, alleen of met een naam (bijvoorbeeld “Hi, Professor Jones”), maar anderen vinden het niet erg en gebruiken het in feite zelf. Maar vermijd ” hey – – niemand die we bevragen houdt van die ene.
verwacht geen direct antwoord.Hoewel we allemaal gewend zijn geraakt aan de onmiddellijke kwaliteit van elektronische communicatie, willen jullie professoren dat jullie weten dat ze gewoon niet altijd snel een boodschap kunnen beantwoorden. Geef ze een dag of twee, of zelfs meer, om te reageren. Je kunt het bericht opnieuw versturen als je over vijf dagen niets meer gehoord hebt.,
On e-mail style
gebruik geen smileygezichten of andere emoticons bij het e-mailen van professoren, en gebruik niet al die internet acroniemen, afkortingen en verkorte spellingen (bijvoorbeeld LOL, of”u”voor “u”). Evenzo, don ‘ t verwarren e-mail stijl met txt-stijl. Al die elektronische steno signaleert een niveau van intimiteit (en misschien van leeftijd) dat niet geschikt is voor uitwisselingen met uw professoren.
schrijf grammaticaal, spell correct, en vermijd domme fouten.Proeflezen. Gebruik de spellingcontrole. Vooral dubbel-check voor gênante fouten in uw onderwerp header., Laat zien dat je geeft om hoe je jezelf schriftelijk presenteert aan je professor.
gebruik alineaonderbrekingen om uw bericht te ordenen. Het is moeilijk om een lange ononderbroken stroom woorden op een scherm te lezen.
op inhoud
gebruik geen e-mail om te schelden of te zeuren.Soms kan het uiterlijk van een bericht “rant” signaleren: zeer lange alinea ‘ s, geen hoofdletters, geen zinbreuken. Deze zijn niet leuk om te lezen, en kan heel goed ontlokken de exacte tegenovergestelde reactie die u van plan bent., Natuurlijk zijn we allemaal in de verleiding om soms te schelden in e-mail, dus wat een professor adviseert is dit: Tuurlijk, schelden alles wat je wilt in een e-mail. Maar stuur het niet. Druk op de delete knop en schrijf een meer gemeten bericht. (Veel faculteiten zullen je vertellen dat ze bestanden vol met niet-verzonden berichten hebben; ze hebben wijselijk geleerd dat een e-mail geschreven in de eerste vloed van frustratie moet worden opnieuw gemaakt en verzonden met zorg. Aan de andere kant, een e-mail waarin u een constructief geformuleerde klacht naar de persoon die het meest in staat om dergelijke klachten te behandelen is prima.,
houd de meeste berichten onder een scherm in lengte;veel lezers zullen simpelweg het lezen van lange berichten uitstellen, en zullen er dan misschien nooit meer naar terug komen. Aan de andere kant, een zeer korte, korte boodschap kan gewoon zinloos zijn. Zorg ervoor dat u voldoende informatie op te nemen, zodat uw lezer kan begrijpen wat u vraagt. Geef een beetje achtergrond of context indien nodig. Verklaar uw verzoek duidelijk.
neem extra stappen om de e-mailuitwisseling te minimaliseren;bijvoorbeeld, als u een afspraak aanvraagt, vermeld dan uw doel en noem de tijden waarop u in uw eerste bericht zou kunnen binnenkomen., Uw respondent kan u dan misschien met slechts één extra bericht beantwoorden.
citeer selectief en kort uit eerdere berichten om context en achtergrond te geven. Hoewel het soms goed is om een hele uitwisseling te citeren om zo een record van Wat”is gezegd en besloten te houden, vaak dat” is onnodig en eindigt gewoon het maken van een bericht te lang en verrommeling van het scherm.
veel professoren adviseren dat je nadenkt over waarom je een e-mailbericht verstuurt. Vraagt u iets dat gemakkelijk kan worden gecontroleerd als u zelf een paar extra stappen hebt genomen?, Bijvoorbeeld, e-mailen een professor gewoon om te vragen wanneer haar kantooruren zijn kan vervelend zijn als de kantooruren zijn duidelijk aangekondigd op de syllabus al. Aan de andere kant, e – mailen voor een afspraak is prima. Stel je een vraag privé die beter gesteld kan worden op de cursus conferentie, waar alle studenten nuttig het antwoord kunnen zien? E-mail je om een klacht in te dienen of om een aanbevelingsbrief te vragen of om hulp te zoeken bij een probleemset? In deze gevallen kan persoonlijk contact en een kantoorbezoek veel beter zijn.,
wees respectvol, en denk na over wat voor soort dingen vreemd of beledigend kunnen klinken voor uw professor.Bijvoorbeeld, zeg niet oneerbiedig dat je sliep door de klas van die professor, of praten over je liefdesleven, of bash chemie of wiskunde of schrijven.
Wellesley faculty denk zeer hoog aan hun studenten, en u zult snel merken dat ze nauw met u zullen samenwerken en dat u zich vrij comfortabel voelt om een intellectuele relatie met uw professoren aan te gaan., E-mail wordt vaak gezien als een democratiserend communicatiesysteem dat hiërarchieën platlegt en dat mensen van alle soorten in staat stelt om comfortabel en vrij met elkaar te communiceren. We waarderen het gemak van communicatie dat e-mail ons biedt – maar wij die bij Wellesley werken hebben ook geleerd, na verloop van tijd, dat we niet echt willen dat onze e-mail met studenten voelt als een instant-message exchange., De meeste professoren zijn overweldigd door het enorme aantal e-mailberichten die ze ontvangen; sommigen zijn geschokt door de pure onbeschaamdheid van sommige van die berichten; velen raken gefrustreerd als e-mail zoveel van hun tijd en emotionele energie verbruikt dat ze dan niet waardevolle persoonlijke tijd met je kunnen doorbrengen. We hopen dat deze tips u – en uw professoren – zullen helpen om wat van die emotionele energie te besparen.
en wat betreft die emotionele energie, hier is een laatste tip:
wees aardig voor jezelf als je een elektronische faux pas maakt.,Wij allen – zelfs degenen die jarenlang elektronische communicatie hebben bestudeerd-hebben een aantal monsterlijke fouten gemaakt. We leren van onze fouten, en we leren onszelf (en anderen) te vergeven.